Con SeaTable a la contabilidad óptima de las cuentas por cobrar

Hay que comprobar los pagos recibidos, recordar a los clientes los pagos y, a veces, incluso está la parte que toda empresa quiere evitar: el proceso de reclamación. Esto puede convertirse en un verdadero reto para muchas empresas. Rápidamente te pierdes en tu propio caos y nadie en tu empresa sabe aún cuándo y si una factura fue pagada. Al final, la liquidez de su propia empresa se resiente. Sin embargo, ¡no hay que dejar que llegue tan lejos!

Con SeaTable tendrá por fin todas las facturas o cuentas por cobrar de sus clientes de un vistazo y sabrá exactamente el estado de cada una de ellas. SeaTable permite a su departamento de cuentas por cobrar gestionar las cuentas por cobrar de forma óptima y eficiente. Además, la información puede intercambiarse fácilmente entre los distintos departamentos de su empresa. Para que todos puedan trabajar con la misma y correcta información y usted como empresario pueda volver a dormir más tranquilo.

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¿Qué es la contabilidad de cuentas por cobrar?

La contabilidad de las cuentas por cobrar forma parte de la contabilidad financiera. En la contabilidad de las cuentas por cobrar, se registran todas las transacciones comerciales relativas a los propios clientes de la empresa. En principio, aquí se registran y gestionan todos los créditos de los clientes. Normalmente son el resultado de la venta de bienes y servicios de la propia empresa. Por lo tanto, los deudores son siempre deudores que tienen que liquidar las cuentas por cobrar de las entregas y los servicios. En pocas palabras, los deudores muestran cuánto dinero le deben todavía sus clientes y se aseguran de que estas deudas se paguen. Al final, el deudor individual debería poder registrar un ingreso positivo.

¿Qué hace realmente la contabilidad de cuentas por cobrar?

La contabilidad de las cuentas por cobrar tiene cuatro importantes campos de actividad. En ellas, se ocupan ampliamente de la contabilización de los créditos y las notas de crédito de las entregas y los servicios, del seguimiento de los cobros individuales, de la reclamación y el cobro y de la solvencia real de cada cliente de su empresa. Esto también se denomina a menudo scoring de deudores. La contabilidad de las cuentas por cobrar garantiza que todo, desde la facturación real hasta la recepción del pago, sea rastreado o documentado y desencadena el proceso de reclamación o cobro de la deuda en caso de impago.

Gestión de cuentas por cobrar

Si un cliente compra un producto de su empresa, recibirá una factura. El departamento de cuentas por cobrar se encarga de enviarla al cliente. El cliente tiene ahora la opción de pagar el importe de la factura a su empresa dentro de un determinado plazo de pago predefinido, por ejemplo, mediante domiciliación bancaria o transferencia. La factura al cliente también suele denominarse cuenta por cobrar (gestión de cuentas por cobrar). Los créditos pendientes se comprueban diariamente. Esto también sirve como trabajo preparatorio para el proceso de reclamación.

Reclamaciones

En el proceso de reclamación se distingue entre reclamación extrajudicial y judicial. En el procedimiento de reclamación extrajudicial, primero se intenta cobrar el importe de la factura que aún le debe el deudor (cliente). Esto se suele hacer con los llamados niveles de reclamación. Con cada nivel de reclamación, se recuerda de nuevo al cliente que debe liquidar el pago pendiente. Cada empresa decide por sí misma cuántos niveles de reclamación hay hasta el proceso de reclamación judicial.

En el mejor de los casos, el cliente recibe un recordatorio de pago amistoso antes de que se inicie el proceso de reclamación extraordinaria. El objetivo es, en particular, no debilitar la relación comercial existente y resolver el conflicto en un nivel lo más "personal" posible.

Por lo tanto, en el caso del proceso de reclamación judicial, el proceso de reclamación extraordinaria no ha funcionado, lamentablemente, y el deudor (cliente) aún no ha liquidado el pago pendiente. En este caso, se considera un recordatorio judicial. Esto lo hacen los abogados o las agencias de cobro de deudas, pero también puede hacerlo su propio departamento de cuentas por cobrar si tiene los conocimientos necesarios. Es importante estar familiarizado con los procesos de los tribunales y los agentes judiciales.

Puntuación del deudor

Sin embargo, el llamado scoring de deudores también es especialmente importante en la empresa. Esto debería proporcionar información importante sobre la disposición real de sus clientes a pagar. Se pueden hacer declaraciones explícitas sobre el historial de pagos de cada cliente individual, por ejemplo, sobre la fiabilidad de los pagos o los impagos individuales. De este modo, las insolvencias de los clientes pueden reconocerse en una fase temprana y el daño financiero real puede reducirse al mínimo. En este caso, el cliente queda simplemente bloqueado y no se le suministran más productos o servicios hasta nuevo aviso.

Gestión de la información

Además de todos los puntos ya mencionados, también es especialmente importante transmitir la información sobre los pagos pendientes. A partir de esta información, se pueden tomar decisiones en un abrir y cerrar de ojos sobre posibles inversiones futuras y sobre la propia liquidez. Si se incumplen cada vez más pagos, es posible que su empresa no pueda iniciar nuevas inversiones. Si, por el contrario, se ha pagado la mayor parte de las cuentas por cobrar, la empresa tiene liquidez y nada se interpone en el camino de nuevas inversiones. Por lo tanto, la liquidez de una empresa siempre depende de los créditos pendientes o liquidados.

¿Cuál es el riesgo del deudor y cómo se puede contrarrestar?

No todos los clientes pagan siempre a tiempo o algunos clientes no pagan deliberadamente sus facturas. Sin embargo, su departamento de cuentas por cobrar debe ser capaz de manejar este llamado riesgo de deudor de la mejor manera posible y evaluar las opciones de pago, que difieren en la morosidad, la incapacidad de pago y la falta de voluntad de pago, con la mayor precisión posible.

En el caso de la morosidad, el cliente (deudor) no paga su factura en el plazo de pago ya acordado. En el caso de la insolvencia, ya estamos hablando de insolvencia. En este caso, el cliente ya no puede cumplir sus obligaciones de pago. En cambio, en el caso de la falta de voluntad de pago, el cliente se niega a pagar y actúa intencionadamente. Esto sólo se puede contrarrestar con una puntuación adecuada.

La puntuación es un examen detallado del cliente. Los pagos anteriores se detallan en la cuenta de deudor real de cada cliente individual y se incluyen en la calificación crediticia. Si hay problemas con los pagos que hay que liquidar en el pasado, la puntuación del cliente bajará. Esto también puede llevar al bloqueo o a la no entrega del deudor. Esto se puede remediar, por ejemplo, con el pago por adelantado. Si, por el contrario, el cliente siempre ha pagado todas sus facturas a tiempo, debería tener la mejor puntuación posible en su contabilidad de cuentas por cobrar.

Cómo gestionar eficazmente sus cuentas por cobrar en SeaTable

En nuestro último artículo,"CRM: de la entrada de clientes a la cotización", le mostramos cómo puede crear su propio sistema CRM en SeaTable en muy poco tiempo. En este artículo o plantilla, seguimos con el artículo que acabamos de mencionar y le mostramos cómo puede asignar eficazmente sus cuentas por cobrar en SeaTable. Hasta ahora, todo ha girado en torno a la base de clientes, la cartera de productos y la creación de presupuestos. Ahora pasamos del presupuesto a la facturación. Así, además de las hojas de cálculo "Datos del cliente", "Equipo de ventas", "Ofertas" y "Catálogo de productos", también encontrará la nueva hoja de cálculo "Facturas" en la plantilla actual.

De la oferta a la orden de facturación

La hoja de cálculo "Ofertas" se ha ampliado con las tres nuevas columnas "Departamento de contabilidad", "Estado de pago" y "Facturas". Si su cliente ha aceptado su oferta y quiere comprar los bienes o servicios, ahora tiene la opción de informar al departamento de contabilidad para que facture al cliente con un solo clic en el botón "Crear factura". Todos los datos importantes de la oferta aceptada se trasladan directamente como una nueva línea a la hoja de cálculo "Facturas". Para ello, se ejecuta un script en segundo plano que escribe los datos directamente en la tabla "Facturas" y asegura un enlace con las hojas de la tabla "Facturas", "Ofertas" y "Datos del cliente".

Cuentas por cobrar - Oferta

Resumen de la página de ofertas en SeaTable

A continuación, podrá ver cómodamente el estado real del pago en la columna "Estado del pago". Todas las facturas también están vinculadas a la hoja de cálculo "Facturas" y, por supuesto, también pueden verse en la columna "Facturas". De este modo, usted, como empresario, y su equipo de ventas tienen siempre toda la información importante a la vista y, si es necesario, también pueden hacer un seguimiento personal del cliente si un pago no se realiza a tiempo.

Creación de facturas en pocos segundos

Como ya se ha mencionado, toda la información importante sobre la oferta aceptada por el cliente se transfiere directamente a la hoja de cálculo "Facturas". Así, todos los datos como el número de oferta, el nombre del cliente, el número de cliente, la persona de contacto, la calle y el número de casa, el código postal, la ciudad, el país y toda la información del producto con el nombre del producto, el precio unitario, la cantidad y el importe total se transfieren automáticamente. Lo único que tiene que hacer su departamento de contabilidad es pulsar el botón "Crear factura" en la columna "Factura".

Cuentas por cobrar - Facturas

Todas las exigencias de un vistazo

El complemento "Diseño de página" se abre automáticamente y rellena toda la información importante. A continuación, puede guardar fácilmente la factura como archivo PDF y almacenarla en la columna "Archivos" o imprimirla y enviarla a su cliente por correo electrónico o carta. Por supuesto, puede adaptar o añadir a la plantilla de diseño de página predefinida según sus deseos en sólo unos minutos.

Cuentas por cobrar - Factura

Su factura terminada en el plugin de diseño de páginas

Vigilar el estado de los pagos

Para garantizar que todas las personas relevantes de su empresa, además del departamento de cuentas por cobrar, sepan si un cliente paga sus facturas o no, está disponible la columna "Estado de pago". Si una oferta es aceptada por el cliente y se genera una factura, el estado del pago se cambia automáticamente a "Pendiente". Tan pronto como se produzca un pago, su departamento de cuentas por cobrar puede cambiar la columna de selección única "Estado del pago" a "Pagado" e introducir la fecha del pago entrante en "Fecha de pago". Con la función de agrupación y las diferentes vistas por "Estado de pago" se obtiene la mejor vista posible de todos los estados de pago actuales. Además, ahora también encontrará el "Estado de la factura" en el complemento de Kanban, para que realmente no pueda perder de vista ningún estado de pago.

Cuentas por cobrar - Pagos

Los diferentes estados de pago

Lo mejor del estado de los pagos es que cada estado afecta también a su maestro de clientes real en la hoja de trabajo "Datos del cliente". Esto significa: Si un cliente paga todas sus facturas o está "Pendiente", la fila actual se marca en verde. Si el cliente no ha pagado su factura por cualquier motivo, el color de la línea cambia a rojo y todos los empleados saben que ese cliente está en proceso de reclamación y que no se le deben suministrar productos o servicios hasta nuevo aviso.

Comunique el estado del pago a sus clientes con un solo clic

Para que su departamento de cuentas por cobrar también pueda informar a sus clientes sobre la recepción de un pago o un retraso en el mismo, en SeaTable están disponibles los dos botones "Recepción del pago" e "Información de la reclamación". Con un solo clic en el botón correspondiente, se envía automáticamente un correo electrónico a la dirección de correo electrónico de contacto de la columna "Dirección de correo electrónico". En este correo electrónico se añade automáticamente información como el número de factura o el importe. Por supuesto, puede personalizar fácilmente el mensaje a sus clientes sobre los respectivos estados de pago como desee.

Cuentas por cobrar - Información del cliente

Envíe la información de pago a sus clientes directamente desde SeaTable

Siempre todas las cifras a la vista

Para que siempre tenga una visión general de las cifras más importantes, la plantilla se ha completado con tres estadísticas adicionales relevantes. En "Facturación de todo el producto" encontrará ahora la facturación total que ha generado a través de servicios o bienes en su empresa. En "Estado de la factura en porcentaje" puede ver exactamente cuántas facturas se han registrado en total y cómo se dividen en porcentaje según los tres diferentes estados de pago "Pagado", "Pendiente" y "Reclamado". Para que siempre sepa exactamente lo que significa en términos de volumen de negocios, también se ha integrado la estadística "Estado de pago (volumen de negocios)". Esto refleja con precisión el volumen de negocios de los diferentes estados de pago de sus clientes.

Con SeaTable usted y su departamento de cuentas por cobrar pueden dormir tranquilos

Así pues, no tiene por qué acabar siempre con costosos programas de contabilidad como Lexware, Lexoffice, sevDesk, orgaMax o Billie, por ejemplo, que pueden llegar a hundir a su empresa en enormes gastos generales. Definitivamente puedes ahorrarte el dinero.

Gracias a su enorme flexibilidad, SeaTable también puede hacer que su departamento de cuentas por cobrar funcione perfectamente. La clara ventaja que aporta SeaTable es la diversidad de usos que puede tener el propio producto. Además de las cuentas por cobrar, también se pueden cubrir otros casos de uso importantes en su empresa. Puede encontrar más información al respecto en nuestro blog o directamente en nuestras plantillas. Convénzase de la hoja de cálculo más potente e innovadora y comience hoy mismo con su contabilidad de cuentas por cobrar.

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Philipp Braun
Philipp Braun es el director de marketing de SeaTable. Como antiguo agricultor y amante de las actividades al aire libre, siempre está de buen humor y dispuesto a gastar una broma. En TikTok está trabajando en su segunda carrera como actor.