Einen Redaktionsplan mit SeaTable erstellen – einfach und flexibel

Wer regelmäßig Inhalte auf Social Media oder anderen Kanälen veröffentlicht, der weiß, wie wichtig ein gut strukturierter Redaktionsplan für das tägliche Arbeitsgeschehen ist. Manuelle Listen oder Tabellen sind manchmal zu unübersichtlich und es kann schnell passieren, dass Themen nicht rechtzeitig angestoßen werden. Die ganze Planung gerät in Zeitverzug – ein Fiasko für Unternehmen, die auf regelmäßige Publikationen angewiesen sind. Eine Vorlage für einen Redaktionsplan ist daher oftmals eine große Erleichterung. Mit einem durchdachten Redaktionsplan wird die visionierte Content-Strategie umsetzbar und hilft zudem beim redaktionellen Arbeitsprozess.

Mit SeaTable ist der Aufbau eines Redaktionsplans spielend leicht möglich und individuell auf alle Bedürfnisse anpassbar. Damit werden keine Themen mehr außer Acht gelassen und jeder Mitarbeiter weiß, welche Beiträge in der Pipeline warten. Wir erklären Ihnen anhand eines Templates ganz genau, wie Sie einen Redaktionsplan mit SeaTable erstellen können. Möchten Sie lieber einen klassischen Content-Planer nutzen, um auch die Arbeit mit Freelancern zu dokumentieren? Dann schauen Sie sich gerne unser Template für einen Content-Kalender an, das wir hier für Sie erklären.

Content-Planung und Thema: Warum brauche ich einen Redaktionsplan?

Bei der konkreten Planung von Beiträgen und deren Gestaltung ist ein Redaktionsplan unumgänglich. Das hat folgende Gründe:

1. Er gibt einen kompakten und informativen Überblick
2. Strukturierung von Themen und Inhalten
3. Regelmäßige Content-Erstellung
4. Alle Distributionskanäle im Blick: Egal ob Blog, Website oder Social Media
5. Zeitersparnis durch präzise Planung
6. Effiziente Arbeitsteilung
7. Strategische Content-Planung möglich
8. Ressourcen werden sinnvoll eingesetzt
9. Auswertung im Nachhinein möglich

Ein Redaktionsplan ist also ein sehr machtvolles Mittel, das im Marketing oft eingesetzt wird. Hier müssen Ressourcen, Kapazitäten und Budgets gut eingeteilt werden, damit alle Marketingmaßnahmen auch wie geplant durchgeführt werden können. Ein Redaktionsplan kann maßgeblich den Marketing-Erfolg mitbestimmen – es lohnt sich also, dafür in eine gute Software zu investieren.

Ideenpool integrieren und Leerlauf vermeiden

Ohne gute Ideen hilft einem auch der beste Redaktionsplan nicht. Hier schafft ein Ideenpool Abhilfe, in den sich alle Mitarbeiter mit ihren Ideen einbringen können, die sich für potentielle Blogbeiträge, Website-Inhalte oder Social Media Posts eignen. Hier ist Kreativität gefragt! Je mehr, desto besser, denn aus den verschiedenen Ideen können vielseitige Inhalte kreiert werden. Natürlich kann der Ideenpool auch mit kurzen Brainstorming-Sessions ergänzt werden, denn manchmal reichen auch schon kleine Denkanstöße aus, um einen kurzen Social Media Post zu gestalten.

Diese Ideensammlung ist essentiell, um Leerläufe in der Content-Planung zu vermeiden. Denn nichts ist schlimmer, als unter Druck Inhalte zu produzieren und gerade dann noch eine Schreibblockade zu erleiden. Mit einem gut durchdachten Redaktionsplan können Inhalte gezielt vorbereitet und auch strategisch platziert werden. Der Plan gibt eine Übersicht über alle Themen und zeigt auf, welche Inhalte sich sinnvoll gruppieren lassen, etwa zu einer Themen-Woche oder zu einer Beitrags-Reihe über ein relevantes Thema für Ihr Unternehmen.

Effizienter arbeiten mit einem Redaktionsplan

Genau so wichtig wie die Inhalte ist auch deren Umsetzung. Dafür müssen alle Mitarbeiter wissen, was bis wann zu tun ist. Eine klare Aufgabenteilung ist unumgänglich, wenn es darum geht, effiziente Arbeitsabläufe zu etablieren. In einem Redaktionsplan kann die Aufgabenteilung direkt miteinbezogen werden, indem einzelnen Mitarbeitern bestimmte Aufgaben innerhalb des redaktionellen Prozesses zugewiesen werden. Diese können unter anderem sein:

• Brainstorming
• Recherche
• Bildrecherche und -beschaffung
• Schreibprozess
• Redigieren
• Layoutgestaltung
• Veröffentlichung

Sind die Positionen klar zugewiesen, läuft das System ganz automatisch von der Idee bis hin zur Veröffentlichung. Zu jeder Aufgabe kommen auch Deadlines hinzu, bis zu denen die Arbeit erledigt sein muss. Die Fristen müssen ebenfalls ein fester Bestandteil im Redaktionsplan sein, um allen einen Überblick über die zeitliche Planung zu geben und wichtige Termine klar zu markieren. Festgelegte Deadlines bringen Struktur innerhalb des Arbeits-Prozesses und nach außen hin regelmäßige Veröffentlichungen auf den eigens ausgewählten Plattformen. Hierbei ist es egal, ob es sich bei den Plattformen um Social Media oder die eigene Website handelt.

Regelmäßig posten und auswerten nicht vergessen

Auf Social Media regieren schlecht durchschaubare Algorithmen die Plattformen. Organische Reichweite zu erlangen, wird zunehmend schwieriger – umso wichtiger, dem ganzen mit einem regelmäßigen Upload-Plan entgegenzuwirken. Die Algorithmen von Instagram, Facebook und Co. erkennen regelmäßige Aktivität und belohnen diese entsprechend mit mehr Sichtbarkeit. Daher sollten Beiträge von Unternehmen so geplant werden, dass eine Regelmäßigkeit gewährleistet ist. Die Bespielung der Social Media Kanäle mit interessanten Inhalten kann im Redaktionsplan hervorragend geplant werden und gleichzeitig Aufschluss über die eigene Social Media Präsenz geben.

Die Auswertung von Beiträgen kann in den Redaktionsplan zusätzlich mit aufgenommen werden. Zum einen können Beiträge auf der eigenen Website in Form von Abrufzahlen, Kommentaren oder Social Media Interaktionen ausgewertet werden. Zum anderen können Social Media Posts durch die Anzahl der Likes, Kommentare und Reposts bewertet werden. Die Auswertung von redaktionellen Inhalten ist wichtig und sollte nicht vergessen werden, denn mit guten Inhalten werden mehr Menschen erreicht. Und das ist ja meist das Ziel einer ausgefeilten redaktionellen Strategie!

Holen Sie das Optimum aus dem Redaktionsplan-Template

Wir haben für unser Template einen klassischen Redaktionsplan um einen Ideenpool erweitert und haben anschließend das Template aus der Perspektive eines Unternehmens mit eigenem Blog und Social Media Kanälen verfeinert. Die Vorlage ist aber nicht nur für Unternehmen sondern für Teams jeder Größe, egal ob mit oder ohne eigene Website, nutzbar und kann um weitere wichtige Säulen erweitert werden. Die folgenden vier Tipps werden Ihnen helfen, Ihren neuen Redaktionsplan noch gewinnbringender einzusetzen.

1. Sinnvolle Strukturierung im Redaktionsplan mit Kategorien

Mit den Einfach-Auswahl Spalten können beliebig viele Kategorien erstellt werden – wie es eben gerade passt. Der Vorteil daran ist, später eine Gruppierung oder statistische Auswertung anhand der Einordnungen vornehmen zu können. So kann etwa nach Beitragsart gefiltert werden: Wie viele Social Media Posts gab es bereits auf Facebook? Steht das in Relation zu den Veröffentlichungen auf dem Blog? All diese Fragen können mit dieser Spaltenfunktion problemlos beantwortet werden.

Für Bilder hat SeaTable einen ganz entscheidenden Vorteil gegenüber bekannten Programmen wie Excel: Mit der Spaltenfunktion „Bild“ können Bilder für Beiträge direkt ins System geladen und auch von allen genutzt werden. Es ist kein manuelles Sharing von Bildern über Dropbox oder Ordnerstrukturen mehr nötig, denn die Bilddatei liegt direkt im Redaktionsplan ab. Dies ist vor allem von Vorteil, wenn Inhalte von anderen Mitarbeitern veröffentlicht werden. So geht keine Datei mehr verloren! In unserer Redaktionsplan Vorlage finden sich bereits alle Spalten, damit Sie direkt loslegen können.

2. Deadlines und Korrekturschleifen immer im Blick

Um den zeitlichen Überblick zu behalten, sind Deadlines und festgelegte Daten im Redaktionsplan wichtig. Das Praktische an SeaTable: Der ganze Korrekturprozess kann über den Redaktionsplan ablaufen. Mit einer Deadline für den Entwurf, an die auch eine Erinnerung eingestellt werden kann, werden wichtige Dokumente rechtzeitig abgegeben. Dazu können die Dokumente einfach in die entsprechende Spalte in SeaTable hochgeladen werden. So kursieren nicht mehr viele verschiedene Versionen in Emails und auf Laufwerken, sondern nur noch die Dokumente im Redaktionsplan. Verwirrung gehört der Vergangenheit an!

Neben den Beitragsarten ist es auch wichtig festzulegen, auf welchen Distributionskanälen die Inhalte ausgespielt werden. Die Mehrfachauswahl-Funktion erlaubt es, mehrere Kanäle zu einem Beitrag anzugeben oder Posts ganz gezielt für eine Plattform zu planen.

3. Spielend leichte Kommunikation im Team

Die Kommunikation zur Planung von Beiträgen erstreckt sich manchmal über diverse Kanäle wie E-Mail, interne Chats oder die Beiträge selbst. Das kann schnell unübersichtlich werden. Mit SeaTable ist die Kommunikation an einem Ort gebündelt: Kommunizieren Sie direkt im Redaktionsplan Änderungen oder Anmerkungen zu verschiedenen Arbeitsschritten. Das funktioniert sehr effizient über die Kommentarfunktion in den einzelnen Zeilen, wenn diese in der Übersicht geöffnet sind. Alle freigeschalteten Mitarbeiter können über die @-Funktion erwähnt werden und bekommen eine Benachrichtigung über die Fortschritte im Dokument. Im Log-Bereich können alle Änderungen in der jeweiligen Zeile nachverfolgt werden – so ist immer klar, wer im Redaktionsplan welche Änderungen vorgenommen hat. Mit der Checkbox-Spaltenfunktion können dann veröffentlichte Beiträge abgehakt werden.

4. Mit verschiedenen Ansichten und Statistiken Klarheit schaffen

Nun ist der Redaktionsplan an sich schon sehr gut mit vielen detailreichen Informationen ausgestattet. Manchmal kann das aber auch einen Informations-Overload bedeuten und etwas gezieltere Ausgabeansichten sind sinnvoller. Mit verschiedenen Filter-, Sortier- und Gruppierungsfunktionen hat SeaTable starke Möglichkeiten integriert, die den Redaktionsalltag um ein Vielfaches erleichtern.
Filter: Welche Beiträge sind noch offen?
Dank der Checkbox können Sie sich anzeigen lassen, welche Beiträge noch nicht veröffentlicht wurden. Dies ist gerade bei einer großen Anzahl an Beiträgen hilfreich und zeigt auf, bei welchen Beiträgen noch kein Häkchen gesetzt wurde. So verschwinden wertvolle Ideen nicht mehr im Nirvana, sondern werden durch sinnvolle Strukturierung optimal ausgewertet.

Statistiken erstellen und auswerten mit dem Redaktionsplan
Lassen Sie sich anzeigen, in welchen Monaten besonders viele Beiträge veröffentlicht oder welche Kanäle am häufigsten genutzt wurden. Welcher Mitarbeiter hat die meisten Beiträge geschrieben? Über Statistiken können Sie mit verschiedenen Daten experimentieren und Ihren Redaktionsplan mit SeaTable nach Ihren Wünschen auswerten. Das bietet viele wertvolle Informationen und kann zeigen, wo es gut läuft – und an welchen Stellen es vielleicht noch Verbesserungsbedarf gibt, sei es bei den thematischen Schwerpunkten oder bei der Auslastung Ihrer Mitarbeiter.

Das Erstellen eines Redaktionsplans ist also gar nicht so schwer. Er hilft bei der täglichen Strukturierung und Organisation von Inhalten und kann dabei Ihre Workflows effizienter gestalten. Wir bieten bereits ein vorgefertigtes Template für Ihren Redaktionsplan, mit dem Sie direkt starten können. Bald wird er aus Ihrem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sein!