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Notificaciones

Con la multitud de temas diferentes que aterrizan en tu mesa cada día, puede ocurrir que pierdas la cuenta de todo: Un plazo se olvida, una entrega de datos por parte de un colega se queda sin procesar o se pasa por alto un cambio importante. La función de notificación de SeaTable no evita que se le pase algo por alto, pero se lo recordará antes de que lo haga.

El tema de este post es cómo hacer un seguimiento de sus tareas con la función de notificaciones de SeaTable y cómo utilizarla.

Función de notificación

La función de notificación de SeaTable le permite supervisar automáticamente las tablas, las vistas de las tablas o sólo las columnas individuales. Una vez configurado, garantiza que un grupo de usuarios definido sea informado mediante una notificación cuando se produzca un evento definido. Con una configuración inteligente y previsora de las notificaciones, ya no es necesario el seguimiento manual de una mesa.

Se puede enviar una notificación a una o varias personas. También puedes configurar una notificación que informe a uno o más usuarios, pero no a ti mismo. Sin embargo, el requisito previo es que los usuarios notificados tengan al menos acceso de lectura a la tabla supervisada.

Una notificación es una indicación dentro de SeaTable. Los usuarios son avisados de la presencia de una notificación a través del icono de la campana. No se enviará una notificación al usuario por correo electrónico, a menos que se especifique en la configuración personal.

En una regla de notificación se define qué objeto se supervisa, cuál es el enlace de activación de una notificación, a qué persona o personas se informa y qué contenido tiene la notificación. El objeto supervisado puede ser una tabla o una vista. Puede utilizar la definición detallada de la condición de activación para enfocar la supervisión de forma aún más precisa en columnas individuales.

Crear regla de notificación

Las reglas de notificación se crean y gestionan a través de la gestión de notificaciones. Puede acceder a ella haciendo clic en el icono de tres puntos situado en la parte superior derecha de la vista de la tabla. Si todavía no se ha creado ninguna regla de notificación en una base, la gestión de la notificación se presenta como una lista vacía. Utilice el botón Añadir regla en la parte inferior de la gestión de notificaciones para crear una nueva regla.

El editor de reglas consta de tres bloques:

  • Ajustes básicos
  • Condición de activación
  • Acción

En la configuración básica, se define la tabla que se va a supervisar o la vista correspondiente y se especifica el nombre de la regla de notificación. Utiliza nombres cortos y concisos para poder seguir las numerosas reglas de notificación.

En el bloque Condiciones de activación, se especifica el evento que SeaTable debe buscar y que, cuando se produzca, activará una notificación. SeaTable conoce tres condiciones de activación:

  • Se acerca una fecha en una columna de fecha
  • Se ejecuta un cambio
  • Se realiza un cambio que conduce a un determinado resultado

Para las condiciones de activación relativas a la fecha y al resultado de la modificación, tiene más opciones para especificar la condición de activación.

En el bloque Acciones, se seleccionan los usuarios a los que SeaTable envía una notificación, por un lado, y el contenido de la notificación enviada, por otro. Puede definir los usuarios notificados de forma estática especificando los usuarios pertinentes en el campo Usuarios. Puede definir dinámicamente los usuarios que serán notificados utilizando el segundo campo: Si tiene una o más columnas de empleados en la tabla supervisada, puede especificarlas aquí. Todos los usuarios mencionados en esta columna también recibirán una notificación. Puede combinar estos dos campos. Sin embargo, un usuario siempre recibe una sola notificación, aunque esté anotado estáticamente como destinatario y se le notifique dinámicamente mediante la columna de empleados. En el campo Texto del mensaje, puede introducir un texto individual que contenga la notificación enviada. El campo sólo puede contener texto y no admite HTML.

Una vez que haya definido una regla, simplemente haga clic fuera del editor de reglas y volverá a la gestión de notificaciones.

Puedes crear cualquier número de reglas en una Base.

Gestionar las reglas de notificación

Puedes crear reglas adicionales y modificar o eliminar las existentes en cualquier momento. Todas estas acciones se realizan a través de la gestión de las notificaciones. La gestión de las notificaciones se abre haciendo clic en el icono de tres puntos situado en la esquina superior derecha de la vista de la tabla.

Puede modificar una regla existente haciendo clic en el icono del lápiz situado a la derecha del nombre de la notificación. El editor de la regla de notificación se abrirá de nuevo y podrá editar la notificación.

Eliminar una regla de notificación es igual de fácil: haciendo clic en el icono de la papelera se elimina una regla de notificación. Precaución: No hay ningún aviso de seguridad.

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