Registro del tiempo con SeaTable

Cómo optimizar el registro del tiempo de trabajo y aumentar los ingresos

Muchos proveedores de servicios lo saben y lo temen: Seguimiento del tiempo. El seguimiento del tiempo es impopular y, en la mayoría de los casos, no se lleva a cabo con la meticulosidad que quizás debería. Sin embargo, el lema aquí es "el tiempo es oro". Los diseñadores, arquitectos y agencias conocen este problema y a veces les resulta difícil encontrar un remedio.

Registro del tiempo de trabajo: ¿dónde se cuelga?

Puede que lo sepas, la jornada laboral ha terminado y no has registrado ni una sola hora de proyecto. Entonces, sólo hay que volver a estimar, pi por pi, por proyecto y cliente. Sin embargo, a menudo esto ocurre días después, lo que distorsiona en gran medida el tiempo real requerido. En consecuencia, se pierde un tiempo valioso y, por tanto, un dinero que la empresa ganaría realmente.

Hay ciertas actividades que muy a menudo no se incluyen en el registro del tiempo en absoluto. Esto es lo que ha descubierto un estudio de Estados Unidos. De acuerdo con esto, los siguientes puntos requieren mucho tiempo, pero normalmente ni siquiera se cobran al cliente:

1) Correos electrónicos
El estudio ha revelado que el seguimiento de los correos electrónicos es escaso o nulo. Sin embargo, un empleado pasa unas 2,5 horas al día leyendo y respondiendo a los correos electrónicos relacionados con los clientes. Esto significa que, a una tarifa por hora de 100 euros, se pierden unos 35.000 euros al año.

2) Reuniones
Con las reuniones, el seguimiento del tiempo es mucho más consistente que con los correos electrónicos. En este caso es ventajoso que las reuniones se anoten a menudo en la propia agenda y así se pueda estimar el tiempo después. Sin embargo, todavía hay un 20% que no registra este tiempo y aquí se podría perder una suma de unos 21.000 euros.

3) Lluvia de ideas

El pensamiento y el esfuerzo mental por sí solos cuentan como tiempo de trabajo activo para un cliente. Sin embargo, a menudo no se tiene en cuenta, a pesar de que el brainstorming y la lluvia de ideas también pueden suponer una parte del tiempo en los proyectos creativos. Por lo tanto, es importante también hacer un seguimiento de ese tiempo; aunque a veces se tarde un poco más con la idea brillante.

Estimar el tiempo a posteriori no es preciso y es muy inexacto. Intenta recordar en qué proyectos trabajaste y durante cuánto tiempo hace 6 días. Se dará cuenta de que es extremadamente difícil reflejar los tiempos por sí solos.

Pero, ¿por qué es exactamente tan impopular el cronometraje?

La mayoría de la gente encuentra el seguimiento del tiempo muy molesto, porque a menudo interrumpe el flujo de trabajo. Pasar de una tarea a otra también dificulta el seguimiento del tiempo, ya que en este caso habría que detenerlo y reanudarlo por cada correo electrónico que se responda entre medias o por cada solicitud de un compañero. Esto es engorroso y cuesta tiempo adicional.
Por eso, muchas personas no registran su tiempo en absoluto, sino que sólo lo calculan al final del día. Las horas que ya no se pueden asignar claramente se reservan entonces para "internos", aunque en realidad podrían estar asignadas a un cliente. El registro del tiempo es una fuente importante de dinero para los proveedores de servicios y debería hacerse siempre a pesar de la baja motivación.

Por qué es tan importante registrar el tiempo de trabajo, aunque resulte molesto

Porque se trata de dinero. Por supuesto, el seguimiento del tiempo es a veces un obstáculo, inhibe el proceso de trabajo creativo y rara vez se hace como debería. Pero cada minuto trabajado para un cliente puede y debe contabilizarse, porque es el tiempo que cada empleado recicla para el proyecto y el cliente. Como proveedor de servicios, la dependencia del cliente es enorme: ¿le darías a alguien un servicio más barato aunque hayas trabajado duro para conseguirlo? Lo haces si tu seguimiento del tiempo es irregular e incompleto. Se puede perder dinero en efectivo debido a un mal registro del tiempo (como se ha mencionado anteriormente: hasta 35.000 euros, y eso es por empleado). Por lo tanto, debe instar una vez más a sus empleados a que hagan un seguimiento concienzudo y continuo de sus tiempos.

¿Cuáles son las opciones para registrar el tiempo de trabajo?

Opción 1: Manual
Por supuesto, es posible registrar el tiempo a mano de la forma clásica. Para ello, lo más adecuado es un cuaderno u organizador en el que se registra todo de forma muy estructurada: hora, cliente, proyecto. Esto puede parecer un poco engorroso debido al cambio de la pantalla al papel, pero considere que es un cambio bienvenido para usar lápiz y papel de nuevo. Un inconveniente: hay que calcular el tiempo manualmente.

Opción 2: Software especial de seguimiento
Para las agencias, existen soluciones informáticas integrales en las que también se puede hacer un seguimiento del tiempo. A menudo, se ejecuta una especie de cronómetro en segundo plano, que se detiene y reinicia con cada cambio de actividad.

Opción 3: Registro de tiempos con Excel y Co.
Probablemente, el método más común podría ser el seguimiento del tiempo con un software de hoja de cálculo. Con un buen software de hoja de cálculo, calcular el tiempo de trabajo del proyecto ya no es un gran esfuerzo. El proyecto, el cliente, el tiempo de trabajo y el campo de actividad se introducen en varias columnas.

Aquí es también donde entra SeaTable, que al ser un software muy funcional, ofrece valiosas funciones que permiten evaluar más allá del mero registro de las horas de trabajo. Cómo registrar el tiempo total de trabajo diario de sus empleados con un formulario SeaTable, lo hemos explicado en este post.

Registro del tiempo de trabajo con SeaTable

Registrar su tiempo de trabajo se convierte en la tarea más fácil del día con SeaTable. Porque con nuestra plantilla para el seguimiento del tiempo, no sólo tendrá siempre a la vista el tiempo de trabajo correcto, sino que podrá asignarlo directamente a los clientes, anotar las actividades y visualizar los tiempos por cliente o proyecto. Esto proporciona claridad sobre su trabajo y sus proyectos.

Estructure el registro del tiempo de trabajo según sus deseos

Diversos resúmenes de su registro de tiempo de trabajo

Ser más eficiente

El seguimiento del tiempo no sólo es útil para crear una nómina correcta a final de mes. El seguimiento continuo del tiempo también proporciona información sobre cuánto tiempo se trabaja en qué proyectos y qué es lo que particularmente ocupa mucho tiempo. Por ejemplo, ¿es un cliente que siempre requiere largas llamadas telefónicas? ¿O los proyectos pasan por demasiadas manos, lo que consume mucho tiempo en términos de coordinación? Utiliza la vista de proyectos para identificar lo que te resulta fácil y las tareas que te llevan mucho tiempo. De este modo, podrá trabajar en puntos concretos y hacer más eficiente su rutina diaria de trabajo.

Facilitar la facturación a final de mes

Las diferentes vistas de SeaTable tienen la ventaja de crear directamente varias vistas dentro de una tabla y tenerlas siempre a mano. Con la vista de cliente, puede ver directamente de un vistazo cuánto tiempo se ha necesitado para un cliente en el mes. Este tiempo se puede facturar fácilmente con los detalles del proyecto correspondiente. Se acabó la engorrosa recopilación y suma de tiempos: SeaTable lo hace todo de forma totalmente automática y facilita así su trabajo diario.

Con la visión basada en el cliente del registro del tiempo de trabajo tiene todos los tiempos a la vista a final de mes

La visión del cliente sobre su registro del tiempo de trabajo: recopilada y compacta

El registro del tiempo de trabajo no sólo proporciona información sobre la rutina laboral diaria de los propios empleados. El registro de tiempos también puede ayudarle a estimar el tiempo necesario para determinadas tareas cuando prepare ofertas para los clientes. Por ejemplo, observa a lo largo de varios meses que la planificación y ejecución de las estrategias de marketing lleva mucho más tiempo del que suponía. Puede incluir esto en su planificación de ofertas para el futuro y hacer a los clientes una oferta transparente basada en valores de experiencia que puedan planificarse de forma realista para ambas partes.

Comience con nuestra plantilla SeaTable para el seguimiento del tiempo y estructure los tiempos de su proyecto en unos pocos pasos. De este modo, ya no se le escapará nada y sus flujos de trabajo podrán mejorar constantemente.