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Spaltentypen

In SeaTable können Sie Informationen und Daten in den unterschiedlichsten Formaten abspeichern. Neben einfachen, textbasierten Informationen (z.B. Wörter, Zahlen, Geldbeträge) unterstützt SeaTable auch die Speicherung komplexer Informationen (z.B. Dateien, Bilder, formatierter Text inkl. eingefügter Elemente). Mit Auswahlfeldern können Sie Ihre Daten in definierte Kategorien einteilen und integrierte Valdierungsfunktionen (z.B. URL, Positionsdaten) stellen sicher, dass Ihre Eingaben in einem einheitlichen, direkt auswertbaren Format vorliegen. Mit Formeln können Sie Rechenoperationen ausführen und mit Verknüpfungen erstellen Sie Relationen zwischen Einträgen unterschiedlicher Tabellen, die leistungsfähige Datenbankoperationen erlauben.

Lernen Sie hier SeaTables 17 unterschiedliche Spaltentypen kennen!

Spalten mit manueller Dateneingabe

Jeder Tabellenspalte ist ein Typ zugeordnet. Der Spaltentyp entscheidet, welche Daten Sie in den Zellen der Spalte eingeben können. So können Sie in ein Textfeld keine Dateien einfügen und in einem Datumsfeld erzwingt SeaTable die Eingabe eines Datums.

Text

Dieser Spaltentyp speichert Text ohne Formatierung. Text besteht aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen sowie Leerzeichen. Formatierungen wie Fettdruck, Ausrichtung oder Einzug sind nicht möglich. Informationen in Textspalten werden von SeaTable auch nicht interpretiert. Die Zeichenfolgen “24.12.2000” und “https://seatable.io” werden nicht als Datum bzw. URL interpretiert. Erweiterte Funktionen, die eine solche Interpretation erfordern, stehen nicht zur Verfügung. Für die beiden Beispiele bedeutet dies, dass die URL nicht als Hyperlink dargestellt wird und für das Datum stehen keine erweiterten Filter wie z.B. “5 Tage davor” zur Verfügung.

Text-Spalten werden häufig für Namen und (Kurz-)Beschreibungen verwendet. Beispiele sind folglich “Max Mustermann” oder “geräumig und hell, renoviert 2012”.

Zahl

Zahl-Spalten speichern numerische Informationen. Eine numerische Information kann eine Zahl, ein Prozentsatz oder ein Geldbetrag sein. Die Eingabe von Buchstaben verweigert SeaTable in Spalten des Typs Zahl.

Bei der Erstellung einer Zahl-Spalte können Sie das Zahlformat genauer bestimmen. Sie können aus fünf Optionen wählen:

  • Zahl: Die eingegebene Zahl wird angezeigt
    Beispiel: “0,321” →”0,321″
  • Prozent: Die eingegebene Zahl wird als Prozentwert angezeigt.
    Beispiel: “0,321” → “32,1%”
  • Yuan: Die eingegebene Zahl wird mit zwei Nachkommastellen und führendem Yuan-Zeichen angezeigt.
    Beispiel: “0,321” → “¥0,32”
  • Dollar: Die eingegebene Zahl wird mit zwei Nachkommastellen und führendem Dollar-Zeichen angezeigt.
    Beispiel: “0,321” → “$0,32”
  • Euro: Die eingegebene Zahl wird mit zwei Nachkommastellen und führendem Euro-Zeichen angezeigt.
    Beispiel: “0,321” → “€0,32”

Bei Zahl- und Währungsformaten können Sie darüber hinaus wählen, welches Dezimal- und Tausendertrennzeichen verwendet werden sollen. Als Dezimaltrennzeichen stehen das Komma (“0,32”) und der Punkt (“0.32”) zur Verfügung; für die einfachere Lesbarkeit großer Zahlen lassen sich `000-Blöcke durch Leerzeichen (“1 000 000”), Kommas (“1,000,000”) und Punkte (“1.000.000”) trennen. Die Verwendung des gleichen Dezimal- und Tausendertrennzeichens wird durch SeaTable verhindert.

Checkbox

Checkboxen erlauben die Erfassung binärer Informationen: Haken gesetzt vs. Haken nicht gesetzt. Weitere Eingaben wie Ergänzungen sind nicht möglich.

Damit eigenen sich Checkboxen insbesondere für die Erfassung eindeutiger Statusmeldungen. Beispiele sind “erledigt” bzw. “nicht erledigt”, “an” bzw. “aus” oder “verfügbar” bzw. “nicht verfügbar”.

Datum

Datumsspalten interpretieren die eingegebenen Informationen als Datum. Nicht als Datum interpretierbare Eingaben werden als ungültig verworfen.

Für die Eingabe und Darstellung der Daten können Sie aus drei Optionen wählen:

  • Internationales (ISO) Datum im Format JJJJ-MM-TT (z.B. “2020-07-04”)
  • Amerikanisches Datum im Format M/T/JJJJ (z.B. “7/4/2020”)
  • Europäisches Datum im Format TT/MM/JJJJ (z.B. “04/07/2020”)

Für alle drei Optionen können Sie wählen, ob zusätzlich zum Datum auch die Uhrzeit erfasst werden soll. Mit Aktivierung der Option Minutengenau wird die Eingabe der Uhrzeit in jeder Zelle verpflichtend. Ohne Uhrzeit wird die Eingabe nicht korrekt interpretiert und als ungültig angezeigt.

Einfachauswahl

In einer Zelle in einer Einfachauswahl-Spalte können Sie einen Wert aus einer Liste definierter Werte auswählen. Die Liste der definierten Werte erstellen Sie pro Einfachauswahl-Spalte selbst und können diese jederzeit an wechselnde Umstände anpassen. Vorsicht ist beim Entfernen eines Werts aus dieser Liste geboten. Ist dieser Wert in der Spalte in Verwendung, dann wird er aus allen Zellen der Spalte gelöscht.

Die Einfachauswahl eignet sich besonders zur Kategorisierung. Zustandsbeschreibungen (z.B. “neu”, “gebraucht”, “defekt”) sind ebenso gebräuchliche Verwendungen wie Statusmeldungen (z.B. “offen”, “kontakiert”, “im Gespräch”, “in Verhandlung”, “abgeschlossen”).

Mehrfachauswahl

Bei einer Mehrfachauswahl können Sie eine beliebige Anzahl an Werten aus einer Liste definierter Werte auswählen. Wie bei der Einfachauswahl erstellen Sie die Liste der möglichen Werte selbst und passen diese Ihren individuellen Umständen an.

Die Mehrfachauswahl ist für die Verschlagwortung – auch Tagging genannt – ideal. Über die definierten Werte können Sie einem Eintrag mehrere standardisierte Eigenschaften oder Zustände zuweisen.

Mehrzeiliger Text

In diesem Spaltentyp können Sie formatierten Text mit eingefügten Elementen wie z.B. Bildern und Tabellen speichern. Als Formatierungs- und Strukturierungsoptionen stehen Ihnen die Folgenden zur Verfügung:

  • Formatvorlagen: Sechs Überschriften und eine Absatzvorlage
  • Aufzählungen: Nummerierte Liste, ungeordnete Liste, Checkbox Liste
  • Hervorhebungen: fett, kursiv, Links und Inline-Code
  • Elemente: Code-Block, Zitat, Tabelle und Bild

Mehrzeiliger Text wird für Beschreibungen und Dokumentationen verwendet. Wenn es für die Informationserfassung hilfreich ist, dass Texte formatiert sind und/oder Text und Bilder nahe beieinander stehen, dann ist dieser Spaltentyp der richtige.

Datei

Der Spaltentyp Datei speichert eine beliebige Anzahl an Dateien jedes Dateiyps. Für zahlreiche Bilddateiformate bietet SeaTable eine Vorschaufunktion.

Bild

Der Spaltentyp Bild speichert eine beliebige Anzahl an Bilddateien in den Dateiformaten BMP, GIF, ICO, JPG, PNG, SVG und TIF. Die Bild-Spalte ist damit eine auf Bilddateiformate eingeschränkte Datei-Spalte.

Mitarbeiter

In einer Mitarbeiter-Spalte können Sie eine beliebige Anzahl an Benutzern, die mindestens Lesezugriff auf die Base haben, erfassen. SeaTable Benutzer ohne Zugriff können nicht in der Spalte als Mitarbeiter erfasst werden. Andere Eingaben sind auch nicht erlaubt.

Die Mitarbeiterspalte ist insbesondere für das Projektmanagement sinnvoll. Wenn Sie in einer Tabelle zu erledigende Aufgaben erfassen, dann können Sie in einer ersten Spalte des Typs Mitarbeiter die ausführenden Personen und in einer zweiten solchen Spalte den Verantwortlichen festhalten.

Verknüpfung zu anderen Einträgen

In Zellen dieses Spaltentyps können Sie eine beliebige Anzahl an Verweisen auf Einträge in anderen Tabellen der Base erfassen.

Das Verknüpfungsfeld ist dafür gedacht, Relationen zwischen Einträgen unterschiedlicher Tabellen abzubilden. Mit dem Verknüpfungsfeld lassen sich 1:n und n:1 Relationen ebenso abbilden wie n:m Relationen.

Formel

In einer Formel-Spalte können Sie Transformationen und Kalkulation auf Daten in anderen Spalten ausführen. In einer Formel können Sie alle Spalten, die in einer Base verfügbar sind, berücksichtigen.

SeaTable bietet Formeln aus den folgenden Bereichen an:

  • Konstanten
  • Operanden
  • Mathematische Funktionen
  • Textfunktionen
  • Datumsfunktionen
  • Logische Funktionen
  • Statistische Funktionen
  • Verknüpfungsfunktionen

Mit einer Datumsfunktion können Sie beispielsweise die Arbeitszeit in Stunden aus einer Startzeit und einer Endzeit berechnen. Die Formel “roundup((hour({Endzeit})*60 + minute({Endzeit}))/60 – (hour({Startzeit})*60 + minute({Startzeit}))/60, 2)” würde das für Sie erledigen.

Über die Formateinstellungen der Formel-Spalte, die Sie über das Kontextmenü der Spaltenüberschrift aufrufen können, lässt sich das Zahlenformat für nummerische Ergebnisse festlegen. Es stehen die gleichen Formate wie im Spaltentyp Zahl zur Verfügung.

Spaltentypen mit automatischer Datenerfassung

Neben den Spaltentypen, in denen Sie als Anwender Daten erfassen, gibt es in SeaTable vier weitere Spaltentypen, deren Inhalte SeaTable automatisch erzeugt. Diese Spalten lassen sich nicht durch Benutzer manuell bearbeiten. Sie dienen primär Dokumentationszwecken.

Ersteller

SeaTable dokumentiert in der Ersteller-Spalte automatisch den Namen des Benutzers, der die Zeile erstellt hat.

Erstellungszeit

SeaTable dokumentiert in die Erstellungszeit-Spalte automatisch das Datum und die Uhrzeit der Erstellung der Zeile. Datum und Uhrzeit werden im Format JJJJ-MM-TT HH:MM angezeigt. (Stand 5. Juli 2020 kann das Anzeigeformat nicht geändert werden.)

Letzter Bearbeiter

SeaTable dokumentiert in der Spalte Letzter Bearbeiter automatisch den Namen des Benutzers, der die letzte Änderung an einem Eintrag vorgenommen hat.

Letztes Änderungsdatum

SeaTable dokumentiert in der Spalte Letztes Änderungsdatum das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung eines Eintrags. Datum und Uhrzeit werden im Format JJJJ-MM-TT HH:MM angezeigt. (Stand 5. Juli 2020 kann das Anzeigeformat nicht geändert werden.)

Automatische Nummer

SeaTable erzeugt automatisch in neuen Zeilen eine fortlaufende Seriennummer. Drei Formate stehen zur Auswahl:

  • Seriennummer mit beliebiger Anzahl führender Nullen
    Beispiel: “0000” → “0001”, “0002”, “0003”, …
  • Seriennummer mit beliebiger Anzahl führender Nullen und String-Präfix
    Beispiel: “Produkt-000” → “Produkt-001”, “Produkt-002”, “Produkt-003”, …
  • Seriennummer mit beliebiger Anzahl führender Nullen und Präfix des aktuellen Datums im Format JJJJMMTT
    Beispiel: “YYYYMMDD-00” → “20200914-01”, “20200914-02”, “20200914-03”, …

Die Spalte Automatische Nummer steht nur in der ersten Spalte zur Verfügung.

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