Presentar y gestionar las bajas por enfermedad con el formulario web de SeaTable

Cómo hacer un seguimiento de las bajas por enfermedad de su equipo

En las empresas ocurre una y otra vez que los empleados tienen que llamar a la puerta para decir que están enfermos, y eso no desaparece. Especialmente en tiempos de epidemia de gripe, la escasez de personal se produce rápidamente cuando se enferman muchos al mismo tiempo. Afortunadamente, esta situación ha mejorado mucho gracias a las estrictas medidas de higiene, ya que ahora es mucho más probable que los empleados con síntomas de enfermedad se queden en casa y protejan así a sus compañeros.

A pesar de todo, es necesario un sistema sensato para registrar los partes de enfermedad y, por tanto, vigilar los niveles de enfermedad de sus empleados. SeaTable puede aplicarse excelentemente como software en este caso de uso debido a su flexibilidad y facilidad de uso.

Normas para la notificación fluida de las bajas por enfermedad

La notificación de la enfermedad por parte de los trabajadores está sujeta a las normas que éstos deben seguir a la hora de informar. La notificación de la enfermedad de un empleado es siempre necesaria porque éste debe demostrar que no puede realizar su trabajo diario. La notificación debe realizarse lo antes posible desde el momento en que el trabajador sabe que no podrá trabajar debido a la enfermedad.

La forma exacta en que los empleados deben avisar de que están enfermos suele ser una cuestión que debe aclararse directamente con sus superiores y no está regulada por la ley. Ya sea una llamada telefónica, un correo electrónico o una notificación personal, las tres formas son suficientes para avisar de que se está enfermo. Incluso está permitido pedir a un tercero, como un colega, que llame para decir que está enfermo.

El aviso de enfermedad es diferente de la baja por enfermedad. Una nota de enfermedad es simplemente una notificación al empleador de que no es posible presentarse al trabajo debido a una enfermedad. El parte de enfermedad debe ser siempre confirmado por un médico, es decir, en papel, y registra al enfermo como tal durante un periodo de tiempo determinado. Existe una normativa legal al respecto: hay que presentar un parte de enfermedad del médico a más tardar a partir del cuarto día de enfermedad. Hasta los tres días, inclusive, no es necesario el parte de enfermedad, salvo que se estipule lo contrario en el contrato.

Un buen ambiente de trabajo te hace saludable

Un estudio realizado por el Instituto Científico de la AOK reveló que la satisfacción laboral también está relacionada con el número de días de ausencia del trabajo. Según el estudio, los empleados satisfechos con su trabajo se ausentaban unos 9,4 días al año, mientras que los insatisfechos se ausentaban unos 19,6 días al año, una cifra considerable que demuestra que la insatisfacción en el trabajo tiene un impacto negativo en la salud.

Por ello, un ambiente de trabajo positivo y un buen estado de ánimo en el lugar de trabajo son muy importantes para sus empleados y, por tanto, también para su éxito. Porque cuanto más a menudo se ausentan sus empleados, más se resiente la productividad y menos proyectos y objetivos pueden alcanzarse. Esto perjudica a la empresa a largo plazo. Si hay conspicuidades con algunos empleados, una solución sería buscar una conversación y averiguar las razones de las frecuentes ausencias. Si un empleado está muy insatisfecho, puede solucionarse cambiando de puesto de trabajo u otras tareas.

Para que sus empleados envíen sus notas de enfermedad de forma rápida y sin complicaciones, es necesario un software potente pero sencillo. SeaTable es ideal para recopilar las notas de enfermedad y las bajas por enfermedad de sus empleados, llevar un control de los niveles actuales de bajas por enfermedad y comprobar si los días de enfermedad de sus empleados presentan anomalías. Hemos confeccionado una plantilla y explicamos a continuación cómo proporcionar a sus empleados una solución digital para las bajas por enfermedad.

Haga clic aquí para ir directamente a la plantilla

Presentar la baja por enfermedad con el formulario web

Nuestra plantilla SeaTable utiliza una potente función que facilitará la presentación de notas de enfermedad y formularios de baja por enfermedad: El formulario web. Es el núcleo de esta plantilla y garantiza que su personal pueda informarle de que no estará en el trabajo por enfermedad con sólo unos clics. Permite al personal y a los supervisores gestionar internamente las notas de enfermedad y reaccionar rápidamente ante una ausencia.

Con la gestión de los avisos de enfermedad en un punto central de recogida, se ahorra varios pasos: El envío de avisos de enfermedad y certificados a través del formulario web ahorra los correos electrónicos y el almacenamiento manual de los avisos de enfermedad en el sistema. En lugar de tener que almacenar manualmente las notificaciones de enfermedad en SAP, el calendario semanal y otros lugares, todo puede recogerse, almacenarse y gestionarse en un solo lugar.

Un resumen rápido de todas las notificaciones de enfermedad

Esta tabla es la base de su formulario web. Casi todas las columnas se pueden asignar en el formulario web para solicitar información. Aquí se solicitan datos esenciales como el nombre, el número de personal y la duración de la ausencia, así como una nota de enfermedad, si se dispone de ella. Sus empleados rellenan estas preguntas con los datos y pueden enviarlas con un solo clic. Todos los datos aparecen inmediatamente en Base y pueden ser procesados por usted.

Con la columna del creador, sus empleados se almacenan automáticamente en la tabla como creadores con su ID de usuario. No es necesario introducir la identidad por separado. Esto es útil para los análisis posteriores y proporciona una mejor visión de conjunto. El formulario web puede diseñarse libremente, usted decide qué columnas deben mostrarse a sus empleados. Usted también decide qué información es obligatoria y debe introducirse.

Hemos incorporado una columna de condiciones en el formulario. Esto significa que esta columna está vinculada a una condición y sólo aparece si esta condición se cumple. En nuestro caso, la columna en la que el empleado puede cargar un certificado sólo se abre si responde "Sí" en el campo anterior a la pregunta de si dispone de un certificado del médico.

El formulario web es de uso flexible. Puede compartir el enlace al formulario directamente con su personal o integrarlo en su portal de personal. También puede utilizar el código QR ya creado y ofrecerlo como alternativa de acceso móvil para sus empleados. El formulario puede rellenarse sin problemas tanto en ordenadores como en teléfonos inteligentes y tabletas.

Si quiere mantener un control absoluto sobre todos sus datos, también puede alojar su SeaTable Cloud en su propio servidor. De este modo, sus datos tienen el máximo nivel de seguridad y le pertenecen sólo a usted. Pero incluso sin su propio alojamiento, todos sus datos se mantienen seguros y cumplen con el Reglamento Europeo de Protección de Datos, en la empresa suiza Exoscale.

Perfil del empleado, incluyendo los días de ausencia

La tabla está vinculada a una segunda tabla, concretamente a un directorio de personal. Allí se crea cada empleado para recoger los días de ausencia y registrar información básica importante, como el equipo y el supervisor asociados. Con una simple asignación de los mensajes entrantes a los empleados, todos los días de enfermedad se calculan correctamente y se crea un perfil informativo del empleado.

El perfil del empleado contiene todas las notificaciones de enfermedad

Al vincular las dos tablas, la asignación se realiza fácilmente mediante un campo de búsqueda con las opciones de selección. Una vez asignada, la primera tabla muestra directamente el supervisor del empleado que ha dado parte de baja y también su dirección de correo electrónico, necesaria para enviar el mensaje. Al vincular las dos tablas, se pueden ahorrar varios pasos de trabajo, ya que los datos ya no tienen que ser transferidos manualmente.

Informar al equipo directamente por correo electrónico

Las notificaciones de enfermedad de los compañeros de equipo a veces pueden dar un vuelco a la rutina diaria de trabajo. Una sola ausencia puede retrasar todo un proyecto si no hay otros empleados trabajando en él. Hemos integrado la columna de botones en nuestra plantilla para que una nota de enfermedad pueda ser remitida rápidamente al supervisor y, por tanto, al equipo.

Con este tipo de columna, se pueden incorporar varias acciones en la base, que se activan con un clic en el botón. Por ejemplo, se pueden iniciar scripts, modificar o copiar filas, abrir una URL o enviar un correo electrónico. El envío de correos electrónicos es una función muy potente que puede ahorrar muchos pasos manuales si se configura correctamente.

Für das Versenden von E-Mails müssen Sie Ihr E-Mail Konto in Ihre Base integrieren, diese wird dann als Absender der Mails genutzt. Wie Sie E-Mail Konten einbinden, erfahren Sie meistens bei Ihrem E-Mail Anbieter. Sie können dann in der Spalte den Betreff und den Inhalt der E-Mail formulieren. Mit Nasenklammern und dem Namen einer Spalte können Sie die Inhalte aus Spalten direkt zitieren: Statt {Supervisor} erscheint dann zum Beispiel Max Mustermann, der in der Zeile als Vorgesetzter hinterlegt ist.

Mit den Nasenklammern tragen Sie essentielle Informationen ein, die Ihre Mitarbeiter bei Krankmeldung eingereicht haben, wie etwa den 1. Tag der Abwesenheit sowie das voraussichtliche Enddatum. Die Klammern benutzen Sie ebenfalls für die Festlegung der E-Mail Adressen im Empfänger-Feld: Mit {Email} wird immer jeweils die Mail-Adresse aus der jeweiligen Zeile als Empfänger eingesetzt.

Ahora, cada vez que aparece una nueva nota de enfermedad en el sistema, puede enviar un correo electrónico a su supervisor con un solo clic, que se determina automáticamente después de que la nota de enfermedad se haya asignado al perfil correcto del empleado. De este modo, la información sobre la ausencia llega directamente al equipo y se puede encontrar un sustituto o redistribuir el trabajo.

Notificaciones automáticas para una tramitación más rápida

Las reglas de notificación de SeaTable le permiten establecer notificaciones automáticas cuando se recibe una nueva nota de enfermedad en el sistema. Puede establecer que cualquier empleado reciba estas notificaciones y se encargue de gestionarlas. La activación automática de la regla de notificación facilita mucho la administración y acelera el proceso. Ya no se pierde ninguna notificación de enfermedad.

Si los empleados se ausentan con mucha frecuencia, puede establecer una regla que le informe cuando se alcance una determinada cantidad X. Por ejemplo, si un empleado ha alcanzado la marca de 50 días de ausencia, puede establecer una notificación automática para este caso y comprobarlo personalmente. Es posible que el empleado tenga una enfermedad grave o esté muy descontento.

Plugin de calendario para una mejor visión de conjunto

Con el complemento de calendario, usted crea una visión clara de los días de ausencia de sus empleados. Puede crear de forma flexible una vista diaria, semanal, mensual o anual en la que se muestren todas las notificaciones de enfermedad. En la semana actual, por ejemplo, puede ver inmediatamente cuántos empleados están ausentes esta semana. ¿Hay alguna? ¡Muy bien! ¿Hay varios? Entonces hay que pasar a la acción.

Nuestra plantilla es adecuada para empresas de cualquier tamaño - también puede crear múltiples vistas que se ocupen de las bajas por enfermedad de sus empleados en secciones alfabéticas si tiene un número particularmente grande de empleados. SeaTable ofrece posibilidades casi infinitas en el diseño e implementación de sus procesos - como a medida puede ser nuestro software la solución para su negocio. Pruébalo y regístrate gratis.

Tanja Ott
Tanja es una estudiante que trabaja en SeaTable en el departamento de marketing. Sabe como nadie escribir textos atractivos y crear imágenes en tu cabeza. Le encanta el buen café y le apasiona la música.