1. Home
  2. Hilfe
  3. Benutzer-Handbuch
  4. Datenmanagement
  5. Gruppierung, Sortierung, Filter
Drucken

Gruppierung, Sortierung, Filter

SeaTable bietet diverse Methoden, um Daten auszuwerten. Filter, Sortierung und Gruppierung sind SeaTables einfache Auswertungswerkzeuge. Mit wenigen Klicks stellen sie Ihre Daten auf vielfältige Weise anders dar. Einfach heißt aber nicht simpel. Richtig angewendet, gerade in Kombination, bieten sie reiche Auswertungsmöglichkeiten.

Die Filterung, Sortierung, und Gruppierung von Tabellen erfolgt über Regeln. Eine Regel besteht immer aus der Spalte, auf die die Regel angewendet wird, und einer Anweisung. Bei Sortierungen und Gruppierungen ist die Anweisung unabhängig vom Spaltentyp die Richtung der Sortierung bzw. Gruppierung. Eine Filteranweisung ist etwas umfangreicher, die auch abhängig vom Spaltentyp sind.

Klingt kompliziert? Sie werden sehen, in SeaTable ist das Gruppieren, Sortieren und Filtern ein Kinderspiel!

Gruppieren

Mit der Gruppierungsfunktion können Sie die Tabelleneinträge in Gruppen zusammenfassen. Für jede einzelne Gruppe berechnet SeaTable autmatische einfache Statistiken wie Anzahl der Gruppenelemente oder Spaltensummen für numerische Werte.

Die Gruppenbildung erfolgt über identische Werte in der gewünschten Tabellenspalte. Organisieren Sie beispielsweise in einer Tabelle die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter, dann können Sie über den Namen der Mitarbeiter Gruppen bilden und sehen dann pro Mitarbeiter die anstehenden Aufgaben. Verschachtelte Gruppierungen sind derzeit (Stand: 5. Juli 2020) nicht möglich.

Gruppierung einrichten

Mit dem Gruppierungsassistenten in der Tabellenansicht ist die Erstellung von Gruppierungen einfach gemacht: Klicken Sie in den Ansichtseinstellungen oberhalb der Spaltenüberschriften auf Gruppieren und der Assistent öffnet sich.

Im Assistenten definieren Sie die Spalte, nach der gruppiert werden soll, und die Richtung der Sortierung. Die Gruppierung wird in Echtzeit durchgeführt, d.h. die Daten werden noch vor Schließen des Assistenten gruppiert. So können Sie unmittelbar sehen, ob Sie das gewünschte Ergebnis erzielt haben und ggf. nachjustieren.

Gruppierung anpassen

Um Gruppierungsregeln anzupassen, öffnen Sie den Gruppierungsassistenten erneut durch Klick auf die Schaltfläche in den Ansichtseinstellungen. Wie bei der Einrichtung der Gruppierungsregel können Sie nun die Regel anpassen.

Sie löschen die Gruppierungsregel, indem Sie auf das Kreuz-Symbol links neben dem Spaltennamen klicken.

Gruppierungsverhalten nach Spaltentyp

SeaTable unterstützt Gruppierungen über alle Spaltentypen mit Ausnahme von Spalten des Typs mehrzeiliger Text, Datei und Bild.

Alle Zeilen mit leeren Zellen in der Gruppierungsspalte werden – unabhängig von der Sortierungsrichtung – am Ende in eine separate Gruppe (Empty) zusammengefasst.

Sortieren

Mit der Sortierungsfunktion können Sie die ungeordneten Einträge in einer Tabelle in einer geordneten Reihenfolge anzeigen lassen.

Die einfachste Regel ist, eine Tabelle aufsteigend bzw. absteigend nach den Werten in einer Spalte zu sortieren. Bei großen Datensätzen können aber auch mehrere Sortierungsregeln zum Einsatz kommen. Bei mehreren Sortierungsregeln werden die Tabellenzeilen zunächst nach der ersten Regel sortiert. Zeilen mit gleichen Werten nach der ersten Sortierungsregel werden dann nach der zweiten Regel sortiert.

Sortierung einrichten

Der Sortierungsassistent in der Tabellenansicht von SeaTable macht die Definition von Sortierungsregeln ganz einfach. Sie öffnen den Assistenten durch Klick auf Sortieren in den Ansichtseinstellungen oberhalb der Spaltenüberschriften.

Im Assistenten definieren Sie die Spalte, nach der sortiert werden soll, und die Sortierungsrichtung. Die Sortierung wird in Echtzeit durchgeführt, d.h. die Daten werden noch vor Schließen des Assistenten sortiert.

Für die Einrichtung einer Sortierung über mehrere Spalten klicken Sie im Assistenten auf Sortierung hinzufügen. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit, die zweite Spalte zu definieren, nach der sortiert werden soll, sowie die Sortierungsrichtung.

Sortierung anpassen

Um die Sortierungsregeln anzupassen, klicken Sie erneut auf Sortieren, um den Assistenten zu öffnen. Wie bei der Einrichtung von Sortierungsregeln können Sie nun die Regel bzw. Regeln anpassen und weitere Regeln hinzufügen.

Sie löschen eine Regel, indem sie auf das Kreuz-Symbol links neben der Sortierungsregel klicken.

Sortierungsverhalten nach Spaltentyp

SeaTable unterstützt Sortierungen über alle Spaltentypen mit Ausnahme von Spalten des Typs mehrzeiliger Text, Checkbox, Datei und Bild.

Die sortierbaren Spalten interpretieren die Sortierungsregeln nach folgenden Kriterien:

  • Text: Lexikographisch
  • Zahl: Numerisch
  • Datum, Erstellungsdatum, Letztes Änderungsdatum: Chronologisch
  • Einfachauswahl: nach der Reihenfolge der definierten Werte in den Spalteneigenschaften
  • Mitarbeiter, Ersteller, letzter Bearbeiter: Alphabetisch nach den führenden Buchstaben des Benutzernamens

Zeilen mit leeren Zellen werden grundsätzlich – unabhängig von der Sortierungsrichtung – als letzte Zeilen angezeigt.

Filtern

Mit SeaTables Filterfunktion können Sie über Filterregeln bestimmte Einträge aus einer Tabelle herausfiltern und nur die Einträge anzeigen lassen, die die gewünschten Kriterien erfüllen.

Bei Filterregeln besteht die Anweisung – anders als Gruppierungs- und Sortierungsregeln – normalerweise aus zwei Komponenten:

  • Filterkriterium: Verhältnis von gefilterter Spalte und Filterwert (z.B. “ist”, “enthält”, “ist leer”)
  • Filterwert: Der Wert nach dem gefiltert wird (z.B. “123”, “erledigt”)

Filterregeln lassen sich darüber hinaus mit den beiden Boolschen Operatoren UND und ODER verknüpfen. Bei einer UND-Verknüpfung werden nur die Einträge angezeigt, die alle verknüpften Bedingungen erfüllen. Mit der ODER-Verknüpfung kann man die Einträge filtern und anzeigen, die mindestens eine der definierten Bedingungen erfüllt. Bei drei und mehr Filterregeln lassen sich die Operatoren UND und ODER auch gemeinsam verwenden.

Filterung einrichten

Mit Hilfe des Filterassistenten geht die Einrichtung leistungsfähiger Filter für ihre Daten einfach von der Hand. Ein Klick auf Filtern in den Ansichtseinstellungen oberhalb der Spaltenüberschriften öffnet ihn.

Definieren Sie nun zunächst die Spalte, über die Sie filtern wollen. Als nächstes spezifizieren Sie das Filterkriterium. Je nach gewähltem Filterkriterium müssen Sie nun auch den Filterwert eingeben. Bei einigen Filterkriterien wie z.B. “ist leer” ist dies jedoch aus logischen Gründen nicht nötig.

Um eine weitere Filterregel hinzuzufügen, klicken Sie im Assistenten auf Filter hinzufügen. Nun können Sie die zweite Filterregeln wie die erste definieren. Ergänzend müssen Sie noch definieren, ob die beiden Filterregeln eine UND- oder ODER-Verknüpfung aufweisen.

Filterung anpassen

Um die definierten Filterregeln anzupassen, klicken Sie erneut auf Filtern. In dem sich wieder öffnenden Assistenten können Sie nun wie bei der Einrichtung der Filterregeln die bestehende Regel bzw. bestehenden Regeln anpassen und weitere Regeln hinzufügen.

Filterverhalten nach Spaltentyp

SeaTable unterstützt Filterungen über alle Spaltentypen mit Ausnahme von Spalten des Typs mehrzeiliger Text, Datei und Bild.

Je nach Spaltentyp zeigt der Filterassistent unterschiedliche Filterkriterien. Für die unterschiedlichen Spaltentypen sind dies:

  • Text: “enthält”, “enthält nicht”, “ist”, “ist gleich”, “ist ungleich”, “ist leer” und “ist nicht leer”
  • Zahl: “=”, “≠”, “<", ">“, “≤”, “≥”, “ist leer”, “ist nicht leer”
  • Checkbox: “ist”
  • Datum: “während”, “vor”, “nach”

Zeilen mit leeren Zellen werden grundsätzlich gefiltert und damit nicht angezeigt, es sei denn, es wird explizit nach “ist leer” gesucht.

Speicherung von Filter-, Sortierungs- und Gruppierungseinstellungen

Die von Ihnen vorgenommenen Auswertungen mittels Filtern, Gruppen und Sortierungen werden jeweils in der aktuellen Ansicht gespeichert. Wenn Sie diese für eine zukünftige Verwendung speichern wollen, dann geben Sie der aktuellen Ansicht einen Namen und legen Sie eine neue Ansicht an.

Eine neue Ansicht legen Sie an, indem auf das Dreieck-Icon links des Namens der aktuellen Ansicht und dann auf Ansicht hinzufügen klicken. Sie werden daraufhin aufgefordert, einen Namen für die neue Ansicht zu vergeben. Die neue Ansicht, die sich automatisch aktiviert, hat keine gesetzten Filter oder Gruppierungen. Sie können über das Dreieck-Icon in den Ansichtseinstellungen wieder zurück zur alten Ansicht mit Ihren Analyseeinstellungen wechseln.

WICHTIG: Eine Ansicht ändert nur, wie Ihre Tabelleneinträge angezeigt werden! Die Datengrundlage bleibt unverändert. Wenn also Datensätze verschwunden sind, keine Panik! Prüfen Sie, ob sie durch die einfachen Analysewerkzeuge selbst haben “verschwinden” lassen. Sollten Daten wirklich verschwunden sein, können Sie diese wiederherstellen.

War dieser Artikel hilfreich Ja, klar! Nein Dieser Artikel wurde bisher noch nicht bewertet. Sei der Erste.