SeaTable
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Changelog

  • Version 3.3
  • Version 3.2
  • Version 3.1
  • Version 3.0
  • Version 2.8
  • Version 2.7
  • Version 2.6
  • Version 2.5
  • Version 2.4
  • Version 2.3
  • Version 2.2
  • Version 2.1
  • Version 2.0
  • Version 1.9
  • Version 1.8
  • Version 1.7
  • Version 1.6
  • Version 1.5
  • Version 1.4
  • Version 1.3
  • Version 1.2
  • Version 1.1
  • Version 1.0

Erste Schritte

  • Glossar der von SeaTable verwendeten Begriffe
  • Was ist SeaTable?
  • Registrierung und Login
  • Die erste Base
  • Datenanalyse
  • Zusammenarbeit
  • Erweiterungen

SeaTable nutzen

  • SeaTable nutzen
  • Bases
  • Ansichten
  • Gruppierung, Sortierung und Filter
  • Statistiken
  • Webformulare
  • Vorlagen
  • Datenimport und -export
  • Persönliche Einstellungen

Expertenwissen

  • Formelreferenz
  • Webhooks
  • API Tokens
  • Zapier Integration
  • DTABLE-Dateiformat

Arbeiten mit Gruppen

  • Einführung in die Arbeit mit Gruppen
  • Eine neue Gruppe anlegen
  • Eine Gruppe umbenennen
  • Die Reihenfolge der Gruppen ändern
  • Eine Base in eine Gruppe kopieren
  • Eine Base an eine Gruppe freigeben
  • Einzelne Tabellenblätter einer Base freigeben
  • Eine Gruppe löschen
  • Einen Ordner anlegen
  • Eine Base in einen Ordner verschieben
  • Workspace-ID einer Gruppe ermitteln
  • Eine Base zu den Favoriten hinzufügen

Gruppenmitglieder und Berechtigungen

  • Ein Teammitglied einer Gruppe hinzufügen
  • Berechtigungen in einer Gruppe vergeben
  • Eine Gruppe an einen anderen Benutzer übertragen
  • Gruppenmitglieder und ihre Berechtigungen

Bases verwalten

  • Einführung in die Arbeit mit Bases und Tabellen
  • Eine neue Base erstellen
  • Anlegen einer Base mithilfe einer Vorlage
  • Duplizieren einer bestehenden Base
  • Löschen einer Base
  • Wie man einer Base eine Beschreibung hinzufügt
  • Aussehen einer Base anpassen (Icon und Farbe)

Arbeiten in Tabellen

  • Eine Tabelle in einer Base hinzufügen
  • Verschieben einer Tabelle
  • Tabellen miteinander verlinken
  • Löschen einer Tabelle aus einer Base
  • Eine gelöschte Tabelle wiederherstellen
  • Verwendung von Emojis im Tabellennamen
  • Hinzufügen von Daten per Copy-and-Paste
  • Suchen und Ersetzen von Werten
  • Eine Zelle oder einen Wert in einer Tabelle finden
  • Tastaturbefehle und Tastenkombinationen

Import von Daten

  • Welche Import-Formate unterstützt SeaTable?
  • Import von Excel-Dateien in SeaTable
  • Daten-Import mithilfe von CSV in SeaTable
  • Daten-Import aus Microsoft Access in SeaTable
  • Daten-Import aus Google Sheets in SeaTable
  • Limitationen beim CSV/Excel-Import
  • Tipps und Tricks beim Import von CSV- oder XLSX-Dateien
  • Import von CSV-Datensätzen in eine existierende Base
  • Erstellen einer Base aus einer DTABLE-Datei

Historie und Versionen

  • Möglichkeiten der Datenwiederherstellung mit SeaTable
  • Eine gelöschte Base wiederherstellen
  • Tabellen, Zeilen und Spalten aus dem Papierkorb zurückholen
  • Aktionen rückgängig machen
  • Änderungen über die Logs rückgängig machen
  • Speichern der aktuellen Base als Snapshot
  • Wiederherstellung eines Snapshots
  • Speichern einer Base als DTABLE-Datei

Arbeiten mit Spalten

  • Übersicht über alle Spaltentypen
  • Hinzufügen einer Spalte
  • Die Besonderheiten der ersten Spalte
  • Hinzufügen einer Spaltenbeschreibung
  • Wie man den Spaltentyp anpasst
  • Duplizieren einer Spalte
  • Anpassen der ersten Spalte
  • Spaltenhöhe verdoppeln
  • Spaltenpfeile ausblenden

Text und Zahlen

  • Die Zahlen-Spalte
  • Der Spaltentyp Automatische Nummer
  • Die E-Mail Spalte und Ihre Verwendung
  • Die URL-Spalte

Datei- und Bildanhänge

  • Die Datei-Spalte
  • Wie man Anhänge dauerhaft entfernt
  • Unterschiede zwischen Bild- und Datei-Spalte
  • Die Vorschau von Bilddateien
  • Bilder und Dateien aus einer Zeile löschen
  • Zugriff auf gelöschte Anhänge

Auswahlspalten

  • Anlegen einer Einfachauswahl-Spalte
  • Hinzufügen von Optionen zu einer Einfachauswahl-Spalte
  • Ändern der Reihenfolge von Einfachauswahl-Optionen
  • Kaskadierung einer Einfachauswahl
  • Optionen in Einfach- oder Mehrfach-Auswahlspalten exportieren und importieren
  • Die Checkbox-Spalte
  • Die Rating-Spalte

Verknüpfungen

  • Wie man Tabellen in SeaTable miteinander verknüpft
  • Die Lookup-Formel
  • Die Rollup-Formel
  • Die Countlinks-Formel

Formeln

  • Grundlagen von SeaTable Formeln
  • Formelbeispiel: Einfache Multiplikation mit einer Formel
  • Formelbeispiel: Zusammenführen von Text-Spalten mit Hilfe einer Formel
  • Formelbeispiel: Logische If-Operatoren zum Vergleichen von Werten
  • Formelbeispiel: Nach einem Wort in einem Text suchen
  • Formelbeispiel: Berechne die Dauer eines Urlaubs
  • Formelbeispiel: Berechne Tage bis zu einem Event
  • Unterschiede zwischen Formeln in Excel und SeaTable

Datum, Dauer und Personen

  • Die Datum-Spalte
  • Die Dauer-Spalte
  • Die Spalten Ersteller und Erstellt
  • Die Mitarbeiter-Spalte
  • Die Spalten „Letzter Bearbeiter“ und „Zuletzt bearbeitet“

Andere Spalten

  • Die Geopositions-Spalte
  • Die Schaltfläche
  • Eine E-Mail per Schaltfläche verschicken
  • Ein PDF-Dokument per Schaltfläche in einer Spalte speichern

Arbeiten mit Zeilen

  • Hinzufügen einer Zeile
  • Mehrere Zeilen selektieren
  • Duplizieren einer Zeile
  • Sperren einer Zeile
  • Ändern der Reihenfolge von Zeilen
  • Löschen einer Zeile
  • Anzeige der Veränderungen auf einer Zeile

Zeilendetails

  • Was ist die Zeilen-ID?
  • Wie findet man heraus, wer eine Zeile hinzugefügt hat?
  • Zeilen kommentieren
  • Drucken von Zeilendetails

Grundlagen von Ansichten

  • Was ist eine Ansicht?
  • Anlegen einer neuen Ansicht
  • Umbenennen einer Ansicht
  • Löschen einer Ansicht
  • Unterschiede zwischen privaten und normalen Ansichten
  • Das Duplizieren von Ansichten
  • Das Drucken einer Ansicht
  • Die Reihenfolge von Ansichten ändern
  • Ansichten in Ordnern gruppieren

Ansichtsoptionen

  • Filtern von Einträgen in einer Ansicht
  • Filter-Regeln mit UND und ODER verknüpfen
  • Sortieren von Einträgen in einer Ansicht
  • Gruppieren von Einträgen in einer Ansicht
  • Zeilenhöhe anpassen
  • Ausblenden und Verschieben von Spalten
  • Einfärben von Zellen
  • Farbliche Markierung von Zeilen
  • Anzahl der fixierten Spalten anpassen
  • Ansichten sperren

Ansichtsfreigaben

  • Freigabe einer Ansicht an ein Teammitglied
  • Externen Link für eine Ansicht erstellen

Arbeiten mit Plugins

  • Was ist ein Plugin?
  • Aktivieren eines Plugins in einer Base

Kalender-Plugin

  • Anleitung zum Kalender-Plugin
  • Neue Kalendereinträge im Kalender-Plugin anlegen
  • Mehrere Kalender für eine Base anlegen

Galerie-Plugin

  • Anleitung zum Galerie-Plugin
  • Eine neue Zeile über das Galerie-Plugin hinzufügen

Kanban-Plugin

  • Anleitung zum Kanban-Plugin

Webformulare

  • Anlegen eines Webformulars
  • Formularfelder per URL vorbefüllen
  • Bedingte Anzeige von einzelnen Formularfeldern
  • Konfigurationsmöglichkeiten und Optische Anpassungen eines Webformulars

Zusammenarbeit im Team

  • Wie Zusammenarbeit in SeaTable funktioniert
  • Base- und Ansichtsfreigaben im Überblick
  • Gruppen für die Zusammenarbeit

Berechtigungen

  • Übersicht über alle Berechtigungen
  • Tabellenberechtigungen setzen
  • Benutzerdefinierte Freigabe erstellen

Freigabelinks

  • Einladungs-Link erstellen
  • Externen Link für eine Base erstellen
  • Anlegen einer Benutzerfreigabe
  • Freigabe einer Base an eine Gruppe
  • Unterschiede zwischen Einladungs-Links und externen Links

Kommentare

  • Die Kommentarfunktion in SeaTable

Teamverwaltung

  • Ein Teammitglied entsperren
  • Die Funktionen der Teamverwaltung in der Übersicht
  • Gruppen und ihre Mitglieder in der Teamverwaltung
  • Bases in der Teamverwaltung
  • Alle Zugriffsberechtigungen einer Base einsehen
  • Den Papierkorb in der Teamverwaltung leeren
  • Ein neues Teammitglied hinzufügen
  • Ein Teammitglied zum Administrator machen
  • Das komplette Team löschen
  • Ein Teammitglied sperren oder löschen
  • Ändern des Teamnamens
  • Eine neue Gruppe anlegen
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für das gesamte Team erzwingen
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein Teammitglied aktivieren
  • Einsehen der Nutzungsbedingungen oder Datenschutzerklärung
  • Ein Support-Ticket eröffnen
  • Einen AV-Vertrag beantragen

Abo / Abrechnung

  • Wo finde ich meine Rechnungen?
  • Plus oder Enterprise Abonnement buchen
  • Aktuelles Abo ändern: Paket, Laufzeit und Teamgröße anpassen
  • Das Abo kündigen
  • Rechnungsadresse anpassen
  • Hinterlegen der Steuer-ID
  • Ändern der Kreditkarte
  • Bezahlung per Rechnung
  • Rabatte für öffentliche, non-profit oder Bildungseinrichtungen
  • Ist SeaTable kostenlos? Kann ich das Plus- oder Enterprise-Abo testen?
  • Abo-Pakete
  • Abonnement Verwaltung

Arbeiten mit Automationen

  • Übersicht über Automationen
  • Funktionsweise von Automationen
  • Anlegen einer Automation
  • Automationen verwalten und bearbeiten
  • Ausführungslog einer Automation anzeigen
  • Automationen stoppen
  • Automationen löschen
  • Automations-Trigger
  • Automations-Aktionen
  • Warum finde ich in meiner Base die Automationen nicht?

Beispiele für Automationen

  • Zeilen per Automation sperren
  • Verlinken von Einträgen per Automation

Drittanbieter E-Mail

  • Gmail für den Versand von E-Mails per SMTP einrichten

Gemeinsame Datensätze

  • Funktionsweise von gemeinsamen Datensätzen
  • Anlegen eines gemeinsamen Datensatzes
  • Synchronisation eines gemeinsamen Datensatzes
  • Mit einem gemeinsamen Datensatz eine neue Tabelle anlegen
  • Eine mit einem gemeinsamen Datensatz erstellte Tabelle um Spalten erweitern
  • Freigabe eines gemeinsamen Datensatzes an eine andere Gruppe
  • Löschen eines gemeinsamen Datensatzes
  • Warum funktionieren gemeinsame Datensätze nur in Gruppen?

Big Data

  • Zeilen ins Big Data Backend verschieben
  • So erstellen Sie ein Big Data Ansicht
  • Aktivieren des Big Data Backends in einer Base
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  • Expertenwissen
  • Webhooks

Webhooks

Inhalte
  • Mögliche Einsatzzwecke von Webhooks
  • Einen Webhook einrichten
  • Beispiele von Webhooks, die SeaTable verschickt
  • Mögliche Werte, die ein Webhook annehmen kann
  • Beispiel für eine einfache Verarbeitung eines Webhooks mit PHP

Verfügbar in SeaTable Free, Plus und Enterprise

SeaTable bietet die Möglichkeit für eine Base einen oder mehrere Webhooks einzurichten. Sobald ein Webhook eingerichtet ist, löst jede Änderung an den Inhalten einer Base einen Impuls in Form eines HTTP-Post Requests aus.

Vereinfacht kann man sich einen Webhook wie ein Benachrichtigungssystem vorstellen. Jedes Mal, wenn sich in einer Base etwas ändert, wird ein Datensatz an eine von Ihnen definierte URL geschickt.

  • Sie fügen eine neue Zeile hinzu: SeaTable schickt Ihnen eine Nachricht.
  • Sie setzen den Haken in einer Checkbox, auch das ist eine Nachricht.

Jede noch so kleine Änderung an den Inhalten einer Base führt dazu, dass ein Webhook verschickt wird. Wichtig: bei Änderungen an der Struktur der Base wird kein Webhook verschickt.

Mögliche Einsatzzwecke von Webhooks #

Webhooks sind neben REST-APIs eine beliebte Methode, um IT-Systeme miteinander sprechen zu lassen. Ein Webhook ist gewissermaßen eine Art umgedrehter API-Request. Bei der API wartet SeaTable darauf, dass eine Anfrage kommt, die von der API beantwortet wird. Bei einem Webhook hingegen wird automatisch eine Benachrichtigung verschickt, wenn etwas passiert.

Webhooks funktionieren somit grundsätzlich nur in eine Richtung. SeaTable teilt einer anderen Anwendung mit, dass etwas passiert ist. Es liegt somit in der Verantwortung der Zielanwendung zu entscheiden, ob diese Änderung relevant ist und welche Folgeaktivitäten ausgelöst werden sollen. Beliebte Einsatzzwecke von Webhooks sind z.B.:

  • E-Mail oder Chat-Benachrichtigung, sobald eine neue Zeile in einer Base angelegt wird
  • Automatische Veröffentlichung eines Artikels, sobald der Status z.B. auf „jetzt veröffentlichen“ geändert wird
  • Aktualisierung eines Abos, sobald eine Bezahlung erfasst wird

Im Sinne einer Automation sind Webhooks somit immer die auslösenden Trigger, die zu einer gewünschten Folgeaktivität führen.

Einen Webhook einrichten #

Fahren Sie auf der Startseite von cloud.seatable.io über eine Base, für die Sie einen Webhook einrichten wollen. Im Kontextmenü unter Erweitert finden Sie den Punkt Webhooks. Um einen neuen Webhook anzulegen, genügt es einfach eine beliebige URL anzugeben. Der geheime Schlüssel darf auch leer bleiben, wenn jedoch Ihre Ziel-URL öffentlich verfügbar ist, sollten Sie diesen Wert setzen und bei der Verarbeitung der Webhooks diesen Wert validieren. Sobald Sie den Webhook speichern, wird jede inhaltliche Änderung Ihrer Base an diese URL geschickt.

Formular zum Erzeugen eines Webhooks in SeaTable

Formular zum Erzeugen eines Webhooks in SeaTable

Folgende Änderungen triggern einen Webhook:

  • neue Zeile wird hinzugefügt oder dupliziert
  • Zeile wird gelöscht
  • Zeileninhalt wird verändert

Strukturelle Veränderungen an einer Base wie das Hinzufügen einer neuen Spalte, ein Spaltenkommentar, das Anlegen einer neuen Ansicht oder eine Zeilensperrung triggert keinen Webhook.

Beispiele von Webhooks, die SeaTable verschickt #

Beispiel 1: eine neue Zeile wurde hinzugefügt (z.B. im SeaTable Webinterface, per Webformular oder per API-Call)

{
  "event": "update",
  "data": {
    "dtable_uuid": "fae0a3a42ba94df88e8303fd385e37de",
    "row_id": "Fk-i7xZGS5iA5aSvaG5HAA",
    "op_user": "4bc9a7c79c5942c5b6238413f2132bea@auth.local",
    "op_type": "insert_row",
    "op_time": 1649922777.279,
    "table_id": "9g8f",
    "table_name": "Opportunities",
    "row_name": "",
    "row_data": []
  }
}

Beispiel 2: ein Single-Select Wert wurde ausgewählt

{
  "event": "update",
  "data": {
    "dtable_uuid": "fae0a3a42ba94df88e8303fd385e37de",
    "row_id": "QoNno3QiTF26sxmG1sl3_g",
    "op_user": "4bc9a7c79c5942c5b6238413f2132bea@auth.local",
    "op_type": "modify_row",
    "op_time": 1649929622.589,
    "table_id": "9g8f",
    "table_name": "Opportunities",
    "row_name": "", "row_data": [{
      "column_key": "589r",
      "column_name": "Prio",
      "column_type": "single-select",
      "column_data": {
        "options": [{
          "name": "++",
          "color": "#F4667C",
          "textColor": "#FFFFFF",
          "id": "381992"
        },
        {
          "name": "+",
          "color": "#FBD44A",
          "textColor": "#FFFFFF",
          "id": "830278"
        }
      ]}, 
      "value": "381992",
      "old_value": ""
    }]
  }
}

Beispiel 3: eine Zeile wurde gelöscht

{
  "event": "update",
  "data": {
    "dtable_uuid": "fae0a3a42ba94df88e8303fd385e37de",
    "row_id": "QoNno3QiTF26sxmG1sl3_g",
    "op_user": "4bc9a7c79c5942c5b6238413f2132bea@auth.local",
    "op_type": "delete_row",
    "op_time": 1649929650.668,
    "table_id": "9g8f",
    "table_name": "Opportunities",
    "row_name": "",
    "row_data": []
  }
}

Mögliche Werte, die ein Webhook annehmen kann #

Der Wert „event“ ist aktuell immer „update“.
Der Wert „data“ hat immer die folgende Struktur:

{
      "dtable_uuid": base_uuid,
      "row_id": row_id,
      "op_user": username (or user_id),
      "op_type": op_type,  // insert_row, delete_row, delete_rows, modify_row, modify_rows
      "op_time": op_time,
      "table_id": table_id,
      "table_name": table_name,
      "row_name": row_name,
      "row_data": row_data,
      "op_app": appName  // If the base has been updated via API Token, then the op_app will be the app's name of that API
}

Beispiel für eine einfache Verarbeitung eines Webhooks mit PHP #

Die Verarbeitung eines Webhooks erfolgt je nach Programmiersprache unterschiedlich. Der folgende PHP-Code dient lediglich zur Veranschaulichung, wie man z.B. auf ein gewisses Ereignis wie z.B. eine gelöschte Zeile reagieren kann.

$raw_payload = file_get_contents('php://input', true);
$payload = json_decode($raw_payload, true);

if($payload['event'] === "update"){

    // check for a deleted row
    if($payload['data']['op_type'] === "delete_row"){
        // ...
    }
    
    // check if a checkbox was checked in the column with the name "checkbox"
    if($payload['data']['row_data'][0]['column_name'] === "checkbox" AND $payload['data']['row_data'][0]['value'] === true){
        // ...
    }

    // save content to file (for debugging
    $file = 'webhook_payload.txt';
    $current = file_get_contents($file);
    $current .= $raw_payload;
    $output = file_put_contents($file, $current);
}

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Updated on 26. August 2022
FormelreferenzAPI Tokens
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  • Mögliche Werte, die ein Webhook annehmen kann
  • Beispiel für eine einfache Verarbeitung eines Webhooks mit PHP
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