Cree fácilmente un sistema de reservas con los formularios web de SeaTable

Cómo ahorrar un tiempo valioso con un sistema de reserva de citas de SeaTable

¿Cuánto tiempo dedica a concertar citas con clientes y socios comerciales? O bien el teléfono no para de sonar, sacándole de su flujo de trabajo una y otra vez, o bien está escribiendo innumerables correos electrónicos para llegar por fin a un denominador común a la hora de encontrar citas. Las constantes idas y venidas a la hora de planificar y reprogramar las citas también pueden resultar molestas para sus clientes.

La solución: un sistema de reservas en línea

Hoy en día, nada facilita más el manejo de los datos que las posibilidades de la digitalización. Un sistema de reserva digital no sólo ahorra papel, sino también tiempo. Si normalmente concierta las citas por teléfono o correo electrónico, esto le cuesta a usted y a su interlocutor tiempo y nervios. La gestión en línea ofrece transparencia y reduce la carga de trabajo por su parte.

Facilite la reserva de citas para usted y sus clientes.

SeaTable ofrece aquí una solución sencilla y potente. Con nuestros formularios web, que quizá haya utilizado hasta ahora para las encuestas a los clientes, también puede crear fácilmente sistemas de reserva en línea. Las citas fijadas aparecen entonces de forma totalmente automática en su tabla y puede ver de un vistazo qué citas vencen en qué momento.

La creación de este sistema de reserva de citas está garantizada en menos de 30 minutos sin ningún conocimiento previo! A continuación, explicamos la creación de un sistema de reserva digital en SeaTable paso a paso. Esto significa que ya no necesita un software de reserva de citas como Calendly.

SeaTable puede ofrecer aquí un sustituto inteligente y adecuado, y además tiene la ventaja de que el propio sistema de reservas puede alojarse. Calendly puede conectarse a SeaTable a través de Zapier en unos pocos pasos: la creación de un sistema de reservas también funciona con él. Sin embargo, si quieres ahorrarte los desvíos a través de Zapier, entonces echa un vistazo al sistema de reservas con SeaTable aquí.

Con la función de formulario al sistema de reservas

Para crear un sistema de reservas en SeaTable, utilizaremos la función de formulario. Esto le permitirá recoger información de cualquier persona a través de un simple enlace y almacenarla automáticamente en su Base SeaTable.

Creación de las dos tablas necesarias

Necesita dos bases para su sistema de reservas online. Puede insertar estas dos tablas en una base SeaTable existente o puede crear una nueva base. Por supuesto, también puede copiar nuestras plantillas ya hechas aquí y adaptarlas a sus necesidades si es necesario.

En la primera base (Disponibilidad para Reuniones), se introducen todas las citas en las que está disponible libremente. La segunda base (Calendario de reuniones) contiene todas las reuniones o citas que ya han sido reservadas por sus clientes a través de los formularios. Aparecen automáticamente en la tabla después de enviar el formulario.

Para un sistema de reservas con SeaTable se necesitan dos tablas

Primera mesa: Establecer las franjas horarias

Para introducir una hora exacta en sus franjas horarias para su sistema de reservas.

La primera tabla "Disponibilidad de reuniones" consta de 4 columnas. En la primera columna se introducen todas las reuniones disponibles que se pueden ofrecer. Seleccione el formato de la fecha con la hora (mueva el control deslizante a la posición "preciso al minuto"). También puede fijar manualmente las horas que no aparecen en la ventana de la fecha; para ello, introduzca usted mismo la hora en la barra de la parte superior.

La segunda columna contiene la duración respectiva de la franja horaria que ha puesto a disposición. Para ello, seleccione el tipo de columna "Duración" y establezca una duración de tiempo acorde con sus necesidades. Con el ajuste manual de la hora, también son posibles franjas de 5 o 10 minutos.

La tercera columna ofrece espacio para sus notas personales, como el tema de la reunión, lo que hay que preparar para ella o la información sobre el cliente que es relevante para la conversación.

La cuarta columna está vinculada a la segunda tabla. Esto se hace fácilmente con la columna "Enlace a otros registros". Contiene información sobre el cliente que ha reservado exactamente esta cita y puede mostrar directamente todos los participantes reservados en su propia base.

Por cierto, con la función de color puede utilizar reglas automatizadas para colorear en rojo las filas en las que ya se ha reservado una cita y en verde si estas citas aún están libres.

Segundo cuadro: Todas las fechas reservadas de un vistazo

La segunda tabla constituye la base de su sistema de reservas con formulario web. En la siguiente imagen puede ver diferentes columnas que contienen la información de los participantes. Cada columna que cree aquí puede ser utilizada más tarde en el formulario web. Puede utilizar los tipos de columna para influir directamente en la introducción de datos en el formulario. Por ejemplo, si quiere tener un campo de texto libre, seleccione columnas con función de texto. Si quieres tener una especie de menú desplegable, la selección simple o múltiple es adecuada para esto. Puede ver la columna vinculada "Disponibilidad de la reunión", por lo que el vínculo se muestra en ambas tablas con la información correspondiente de la primera columna.

Esta tabla es especialmente relevante para su sistema de reservas, ya que el sistema de reservas está diseñado con estas columnas

Con estas columnas formadas, ahora pasamos al formulario web. Para ello, seleccione "Formularios" en la parte superior y cree un nuevo formulario web con la configuración "Formulario tradicional". Aquí, los participantes no pueden acceder a la tabla y a los datos por sí mismos. Se abre una máscara de formulario en la que puede etiquetar todas las columnas que se van a mostrar.

Seleccione la tabla en la que ha creado las columnas para la solicitud de información (aquí: "Calendario de reuniones"). Puede elegir qué columnas se mostrarán en el formulario. Tiene sentido incluir todas las columnas en el formulario. Ahora puede declarar cada campo de entrada como un campo obligatorio o añadir un texto de descripción, así como insertar el logotipo personal de su empresa como cabecera. De este modo, dispondrá de su propio sistema personal de reservas.

En el formulario web puede configurar su sistema de reservas según sus deseos.

Puede etiquetar su formulario según sus deseos. La información en forma de notas de formulario ofrece a los participantes consejos útiles sobre lo que deben tener en cuenta en su sistema de reservas.

También puede adjuntar condiciones a las opciones. En nuestro ejemplo, hay tres formas de celebrar la cita: En persona, por videollamada o por teléfono. En el caso de una llamada telefónica, el número del participante es obligatorio, por lo que se ha condicionado la columna "Número de teléfono" para que aparezca sólo cuando se haya seleccionado la opción "Llamada telefónica".

Las columnas pueden vincularse con condiciones. Sólo aparecen cuando se produce una determinada entrada.

Limitar las citas, para que no se produzcan más errores en las reservas

Con estos filtros, sólo se muestran las fechas libres y las futuras

Por supuesto, las citas asignadas no deben seguir ofreciéndose a otros participantes, ni tampoco las citas que están en el pasado. Esto puede hacerse vinculando Calendly y SeaTable si ya utiliza este sistema.

Con SeaTable, en cambio, sólo son necesarios unos pequeños pasos para configurar su sistema de reservas para ello. En primer lugar, es importante crear una segunda vista para las citas de la tabla 1 y dotarla de dos filtros. Por un lado, las citas asignadas ya no se ofrecen como opción de selección; en su lugar, se establece un filtro que sólo muestra las filas vacías de la columna "Reuniones programadas": así, el comando es "Reunión programada está vacía".

Para garantizar que sólo se muestren las citas del futuro, y no las de la semana pasada, hay que establecer un segundo filtro: Con la condición "Y" y el filtro "Franjas horarias después de hoy", sólo se muestran las citas del día actual. De este modo, sólo tendrá franjas horarias libres y reservables en esta vista.

La función de columna limita las selecciones múltiplesPara garantizar que esto también se adopte en el sistema de reservas, la columna de la tabla "Calendario de reuniones" también debe ajustarse. Para ello, basta con abrir la configuración de las columnas y restringir las filas a una sola vista. Para ello, se selecciona la vista que se acaba de crear con los dos filtros y, al mismo tiempo, se desactiva la función en la que los participantes pueden seleccionar varias fechas. Esto significa: Sólo se puede reservar una cita a la vez y sólo se accede a las fechas libres y futuras de la 2ª vista.

En la configuración de notificaciones (tres puntos en la parte superior derecha) puede configurar usted mismo un mecanismo de notificación automática que le recuerde, por ejemplo, las próximas citas o le informe de que se acaba de reservar una cita a través del sistema de reservas.

Enorme ahorro de tiempo gracias al sistema de mesas altamente flexible de SeaTable

Puede ajustar su formulario en cualquier momento si observa que falta información importante. Una vez que un participante ha enviado su información, ésta aparece inmediatamente en la tabla "Calendario de reuniones". En pocos pasos, habrá creado un sistema de reservas sencillo y sin complicaciones que recoge automáticamente toda la información relevante en un solo lugar. Planificar las citas se convierte en un juego de niños. Nuestra plantilla puede ayudarle a estructurar su sistema de reservas.

Ennuestro tutorial de YouTube hemos vuelto a explicar con detalle cómo crear un formulario web con SeaTable. Esto puede transferirse fácilmente a un sistema de reservas: ¡pruébelo hoy mismo!

Foto del avatar
Ricarda Bucher
Ricarda es una estudiante que trabaja en SeaTable en el departamento de marketing. Su caballo de batalla es la comunicación visual en Pinterest e Instagram, porque nadie sabe contar historias con buenas fotos como ella.