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Freigaben

Sie haben in einer Base Ihre Informationen organisiert und möchte diese mit Teammitgliedern teilen und gemeinsam daran arbeiten? In SeaTable ist das mit einer Freigabe ganz einfach. Mit einer Freigabe können Sie einem einzelnen Teammitglied oder einer Gruppe Zugriff auf Ihre Daten gewähren. Dank abgestufter Freigabeberechtigungen und der Möglichkeit, eine Freigabe genauso schnell wieder zu entziehen, wie Sie sie erteilt haben, können Sie genau steuern, wer was in Ihren Bases tun kann.

In diesem Beitrag stehen die in SeaTable verfügbaren Freigabeoptionen im Fokus und Sie erfahren alles, um diese Funktion für die produktive Zusammenarbeit mit anderen zu nutzen.

Funktionsweise und Typen von Freigaben

Mit einer Freigabe gewähren Sie einem anderen Benutzer Zugriff auf eine Ihrer Bases oder Teile davon. Bei dem berechtigten Benutzer wird die Freigabe in der Bases Bibliothek als separate Base angezeigt, wobei der freigebende Nutzer ebenfalls erwähnt wird. Je nach Art der Freigabe kann ein so berechtigter Benutzer Daten nur betrachten oder auch bearbeiten.

Eine Freigabe kann auf Ebene einer Base oder einer Ansicht erfolgen. Erfolgt die Freigabe auf Ebene einer Ansicht, dann hat der berechtigte Benutzer nur Zugriff auf die Daten in dieser Ansicht. Die Zeilen und Spalten, die durch die Einstellungen der Ansicht ausgeblendet werden, sowie andere Tabellen in der Base bleiben dem berechtigten Benutzer verborgen.

Jede Freigabe – unabhängig ob für Base oder Ansicht – erhält eine Berechtigungsstufe. Die zwei generischen Berechtigungen sind Freigabe mit Leserechten und die Freigabe mit Lese- und Schreibrechten.

  • Freigabe mit Leserechten: Die berechtigten Benutzer können Einträge und Daten anschauen und Ansichtseinstellungen ändern. Die Benutzer können mit dieser Berechtigung aber keine Änderungen an der Datenbasis vornehmen. Tabellenwerte sind gegen Modifikationen gesperrt.
  • Freigabe mit Lese- und Schreibrechten: Bei einer Freigabe mit Lese- und Schreibrechten sind die Bearbeitungseinschränkungen aufgehoben. Benutzer können Änderungen an der Datenbasis vornehmen.

Damit Sie bei der Freigabe einer Base mehr Freiheitsgrade haben, als dies mit den beiden generischen Berechtigungen möglich ist, bietet SeaTable auch benutzerdefinierte Freigabeberechtigungen bei der Freigabe von Bases an. In einer benutzerdefinierten Freigabeberechtigung können Sie für die Tabellen einer Base und deren Ansichten unterschiedliche Berechtigungen festlegen. So können Sie beispielsweise in einer benutzerdefinierten Freigabeberechtigung festlegen, dass sie auf die erste Tabelle der Base Lese- und Schreibrechte gewährt und auf die zweite Tabelle der Base nur Leserechten gewährt. Auch kann der Zugriff auf die weitere Tabelle ganz ausgeschlossen werden.

Jede Freigabe, unabhängig der vergebenen Berechtigung, lässt sich durch den Eigentümer bzw. einen Administrator jederzeit wieder beenden.

Freigaben für Bases

Eine Freigabe einer Bases – unabhängig von der Berechtigung – kann an drei Personenkreise erfolgen:

  • Freigabe an Teammitglieder
  • Freigabe für Gruppe
  • Freigabe via Einladungs-Link

Mit einer Freigabe an ein Teammitglied bzw. an eine Gruppe geben Sie die Base innerhalb Ihres Teams frei. Bei der Freigabe per Einladungs-Link können Sie Personen außerhalb Ihres Teams Zugriff auf eine Base gewähren.

Alle drei Freigaben erfolgen über den Freigeben-Dialog, den Sie über die erweiterten Funktionen einer Base erreichen. Bewegen Sie dafür den Mauszeiger auf den Namen der freizugebenden Base und klicken Sie dann auf das Dreipunkte-Icon rechts des Namens. Den Freigeben-Dialog öffnen Sie mit Klick auf Freigeben.

Freigabe einer Base an ein Teammitglied erstellen

Eine Freigabe an eine Person, die Teil Ihres Teams in SeaTable ist, erstellen Sie über die Freigabeoption Freigabe für Benutzer im Freigeben-Dialog.

Geben Sie im Eingabefeld Benutzer suchen den Namen des Benutzers ein, an den die Freigabe erfolgen soll. Sie müssen den vollständigen Benutzernamen oder dessen E-Mail-Adresse eingeben. Spezifizieren Sie dann über das Drop-down Rechte die Freigabeberechtigung. Sobald Sie auf die Schaltfläche Abschicken klicken, kann der ausgewählte Benutzer mit der erteilten Berechtigung auf die Base zugreifen.

Um eine Base an mehrere Benutzer freizugeben, wiederholen Sie diese Schritte.

Freigabe einer Base an eine Gruppe erstellen

Eine Freigabe an eine Gruppe, die bereits in Ihrem SeaTable Team existiert, erstellen Sie über die Freigabeoption Freigabe für Gruppe im Freigeben-Dialog.

Klicken Sie in das Feld Gruppe auswählen und es erscheint eine Liste aller bestehenden Gruppen. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und spezifizieren Sie dann über das Drop-down Rechte die Freigabeberechtigung. Sobald Sie auf die Schaltfläche Absenden klicken, können alle Gruppenmitglieder der ausgewählten Gruppe mit der erteilten Berechtigung auf die Base zugreifen.

Freigabe einer Base via Einladungs-Link erstellen

Eine Freigabe an eine Person, die nicht Teil Ihres SeaTable Teams ist, erstellen Sie über die Freigabeoption Einladungs-Link im Freigeben-Dialog. Bei dieser Freigabeoption erstellt SeaTable einen Link, den Sie per E-Mail oder auf anderem Wege an die gewünschte Person übermitteln können. Wenn der Empfänger in SeaTable angemeldet ist, erhält er mit Aufruf des Links Zugriff auf die so freigegebene Base. Wenn der Empfänger kein SeaTable Konto hat, dann muss er zunächst ein SeaTable Konto anlegen. Ein kostenloser Free Account ist dafür ausreichend.

Klicken Sie im Freigaben-Dialog links auf Einladungs-Link. Definieren Sie nun, mit welchen Rechten die Person auf die Base zugreifen können soll. Ebenfalls können Sie ein Passwort und ein Ablaufdatum für den Link angeben. Diese beiden Schutzmechanismen sichern die Base gegen unbefugten Zugriff ab. Ohne Passwortschutz und ohne automatischen Ablauf hat jede Person mit Kenntnis des Links ohne zeitliche Beschränkung Zugriff auf die Base. Mit Klick auf Erstellen generieren Sie den Link.

Sie können mehrere Einladungs-Links mit unterschiedlichen Berechtigungen und Schutzeinstellungen erzeugen. Ändern Sie dazu die Einstellungen und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Erstellen. In der Liste der Einladungs-Links unter der Schaltfläche erscheint dann ein weiterer Link.

Rechts des erstellten Einladungs-Links erscheinen zwei Icons, wenn Sie den Mauszeiger auf den Link bewegen. Mit dem ersten Icon kopieren Sie den Link in die Zwischenablage. Von dort können Sie den Link in eine E-Mail oder ein Chat-System einfügen. Mit dem zweiten Icon löschen Sie einen Link.

Freigaben verwalten

Die Verwaltung von Freigaben erfolgt – wie deren Erstellung – über den Freigeben-Dialog, der über das Dreipunkte-Icon rechts des Basenamens erreichbar ist. Unter den drei Freigabeoptionen im Freigeben-Dialog werden die bestehenden Freigaben bzw. Einladungs-Links angezeigt.

Eine bestehende Freigabe an einen Benutzer oder eine Gruppe kann jederzeit über eine Veränderung der Freigabeberechtigung erweitert bzw. eingeschränkt werden. Per Klick über das Kreuz-Icon rechts des Benutzer-/Gruppennamens lässt sich eine Freigabe beenden. Alle Änderung sind sofort wirksam.

Für einen bestehenden Einladungs-Link lässt sich der Passwortschutz und das Ablaufdatum nicht ändern. Über die Icons rechts der Einladungs-URL kann ein Einladungs-Link in die Zwischenablage kopiert oder gelöscht werden.

Freigaben für Ansichten

Freigaben einer Ansicht kann an zwei Personenkreise erfolgen:

  • Freigabe an Teammitglieder
  • Freigabe für Gruppe

(Stand 23. März 2021 ist eine Freigabe einer Ansicht an Personen außerhalb des Teams nicht möglich.)

Freigabe einer Ansicht an ein Teammitglied erstellen

Eine Freigabe an eine Person, die Teil Ihres Teams in SeaTable ist, erstellen Sie über die erweiterten Optionen einer Ansicht. Klicken Sie auf das Dreipunkte-Icon rechts des Ansichtsnamens und dann auf Ansicht teilen. Links in der Auswahlliste des Ansicht teilen ist automatisch Freigabe für Benutzer ausgewählt.

Geben Sie im Eingabefeld Benutzer suchen den Namen des Benutzers ein, an den die Freigabe erfolgen soll. Sie müssen den vollständigen Benutzernamen oder dessen E-Mail-Adresse eingeben. Spezifizieren Sie dann über das Drop-down Rechte die Freigabeberechtigung. Der Freigabename ist ein optionales Feld. Hier können Sie einen Namen eingeben, der in der Bases Bibliothek des berechtigten Benutzers verwendet wird, um die Freigabe zu beschreiben. Sobald Sie auf die Schaltfläche Abschicken klicken, kann der ausgewählte Benutzer mit der erteilten Berechtigung auf die Ansicht zugreifen. Die geteilte Ansicht wird beim berechtigten Benutzer als Base angezeigt.

Um eine Base an mehrere Benutzer freizugeben, wiederholen Sie diese Schritte.

Freigabe einer Ansicht an eine Gruppe erstellen

Eine Freigabe an eine Gruppe, die bereits in Ihrem SeaTable Team existiert, erstellen Sie über erweiterten Optionen einer Ansicht. Klicken Sie auf das Dreipunkte-Icon rechts des Ansichtsnamens und dann auf Ansicht teilen. Für eine Gruppenfreigabe müssen Sie dann im Ansicht teilen-Dialog links Freigabe für Gruppe auswählen.

Klicken Sie in das Feld Gruppe auswählen und es erscheint eine Liste aller bestehenden Gruppen. Wählen Sie die gewünschte Gruppe aus und spezifizieren Sie dann über das Drop-down Rechte die Freigabeberechtigung. Der Freigabename ist ein optionales Feld. Hier können Sie einen Namen eingeben, der in der Bases Bibliothek des berechtigten Benutzers verwendet wird, um die Freigabe zu beschreiben. Sobald Sie auf die Schaltfläche Absenden klicken, können alle Gruppenmitglieder der ausgewählten Gruppe mit der erteilten Berechtigung auf die Base zugreifen.

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