Cómo gestionan los museos y galerías sus exposiciones de arte de forma eficiente

Hay unos 55.000 museos en todo el mundo e innumerables galerías, exposiciones, teatros y escenarios artísticos. Todo el mundo estará de acuerdo en que el arte, en sus diversas formas, desempeña un papel importante en nuestras vidas. En tiempos de Corona -pero incluso antes- gestionar y dirigir una institución artística de este tipo es increíblemente difícil. Dependiente de los fondos públicos, en modo de justificación constante, y ahora golpeado por los cierres relacionados con Corona, hay ciertamente tareas más fáciles que las de un director de museo.

Este artículo describe los retos de la gestión del arte, aborda las diferencias entre la gestión de una institución artística pública y la de una empresa, expone los problemas de las soluciones inflexibles de la industria para la gestión del arte e identifica formas eficientes de afrontar estos retos.

¿Qué es la gestión del arte o la tarea de un museo?

Para poder describir la gestión del arte, primero hay que entender la tarea de un museo y su arte. Pero por sencilla que pueda parecer esta tarea a primera vista, incluso el consejo internacional de museos ha luchado durante décadas para encontrar una definición adecuada y completa. El impacto del arte en nuestra sociedad es demasiado complejo. Así, en 2019, en Kioto, se acordó la siguiente descripción:

Museums are democratising, inclusive and polyphonic spaces for critical dialogue about the pasts and the futures. Acknowledging and addressing the conflicts and challenges of the present, they hold artefacts and specimens in trust for society, safeguard diverse memories for future generations and guarantee equal rights and equal access to heritage for all people.

Por tanto, la tarea de los museos públicos, las exposiciones y las galerías es ser un refugio de la historia. Deben conservar los objetos de arte y preservarlos para las generaciones presentes y futuras. Así pues, las tareas principales son "recopilar, investigar, conservar, exponer y mediar".

Por lo tanto, la gestión del arte consiste en asumir precisamente este difícil reto y encontrar los medios para cumplir las tareas fundamentales mencionadas en el espacio público.

La gestión de exposiciones de arte, museos y muestras requiere flexibilidad de personas y programas informáticos.

Las diferencias entre la gestión artística y la gestión de una empresa

A primera vista, la gestión de una empresa y de una institución artística parecen ser similares. La gran diferencia, sin embargo, es que las exposiciones de arte y los museos son públicos y, en la mayoría de los casos, tienen menos capacidad para actuar de forma independiente. Mientras que las empresas tienen ánimo de lucro y pueden decidir por sí mismas la estrategia que quieren seguir, las instituciones artísticas están financiadas en gran medida por el Estado, sólo pueden generar por sí mismas una pequeña parte de sus costes a través de sus visitantes y suelen tener prohibido comerciar con su arte. Esto significa que se le priva de una fuente de ingresos potencialmente importante y que le hace depender de su respaldo financiero: el Estado.

Además, los museos, las galerías y las exposiciones no sólo tienen que hacer un buen trabajo constante en términos de contenido y organización, sino que también tienen que justificar constantemente su propia existencia y su desarrollo. Los directores de museos viven en un constante acto de equilibrio. Se espera que sirvan a las altas exigencias del arte para el público en general, mientras que al mismo tiempo están sujetos a la crítica pública constante y a menudo se ven restringidos en sus actividades por las decisiones de las autoridades públicas y los patrocinadores.

Una pequeña muestra del problema la dio la dimisión de Udo Kittelmann en 2019, quien renunció al cargo de director de la Galería Nacional Alemana, probablemente la más importante y reconocida de Alemania. El escaso presupuesto y la poca libertad, junto con la necesidad permanente de representación por parte de la política, le han hecho tirar la toalla.

La gestión del arte difiere de la gestión de una empresa

Pocos museos tienen un atractivo como el Louvre de París. La imagen muestra a los visitantes ante el cuadro de la Mona Lisa.

Incluso antes de Corona, los artistas, los museos, las galerías y las exposiciones lo tenían difícil. Pero con la pandemia, los problemas se han intensificado. Los cierres forzosos han eliminado una importante fuente de ingresos sin reducir los costes en la misma medida. Aunque las galerías y los museos estén financiados por el Estado, la presión para justificar cada una de estas instituciones es cada vez mayor. Museos de fama mundial como el Louvre no tienen dificultades para sobrevivir a estos tiempos por su atractivo. Pero, ¿de dónde se supone que las pequeñas exposiciones o los proyectos de los artistas desarrollan este resplandor?

Por eso, es hora de pensar en una gestión eficaz del arte y la exposición, sobre todo cuando los ingresos disminuyen. El dinero que no se gasta en el lado de los gastos no tiene que ser recaudado o financiado en el lado de los ingresos. Esto reduce la presión para justificar y facilita la continuidad de dichas instituciones públicas.

Los retos de la gestión del arte

Sin embargo, además de las difíciles condiciones marco de la gestión del arte, la gestión de las exposiciones también plantea problemas de contenido. El reto más difícil es, sin duda, que el arte existe en muchas formas diferentes y cada una tiene requisitos distintos. Las obras de arte ocasionan unos costes de seguimiento elevados y, en su mayoría, permanentes, mediante el almacenamiento y la restauración profesionales.

A menudo, los objetos de arte no pertenecen a los museos, sino que se prestan durante un determinado periodo de tiempo en forma de préstamo. Debido a su valor, generalmente elevado, hay que contratar y supervisar los seguros correspondientes. A menudo, el edificio en el que se ubica un museo es ya un bien histórico artístico y debe ser mantenido por sí mismo. Dependiendo del tipo de exposición, la información necesaria que hay que recoger es múltiple y puede incluso cambiar fundamentalmente de una exposición a otra.

Es tarea de las personas hacer frente a esta complejidad y es tarea del software de gestión de museos hacer frente a esta complejidad. Estas soluciones deben ser capaces de hacer frente a cada uno de estos retos y no costar demasiado.

SeaTable como software flexible para museos

El software de gestión de museos debe ser flexible y sencillo al mismo tiempo. Un reto irresoluble para las soluciones habituales de la industria

Por qué las soluciones industriales no suelen ser adecuadas

Como persona ajena al sector, quizá se sorprenda de la cantidad de soluciones industriales que existen en el ámbito de la gestión de exposiciones. Incluso una búsqueda rápida arrojará una multitud de posibles soluciones. Entre los más conocidos están: MuseumPlus, Axiell Collections Management, Artwork Archive, CatalogIt, PastPerfect, Argos Art Management, Versai Museum Management Software, Veevart y muchos más. Cada una de estas soluciones tiene su propio enfoque, que a menudo se divide en dos categorías: una categoría se centra en la creación y entrega de catálogos, elementos visuales e información sobre exposiciones, mientras que la otra categoría se encarga del trabajo administrativo en segundo plano.

El problema de todas estas soluciones especiales es su estructura fija, con la que vienen casi todas las soluciones de software. Obliga a sus usuarios a seguir un proceso y una forma de trabajar que el software considera útiles. Al mismo tiempo, la única manera de hacer frente a los numerosos retos del entorno artístico es la flexibilidad. Sólo si el software de gestión puede adaptarse a las necesidades y a la realidad, facilitará realmente el trabajo de los usuarios.

Por esta razón, deberías echar un vistazo a Seatable. Porque SeaTable le ofrece exactamente esta flexibilidad que necesita para desarrollar sus propios procesos y flujos de trabajo. En SeaTable puedes reunir toda tu información, sea del tipo que sea, en tu propia base de datos personal, ponerla en conexión y así organizar tu trabajo diario de forma más eficiente. SeaTable es tan fácil e intuitivo de usar como una hoja de cálculo de Excel.

Gestione y organice exposiciones, colecciones, contratos, préstamos, tareas de restauración, bases de clientes e información de cualquier tipo en una única plataforma intuitiva. Diseñe sus aplicaciones personalizadas a partir de su información. Los potentes filtros, la clasificación y la agrupación le dan la libertad de diseñar su trabajo exactamente como lo necesita. Vincule SeaTable con sus otras aplicaciones empresariales y automatice sus flujos de trabajo.

SeaTable no es rígido, sino que se adapta con flexibilidad a las necesidades y requisitos de la gestión del arte y los objetos. Las siguientes secciones describen las tareas típicas de gestión de arte y cómo puede resolverlas con SeaTable. Su objetivo es darle una idea de la flexibilidad que puede ofrecer SeaTable.

1. gestión de la colección

La gestión de las colecciones garantiza el registro, la catalogación, la indexación y la gestión fiables de todos los objetos, incluida toda la información pertinente. Dependiendo del objeto, puede ser relevante un tipo diferente de captura de información, pero con SeaTable se puede responder con flexibilidad. En el caso de un cuadro, además de los datos básicos como el título, el artista, la datación y las dimensiones, el material y el origen también podrían ser relevantes. Al mismo tiempo, también debe registrarse la información sobre las restauraciones o préstamos previstos.

El punto fuerte de SeaTable es que tú mismo determinas qué información quieres registrar y puedes ampliarla como quieras. Al mismo tiempo, puede crear cualquier enlace entre las diferentes informaciones y, con la ayuda de las columnas rollup, también puede transferir información de una tabla a otra.

Nuestra plantilla Art Gallery Management tiene algunos ejemplos de entradas para mostrarle las posibilidades. Los objetos de arte individuales son el centro de la gestión de la colección y están vinculados a los artistas. Al mismo tiempo, se hace constar dónde se encuentran actualmente las obras de arte y se establece un vínculo con las restauraciones previstas. En cualquier momento se puede añadir una ampliación con referencias públicas, periodos creativos o categorías artísticas.

Resumen de objetos de la plantilla de la galería de arte

Resumen de objetos de la plantilla de la galería de arte

Representación visual de los objetos con el plugin de la galería

La vista de la tabla de SeaTable puede adaptarse de forma flexible a las necesidades de cada empleado con vistas individuales. Además, SeaTable dispone de otras opciones de visualización además de la visualización tabular. Para las entradas con imágenes, por ejemplo, tiene sentido utilizar el plugin de la galería para encontrar rápidamente la entrada deseada. Un clic en la entrada es suficiente para cambiar a la vista detallada y hacer ajustes en los datos.

Los artistas se presentan como una galería

Los artistas se presentan como una galería

2. gestión de la exposición

La organización de una exposición es compleja y requiere una cuidadosa planificación, gestión y control de múltiples actividades. SeaTable le apoya con su estructura flexible y le permite coordinar a las personas e instituciones implicadas, los lugares de celebración y los donantes. Gestionar los préstamos o supervisar el transporte para garantizar la trazabilidad completa de todos los objetos en todo momento. Por ejemplo, cada movimiento de entrada y salida del recinto del museo puede registrarse y documentarse mediante un registro de movimientos. Usted mantiene el control de si una muestra está actualmente en la exposición, en el taller de restauración o en tránsito. Gracias a los potentes filtros, agrupaciones y ordenaciones, no perderás de vista ningún objeto.

Todo museo tiene que gestionar un gran número de contratos y acuerdos relacionados con exposiciones, préstamos y objetos. En SeaTable puede registrar cualquier tipo de información de forma estructurada y así archivar una documentación completa. Reciba recordatorios automáticos por correo electrónico antes de que venza un plazo o controle los costes mensuales con la ayuda de evaluaciones estadísticas. Gestione sus documentos con los campos específicos del contrato que necesite.

Evaluación de los costes mensuales por categoría de gasto

Evaluación de los costes mensuales por categoría de gasto

3. clientes y socios contractuales

La gestión de clientes y contratos implica la administración de todas las personas y empresas con las que se está en contacto. Pueden ser empleados, pero también artistas, restauradores, mecenas y patrocinadores, editores, representantes de la prensa, pero también empresas de transporte y compañías de seguros. Usted determina qué información quiere registrar y cómo la vincula a la exposición.

¿Quieres guardar la fecha de nacimiento de tus padrinos además de la dirección? Con unos pocos clics puede ampliar su entrada de datos con otra columna de fechas y guardar también esta información. Las posibilidades son casi ilimitadas, por lo que podría, por ejemplo, además de los datos maestros como el título, el nombre, la dirección, el número de teléfono y el correo electrónico, mantener grupos de direcciones y listas de distribución y mantener un historial completo de contactos.

Agrupa y filtra tus contactos

Agrupa y filtra tus contactos

4. restauración y mantenimiento

El cuidado de las obras de arte históricas es un gran reto. Además del reto técnico, el registro es una gran parte del trabajo. Con SeaTable puede registrar tanto la documentación entrante como los registros de estado antes y después de la restauración en imágenes, vídeos y descripciones.

Todas las medidas pueden llamarse para cada objeto. Esto le permite registrar datos sobre el almacenamiento, el transporte o el estado general directamente en el objeto y tenerlos siempre a mano.

5. gestión de préstamos, transporte y logística

En una exposición con objetos en préstamo, la coordinación de las personas e instituciones implicadas es una tarea importante. El
los locales, así como los prestamistas, y los protocolos de entrada y salida deben quedar registrados. En cualquier momento, debe ser posible hacer un seguimiento de cada exposición prestada. Con SeaTable, puede superar el reto con facilidad y puede garantizar la trazabilidad completa de todos los objetos, tanto si están en préstamo como si son propiedad de la colección. Usted sabe en todo momento si una pieza está en el archivo, en el taller de restauración, en la exposición o en tránsito.

6. archivo y literatura

Qué sería de un objeto de arte sin la información de fondo necesaria. No importa qué información quiera registrar además de los objetos, con SeaTable tiene la posibilidad de hacerlo. Puede introducir entradas bibliográficas de cualquier tipo o crear referencias bibliográficas a objetos. Por supuesto, también puede vincular directorios, libros, catálogos, publicaciones periódicas y artículos a los respectivos objetos y crear así la base de una documentación de la exposición.

7. presencia en internet

Toda exposición, galería y colección necesita un sitio web que proporcione más información a los aficionados al arte antes y después de su visita. Evite duplicar el mantenimiento de la información y simplemente utilice la información almacenada en SeaTable para crear un sitio web atractivo. Gracias a la api REST bien documentada, puede utilizar cualquier lenguaje de programación para recuperar el contenido de SeaTable y mostrarlo en una página web.

Esto le permite mostrar sus exposiciones en su sitio web con su diseño corporativo, creando una presencia en línea adecuada. Una vez configurado, el sitio web se actualiza automáticamente cuando se personalizan los objetos en SeaTable o se añaden más objetos.

La siguiente sección de código es todo lo que necesita para poner sus exposiciones en un sitio web. Utilice el fragmento de código como fuente de inspiración y experimente con él. Puede encontrar la documentación completa de la API en https://api.seatable.io.

Una plataforma para los flujos de trabajo y procesos individuales de museos, galerías y exposiciones

La administración y gestión de museos, galerías y exposiciones de arte o cualquier forma de gestión del arte es sin duda un gran reto. Requiere intuición y que te reinventes constantemente. Utilice una solución de software que se adapte a sus necesidades específicas y que sea tan flexible a los nuevos retos como usted. Pruebe SeaTable y se sorprenderá de lo versátil y flexible que es para desarrollar sus propios procesos y flujos de trabajo.