Die Weiterbildung ist heute im Beruf eines der wichtigsten Dinge, wenn es um Persönlichkeitsentwicklung und Berufsqualifikationen geht. Als Arbeitgeber ist es wichtig, seine Mitarbeiter mit Workshops zu fördern und ihnen Angebote zur Weiterentwicklung zu bieten, denn das zählt bei vielen Arbeitnehmern heute zu einem attraktiven Job dazu. Workshops zu verwalten, ist aber manchmal eine Mammutaufgabe und erfordert einen hohen Organisationsaufwand. SeaTable greift Ihnen hier unter die Arme.
Warum interne Workshops wichtig sind
Da Mitarbeiter auch oft eine der wichtigsten Ressourcen für Unternehmen sind, liegt es im Interesse der Unternehmen, diese Ressourcen zu fördern und dadurch noch wertvoller zu machen. Weiterbildungen können demnach als nachhaltige Investitionen in das Unternehmen betrachtet werden. Denn das neue Wissen, das sich Ihre Mitarbeiter aneignen, kommt nicht nur ihnen, sondern auch dem ganzen Unternehmen zu Gute.
Auch tragen Weiterbildungen zum Change- und Prozessmanagement bei – entweder mit gezielten Seminaren zu Lean Management oder generell, wenn durch den Einsatz verschiedenster Workshops die Workflows verbessert und effizienter gemacht werden. Wenn große, strukturelle Veränderungen anstehen, können diese Maßnahmen dabei helfen, diese den Mitarbeitern Stück für Stück näher zu bringen. Dabei können entweder Workshops intern geführt werden, oder Sie holen externe Experten hinzu. Bekannte Weiterbildungsinstitutionen sind etwa die Haufe Akademie oder die Internationale DAAD Akademie, die beide hochwertige Weiterbildungsseminare anbieten.
Verbessern Sie Ihre Unternehmensressourcen
Natürlich besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter sich nach den Qualifikationen bei anderen Unternehmen bewerben und die Weiterbildung dem ursprünglichen Arbeitgeber nun nicht mehr zu Nutzen kommt. Allerdings tragen Weiterbildungen und die Möglichkeit, diese zu nutzen, dazu bei, dass die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigt.
Sie fühlen sich ernst genommen und sehen es als positives Signal, wenn der Arbeitgeber ihre Bedürfnisse und Wünsche ernst nimmt und ihnen die Möglichkeit bietet, sich weiterzubilden. Das stärkt die Mitarbeiterbindung zum Unternehmen und hat in der langfristigen Sicht auch zur Folge, dass sich die Fluktuation reduziert und weniger neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen.
Workshops: Ein Must-Have für attraktive Arbeitgeber
Für die Mitarbeiter haben Weiterbildungen natürlich auch einige Vorteile. Zum einen erweitern Arbeitnehmer so ihr Qualifikationsprofil und erlernen wichtige neue Skills, die sie im Arbeitsalltag einsetzen können. Das wertet sie als Ressource auf und macht sie zu einem wertvollen Mitglied des Unternehmens, das in seiner individuellen Position unverzichtbar für den Chef wird.
Zum anderen entwickeln Mitarbeiter dadurch bessere Aufstiegschancen im Unternehmen, da neue Kompetenzen das Aufgabenfeld erweitern können. Dadurch steigen auch die Chancen auf ein höheres Gehalt, denn je besser die Qualifikationen, desto eher wird eine attraktivere Gehaltsstufe greifbar. Und zu guter Letzt sind Weiterbildungen auch eine spannende Herausforderung für Arbeitnehmer, gerade wenn sich beruflich keine neuen Wege und Optionen ergeben.
Das Planen, Organisieren und Managen von Workshops kann in größeren Unternehmensstrukturen schnell unübersichtlich werden. Es gilt eine Menge an unterschiedlichen Daten zu sammeln und zu verwalten. Dafür ist es sinnvoll, in gute Lösungen zu investieren, die die Arbeit auf ein Minimum an Aufwand reduzieren können. Hier setzt SeaTable an: Als leistungsfähige Software mit hochflexiblen und praktischen Funktionen ist SeaTable ein ideales Tool für die Organisation und Verwaltung von Workshops.
Workshops managen: Mit SeaTable ein Klacks
Mit SeaTable haben Sie Ihre Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen immer im Blick und haben alle Informationen an einem zentralen Datensammelpunkt. Sie managen nicht nur Ihre Workshops, sondern auch die Coaches sowie Teilnehmer und das Feedback zu einzelnen Weiterbildungsmaßnahmen. SeaTable ermöglicht die übergeordnete Verwaltung rund um die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter in einer zentralen Datenbank und bietet die besten Voraussetzungen für eine strukturierte Datenaufbereitung.
Unser gebautes Template beinhaltet verschiedene wichtige Datensammelpunkte, die ein rundes Workshop-Managementsystem ergeben. Mit vier verschiedenen Tabellen sind in einer Base die wichtigsten Bereiche abgedeckt.
1) Die Basis: Workshops mit allen Informationen
In der ersten Base werden alle Workshops, die in Ihrem Unternehmen stattfinden, gesammelt und mit allen wichtigen Informationen eingetragen. Die Verknüpfung von anderen Tabellen lässt hierbei die direkte Zuordnung zu einem Coach zu. Mit unterschiedlichen Kategorisierungen im Themenbereich und den erwerbbaren Qualifikationen können die Daten je nach Bedarf sortiert werden.
Die Termine der Kurse können mit dem Calendar Plugin visuell dargestellt werden und ermöglichen in der Monats-Ansicht einen schnellen und klaren Überblick über die Termine. Detaillierter wird es mit der Wochen-, Tages- und Agenda-Ansicht, die eine genauere Betrachtung mit mehr Informationen zulassen. Ein weiteres Plus: Das Map-Plugin erkennt Adressen in Textfeldern automatisch und zeigt diese auf einer Karte an. Damit wissen Teilnehmer direkt, wo ein Workshop stattfinden wird und ob eine längere Anfahrt nötig wird.
Kursdokumente können direkt in die Base hochgeladen werden. Da SeaTable auch eine Datenbank ist, fällt durch diese smarte Spaltenfunktion das manuelle Teilen von Kursdokumenten per Email oder Ordnerablage komplett weg. Noch besser: Es existiert immer nur eine offizielle Variante, die in der Base ständig aktualisiert zur Verfügung gestellt wird.
2) Coaches verwalten und informieren
Die Tabelle Coaches enthält alle Informationen zu den Trainern, die die Workshops mit Ihren Mitarbeitern durchführen. Dort sind etwa alle Kontaktdaten, Portraitbilder sowie der Bildungsabschluss und die besonderen Spezifikationen der Coaches hinterlegt. Durch eine verknüpfte Spalte werden die zugehörigen Workshops angezeigt und die Mitarbeiter, die daran teilnehmen.
Nicht nur für den Personalbereich ist eine Informationssammlung wichtig. Durch die Share-Funktion können individuelle Ansichten für die einzelnen Trainer bereitgestellt werden, die nur die Informationen beinhalten, die sie auch sehen sollen. Gehört eine Person nicht zu Ihrem Unternehmen, so kann mittels externer Linkfreigabe ein spezieller View an eine Person freigegeben werden. So kann etwa ein Coach die Teilnehmer für seine Workshops sehen, aber durch eine bewusste Ausblendung des Feedbacks erscheint diese Spalte nicht.
Mit manuell erteilten Berechtigungen können Sie bestimmen, wer in der Base Einträge ändern oder löschen kann und verhindern damit eine Manipulation der Daten durch Unberechtigte. Mit dem Page Design Plugin ist es außerdem möglich, mit den enthaltenen Daten der Tabelle ein Trainerprofil zu erstellen und dies im PDF-Format abzuspeichern. Mit wenigen Klicks haben Sie so ein Informationssheet für Ihre Mitarbeiter.
3) Anmelden mit integriertem Webformular
Die Tabelle Participants sammelt alle Anmeldungen von Ihren Mitarbeitern. Dafür wird ein Webformular genutzt, das in SeaTable mit den eingetragenen Spalten der Tabelle erstellt werden kann. Das Webformular ist ein sehr starkes Tool, um Daten unkompliziert und ohne Aufwand zu sammeln und auszuwerten. Wir haben an dieser Stelle bereits ein Formular erstellt, das alle Informationen zur Anmeldung beinhaltet. Damit können sich Ihre Mitarbeiter eigenständig für Workshops anmelden und sind direkt nach der Übermittlung des Formulars bereits im System als Teilnehmer hinterlegt. Praktisch: Die verknüpfte Spalte Workshops stammt aus der 1. Tabelle Workshops und überträgt damit gleichzeitig die Teilnehmer in die 1. Tabelle.
4) Urkunden und Zertifikate automatisch erstellen
Viel Aufwand wird außerdem mit dem Page Design Plugin bei der Erstellung von Teilnahmezertifikaten erspart. Das Plugin arbeitet mit den eingetragenen Informationen in der Tabelle und kann mit ihnen und zusätzlich eingefügten Informationen ganz individuell für die Erstellung von Dateien eingesetzt werden. In unserem Fall haben wir ein Teilnahmezertifikat erstellt, das den Teilnehmern den Workshop und die gelernten Fähigkeiten bescheinigt. Mit dem Page Design Plugin können auf diese Weise nahezu vollautomatisch personalisierte Dokumente erstellt werden, die im PDF-Format gespeichert werden können. Damit ergeben sich viele Möglichkeiten, die eingetragenen Informationen nicht nur zur eigenen Verwertung zu nutzen sondern auch öffentlich zugängliche Informationssheets zu gestalten.
5) Feedback im Nachgang einsammeln
Was wären Weiterbildungsmaßnahmen ohne entsprechendes Feedback zur Evaluation der Kurse? Dafür haben wir eine vierte Base erstellt, in der es um die Abfrage von Feedback geht. Hier wird ebenfalls mit einem Webformular gearbeitet, in dem die Teilnehmenden ihren Workshop und Coach mit einem Sternesystem und Freitextfeldern bewerten können. Das Feedback wird in dieser Tabelle gesammelt und kann für die Weiterentwicklung der Workshops genutzt werden.
Wenn es Auffälligkeiten bei einem Kurs gibt, so kann dadurch etwa eine Änderung des Aufbaus oder der Austausch eines Trainers initiiert werden. Da es bei den Weiterbildungsmaßnahmen um Ihre Mitarbeiter geht, ist es umso wichtiger, diese auch anzuhören. Kommt etwa oft das Feedback, dass Themen oder Tipps gefehlt haben, so könnte das ein Hinweis darauf sein, einen neuen Workshop ins Leben zu rufen, der sich genau darauf konzentriert und so die Bedürfnislücke Ihrer Belegschaft schließt.
Mit SeaTable können Sie also jeden Vorgang rund um die Workshop-Planung sinnvoll abbilden und verwalten. Im Vordergrund steht dabei immer die größtmögliche Effizienz für Sie, Ihre Mitarbeiter und andere Beteilige. Denkbar sind auch noch weitere Tabellen und Einträge, je nach dem Stand Ihres Unternehmens. Sind Sie etwa noch in der generellen Planung von Weiterbildungsmaßnahmen und möchten die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Mitarbeiter abfragen, kann das ebenfalls per Webformular in Form einer Ideensammlung erfolgen.
Auch weitere To-Do’s, die mit der Planung in Verbindung stehen, wie etwa Lokalitäten organisieren, Materialien bestellen oder Transportmittel besorgen, können mit SeaTable problemlos in dieser Base mit eingebracht werden. Den Möglichkeiten sind mit den Funktionen der SeaTable-Spaltentypen hier kaum Grenzen gesetzt.
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