Los formularios son el medio elegido para permitir a los miembros del equipo y a terceros externos introducir y, si es necesario, modificar datos en las tablas. Se accede a un formulario con un enlace y no es necesario compartir la tabla. Por ello, los formularios son especialmente adecuados para la introducción y edición de datos por parte de un gran número de personas.
Familiarícese con la función de formularios de SeaTable para recoger cómodamente los datos a través de formularios web.
Tipos y funcionamiento de los formularios web #
SeaTable conoce dos tipos de formularios web:
- Formulario web clásico: El formulario web clásico es ideal para las encuestas y la introducción estructurada de nuevos datos. Con un formulario web clásico no se pueden modificar los datos existentes. Para acceder al enlace del formulario no es necesario tener una cuenta de usuario en SeaTable.
- Forma colectiva: Los formularios colectivos facilitan la actualización y ampliación de los datos creados por el equipo. En la representación tabular de un formulario colectivo, sólo se muestran los registros de datos que el usuario ha creado. Todos los demás registros de datos permanecen ocultos. Un formulario colectivo sólo puede ser convocado por un miembro del equipo.
En cada base puede crear y guardar cualquier número de formularios - formularios web y formularios colectivos.
Los formularios se crean y gestionan en la administración de formularios. Allí se guardan todos los formularios creados. La administración de formularios se abre haciendo clic en el botón de Formularios Web situado en la parte superior derecha de la vista de tabla.
Los formularios mostrados en la administración de formularios siempre hacen referencia a una tabla de la base abierta. Por lo tanto, siempre debe seleccionar primero la tabla y la vista correspondientes cuando trabaje con formularios.
Formulario clásico #
Crear la forma clásica
Abra la administración de formularios. La administración de formularios se presenta como una lista vacía si todavía no se ha creado ningún formulario en la base. De lo contrario, los formularios ya existentes se muestran en el diálogo que se abre.
Para crear un nuevo formulario web, haga clic en Crear formulario web en la parte inferior de la administración de formularios y, a continuación, seleccione Formulario clásico.
Ahora introduzca el nombre del nuevo formulario web. Este nombre también se muestra en la administración del formulario. Por lo tanto, utilice un nombre corto y conciso para poder seguir muchas formas. Por supuesto, también puede cambiar el nombre más tarde en el editor de formularios.
Ahora se abre el editor de formularios web con su vista en dos partes: a la izquierda, se muestra el formulario web en modo borrador (es decir, con opciones de edición); a la derecha están los ajustes del formulario web. Como verá, a través de estos dos elementos, la personalización del formulario web según sus deseos y necesidades se hace de forma rápida y sencilla.
En el modo de borrador del lado izquierdo, puede especificar por campo si
- un campo es un campo obligatorio,
- un campo recibe una nota de finalización suplementaria,
- la visualización del campo depende de una condición.
Para los campos de elección simple y múltiple, también puede especificar si los valores se muestran como una lista o como un desplegable.
Puede realizar las siguientes elecciones mediante la configuración del formulario web de la derecha:
- ¿A qué tabla está vinculado el formulario?
- ¿Qué columnas deben aparecer en el formulario?
- ¿Debe enviarse una notificación cuando se envía el formulario?
- ¿Quién puede acceder al formulario?
- ¿Contiene el formulario una nota introductoria y/o una nota final?
- ¿Qué mensaje se muestra al participante después de enviar el formulario?
- ¿A qué sitio web será redirigido el participante después de enviar el formulario?
- ¿Tiene el formulario un plazo de presentación?
Los campos disponibles en el formulario dependen de la tabla seleccionada mediante la configuración del formulario web. Si modifica la tabla correspondiente a través del campo de selección, los campos disponibles en el modo de diseño y en la configuración se ajustan automáticamente. Si desactiva una columna a la derecha en los ajustes, se oculta inmediatamente a la izquierda en el borrador. Los nombres y el orden de los campos se toman directamente de la tabla subyacente. No es posible cambiarlos en el editor de formularios web. Esto debe hacerse en la vista de la tabla.
Para comprobar el aspecto del formulario fuera del modo borrador, haga clic en el botón de la página del formulario web en la esquina superior derecha. El formulario se abrirá entonces en una nueva pestaña tal y como lo vería un participante.
Antes de enviar el formulario o ponerlo a disposición del público, debe probarlo a fondo.
Puede obtener el enlace web del formulario en el editor de formularios web a través del botón Compartir o a través de la administración del formulario haciendo clic en el icono Compartir. Ahora envíe el enlace a los destinatarios o incrústelo en una página de destino. El acceso al enlace se controla mediante los permisos de acceso definidos en las propiedades del formulario.
Formulario de prueba
Las pruebas exhaustivas evitan la frustración de los destinatarios. Los problemas pueden deberse a ambigüedades o conflictos en el formulario. En el peor de los casos, no se puede enviar un formulario porque no se puede rellenar un campo obligatorio (por ejemplo, si no se definen valores para una sola selección).
Abra el formulario web para probarlo. Desde el editor de formularios web, esto se hace a través del botón de página de formulario web. Desde la vista de tabla, primero llame a la administración de formularios y luego haga clic en el nombre del formulario web. En ambos casos, el formulario web se abre en una nueva pestaña del navegador.
Los valores introducidos en el formulario se guardan en la tabla vinculada. No olvide borrar de la tabla los datos de la prueba para la evaluación.
Personalizar el formulario
Puede personalizar los formularios web en cualquier momento utilizando el editor de formularios web. Para volver al editor, llame a la administración de formularios, mueva el puntero del ratón sobre el nombre del formulario y luego haga clic en el icono del lápiz a la derecha del nombre.
Borrar formulario
Puede eliminar los formularios web en cualquier momento a través de la administración de formularios. Mueva el puntero del ratón al nombre del formulario y luego haga clic en el icono de la papelera a la derecha del nombre.
Formulario de recogida #
Crear una forma colectiva
Abra la administración de formularios. La administración de formularios se presenta como una lista vacía si todavía no se ha creado ningún formulario en la base. De lo contrario, los formularios ya existentes se muestran en el diálogo que se abre. Para crear un nuevo formulario colectivo, haga clic en Crear formulario web en la parte inferior de la administración de formularios y seleccione Formulario colectivo.
Ahora introduzca el nombre del nuevo formulario web. Este nombre también se muestra en la administración del formulario. Por lo tanto, utilice un nombre corto y conciso para poder seguir muchas formas. Por supuesto, también puede adaptar el nombre posteriormente en el editor de formularios.
A continuación, se abre el editor de formularios colectivos con su vista en dos partes: a la izquierda, se muestra el formulario en una vista previa, a la derecha están los ajustes del formulario colectivo.
A través de los ajustes del formulario de la derecha, puede seleccionar para cada columna si debe mostrarse en el formulario colectivo. (Las columnas del tipo empleado, fórmula, enlace, creador, último editor, tiempo de creación y tiempo de procesamiento no suelen aparecer de forma colectiva).
Para comprobar el aspecto del formulario, haga clic en el botón "Formulario colectivo" situado en la parte superior derecha. El formulario colectivo se abre entonces en una nueva pestaña. Sólo verá las entradas de la tabla que ha creado, es decir, verá la tabla como si alguien le enviara el enlace del formulario.
Puede obtener el enlace web del formulario en el editor de formularios colectivos a través del botón Compartir o a través de la administración del formulario haciendo clic en el icono Compartir. Ahora envíe el enlace a los destinatarios.
Adaptar el formulario de recogida
Puede personalizar los formularios colectivos en cualquier momento utilizando el editor de formularios web. Para volver al editor, llame a la administración de formularios, mueva el puntero del ratón al nombre del formulario y luego haga clic en el icono del lápiz a la derecha del nombre.
Eliminar la forma colectiva
Puede eliminar los formularios colectivos en cualquier momento a través de la administración de formularios. Mueva el puntero del ratón al nombre del formulario y luego haga clic en el icono de la papelera a la derecha del nombre.
