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Freigaben

Sie haben in einer Base Ihre Informationen organisiert und möchte diese mit anderen teilen und gemeinsam daran arbeiten? In SeaTable ist das mit einer Freigabe ganz einfach. Mit einer Freigabe können Sie einem einzelnen Teammitglied oder einer Gruppe Zugriff auf Ihre Base gewähren. Dank abgestufter Freigabeberechtigungen und der Möglichkeit, eine Freigabe genauso schnell wieder zu entziehen, wie Sie sie erteilt haben, bleiben Sie in voller Kontrolle über Ihre Bases.

In diesem Beitrag stehen die in SeaTable verfügbaren Freigabeoptionen für Bases im Fokus und Sie erfahren alles, um diese Funktion für die produktive Zusammenarbeit mit anderen zu nutzen.

Freigabeberechtigung

SeaTable kennt für Freigaben zwei Berechtigungen: Freigaben mit Lese- und Schreibrechten und solche mit Leserechten.

Eine Freigabe mit Leserechten erlaubt es den berechtigten Benutzern, die Tabellen der Base anzuschauen und Ansichtseinstellungen zu ändern. Die Benutzer können mit dieser Berechtigung aber keine Änderungen an der Datenbasis vornehmen. Tabellenwerte sind gegen Modifikationen gesperrt.

Bei einer Freigabe mit Lese- und Schreibrechten ist diese Bearbeitungseinschränkung aufgehoben. Benutzer können auch Änderungen an der Datenbasis vornehmen.

Jede Freigabe, unabhängig von der vergebenen Berechtigung, lässt sich durch den Eigentümer bzw. einen Administrator jederzeit wieder beenden.

Erstellung von Freigaben

Freigaben – unabhängig von der Berechtigung – können an drei Personenkreise erfolgen.

  • Freigabe an Teammitglieder
  • Freigabe für Gruppe
  • Freigabe via Einladungs-Link

Mit einer Freigabe an ein Teammitglied bzw. an eine Gruppe geben Sie Bases innerhalb Ihres Teams frei. Bei der Freigabe per Einladungs-Link können Sie Personen außerhalb Ihres Teams Zugriff auf Bases zu gewähren.

Alle drei Freigaben erfolgen über den Freigeben-Dialog, den Sie über die erweiterten Funktionen einer Base erreichen. Bewegen Sie dafür den Mauszeiger auf den Namen der freizugebenden Base und klicken Sie dann auf das Dreipunkte-Icon rechts des Namens. Den Freigeben-Dialog öffnen Sie mit Klick auf Freigeben.

Freigabe an Teammitglied erstellen

Eine Freigabe an eine Person, die Teil Ihres Teams in SeaTable ist, erstellen Sie über die Freigabeoption Freigabe für Benutzer im Freigeben-Dialog.

Geben Sie im Eingabefeld Benutzer suchen den Namen des Benutzers ein, an den die Freigabe erfolgen soll. Die Autovervollständigung von SeaTable wird Ihnen bereits bei der Eingabe auf Basis der eingegebenen Buchstaben Benutzer vorschlagen. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und spezifizieren Sie dann über das Drop-down Rechte die Freigabeberechtigung. Sobald Sie auf die Schaltfläche Absenden klicken, kann der ausgewählte Benutzer mit der erteilten Berechtigung auf die Base zugreifen.

Um eine Base an mehrere Benutzer freizugeben, wiederholen Sie diese Schritte.

Freigabe an Gruppe erstellen

Eine Freigabe an eine Gruppe, die bereits in Ihrem SeaTable Team existiert, erstellen Sie über die Freigabeoption Freigabe für Gruppe im Freigeben-Dialog.

Klicken Sie in das Feld Gruppe auswählen und es erscheint eine Liste aller bestehenden Gruppen. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und spezifizieren Sie dann über das Drop-down Rechte die Freigabeberechtigung. Sobald Sie auf die Schaltfläche Absenden klicken, können alle Gruppenmitglieder der ausgewählten Gruppe mit der erteilten Berechtigung auf die Base zugreifen.

Freigabe via Einladungs-Link erstellen

Eine Freigabe an eine Person, die nicht Teil Ihres SeaTable Teams ist, erstellen Sie über die Freigabeoption Einladungs-Link im Freigeben-Dialog. Bei dieser Freigabeoption erstellt SeaTable einen Link, den Sie per E-Mail oder auf anderem Wege an die gewünschte Person übermitteln können. Wenn der Empfänger in SeaTable angemeldet ist, erhält er mit Aufruf des Links Zugriff auf die so freigegebene Base. Wenn der Empfänger kein SeaTable Konto hat, dann muss er zunächst ein SeaTable Konto anlegen. Ein kostenloser Free Account ist dafür ausreichend.

Klicken Sie im Freigaben-Dialog links auf Einladungs-Link. Definieren Sie nun, mit welchen Rechten die Person auf die Base zugreifen können soll. Ebenfalls können Sie ein Passwort und ein Ablaufdatum für den Link angeben. Diese beiden Schutzmechanismen sichern die Base gegen unbefugten Zugriff ab. Ohne Passwortschutz und ohne automatischen Ablauf hat jede Person mit Kenntnis des Links ohne zeitliche Beschränkung Zugriff auf die Base. Mit Klick auf Erstellen generieren Sie den Link.

Sie können mehrere Einladungs-Links mit unterschiedlichen Berechtigungen und Schutzeinstellungen erzeugen. Ändern Sie dazu die Einstellungen und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Erstellen. In der Liste der Einladungs-Links unter der Schaltfläche erscheint dann ein weiterer Link.

Rechts des erstellten Einladungs-Links erscheinen zwei Icons, wenn Sie den Mauszeiger auf den Link bewegen. Mit dem ersten Icon kopieren Sie den Link in die Zwischenablage. Von dort können Sie den Link in eine E-Mail oder ein Chat-System einfügen. Mit dem zweiten Icon löschen Sie einen Link.

Verwaltung von Freigaben

Die Verwaltung von Freigaben erfolgt – wie deren Erstellung – über den Freigeben-Dialog, der über das Dreipunkte-Icon rechts des Basenamens erreichbar ist. Unter den drei Freigabeoptionen im Freigeben-Dialog werden die bestehenden Freigaben bzw. Einladungs-Links angezeigt.

Eine bestehende Freigabe an einen Benutzer oder eine Gruppe kann jederzeit über eine Veränderung der Freigabeberechtigung erweitert bzw. eingeschränkt werden. Per Klick über das Kreuz-Icon rechts des Benutzer-/Gruppennamens läßt sich eine Freigabe beenden. Alle Änderung sind sofort wirksam.

Für einen bestehenden Einladungs-Link lässt sich der Passwortschutz und das Ablaufdatum nicht ändern. Über die Icons rechts der Einladungs-URL kann ein Einladungs-Link in die Zwischenablage kopiert oder gelöscht werden.

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