Gestión de la flota con SeaTable

Gestione su propia flota con una plantilla inteligente

La gestión de una flota de vehículos es una tarea versátil y responsable para las empresas y los autónomos. Con una plantilla para la gestión de su flota, los vehículos y su uso pueden planificarse con precisión. A continuación, le explicamos cómo puede gestionar las reservas, las devoluciones, las reparaciones y las fechas de inspección de forma cómoda y sin complicaciones.

¿Qué es exactamente la gestión de flotas?

Toda empresa que posea vehículos de empresa debe tener un buen sistema de gestión de los mismos, independientemente de que los vehículos se utilicen para el transporte de mercancías o de que se destinen al transporte de personas en viajes de negocios. La gestión de flotas incluye la organización completa de la flota de vehículos propios de una empresa, pero también garantizar la eficiencia económica del transporte de mercancías o de pasajeros.

Lagestión de la flota permite asegurar y mantener las operaciones. Para ello, los vehículos existentes deben ser mantenidos, reparados y revisados. Además, la flota debe gestionarse de forma eficiente en términos de costes. Para los viajes cortos, por ejemplo, los vehículos eléctricos también pueden utilizarse para conservar los recursos y el medio ambiente.

Tareas de gestión de flotas

La gestión de la flota puede variar en tamaño e intensidad. Esto depende totalmente de la finalidad para la que se integran los vehículos en la empresa. Las empresas de transporte, o las empresas que dependen de los vehículos para su actividad diaria, organizarán sin duda su planificación de la flota de forma algo diferente a las empresas que sólo necesitan su flota para sus empleados y viajes de negocios.

La gestión de la flota tiene la tarea de hacer que todos los procesos relacionados con los vehículos sean lo más eficientes y rentables posible. Esto se refiere a los costes de adquisición, los costes de funcionamiento, pero también a los trabajos de mantenimiento y las reparaciones. Lo que se ahorra aquí se puede utilizar de forma sensata en otros lugares.

También es importante tener en cuenta el medio ambiente y la sostenibilidad a la hora de planificar una flota. Para las empresas, estos temas son más importantes que nunca. La movilidad eléctrica y la reducción de las emisiones de CO₂ son temas que tienen una alta prioridad en la opinión pública debido al discurso social y también político y crean una expectativa entre los clientes. En vista del giro de la movilidad, la planificación de los vehículos eléctricos en la flota no es sólo un aspecto financiero, sino también estratégico.

Sin embargo, la asignación y el suministro de vehículos sin problemas y sin complicaciones es también una tarea importante. Para ello, se pueden utilizar sistemas de reserva digitales que faciliten la reserva y documenten completamente el proceso.

Aspectos importantes de la gestión de flotas

  • Entrega de vehículos
  • Reserva y distribución de vehículos
  • Puesta en marcha y seguimiento de las reparaciones e inspecciones
  • Gestión y evaluación de las necesidades de los vehículos
  • Seguir las directrices estratégicas

Sistemas de gestión de flotas

Existen diferentes soluciones para gestionar una flota de vehículos. La solución informática debe cumplir varios requisitos: Por un lado, debe ser flexible y, por tanto, aplicable a una amplia gama de escenarios. También debe ser capaz de recoger diferentes tipos de datos sin dejar de ser fácil de usar.

Dependiendo del tamaño de la empresa, los requisitos de dicho software son diferentes; en este caso, la flexibilidad del software es especialmente importante para que pueda adaptarse a las necesidades de la empresa. Las grandes empresas, por ejemplo, pueden recurrir a soluciones industriales específicas, pero éstas suelen ser caras. Sin embargo, las empresas más pequeñas y las empresas tradicionales que sólo tienen una pequeña flota de vehículos no tienen que incurrir en el gasto de un costoso sistema de gestión de flotas.

SeaTable es el más adecuado para la gestión y organización de pequeñas flotas, como en los negocios artesanales o las pequeñas empresas que tienen empleados en el campo. A continuación le explicamos cómo puede utilizar eficazmente nuestra plantilla SeaTable para la gestión de su flota.

Gestione su flota con SeaTable

Haga un seguimiento de toda su flota. Con nuestro Plantilla de gestión de flotas puede catalogar sus vehículos y ponerlos a disposición de sus empleados para que los reserven. Documente las entregas y devoluciones, así como las reparaciones y las citas de sus vehículos.

En el primer paso, recopile una visión general de su flota: Puede introducir cualquier información que sea importante para usted. Con diferentes tipos de columnas, puede crear su propia vista de su flota. Para ello, hemos almacenado imágenes que se muestran directamente en el complemento de la galería. Añada más datos para describir sus vehículos, como la marca, el color, la unidad y el kilometraje.

Resumen del parque de vehículos de su flota

Resumen del parque de vehículos de su flota

Establezca aquí toda la información que necesita en su actividad diaria y cree su propio catálogo.

Gestionar las reservas y los alquileres

Gestione todas las reservas de sus vehículos en una sola tabla. Los interesados y los empleados utilizan un formulario web para la reserva, que se basa en las columnas de esta tabla. Allí se introducen los datos de contacto, se selecciona el vehículo deseado y se especifica el periodo de alquiler o de uso; tras el envío, la solicitud aparece inmediatamente en su tabla y puede tramitarla.

Consultas de vehículos para su flota a través del formulario web

Hay varias tablas vinculadas a la tabla de Alquileres para reflejar los datos. Cada solicitud puede ser asignada a un empleado existente y al vehículo deseado. A continuación, se comprueba si el vehículo puede utilizarse en el momento solicitado o si ya está asignado durante el periodo.

Utilice el plugin de línea de tiempo para esto: Todas las solicitudes con el período de tiempo deseado se muestran aquí. Si hay reservas dobles, como en nuestro ejemplo de la imagen, puede rechazar la solicitud que llegó más tarde.
Vehículos reservados en su flota

Tras la comprobación, se puede cambiar el estado de la solicitud con un simple clic. Con la columna de botones, SeaTable permite automatizar determinados procesos y activarlos con un solo clic. Esto le permite seguir procesando fácilmente las solicitudes.

El rechazo o la confirmación de la reserva de un vehículo también está totalmente automatizado con un solo clic. En nuestra plantilla de gestión de flotas, puede confirmar las solicitudes si no hay doble reserva o rechazarlas. A continuación, se envía un correo electrónico preestablecido al solicitante con la información correspondiente.

Vigilar el mantenimiento

Dado que el estado de todos los vehículos debe quedar estrictamente registrado en el momento de la entrega, los registros de entrega son esenciales. Los daños u otros signos de desgaste pueden registrarse directamente. De nuevo, se utiliza un formulario web para este fin, que aparece directamente en la tabla tras su envío. Si es necesario realizar una reparación, el progreso de la misma puede documentarse en la tabla "Reparaciones".

Para que todos los vehículos estén en condiciones de circular, hay que cumplir con las citas, como las inspecciones y los cambios de neumáticos, con regularidad. La inspección general, que debe realizarse cada dos años, también es obligatoria para que los vehículos de su flota puedan seguir participando con seguridad en el tráfico.

Las fechas importantes ya están marcadas en la tabla. A través de las reglas de notificación, que se activan automáticamente por una norma, los responsables implicados son informados a tiempo de las próximas citas. Para que no tenga que mirar el calendario todos los días, SeaTable le envía automáticamente todo lo importante en el momento adecuado.

Utilice SeaTable para su flota

SeaTable ofrece una gestión sencilla e intuitiva de su flota y de las solicitudes de reserva entrantes. Esto significa que siempre tendrá una visión general de qué vehículos están disponibles en cada momento y del estado de su flota. Pruebe SeaTable y nuestra plantilla de gestión de flotas hoy mismo y conozca SeaTable con su flexible aplicabilidad.

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Tanja Ott
Tanja es una estudiante que trabaja en SeaTable en el departamento de marketing. Sabe como nadie escribir textos atractivos y crear imágenes en tu cabeza. Le encanta el buen café y le apasiona la música.