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Formularios web

Los formularios son el medio elegido para permitir a los miembros del equipo y a terceros externos introducir y, si es necesario, modificar datos en las tablas. Se accede a un formulario con un enlace y no es necesario liberar la tabla. Por ello, los formularios son especialmente adecuados para la introducción y edición de datos por parte de un gran número de personas.

Familiarícese con la función de formulario de SeaTable para recoger datos convenientemente a través de formularios web!

Tipos y funcionalidad de los formularios web

SeaTable conoce dos tipos de formularios web:

  • Formulario web clásico: El formulario web clásico es ideal para las encuestas y la introducción estructurada de nuevos datos. Un formulario web clásico no puede utilizarse para modificar los datos existentes. Llamar al enlace del formulario no requiere una cuenta de usuario de SeaTable.
  • Formulario de recogida: Los formularios de recogida facilitan la actualización y ampliación de los datos creados por el equipo. En la representación tabular de un formulario de recogida, sólo se muestran al usuario los registros de datos que éste ha creado. Todos los demás registros de datos permanecen ocultos. A un formulario de recogida sólo puede acceder un miembro del equipo.

En cada base puede crear y almacenar cualquier número de formularios - formularios web y formularios colectivos.

La creación y administración de los formularios tiene lugar en la administración de formularios. Allí se guardan todos los formularios creados. La administración de formularios se abre con un clic en el botón de Formularios Web en la parte superior derecha de la vista de tabla.

Los formularios mostrados en la Gestión de Formularios siempre hacen referencia a una tabla de la Base abierta. Por lo tanto, cuando se trabaja en los formularios, siempre hay que seleccionar primero la tabla y la vista correspondientes.

Forma clásica

Crear la forma clásica

Abra la administración de formularios. La administración de formularios se presenta como una lista vacía si todavía no se ha creado ningún formulario en Base. De lo contrario, los formularios ya existentes se muestran en el diálogo que se abre.

Para crear un nuevo formulario web, haga clic en Crear formulario web en la parte inferior de la Gestión de formularios y, a continuación, seleccione Formulario clásico.

Ahora introduzca el nombre del nuevo formulario web. Este nombre también se mostrará en la gestión del formulario. Por lo tanto, utilice un nombre corto y conciso para poder seguir muchas formas. Por supuesto, también puede ajustar el nombre más tarde en el editor de formularios.

Ahora se abre el editor de formularios web con su vista en dos partes: a la izquierda, se muestra el formulario web en modo de diseño (es decir, con opciones de edición); a la derecha están los ajustes del formulario web. Como verás, a través de estos dos elementos, la personalización del formulario web según tus deseos y necesidades se hace de forma rápida y sencilla.

En el modo de borrador de la izquierda, puede especificar por campo si

  • un campo es un campo obligatorio,
  • un campo recibe una nota complementaria para ser completado,
  • la visualización del campo depende de una condición.

Para los campos de selección simple y múltiple, también puede especificar si los valores se muestran como una lista o como un desplegable.

Puede realizar las siguientes elecciones mediante la configuración del formulario web de la derecha:

  • ¿A qué tabla está vinculada la forma?
  • ¿Qué columnas deben aparecer en el formulario?
  • ¿Debe enviarse una notificación cuando se envía el formulario?
  • ¿Quién puede acceder al formulario?
  • ¿Contiene el formulario una nota introductoria y/o una nota final?
  • ¿Qué mensaje se muestra al participante después de enviar el formulario?
  • ¿A qué sitio web será redirigido el participante después de enviar el formulario?
  • ¿Tiene el formulario un plazo de presentación?

Los campos disponibles en el formulario dependen de la tabla seleccionada mediante la configuración del formulario web. Si cambia la tabla correspondiente a través del campo de selección, los campos disponibles en el modo de diseño y en la configuración se ajustarán automáticamente. Si desactiva una columna a la derecha en los ajustes, se ocultará inmediatamente a la izquierda en el diseño. Los nombres y el orden de los campos se toman directamente de la tabla subyacente. No es posible cambiarlos en el editor de formularios web. Esto debe hacerse en la vista de la tabla.

Para comprobar el aspecto del formulario fuera del modo borrador, haga clic en el botón Página de formulario web de la esquina superior derecha. El formulario se abre entonces en una nueva pestaña, tal y como lo vería un participante.

Antes de enviar el formulario o ponerlo a disposición del público, debería probarlo exhaustivamente.

Puede obtener el enlace web del formulario en el editor de formularios web a través del botón Compartir o a través de la administración del formulario haciendo clic en el icono Compartir. Ahora envíe el enlace a los destinatarios o incrústelo en una página de destino. El acceso al enlace está controlado por los permisos de acceso definidos en las propiedades del formulario.

Formulario de prueba

Las pruebas extensas evitan la frustración de los receptores. Los problemas pueden ser causados por ambigüedades o conflictos en la forma. En el peor de los casos, no se puede presentar un formulario porque no se puede rellenar un campo obligatorio (por ejemplo, si no se definen valores para una sola selección).

Abra el formulario web para hacer la prueba. Desde el editor de formularios web, puede hacerlo haciendo clic en el botón Página de formularios web. Desde la vista de la tabla, primero llame a la administración del formulario y luego haga clic en el nombre del formulario web. En ambos casos el formulario web se abre en una nueva pestaña del navegador.

Los valores introducidos en el formulario se almacenan en la tabla vinculada. No olvide borrar de la tabla los datos de la prueba para la evaluación.

Personalizar el formulario

Puede personalizar los formularios web en cualquier momento utilizando el editor de formularios web. Para volver al Editor, acceda a la Gestión de Formularios, pase el cursor del ratón por encima del nombre del formulario y, a continuación, haga clic en el icono del lápiz situado a la derecha del nombre.

Borrar formulario

Puede eliminar los formularios web en cualquier momento a través de la gestión de formularios. Mueva el puntero del ratón sobre el nombre del formulario y, a continuación, haga clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre.

Formulario de recogida

Crear una forma colectiva

Abra la administración de formularios. La administración de formularios se presenta como una lista vacía si todavía no se ha creado ningún formulario en Base. De lo contrario, los formularios ya existentes se muestran en el diálogo que se abre. Para crear un nuevo formulario colectivo, haga clic en Crear formulario web en la parte inferior de la administración de formularios y seleccione Formulario colectivo.

Ahora introduzca el nombre del nuevo formulario web. Este nombre también se mostrará en la gestión del formulario. Por lo tanto, utilice un nombre corto y conciso para poder seguir muchas formas. Por supuesto, también puede ajustar el nombre más tarde en el editor de formularios.

El editor de formularios colectivos se abre con su vista en dos partes: a la izquierda, el formulario se muestra en una vista previa, a la derecha están los ajustes del formulario colectivo.

A través de los ajustes del formulario en el lado derecho puede seleccionar para cada columna si debe mostrarse en el formulario colectivo. (Las columnas del tipo empleado, fórmula, enlace, creador, último editor, tiempo de creación y tiempo de procesamiento no suelen aparecer de forma colectiva).

Para comprobar el aspecto del formulario, haga clic en el botón "Formulario colectivo" situado en la parte superior derecha. El formulario de recogida se abrirá en una nueva pestaña. Sólo verá las entradas de la tabla que ha creado, es decir, verá la tabla como si alguien le enviara el enlace del formulario.

Puede obtener el enlace web del formulario en el editor de formularios colectivos a través del botón Compartir o a través de la administración del formulario haciendo clic en el icono Compartir. Ahora envíe el enlace a los destinatarios.

Personalizar el formulario de recogida

Puede personalizar los formularios de recogida en cualquier momento utilizando el editor de formularios web. Para volver al Editor, acceda a la Gestión de Formularios, mueva el puntero del ratón sobre el nombre del formulario y, a continuación, haga clic en el icono del lápiz situado a la derecha del nombre.

Eliminar la forma colectiva

Puede eliminar los formularios colectivos en cualquier momento a través de la gestión de formularios. Mueva el puntero del ratón al nombre del formulario y luego haga clic en el icono de la papelera a la derecha del nombre.

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