Effizientes Bewerbermanagement mit SeaTable

Verbessern Sie Ihre Bewerbungsprozesse

Vielen Personalabteilung fehlt ein geeignetes Tool, um Ihre Bewerbungsgespräche effizient zu verwalten. Dabei liegen die Anforderungen klar auf der Hand. Das wichtigste ist die lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Informationen über den Bewerber inkl. der Erfassung von sämtlichen Dokumenten wie dem Lebenslauf oder dem Bewerbungsschreiben. Auch die Organisation der jeweiligen Bewerbergespräche inklusive der Notizen des Interviewpartners sollten zu einem Wettbewerber erfasst werden. Und zu guter Letzt müssen alle Prozessbeteiligten jederzeit Zugriff auf alle Informationen bekommen. Nur so kann die Bewertung und Evaluierung der Kandidaten sowie die Nachverfolgung des Interviews zuverlässig gewährleistet werden.

Vor allem in der Zusammenarbeit mit anderen Personalabteilungen oder mehreren Gesprächspartnern ist ein kollaborativ genutztes Tool die Voraussetzung für ein effizientes HR-Management. Welche Vorteile bietet unser SeaTable Bewerbermanagement-Template gegenüber einem herkömmlichen Excel Sheet? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Typische Probleme beim Bewerbermanagement

Bei der Planung, Erfassung und Dokumentation von Bewerbungsgesprächen fallen eine Fülle von Informationen an. Die Schwierigkeit liegt häufig darin, diese unterschiedlichen Daten schnell und übersichtlich allen am Bewerbungsprozess beteiligten zur Verfügung zu stellen. Hier ein paar Probleme, die typischerweise bei der Verwendung von anderen Tools auftreten und so den Prozess verlangsamen oder verkomplizieren.

Hochladen einer Lebenslaufdatei

In der Spalte “Attachments” können Sie ganz bequem den Lebenslauf oder das Anschreiben ihres Bewerbers im Word oder PDF Format hochladen. Eine Excel-Tabelle bietet diese Möglichkeit nicht. Hier ist es lediglich möglich, ein Bild der entsprechenden Datei hochzuladen. Das verzerrt die Excel-Tabelle nicht nur, sondern macht sie auch unübersichtlich. Unser Bewerbermanagement-Template verhindert mit der Datei Upload Funktion das lästige Raussuchen des gewünschten Dokuments aus externen Dateiordnern auf Ihrem PC. Jeder am Bewerbungsprozess beteiligte Mitarbeiter hat durch einen Doppelklick auf das Dokument jederzeit die Möglichkeit, die Lebensläufe und Motivationsschreiben der Bewerber einzusehen. So werden Medienbrüche zuverlässig verhindert.

Anzeige der angehängten Word-Dokumente

Mehrzeilige Aufzeichnung der Gesprächsinformationen

Excel bietet zwar die Möglichkeit, kurze stichwortartige Notizen aufzuzeichnen, bei einer größeren Menge an Informationen muss die Tabelle jedoch erweitert bzw. vergrößert werden. Das macht die Tabelle nicht nur unübersichtlich, sondern ist auch für den HR-Manager, welcher die Informationen eintragen muss, lästig. Zudem reichen kurze Stichworte nicht, um im Nachhinein eine fundierte Entscheidung darüber zu fällen, ob der Kandidat geeignet ist.

In unserem Bewerbermanagement-Template ist es möglich, schnell und übersichtlich mehrzeilige Notizen über den entsprechenden Bewerber einzutragen. Das Notizfeld lässt sich mit fetten oder kursiven Schriften gut strukturieren. Auch Aufzählungen, Links und Bilder können hier im Fließtext eingebettet werden. Durch die einzeilige Vorschau der Notizspalte verzieht sich die Tabelle nicht und bleibt auch bei einer Vielzahl an Bewerbern übersichtlich. Erst durch einen Doppelklick auf das entsprechende Feld öffnet sich der mehrzeilige Text und kann eingesehen und bearbeitet werden. Ausführliche Notizen während des Bewerbungsgespräches helfen Ihnen im Nachhinein, die richtige Entscheidung zu treffen. Diese vier Fragen sollen übrigens genügen, die Eignung eines Bewerbers abzuschätzen.

Unterschiedliche Ansichten für effizientere Informationsbeschaffung

Unser Bewerbermanagement-Template bietet neben den vielfältigen Möglichkeiten zur Datenerfassung noch verschiedenste Ansichten, sodass Sie noch schneller auf die erforderlichen Informationen zugreifen können. Mit wenigen Klicks wechseln Sie zur gewünschten Ansicht oder gruppieren, filtern oder sortieren die Daten nach Ihren Vorstellungen.

Kontaktinformationen

In der vordefinierten Ansicht “Contact Information” sehen Sie alle relevanten Kontaktinformationen zu denen in Ihrer Pipeline befindlichen Bewerber. Alles auf einen Blick!

Stellenansicht

Möchten Sie alle Bewerber auf eine bestimmte ausgeschriebene Position einsehen? Hier hilft Ihnen zum Beispiel der View “Marketingmanager”, welcher alle Bewerber, die sich auf die Position des Marketingmanagers beworben haben, anzeigt. Durch eine zweite verknüpfte Tabelle “Positions” wurden zuvor alle ausgeschriebenen Positionen mit entsprechender Stellenbeschreibung und Anforderungen eingepflegt. Diese konnten dann den einzelnen Bewerbern im “Main View” in der Spalte “Applying for” zugeordnet werden und ermöglicht so eine Sortierung nach Position im Nachhinein.

Bewerbermanagement

Gesprächsinformationen

Sie möchten Ihre Bewerber vergleichen, um die richtige Entscheidung zu treffen? Hier helfen Ihnen die Notizen der zuständigen HR-Manager zu den entsprechenden Bewerbungsgesprächen. Um diese direkt miteinander vergleichen zu können, wechseln Sie auf den “Information View”. Hier wurden alle Spalten bis auf die Notizenspalten ausgeblendet. Zudem wurden alle Bewerber nach Bewerbungsstatus gruppiert. Mit einem Doppelklick auf die Notizen können Sie diese einsehen und ganz einfach miteinander vergleichen.

Effizientes Bewerbermanagement mit unserem SeaTable Bewerbermanagement-Template

Im Gegensatz zu Excel bietet unser SeaTable Bewerbermanagement-Template flexible Möglichkeiten, Ihren Bewerbungsprozess effizienter und kollaborativer zu gestalten. Hierbei ist es egal, ob sie ein kleines Unternehmen sind und Ihr Team erweitern möchten oder ob sie einen Bewerbungsprozess mit mehreren Hundert Bewerbern durchführen. Mit SeaTable wird Ihnen ein leistungsstarkes HR-Management-Tool an die Hand gegeben, welches ganz einfach auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.

Sie haben erfolgreich neue Mitarbeiter eingestellt? Schauen Sie sich doch auch einmal unser Template für ein erfolgreiches Onboarding Ihrer neu gewonnenen Mitarbeiter an!