Wie Museen und Galerien Ihre Kunstausstellungen effizient managen

Weltweit existieren rund 55.000 Museen und unzählige weitere Galerien, Ausstellungen, Theater und Kunstbühnen. Jeder wird zustimmen, dass Kunst in seinen verschiedenen Formen eine wichtige Rolle in unserem Leben spielt. In Zeiten von Corona – aber auch schon davor – ist die Verwaltung und das Betreiben einer solchen Kunsteinrichtung unglaublich schwer. Abhängig von öffentlichen Geldern, im beständigen Rechtfertigungsmodus und jetzt auch noch von Coronabedingten Schließungen getroffen, gibt es bestimmt einfachere Aufgaben, als die eines Museumsleiters.

Dieser Artikel beschreibt sowohl die Herausforderungen von Art Management, geht auf die Unterschiede in der Verwaltung einer öffentlichen Kunsteinrichtung im Gegensatz zu einem Unternehmen ein, skizziert die Probleme von unflexiblen Branchenlösungen im Bereich des Kunstmanagements und zeigt effiziente Wege auf, wie diese Herausforderungen gelöst werden können.

Was ist überhaupt Art Management bzw. die Aufgabe eines Museeums?

Um Art Management zu beschreiben zu können, muss man zuerst die Aufgabe eines Museeums und deren Kunst verstehen. Doch so einfach diese Aufgabe im ersten Moment auch scheint, selbst das international council of museeum tut sich seit Jahrzehnten schwer eine passende und umfassende Definition zu finden. Zu komplex ist die Wirkung von Kunst auf unsere Gesellschaft. So einigte man sich 2019 in Kyoto auf folgende Beschreibung:

Museums are democratising, inclusive and polyphonic spaces for critical dialogue about the pasts and the futures. Acknowledging and addressing the conflicts and challenges of the present, they hold artefacts and specimens in trust for society, safeguard diverse memories for future generations and guarantee equal rights and equal access to heritage for all people.

Es ist somit die Aufgabe öffentlicher Museen, Ausstellungen und Galerien ein Hort der Geschichte zu sein. Sie sollen Kunstobjekte erhalten und für heutige und zukünftige Generationen bewahren. Zu den Kernaufgaben gehören somit das “Sammeln, Forschen, Bewahren, Ausstellen und Vermitteln”.

Bei Art Management geht es also darum, genau diese schwierige Herausforderung anzunehmen und Mittel und Wege zu finden, die genannten Kernaufgaben im öffentlichen Raum zu erfüllen.

Die Verwaltung von Kunstausstellungen, Museen und Ausstellungen erfordert flexibilität von Mensch und Software.

Die Unterschiede zwischen Kunstmanagement und dem Management eines Unternehmens

Auf den ersten Blick erscheint die Führung eines Unternehmens und einer Kunsteinrichtung ähnlich zu sein. Der große Unterschied besteht jedoch darin, dass Kunstausstellungen und Museen öffentlich und in den meisten Fällen weniger selbstständig agieren können. Während Unternehmen profitorientiert sind und selbst entscheiden können, welche Strategie Sie verfolgen wollen, werden Kunsteinrichtungen größtenteils vom Staat finanziert, können nur einen kleinen Teil Ihrer Kosten selbst durch Ihre Besucher erwirtschaften und es ist Ihnen meistens untersagt mit Ihrer Kunst zu handeln. Dadurch ist Ihnen eine potentielle wichtige Einnahmequelle verbaut und macht Sie abhängig von Ihrem Geldgeber – dem Staat.

Darüber hinaus müssen Museen, Galerien und Ausstellungen nicht nur inhaltlich und organisatorisch konstant gute Arbeit leisten, sondern Sie müssen permanent auch ihre eigene Existenz und Weiterentwicklung begründen und rechtfertigen. Museumsleiter leben im konstanten Spagat. Sie sollen die hohen Anforderungen an die Kunst für die Allgemeinheit bedienen, gleichzeitig unterliegen Sie der ständigen öffentlich Kritik und sind in Ihrer Tätigkeit häufig durch Entscheidungen der öffentlichen Hand und Träger eingeschränkt.

Einen kleinen Einblick in die Problematik bekam man durch die Kündigung von Udo Kittelmann im Jahre 2019. Kittelmann verzichtete auf den Chefposten der deutschen Nationalgalerie, der wohl wichtigsten und renommiertesten Ausstellung in Deutschland. Zu wenig Budget und zu wenige Freiheiten in Kombination mit dem permanenten Repräsentationsbedürfnis der Politik hatte ihn das Handtuch werfen lassen.

Art Management unterscheidet sich von dem Management eines Unternehmens

Nur wenige Museen haben eine Anziehungskraft wie der Louvre in Paris. Das Bild zeigt Besucher am Bild der Mona Lisa.

Auch schon vor Corona hatten es Künstler, Museen, Galerien und Ausstellungen schwer. Doch mit der Pandemie haben sich die Probleme verschärft. Durch die Zwangsschließungen ist eine wichtige Einnahmequelle weggefallen, ohne dass die Kostenseite im gleichen Maße gesunken ist. Auch wenn Galerien und Museen von staatlicher Seite finanziert werden, steigt der Rechtfertigungsdruck für jede dieser Einrichtungen. Weltbekannten Museen wie dem Louvre fällt es nicht schwer aufgrund seiner Anziehungskraft diese Zeit zu überstehen. Doch woher sollen kleine Ausstellungen oder Künstlerprojekte diese Strahlkraft entwickeln.

Deshalb ist es, gerade wenn die Einnahmen wegbrechen, Zeit sich Gedanken über ein effizientes Art- und Ausstellungsmanagement Gedanken zu machen. Geld was auf der Ausgabenseite nicht ausgegeben wird, muss auf der Einnahmenseite nicht eingenommen oder finanziert werden. Dies reduziert den Rechtfertigungsdruck und erleichtert den Fortbestand solcher öffentlicher Einrichtungen.

Die Herausforderungen im Art Management

Neben den schwierigen Rahmenbedingungen des Art Managements gibt es jedoch auch inhaltliche Herausforderung im Ausstellungsmanagement. Die schwierigste Herausforderung ist mit Sicherheit, dass Kunst in den unterschiedlichsten Formen existiert und jede andere Anforderungen hat. Kunstwerke verursachen durch fachgerechte Lagerung und Restaurierung hohe und meistens dauerhafte Folgekosten.

Kunstobjekte gehören häufig nicht den Museen sondern werden in Form einer Leihgabe für eine gewisse Zeit ausgeliehen. Aufgrund des meist hohen Wertes müssen entsprechende Versicherungen abgeschlossen und überwacht werden. Häufig ist schon das Gebäude in dem sich ein Museum befindet ein kunsthistorisches Gut und muss selber gepflegt werden. Je nach Art der Ausstellung sind die notwendigen Informationen, die man Erfassen muss vielfältig und können sich sogar von Ausstellung zu Ausstellung fundamental verändern.

Es ist die Aufgabe von Menschen dieser Komplexität Herr zu werden und es ist die Aufgabe von Museumsmanagement Software mit dieser Komplexität umzugehen. Diese Lösungen müssen mit jeder dieser Herausforderungen klar kommen und dürfen nicht zu viel Kosten.

SeaTable als flexible Museumssoftware

Museumsmanagement Software muss flexibel und gleichzeitig einfach sein. Eine unlösbare Herausforderung für übliche Branchenlösungen

Warum Branchenlösungen häufig nicht geeignet sind

Als Branchenfremder mag man überrascht sein, wie viele solcher Branchenlösungen es im Bereich Ausstellungsmanagement gibt. Auch nur eine kurze Recherche liefert eine Vielzahl von möglichen Lösungen. Zu den bekanntesten gehören: MuseumPlus, Axiell Collections Management, Artwork Archive, CatalogIt, PastPerfect, Argos Art Management, Versai Museum Management Software, Veevart und viele weitere. Jede dieser Lösungen hat seine individuellen Schwerpunkte wobei man häufig in zwei Kategorien unterscheiden kann: die eine Kategorie fokussiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Katalogen, visuellen Elementen und Ausstellungsinformationen während die andere Kategorie sich um die Verwaltungsarbeit im Hintergrund kümmert.

Das Problem von allen diesen Speziallösungen ist deren feste Struktur, die fast jede Softwarelösung mitbringt. Sie zwingt Ihre Nutzer in einen Prozess und eine Arbeitsweise, die die Software als sinnvoll erachtet. Dabei ist die einzige Möglichkeit, um mit den vielfältigen Herausforderungen im Kunstumfeld fertig zu werden Flexibilität. Nur wenn die Managementsoftware sich den Anforderungen und der Realität anpassen kann, wird Sie die Arbeit der Nutzer wirklich erleichtern.

Aus diesem Grund sollten Sie einen Blick auf Seatable werden. Denn SeaTable bietet Ihnen genau diese Flexibilität, die Sie zur Entwicklung Ihrer eigenen Prozesse und Workflows brauchen. In SeaTable können Sie alle Ihre Informationen, egal welcher Art, in Ihrer ganz persönlichen Datenbank zusammenführen, in Verbindung setzen und so Ihr tägliches Arbeiten effizienter organisieren. Dabei ist SeaTable so einfach und intuitiv zu bedienen wie eine Excel Tabelle.

Verwalten und Organisieren Sie Ausstellungen, Sammlungen, Verträge, Leihgaben, Restaurationsaufgaben, Kundenstämme und Informationen jeglicher Art in einer einzigen intuitiven Plattform. Gestalten Sie auf Basis Ihrer Informationen Ihre individuellen Anwendungen. Leistungsfähige Filter, Sortierungen und Gruppierungen geben Ihnen die Freiheit Ihre Arbeit genau so zu gestalten, wie Sie es benötigen. Verknüpfen Sie SeaTable mit Ihren anderen Business-Applikationen und Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe.

SeaTable ist nicht starr, sondern passt sich flexibel an die Bedürfnisse und Anforderungen der Verwaltung von Kunst und Gegenständen an. Die folgenden Abschnitte beschreiben typische Aufgaben im Art Management und wie Sie diese mit SeaTable lösen können. Sie sollen Ihnen ein Gefühl von der Flexibilität vermitteln, die Ihnen SeaTable bieten kann.

1. Sammlungsmanagement

Das Sammlungsmanagement stellt die zuverlässige Erfassung, Katalogisierung, Verschlagwortung und Verwaltung sämtlicher Objekte inklusiver aller relevanten Informationen sicher. Je nach Objekt kann eine andere Art der Informationserfassung relevant sein, doch mit SeaTable können Sie flexibel darauf reagieren. Für ein Bild könnte neben den Kerndaten wie Titel, Künstler, Datierungen und Abmessungen noch das Material und die Herkunft relevant sein. Gleichzeitig müssen aber auch Informationen über geplante Restaurierungen oder Leihgaben erfasst werden.

Die Stärke von SeaTable liegt darin, dass Sie selber festlegen, welche Informationen Sie erfassen wollen und diese beliebig erweitern können. Gleichzeitig können beliebige Verknüpfungen zwischen den unterschiedlichen Informationen hergestellt werden und mit Hilfe von Rollup Spalten auch Informationen aus einer Tabelle in eine andere übernommen werden.

Unser Template Art Gallery Management verfügt über einige Beispieleinträge um Ihnen die Möglichkeiten darzustellen. Die einzelnen Kunstobjekte stehen im Zentrum des Sammlungsmanagement und sind mit den Künstlern verknüpft. Gleichzeitig wird erfasst, wo sich das Kunstwerk gerade befindet und es gibt eine Verlinkung zu den geplanten Restaurationen. Eine Erweiterung um öffentliche Referenzen, Schaffensperioden oder Kunstkategorien können jederzeit hinzugefügt werden.

Objektübersicht des Art Gallery Templates

Objektübersicht des Art Gallery Templates

Visuelle Darstellung der Objekte mit dem Galerie-Plugin

Die Tabellenansicht von SeaTable lässt sich mit individuellen Ansichten flexibel an die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter anpassen. Zusätzliche verfügt SeaTable neben der tabellarischen Darstellung über weitere Anzeigemöglichkeiten. So macht es bei Einträgen mit Bildern das Galerie-Plugin zu verwenden um schnell den gewünschten Eintrag zu finden. Ein Klick auf den Eintrag genügt, um in die Detailansicht zu wechseln und Anpassungen an den Daten vorzunehmen.

Die Künstler als Galerie dargestellt

Die Künstler als Galerie dargestellt

2. Ausstellungsmanagement

Die Organisation einer Ausstellung ist komplex und erfordert eine sorgfältige Planung, Steuerung und Kontrolle vielfältiger Tätigkeiten. SeaTable unterstützt Sie durch seine flexible Struktur und erlaubt es die beteiligten Personen und Institutionen, die Veranstaltungsorte und Leigeber zu koordinieren. Verwalten Sie Leihgaben oder überwachen Sie den Transport, um jederzeit die lückenlose Rückverfolgung sämtlicher Objekte sicher zu stellen. Jede Bewegung in und außerhalb des Museumsgeländes kann beispielsweise über ein Bewegungsprotokoll erfasst und dokumentiert werden. Sie behalten die Kontrolle, ob ein Exponat sich gerade in der Ausstellung, in der Restaurierungswerkstatt oder auf dem Transport befindet. Durch die leistungsstarken Filter, Gruppierungen und Sortierungen verlieren Sie kein Objekt aus den Augen.

Jedes Museeum muss eine Vielzahl an Verträgen und Vereinbarungen in Bezug auf die Ausstellungen, Leihgaben und Objekte verwalten. In SeaTable können Sie jede Art von Informationen strukturiert erfassen und so eine vollständige Dokumentation ablegen. Lassen Sie sich automatisch vor Ablauf einer Frist per E-Mail erinnern oder überwachen Sie die monatlichen Kosten mit Hilfe der statistischen Auswertungen. Verwalten Sie Ihre Schriftstücke mit vertragsspezifischen Feldern, die Sie benötigen.

Auswertung der monatlichen Kosten nach Ausgabenkategorie

Auswertung der monatlichen Kosten nach Ausgabenkategorie

3. Kunden und Vertragspartner

Im Kunden- und Vertragsmanagement geht es um die Verwaltung von allen Personen und Firmen, mit denen Sie in Verbindung stehen. Das können sowohl Mitarbeiter, aber auch Künstler, Restauratoren, Förderer und Sponsoren, Redakteure, Pressevertreter aber auch Speditionsfirmen und Versicherungen sein. Sie legen fest, welche Informationen Sie erfassen wollen und wie Sie diese Informationen mit der Ausstellung verknüpfen.

Wollen Sie neben der Anschrift zusätzlich noch das Geburtsdatum von Ihren Sponsoren speichern? Mit wenigen Klicks erweitern Sie Ihre Datenerfassung um eine weitere Datumsspalte und können absofort auch diese Informationen speichern. Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos und so könnten Sie z.B. neben den Stammdaten wie Anrede, Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail auch Adressgruppen und Verteiler pflegen sowie eine vollständige Kontakthistorie pflegen.

Gruppieren und Filtern Sie Ihre Kontakte

Gruppieren und Filtern Sie Ihre Kontakte

4. Restauration und Pflege

Die Pflege von historischen Kunstwerken stellt eine große Herausforderung dar. Neben der fachlichen Herausforderung stellt die Protokollierung einen großen Teil der Arbeit dar. Mit SeaTable können Sie sowohl die eingehende Dokumentation als auch die Zustandsprotokolle vor und nach der Restaurierung in Bildern, Videos und Beschreibungen festhalten.

Sämtliche Maßnahmen sind für jedes Objekt abrufbar. So können Sie Daten zur Lagerung, dem Transport oder den allgemeinen Zustand direkt am Objekt erfassen und haben diese immer griffbereit.

5. Leihmanagement, Transport und Logistik

Bei einer Ausstellung mit Leihobjekten ist die Koordinierung der beteiligten Personen und Institutionen eine wichtige Aufgabe. Es müssen der
Veranstaltungsorte sowie Leihgeber und die Ein- und Ausgangsprotokolle erfasst werden. Zu jedem Zeitpunkt muss die Nachverfolgbarkeit eines jeden geliehenen Exponats möglich sein. Mit SeaTable können Sie Herausforderung mit Leichtigkeit bewältigen und können eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Objekte, unabhängig davon, ob sie Leihgaben oder Eigentum der Sammlung sind, garantieren. Sie wissen jederzeit, ob sich ein Exponat gerade im Archiv, in der Restaurierungswerkstatt, in der Ausstellung oder auf dem Transportweg befindet.

6. Archiv und Literatur

Was wäre ein Kunstobjekt ohne die notwendigen Hintergrundinformationen. Egal welche Informationen Sie zusätzlich zu den Objekten erfassen wollen, mit SeaTable haben Sie die Möglichkeit dazu. Sie können bibliografische Einträge jeglicher Art erfasst oder Literaturverweise zu Objekten erstellen. Alternativ können Sie natürlich auch Verzeichnisse, Bücher, Kataloge, Periodika und Artikel mit den jeweiligen Objekten verknüpfen und so die Grundlage für eine Ausstellungsdokumentation erstellen.

7. Internetauftritt

Jede Ausstellung, Galerie und Sammlung benötigt eine Webseite um den Kunstinteressierten schon vor und nach Ihrem Besuch weitere Informationen zu liefern. Vermeiden Sie die doppelte Pflege von Informationen und nutzen Sie einfach die in SeaTable gespeicherten Informationen um eine ansprechende Webseite zu erstellen. Dank der gut dokumentierten REST-Api können Sie mit jeder beliebigen Programmiersprache die Inhalte aus SeaTable abrufen und auf einer Webseite anzeigen lassen.

So können Sie Ihre Exponate auf Ihrer Webseite in Ihrem Corporate Design darstellen und so eine passende Online-Präsenz erschaffen. Einmal eingerichtet aktualisiert sich die Webseite automatisch, wenn Sie Ihre Objekte in SeaTable anpassen oder weitere Objekte hinzufügen.

Der folgende Codeabschnitt genügt um Ihre Exponate auf eine Webseite zu bringen. Nutzen Sie den Codeabschnitt einfach als Inspirationsquelle und experimentieren Sie damit. Die vollständige API-Dokumentation finden Sie unter https://api.seatable.io.

Eine Plattform für die individuellen Workflows und Prozesse von Museen, Galerien und Ausstellungen

Die Verwaltung und das Managen von Museen, Galerien und Kunstausstellung bzw. jede Form des Art Management ist mit Sicherheit eine große Herausforderung. Sie erfordert Fingerspitzengefühl und dass man sich konstanz neu erfindet. Nutzen Sie eine Softwarelösung, die sich Ihren jeweiligen Anforderungen anpassen kann und die genauso flexibel auf neue Herausforderungen reagieren kann, wie Sie es tun. Probieren Sie SeaTable aus und Sie werden begeistert sein, wie vielseitig und flexibel Sie damit Ihre ganz individuellen Prozesse und Workflows entwickeln können.