Bases de datos

Bases de datos - 5 ventajas sobre las tablas simples

La mayoría de las personas tratan a diario con datos que deben ser gestionados eficazmente. El propietario de un supermercado tiene que llevar un control del inventario, un director editorial tiene que llevar un control de todos los activos y un peluquero tiene que gestionar las citas de sus clientes. En casi todas las profesiones, los datos juegan un papel importante. La mejor manera de gestionar esta cantidad de datos es en una base de datos. Pero, ¿qué es una base de datos y por qué una simple tabla no es suficiente en la mayoría de los casos?

Bases de datos

¿Qué es una base de datos?

Básicamente, una base de datos no es más que una colección lógica de datos. "Lógico" porque, en general, cuando se tiene una base de datos, se intenta poner orden en la multitud de esos datos. Cuando decimos datos, nos referimos a todo tipo de datos. Ya sean direcciones de correo, imágenes, textos, códigos o cualquier otro dato que se le ocurra.

Tipos de bases de datos

Hay muchas formas de estructurar las bases de datos. A continuación explicamos brevemente los 5 tipos:

  1. Base de datos jerárquica: La base de datos jerárquica sigue un orden de clasificación para estructurar los datos
  2. Base de datos en red: La base de datos en red es similar a la jerárquica, pero permite que el registro hijo se conecte a diferentes registros padre, por lo que las relaciones son posibles en dos direcciones
  3. Base de datos orientada a objetos: Aquí, la información se almacena en forma de objeto.
  4. Base de datos relacional: Está orientada a las tablas, donde cada dato está vinculado a todos los demás.
  5. Bases de datos no relacionales (o base de datos NoSQL): Una base de datos No-SQL utiliza una variedad de formatos como documentos, gráficos, columnas anchas, etc., que proporcionan una gran flexibilidad al diseño de una base de datos.

Ventajas de una base de datos

Ahora que entiendes lo que son las bases de datos, probablemente te sigas preguntando: ¿por qué una base de datos? ¿Qué hace que una base de datos sea mucho mejor que una lista de información?

  • Las bases de datos pueden manejar fácilmente múltiples usuarios
  • Las bases de datos son muy fiables porque almacenan la información con precisión
  • Las bases de datos evitan la información redundante
  • Las bases de datos procesan la información de forma potente e interesante
  • Las bases de datos son escalables
  • Las bases de datos pueden procesar enormes cantidades de datos

Aunque no necesites procesar grandes cantidades de información por ti mismo (todavía), las bases de datos son útiles incluso para pequeñas cantidades de datos. Debido a la posibilidad de procesar tantos datos, una base de datos bien pensada y diseñada puede servirle durante muchos años, porque prácticamente crece con usted.

Donde la tabla alcanza sus límites en contraste con la base de datos

  1. Falta de capacidad de almacenamiento 

Imagina que has montado un negocio. Además de su tienda de electrónica, ha decidido vender sus productos en línea. Al principio se reciben de 2 a 4 pedidos al día, por lo que es bastante fácil introducir la información de los pedidos en un programa de hoja de cálculo. Empiezas a anunciarte en Internet y tu negocio se dispara de repente. El volumen de pedidos aumenta y usted decide añadir aún más mercancía a su línea de productos. La gran cantidad de información que hay que procesar a diario puede abrumar a un simple programa de hoja de cálculo. La hoja de cálculo se vuelve lenta o se congela porque la capacidad de almacenamiento es simplemente demasiado pequeña. Las bases de datos, por otro lado, como se ha aprendido anteriormente, tienen una capacidad de almacenamiento mucho mayor y pueden crecer fácilmente con su negocio. Por lo tanto, son mucho más escalables que las tablas simples.

  1. Tratar con varios usuarios al mismo tiempo 

A medida que su volumen de pedidos aumenta, también lo hace el número de empleados que necesita. Se busca y se encuentra, se contrata directamente a 5 nuevos empleados. A diferencia de la mayoría de los programas de hojas de cálculo, las bases de datos están diseñadas para permitir que varios usuarios trabajen juntos simultáneamente. El desplazamiento, la búsqueda y la edición simultáneos de la base de datos son fácilmente posibles sin que los cambios realizados por diferentes personas choquen entre sí. Esto está garantizado por los mecanismos integrados en los sistemas de gestión de bases de datos. Además, los derechos de acceso y edición pueden asignarse según la competencia o el área de responsabilidad del empleado correspondiente. Aunque los nuevos programas de hojas de cálculo basados en la nube pueden resolver algunos de los problemas, suelen carecer del control de acceso granular que proporciona un sistema de gestión de bases de datos.

  1. Fiabilidad y evitación de errores de introducción de datos por parte de las personas

Todos somos humanos, y se sabe que los humanos cometen errores. La falta de esquemas en una hoja de cálculo simple la hace más propensa a los errores de entrada provocados por el ser humano. En una base de datos, en cambio, hay ciertas reglas que deben seguirse cuando se introducen nuevos datos o se modifican los existentes. Por ejemplo, puede predefinir la longitud de los caracteres de un código numérico, lo que evita que se olvide un dígito al introducir los códigos de los productos, por ejemplo.

La protección contra el borrado accidental de datos también está incorporada. Las bases de datos pueden mostrar el historial de cambios y deshacer la eliminación de datos con unos pocos clics.

  1. Datos redundantes

Utilizamos bases de datos para que la información sea fácilmente accesible para su uso futuro. Para garantizar esta "simplicidad", debemos asegurarnos de que cada unidad de datos existe en un solo lugar a la vez. Si los mismos datos existen en diferentes lugares, son datos redundantes. Si una base de datos tiene datos redundantes, esto habla de un mal diseño de la base de datos. La redundancia no sólo garantiza la claridad y la simplicidad, sino que también es útil cuando hay que hacer un cambio en los datos. Suponga que la dirección de uno de sus clientes ha cambiado. Ahora no es necesario cambiarlo para cada pedido, sino que basta con cambiarlo una vez de forma centralizada en la base de datos de clientes, ya que los pedidos tienen asignado un número de cliente único.

Sin embargo, en algunos casos, las redundancias también son útiles. Especialmente en las bases de datos relacionales, como en el almacén de datos o en el área de inteligencia empresarial, las redundancias se incorporan deliberadamente para mejorar las consultas SQL que consumen mucho tiempo.

5. rendimiento

Dado que las bases de datos están ahí para facilitar la recuperación de datos, también permiten procesar esos datos de forma muy potente. Puede crear consultas en la base de datos para obtener respuestas a preguntas muy específicas. Por ejemplo:

  • ¿De qué zona proceden los clientes que compran el producto xy?
  • ¿Qué cantidad de producto xy se vendió en el mes de diciembre?
  • ¿Cómo llegan los clientes a mi sitio web?

Puede guardar los resultados de estas consultas como una vista, que es un subconjunto de la base de datos en el mundo de las bases de datos. Estas vistas especiales ayudan a determinados grupos de personas que trabajan con la base de datos a encontrar más fácilmente los datos relevantes para ellos.

Las bases de datos son cada vez más fáciles de usar

Mientras que en el pasado había que aprender lenguajes informáticos específicos para crear las consultas de datos mencionadas, hoy en día hay muchos sistemas de bases de datos -incluido SeaTable- que vienen con una interfaz gráfica de usuario intuitiva. Estos permiten incluso a los principiantes utilizar las bases de datos de inmediato para mejorar su flujo de trabajo.

Puedes crear fácilmente tu propia base de datos

¿Le parecen las ventajas, pero la idea de crear su propia base de datos le echa para atrás? Buenas noticias: Hoy en día, ni siquiera se necesitan conocimientos especiales para crearla. Con SeaTable puede construir fácilmente su primera base de datos.

Vea muchos ejemplos de uso de SeaTable en nuestra sección de plantillas. Aquí encontrará ejemplos de las áreas de marketing, ventas, gestión de proyectos, desarrollo de software y muchas más. Incluso hemos preparado una introducción al producto en 7 partes en nuestro canal de YouTube, donde le guiamos por todo el proceso de creación de una base SeaTable.

Aproveche las ventajas de una base de datos y diga adiós a las tablas confusas hoy mismo.

Haga clic aquí para registrarse gratuitamente.