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Consejos y plantillas para crear una estructura de desglose del trabajo eficaz

Aprenda para qué sirve la EDT y utilice estos consejos para crear una plantilla eficaz para su estructura de desglose del trabajo. Estructure y organice su proyecto con éxito. Encuentre la herramienta adecuada para su empresa.

Empecemos con la definición de la estructura de desglose del trabajo.

¿Qué es una estructura de desglose del trabajo (EDT)?

Una estructura de desglose del trabajo, o EDT, es un elemento central de la planificación de proyectos e ilustra los subproyectos, las responsabilidades y las interrelaciones dentro de un proyecto.

La creación de una estructura de desglose del trabajo se encuentra al principio de un proyecto y proporciona una visión general a todos los implicados.

Un equipo de proyecto desarrolla una estructura de desglose del trabajo basada en una plantilla.

Plantilla de estructura de desglose del trabajo © Johnstocker / adobe stock

¿Para qué sirve la estructura de desglose del trabajo?

La estructura de desglose del trabajo es adecuada como plantilla para todos los demás planes de planificación de costes, el proceso, la planificación de recursos y la gestión de riesgos. Por ello, a menudo se le denomina el "plan de los planes".

¿Cuáles son las ventajas de una PSP?

La estructura de desglose del trabajo puede utilizarse simplemente como plantilla para la planificación del proyecto. En el nivel uno, tienes los sub-temas importantes. Puedes hacer una lluvia de ideas sobre cada una de ellas hasta que esté completamente cubierta.

Con el PSP, puede planificar fácilmente un proyecto y estructurarlo con claridad. Puede utilizarlo como base para estimar los esfuerzos, fijar los plazos y determinar los siguientes pasos.

¿Cuáles son los tipos de pantalla de la PSP?

La representación clásica de la EDT es un diagrama de árbol. También es posible mostrarlo como un mapa mental, una lista o dentro de un texto continuo sangrado.

En todas las formas se suele realizar la codificación de los elementos, con el llamado código PEP. Una posible plantilla de codificación para la estructura de desglose del trabajo es, por ejemplo, un número para el nivel seguido de la numeración consecutiva del elemento del nivel (por ejemplo, 3.1 para el primer elemento del tercer nivel).

¿Cómo está estructurada la estructura de desglose del trabajo?

En una estructura de árbol, se empieza con el objetivo del proyecto como nodo principal. En el primer nivel sigue un esquema según los distintos

  • Requisitos,
  • Fases
  • o resultados parciales del proyecto.

A menudo se eligen esquemas de PSP adecuados para informar en el primer nivel. ¿Es importante el cumplimiento de los requisitos especiales, de una fase completada o se deben presentar resultados parciales? La finalización de los elementos de este nivel del proyecto debería representar hitos importantes en su proyecto.

A continuación, en el segundo nivel, se presentan los respectivos paquetes de trabajo, incluidos los costes, el tiempo y los recursos necesarios. Cuanto más detallado sea aquí, más fácil será estimar el esfuerzo.

Si un paquete de trabajo está formulado de forma demasiado vaga, merece la pena dividirlo más en un tercer nivel. Dependiendo de la complejidad, se pueden concebir más niveles.

Los 7 pasos de la estructura de desglose del trabajo

Ya hemos hablado de las ventajas y beneficios de la EDT. Ahora es el momento de la implementación concreta para hacer un uso eficiente de las plantillas de una estructura de desglose del trabajo.

Definir los objetivos del proyecto

En un taller de lanzamiento con todos los participantes en el proyecto, se definen los objetivos del mismo según los criterios SMART (específicos, medibles, atractivos, realistas y limitados en el tiempo). O bien hay un único objetivo para todo el proyecto, o bien hay que dividirlo en subproyectos.

La definición de los objetivos del proyecto forma parte de una plantilla de estructura de desglose del trabajo.

Plantilla de estructura de desglose del trabajo © WinWin / adobe stock

¿Cómo se pueden alcanzar los objetivos?

El siguiente paso es considerar cómo se van a alcanzar los objetivos. Una posibilidad es ordenar este nivel por fases. Por ejemplo, elija como nodos de la EDT la inicialización, la planificación, la ejecución, el control y la finalización.

Otra opción es elegir los requisitos de los resultados del proyecto como viñetas. También es posible estructurar el esquema en función de los resultados parciales.

Definir los paquetes de trabajo

En el siguiente paso, defina los paquetes de trabajo para cada uno de estos puntos. Enumere todas las tareas y agrúpelas en áreas temáticas.

Asignación de los paquetes

A continuación, los paquetes se asignan a los niveles adecuados y a los respectivos nodos de la EDT. En este punto también tiene la posibilidad de introducir los responsables de las tareas.

Las fechas de inicio y fin se fijan si no se selecciona otro método de programación (por ejemplo, un calendario de proyecto) además del PEP.

Revisión de la estructura de desglose del trabajo

Por regla general, ya reconocerá hasta el 90 % de todos los paquetes de trabajo durante la creación inicial de la estructura de desglose del trabajo. Repase de nuevo la EDT terminada con todos los participantes.

Revisión y ajuste renovados

Para cubrir los aspectos que faltan, debería celebrarse otra reunión al cabo de una o dos semanas. Aquí se pueden incluir más puntos en el PSP.

Planificación detallada de las etapas de trabajo

Por último, se inicia la planificación detallada de los pasos de trabajo. Aquí se definen las tareas concretas. Si sólo se cumplen estos pasos definidos, ¿se puede llevar a cabo el proyecto con éxito? ¿O faltan tareas que aún no aparecen en la estructura de desglose del trabajo? Si es así, añádelas.

Estructura de desglose del trabajo: Plantilla y herramientas de creación

En concreto, se puede crear la estructura de desglose del trabajo sin necesidad de plantillas o herramientas. Basta con utilizar fichas y fijarlas en el tablón de anuncios durante la reunión inicial. Sin embargo, esto se vuelve incómodo cuando el plan se necesita más tarde como referencia. Aquí es donde entran en juego las distintas plantillas y programas de PSP disponibles.

¿Qué plantillas de estructura de desglose del trabajo están disponibles?

Elija entre las herramientas de diagramación, mapas mentales o listas. Dos conocidas herramientas de diagramación que también son adecuadas para crear una estructura de desglose del trabajo son Gliffi y Lucidchart. Con ellos puede crear la estructura de desglose del trabajo como un diagrama de árbol clásico, por ejemplo. Si desea crear un mapa mental, puede obtener una plantilla de estructura de desglose del trabajo de MindManager aquí. Para un poco más de estructura y listas fáciles de procesar, SeaTable también es adecuado. Puede encontrar las plantillas correspondientes aquí.

Vistas simplificadas

En general, vale la pena utilizar una herramienta o plantilla para crear la EDT a fin de simplificar las vistas. Una estructura de desglose del trabajo es compleja porque tiene que mostrar todo de un vistazo. Con una herramienta se pueden establecer filtros para ocultar determinados paquetes de tareas o niveles.

Digamos que quiere ver una PSP por empleado. No hay problema. Basta con filtrar por los responsables y obtener listas de tareas individuales.

Notificaciones automáticas

También son útiles las notificaciones automáticas para el trabajo colaborativo en las tareas. Si algo se marca como completado, se comenta o si se hacen cambios, esto se puede ver inmediatamente. Los implicados son informados por correo electrónico o por una notificación push.

Todo a la vista en todo momento

Una plantilla de EDT también le permite hacer un seguimiento del proyecto. No hay versiones diferentes del plan en los ordenadores de los participantes. En cambio, se puede acceder a la estructura de desglose del trabajo actual en una ubicación central en cualquier momento.

Conclusión:

El concepto de crear una estructura de desglose del trabajo parece sencillo, pero puede convertirse rápidamente en algo complejo y confuso. Una plantilla o herramienta de estructura de desglose del trabajo le ayudará a ejecutar su proyecto de la forma más eficaz y clara posible.

Inicie su próximo proyecto con éxito y benefíciese de las plantillas de SeaTable.

Fuente de la imagen Imagen de portada: A Stefanovska /Adobe Stock

Planificador de vacaciones: cómo planificar las vacaciones de forma inteligente

Para las empresas, es importante hacer un seguimiento de las vacaciones previstas por los empleados. Pero, como empleado, también quiere poder planificar sus vacaciones de forma sensata. Varios planificadores de vacaciones ayudan a encontrar el flujo de trabajo adecuado para usted. Descubra aquí lo que ofrecen Excel y otras cinco herramientas y cómo SeaTable facilita este proceso.

La planificación de las vacaciones es un proceso que lleva mucho tiempo y puede dar lugar a desacuerdos dentro del equipo. Es importante considerar todas las solicitudes de manera oportuna. Hay que evitar la duplicación y encontrar una carga de trabajo adecuada para el equipo. La ley da derecho a los empleados a 20 días de vacaciones al año por una semana laboral de 5 días. Esto debe ser coordinado con éxito.

¿Cómo funciona la planificación de las vacaciones con Excel?

Con Excel, puede crear usted mismo su propio calendario de vacaciones en forma de tabla o adquirir una plantilla ya preparada. Si desea crear su propia plantilla para la planificación de las vacaciones, proceda como sigue:

  • Introduzca el epígrafe "Nombre" y los nombres de los empleados en la primera columna debajo de cada uno.
  • Los días del año forman los títulos de las siguientes columnas.
  • Para ello, sólo tiene que introducir una fecha. A continuación, utilice la cruz negra situada en el borde inferior derecho de la celda para arrastrar los datos hacia la derecha.
  • Puede compartir la tabla con su equipo para que cada empleado tenga una visión general de las vacaciones y pueda introducir sus propias solicitudes de vacaciones.
  • Los deseos de vacaciones se pueden introducir mediante marcas de colores en los campos correspondientes.

Este sistema sólo es adecuado si todos manejan la lista de forma responsable. No hay control automático. Además, los empleados deben comprobar por sí mismos si pueden acceder a las vacaciones en ese momento o si el periodo ya está ocupado.

Utilizar Excel como planificador de vacaciones.

Planificador de vacaciones © Araki Illustrations / adobe stock

Alternativamente, sólo el supervisor maneja el planificador de permisos de Excel. Recibe las solicitudes de los empleados por escrito. El archivo es de sólo lectura, pero visible para todos, para que todos sepan cuándo se ausentarán los compañeros.

La ventaja de Excel como herramienta para planificar las vacaciones es que, en principio, es fácil de usar. Si el programa ya está en uso, no es necesario adquirir herramientas adicionales. Sin embargo, existen planificadores de vacaciones gratuitos o de bajo coste que pueden hacer que su proceso sea más automático y sin errores a partir de ahora. Echemos un vistazo a cinco de los planificadores de vacaciones.

¿Qué otros planificadores, herramientas y programas de vacaciones existen?

La planificación de las vacaciones es un proceso fácilmente automatizado por herramientas, aplicaciones y programas. Esto ahorra tiempo, permite una gestión eficaz de la mano de obra y satisface a los empleados gracias a un procesamiento rápido y sin errores.

Estos 5 programas pueden ayudarle a planificar el absentismo.

Una persona planifica sus vacaciones con un planificador de vacaciones en papel.

Planificador de vacaciones © tippapatt / adobe stock

Planificación de las vacaciones en Fiori

La herramienta Fiori está dirigida a las empresas que utilizan SAP. La gestión de las ausencias ya está asignada en SAP. Los departamentos de recursos humanos utilizan SAP PA (Administración de Personal) y los encargados de la gestión del tiempo utilizan TMW (Time Manager Workplace). Para los empleados, sigue existiendo una laguna en la planificación de las vacaciones que hay que cubrir con listas de Excel. Aquí es donde puedes echar un vistazo a Fiori. El complemento combina toda la información necesaria para gestionar la planificación de las vacaciones completamente en SAP a partir de ahora.

Personificador

Una solución más ágil es Personizer. La empresa, compuesta por 6 personas, se fundó como parte del grupo CRASH. El objetivo era ofrecer un seguimiento del tiempo sencillo para las empresas. Aquí encontrará una herramienta con la que podrá gestionar perfectamente la planificación de las vacaciones y el absentismo. En la concesión de licencias se distinguen dos funciones: el seguimiento de las horas de trabajo y la gestión de las ausencias.

TimeTac

TimeTac ofrece tanto una solución basada en la web como una aplicación. La aplicación para planificar las vacaciones tiene actualmente una valoración bastante pobre en la tienda de Google Play. Sin embargo, la solución web promete una interesante función adicional: se puede registrar el estado 3G o 2G de los empleados. En la función TimeTac Health, las personas introducen su estado. Posteriormente, las ausencias pueden enriquecerse con la información.

cinta de tiempo

timetape anuncia una serie de medianas empresas que ya utilizan la herramienta para planificar las vacaciones. Aquí se pueden gestionar y crear simples solicitudes de vacaciones. Un proceso de aprobación automatizado garantiza la transparencia necesaria en la planificación de las vacaciones. Los empleados y los administradores de solicitudes pueden ver todo de un vistazo en la vista de calendario.

SeaTable

SeaTable está basado en la web y puede estar basado en la nube, autoalojado o ejecutado en un servidor dedicado. Con SeaTable como planificador de vacaciones en línea obtendrá:

  • Una herramienta de gestión de las solicitudes de vacaciones.
  • Notificaciones sobre nuevas solicitudes de vacaciones.
  • Un complemento de calendario como resumen.
  • Un resumen interno de los días de vacaciones restantes.
  • Una vista separada por empleado.

Los empleados presentan una solicitud en línea a través de un formulario web integrado. El supervisor recibe entonces un mensaje sobre la nueva solicitud. Puede ver si hay datos duplicados y aceptar o rechazar la solicitud.

El cambio aparece entonces en la vista individual del empleado y la persona es notificada.

Los puntos de vista relacionados con la persona garantizan la protección de los datos en relación con las solicitudes de permisos. Además, cada uno sólo ve en el sistema las funciones que realmente necesita.

La solución adecuada para su empresa

Hay muchas herramientas para planificar las vacaciones. Sin embargo, la mayoría son demasiado específicos, con plantillas únicas para descargar, o demasiado extensos.

Es mejor confiar en una solución que permita planificar las vacaciones, así como otros casos de uso.

Conozca más sobre SeaTable como planificador de vacaciones aquí. Adapte el modelo general de planificación de vacaciones a sus circunstancias.

Fuente de la imagen Imagen de portada: © Andrey Popov/Adobe Stock