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Agrupar, clasificar, filtrar

SeaTable ofrece varios métodos para analizar los datos. Filtrar, clasificar y agrupar son las simples herramientas de análisis de SeaTable. Con sólo unos pocos clics, puedes usarlos para reorganizar tus datos y obtener la información que necesitas más fácilmente. Pero simple no significa simple. Utilizados correctamente, especialmente en combinación, los filtros, la clasificación y el agrupamiento ofrecen una amplia gama de opciones de análisis.

El filtrado, la ordenación y la agrupación de las tablas se realiza mediante reglas. Una regla siempre consta de la columna a la que se aplica la regla y una declaración. En el caso de la ordenación y la agrupación, la declaración es la dirección de la ordenación o la agrupación, independientemente del tipo de columna. Una sentencia de filtro tiene otros componentes que dependen del tipo de columna.

¿Suena complicado? Verás que agrupar, clasificar y filtrar SeaTable es pan comido.

Grupo

Con la función de agrupación, se pueden agrupar las entradas de la tabla y determinar estadísticas descriptivas simples como el número de elementos, el total de la columna y el valor medio utilizando las agrupaciones.

La agrupación se realiza utilizando valores idénticos en la columna seleccionada para la agrupación. Por ejemplo, si organiza las tareas de los miembros de su equipo en una tabla, puede utilizar una agrupación para ver las tareas pendientes de cada miembro del equipo utilizando la columna Miembros.

Las agrupaciones anidadas estarán disponibles en la versión 2.1 de SeaTable.

Establezca la agrupación

Con el asistente de agrupación en la vista de tabla, la creación de agrupaciones es rápida y fácil: haga clic en Agrupar en la configuración de la vista, encima de los encabezados de las columnas, y se abrirá el asistente.

En el asistente, se define la columna por la que se quiere agrupar y la dirección de la clasificación. La agrupación se realiza en tiempo real, es decir, los datos se agrupan antes de que se cierre el asistente. Esto le permite ver inmediatamente si ha logrado el resultado deseado y reajustar si es necesario.

Personalizar la agrupación

Para personalizar las reglas de agrupación, abra de nuevo el Asistente de agrupación haciendo clic en el botón de la configuración de la vista. Ahora puede personalizar la regla como lo hizo al establecer la regla de agrupación.

La regla de agrupación se borra haciendo clic en el símbolo de la cruz a la izquierda del nombre de la columna.

Agrupando el comportamiento según el tipo de columna

SeaTable admite la agrupación en todos los tipos de columnas, excepto las de texto formateado, archivo e imagen, así como las de URL, último editor y número automático.

Todas las filas con celdas vacías en la columna de agrupación se agruparán en una agrupación separada (Vacío) al final, independientemente de la dirección de clasificación.

Ordenar

Puede utilizar la función de clasificación para mostrar las entradas no ordenadas en una tabla en una secuencia ordenada.

La regla más simple es ordenar una tabla en orden ascendente o descendente por los valores de una columna. Sin embargo, para los registros de datos de gran tamaño, también se pueden utilizar varias reglas de clasificación. Si se utilizan varias reglas de clasificación, las filas de la tabla se ordenan primero por la primera regla. Las filas con valores idénticos de acuerdo con la primera regla de clasificación se clasifican entonces de acuerdo con la segunda regla.

Establecer la clasificación

El Asistente de clasificación en la vista de tabla de SeaTable hace que la definición de las reglas de clasificación sea fácil. Para abrir el asistente, haga clic en Ordenar en la configuración de la vista que se encuentra encima de los encabezados de las columnas.

En el asistente, se define la columna por la que se va a ordenar y la dirección de ordenación. La clasificación se realiza en tiempo real, es decir, los datos se clasifican antes de cerrar el asistente.

Para configurar una clasificación en dos pasos, haga clic en Agregar clasificación en el asistente. Entonces tienes la opción de definir la segunda columna y la dirección de clasificación. Repita el proceso para los tipos de niveles múltiples.

Ajustando el orden de clasificación

Para ajustar las reglas de clasificación, haga clic de nuevo en Clasificar para abrir el asistente. Al igual que con la configuración de las reglas de clasificación, ahora puedes personalizar la regla o reglas y añadir más reglas.

Se elimina una regla haciendo clic en el icono de la cruz a la izquierda de la regla de clasificación.

Clasificar el comportamiento según el tipo de columna

SeaTable admite la ordenación de todos los tipos de columnas, excepto las de texto formateado, archivos e imágenes, URL y columnas de enlace, creador y último editor.

La clasificación se realiza en las columnas clasificables de acuerdo con los siguientes criterios:

  • Texto y correo electrónico: Lexicografía
  • Número y duración: Numérico
  • Fecha, fecha de creación, fecha de última modificación: Cronológica
  • Selección simple y múltiple: según el orden de las opciones
  • Empleados: Alfabéticamente después de la letra principal del nombre de usuario
  • Fórmula: Lexicográfica o numérica, dependiendo de la fórmula

Las filas con celdas vacías siempre se muestran como últimas filas, independientemente de la dirección de clasificación.

Filtro

Con la función de filtro de SeaTable, puede utilizar reglas de filtro para filtrar entradas específicas de una tabla y mostrar sólo aquellas entradas que cumplan con un criterio o criterios deseados.

Con las reglas de filtrado, la declaración - a diferencia de las reglas de agrupación y clasificación - suele constar de dos componentes:

  • Criterio de filtrado: relación entre la columna filtrada y el valor del filtro (por ejemplo, "es", "contiene", "está vacío")
  • Valor del filtro: El valor a filtrar (por ejemplo, "123", "hecho")

Las reglas de filtrado también se pueden vincular con los dos operadores booleanos AND y OR. Con un enlace AND, sólo se filtran las entradas que cumplen todas las condiciones del enlace. Con el enlace O, puede filtrar las entradas que cumplan al menos una de las condiciones definidas. Con tres o más reglas de filtrado, los operadores AND y OR también pueden ser usados juntos.

Configurar el filtrado

El asistente de filtros facilita la configuración de potentes filtros para sus datos. Un clic en Filtro en la configuración de la vista por encima de los encabezados de las columnas lo abre.

Ahora primero define la columna por la que quieres filtrar. A continuación, especifique el criterio de filtrado. Según el criterio de filtro seleccionado, ahora también debe introducirse el valor de filtro. Para algunos criterios de filtrado, como "está vacío", esto no es necesario por razones lógicas.

Para agregar otra regla de filtro, haz clic en Agregar filtro en el asistente. Ahora puedes definir la segunda regla de filtrado como la primera. Además, también debe definir si las dos reglas de filtrado tienen un enlace Y u O. Para añadir más reglas de filtrado, repita el proceso.

Personalizar el filtrado

Para ajustar las reglas de filtrado definidas, haga clic en Filtro de nuevo. En el asistente que se abre de nuevo, ahora puedes ajustar la(s) regla(s) existente(s) y añadir más reglas.

El comportamiento de los filtros según el tipo de columna

SeaTable admite el filtrado de todos los tipos de columnas, excepto las de texto formateado, archivos e imágenes y las de tipo URL.

Según el tipo de columna, el asistente de filtro muestra diferentes criterios de filtro. Estos son para los diferentes tipos de columnas:

  • Texto: "contiene", "no contiene", "es igual a", "no es igual a", "está vacío", "no está vacío" y "es el ID del usuario conectado
  • Número: "=", "≠", "<'', ''>", "≤", "≥", "está vacío" y "no está vacío".
  • Casilla de verificación: "es igual"
  • Fecha: "es igual a", "está dentro de", "está antes de", "está después de", "está en o antes de", "'está en o después de", "no es igual a", "está vacío" y "no está vacío".
  • Duración: "=", "≠", "<'', ''>", "≤", "≥", "está vacío" y "no está vacío".
  • Una sola opción: "es igual", "no es igual", "es uno de", "no es", "está vacío" y "no está vacío".
  • Selección múltiple: "contiene uno de", "contiene todo de", "no contiene", "es exacto", "está vacío" y "no está vacío"
  • Colaboradores: "incluye uno de", "incluye todos", "no incluye", "es exacto", "está vacío", "no está vacío", e "incluye al usuario actual"
  • Correo electrónico: "contiene", "no contiene", "es igual", "no es igual", "está vacío" y "no está vacío".
  • Enlace: "contiene", "no contiene", "está vacío" y "no está vacío".
  • Creación y última edición: "es igual a", "está dentro de", "está antes de", "está después de", "está en o antes de", "'está en o después de", "no es igual a", "está vacío" y "no está vacío" (idéntico a la fecha)

Las filas con celdas vacías siempre se filtran y por lo tanto no se muestran, a menos que se busque explícitamente "está vacío".

Almacenamiento de ajustes de filtro, clasificación y agrupación

Las evaluaciones que ha realizado utilizando filtros, grupos y clasificación se guardan en la vista actual. Si quieres guardarlos para usarlos en el futuro, dale un nombre a la vista actual y crea una nueva vista.

Para crear una nueva vista, haga clic en el icono del triángulo situado a la izquierda del nombre de la vista actual y, a continuación, haga clic en Añadir vista. A continuación, se le pedirá que nombre la nueva vista. La nueva vista, que se activa automáticamente, no tiene filtros ni agrupaciones establecidas. Puede volver a la antigua vista con sus ajustes de análisis utilizando el icono del triángulo en los ajustes de la vista.

IMPORTANTE: ¡Una vista sólo cambia la forma en que se muestran las entradas de la tabla! La base de datos no cambia. Así que si los registros han desaparecido, no te asustes. Compruebe si está en la vista correcta o si tiene registros ocultos con un filder. Si los datos han desaparecido realmente, puedes restaurarlos.

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