6 Ventajas del seguimiento del tiempo con SeaTable
El registro de las horas de trabajo de los empleados es uno de los procesos habituales en los recursos humanos de las empresas y suele llevarse a cabo de diferentes maneras. Probablemente esté familiarizado con el conocido sistema de reloj de fichar, que ha sido sustituido por el sistema de sello digital con tarjeta chip. A veces, el tiempo se sigue registrando manualmente, por ejemplo, con hojas de asistencia, aunque este método es obsoleto y consume mucho tiempo con las posibilidades actuales.
Al cambiar a un sistema digital, no sólo se ahorra tiempo, sino que se minimiza el esfuerzo administrativo de introducir y comprobar los datos manualmente. Esto tiene la ventaja de reducir los errores de introducción y, al mismo tiempo, utilizar los datos como una valiosa fuente de análisis y evaluaciones. Además, la mayoría de las veces, las listas escritas a mano tienen que ser transferidas a un sistema digital, por lo que con el registro digital del tiempo se han matado varios pájaros de un tiro.
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Ahorre dinero y tiempo con el registro de tiempo
No todo el registro de tiempos es igual, porque con la herramienta adecuada se pueden sacar varios beneficios de estos datos a la vez. SeaTable no sólo ofrece la introducción de tiempos de trabajo a través de un formulario web, sino que también funciona como base de datos y herramienta de análisis al mismo tiempo. Esto significa: obtener todas las horas de trabajo de sus empleados de un vistazo, poder visualizarlas y evaluarlas estadísticamente y, al mismo tiempo, crear una base ideal para la contabilidad. En este artículo, explicamos cada una de las características de nuestra plantilla y le mostramos lo fácil que es utilizar SeaTable y las ventajas que aporta la integración en su sistema.
Ventaja 1: Grabación digital del tiempo en la que no tienes que hacer nada más
Suele ser bastante tedioso trasladar las hojas de horas escritas a mano a una hoja de cálculo de Excel o a sistemas de contabilidad digital. A veces la letra es apenas legible, a veces la factura contiene un pequeño error numérico y al final la factura no cuadra. Pero podría ser muy fácil si sus empleados se aseguraran de que sus horas de trabajo se introducen correcta y ordenadamente en un sistema digital.
SeaTable ofrece aquí la solución óptima: con un formulario web perfectamente adaptado a sus necesidades, los empleados introducen sus horas de trabajo al final de la jornada laboral y transfieren así todos los datos a la base asociada de SeaTable, donde usted recoge de forma centralizada los tiempos de sus empleados. No tienes que hacer nada más que diseñar el formulario web una vez y crear todas las columnas importantes, como la fecha, el inicio y el final del trabajo, la duración de las pausas y los temas trabajados durante el día.
Eficaz y rápido: el formulario web para el registro de tiempos
El resto lo hacen sus empleados y las funciones inteligentes de SeaTable. Esto minimiza la carga de trabajo y elimina la necesidad de recoger manualmente los tiempos y transferirlos a los sistemas.
Ventaja 2: Evaluaciones y análisis con estadísticas
Dado que todos los datos de todos los empleados se almacenan en una ubicación central mediante el registro de tiempos, se pueden crear valiosas estadísticas con ellos. SeaTable ofrece varias opciones de visualización y permite un cálculo altamente individualizado de las estadísticas. Por ejemplo, puedes calcular el tiempo medio de trabajo de tus empleados, crear gráficos circulares sobre los temas trabajados o añadir tú mismo otros valores útiles, como si el trabajo se ha realizado en la oficina de casa o en la oficina local.
Con la creación de diferentes vistas, también tiene la posibilidad de crear una vista individual para cada empleado y clasificarla y evaluarla según sus deseos. En el caso de los estudiantes que trabajan, de los empleados a tiempo parcial o de los estudiantes ayudantes de 450 euros, por ejemplo, es importante no superar una determinada tarifa horaria al mes. Esto se puede comprobar fácilmente utilizando la función de suma de cada columna de números.
Diseñe sus estadísticas como las necesita. Aquí se han visualizado las horas de trabajo por semana natural.
Incluso la comprobación semanal no es un problema con la columna de fórmulas de SeaTable: con una fórmula de semana de calendario (#isoweeknum), puede hacer que se muestre la semana de calendario (de forma bastante clásica: semana 1, semana 2, ...) en una columna para la fecha correspondiente. Con una agrupación en la columna de la semana natural, puede ver de un vistazo cuántas horas ha trabajado un empleado por semana. Si el valor es regularmente inferior a las 40 horas acordadas en el contrato, debe hablar con su empleado para aumentar sus horas o ajustar el contrato.
Ya ves: La recopilación de las horas de trabajo en SeaTable no sólo facilita la gestión de las propias horas de trabajo, sino que también permite a las interfaces de la organización mantener una visión general y detectar anomalías.
Ventaja 3: Vistas más precisas con agrupación anidada
La versión 2.2 de SeaTable añade una nueva y potentísima herramienta de análisis: los grupos anidados. Anteriormente, sólo era posible alinear la agrupación según una columna. Con la nueva actualización, ahora es posible agrupar por varias columnas para poder crear subgrupos. Esto ya se puede ver en la imagen de arriba, donde se han hecho dos agrupaciones en nuestra plantilla de registro de tiempo: Una vez por los empleados, y la segunda vez por la fecha para representar los meses.
Por supuesto, puede agrupar por las más diversas columnas, lo que hace que las posibilidades con SeaTable sean casi ilimitadas. En otro ejemplo, utilizamos las vistas para crear un perfil de tiempo de trabajo individual para cada empleado, en el que se enumeran cuidadosamente los datos de cada empleado. Esto también es útil para la preparación posterior de la contabilidad.
Los grupos anidados permiten múltiples agrupaciones para una evaluación más precisa
En el perfil del tiempo de trabajo, el primer paso fue agrupar según la columna "Nómina" para que los tiempos de trabajo relevantes para este mes fueran directamente visibles para el departamento de contabilidad. En el segundo paso, y esto es especialmente importante para los estudiantes que trabajan y los empleados de 450€, la agrupación se hizo según la semana natural (columna CW), que ahora se sigue utilizando para agrupar según la semana natural dentro del mes de la nómina.
Esto tiene la ventaja de que los totales de las semanas de trabajo individuales se muestran inmediatamente de un vistazo y se puede ver cuánto ha trabajado un empleado por semana. Esto es útil con los límites de horas semanales, como para los estudiantes que trabajan. Las horas extras semanales también son directamente visibles. De este modo, obtendrá una información aún más valiosa de su registro de tiempo.
Ventaja 4: Preparación y provisión de la contabilidad
Por supuesto, los datos también deben entregarse al departamento de contabilidad al final para que las nóminas puedan prepararse y pagarse a tiempo. En las grandes empresas, el departamento de contabilidad forma parte de la compañía y se encarga por completo del proceso de contabilidad y nóminas. Las empresas más pequeñas, en cambio, suelen subcontratar estas tareas porque se requieren muchos conocimientos técnicos para las nóminas y a menudo se necesita un software caro para ello.
En el caso de las oficinas fiscales, la transmisión de los datos sobre el tiempo de trabajo suele hacerse manualmente a través del correo electrónico o del intercambio de archivos. Esto suele implicar rellenar tablas y llenarlas de datos, que luego hay que guardar y archivar individualmente para cada mes. Después de algún tiempo, esto resulta en una gran cantidad de archivos locales - en la práctica simplemente impráctico si los tiempos de trabajo de cada mes tienen que ser abiertos individualmente.
Con el enlace de invitación externa, los usuarios anónimos pueden ver su mesa en modo de sólo lectura.
SeaTable le ahorra este paso: simplemente comparta la base con su oficina de impuestos o su departamento de contabilidad a través de un enlace externo. Puede elegir si quiere conceder acceso de lectura a toda la base o crear una vista separada para el departamento de contabilidad. Si se decide por una vista separada, el departamento de contabilidad sólo tiene acceso exactamente a esta vista liberada - el resto de la base no es visible para ellos. (Compartir las vistas individuales está reservado a las suscripciones de pago de SeaTable. Con SeaTable Free, sólo se pueden compartir bases enteras con otras personas).
De este modo, el departamento de contabilidad puede acceder directamente a los datos sin grandes desviaciones y utilizarlos para la preparación de las declaraciones y la transmisión a la oficina de impuestos. Ya no es necesario guardar y abrir archivos, ¡basta con echar un vistazo a la base de SeaTable para conocer las horas de trabajo de los empleados!
Ventaja 5: El complemento del calendario ayuda a la visión general
Este tipo de registro de tiempos permite crear una visión general del calendario de las horas de trabajo de sus empleados. A posteriori, puede utilizar el complemento de calendario para mostrar cuándo ha trabajado cada empleado y a qué horas la oficina está más bien mal utilizada (por ejemplo, a primera hora de la mañana o a última de la tarde).
El calendario también ofrece a los empleados una función de control retrospectivo sobre sus propias horas de trabajo mediante la visualización. Puede cambiar entre diferentes vistas, como la vista mensual para todo el mes o una vista semanal o diaria para obtener más detalles. El complemento le ayuda a usted, a sus empleados y también al departamento de contabilidad a mantener una visión general. Los días perdidos por enfermedad o vacaciones se notan inmediatamente.
El resumen mensual proporciona una visión rápida de las horas trabajadas.
Ventaja 6: Recibir una notificación cuando se sobrepasa la normativa
Los empleados deben hacer suficientes pausas durante su jornada laboral, incluso es obligatorio por ley. Si no lo hacen, pueden tener grandes problemas. Si los empleados no respetan los tiempos de descanso y pausa regulados, se imponen severas multas a los empresarios y otras medidas de la inspección. El empresario está obligado a comprobarlo y debe hacerlo en cualquier caso para evitar consecuencias legales.
Las horas extras también son habituales en las relaciones laborales actuales. Esto no es necesariamente popular entre los empleados, porque las horas extras suelen significar más estrés y, por tanto, una mayor carga psicológica en la vida cotidiana. Incluso si los empresarios se salieran con la suya, en el mejor de los casos no serían necesarias las horas extraordinarias, ya que cada hora extra debe ser pagada o reducida por el empleado en forma de horario flexible o permiso. Para una empresa, esto significa que los empleados tienen más tiempo libre del que realmente les corresponde por el derecho legal a vacaciones.
Con un registro de tiempo digital con SeaTable, puede ser notificado con una regla de notificación si las horas trabajadas por un empleado exceden las horas especificadas en el contrato y si no han tomado los descansos requeridos. La regla hace que esto ocurra de forma totalmente automática en cuanto los valores introducidos en Base dejan de corresponder a los valores especificados en la regla, como por ejemplo una pausa mínima de 30 minutos de 6 horas de trabajo.
Con esta norma de notificación, las pausas inferiores a 30 minutos para un tiempo de trabajo de 6 a 9 horas se comunican al supervisor.
A menudo se subestima la importancia del registro del tiempo de trabajo
En Alemania, los empleadores están obligados a proporcionar a sus empleados una forma de registrar el tiempo de trabajo; desde 2019, hay debates en todo el país sobre el registro del tiempo de trabajo y las obligaciones resultantes para los empleadores. Por lo tanto, es aconsejable empezar a buscar un sistema seguro y fiable para registrar el tiempo de trabajo ahora, en lugar de esperar a la legislación nacional.
Con SeaTable, usted utiliza un sistema cuyo servidor también puede alojar usted mismo, por lo que conserva la seguridad y el poder absolutos sobre sus datos. Pero incluso con la oferta en la nube de SeaTable, todos los archivos se almacenan en centros de datos alemanes y con el proveedor suizo Exoscale. SeaTable se ha propuesto utilizar únicamente proveedores alemanes o europeos para los servicios en línea. Recientemente informamos sobre el cambio de AWS a Excoscale y la importancia de este paso para SeaTable y la protección de datos.
Flexibilidad garantizada con SeaTable
Por supuesto, ya existen soluciones de software personalizadas, como SAP, Clockodo o TimeTac, que también ofrecen específicamente el registro de las horas de trabajo y los tiempos de los proyectos. Sin embargo, el uso de estos programas en combinación con muchas otras aplicaciones puede ser bastante costoso, ya que hay que utilizar diferentes programas para distintas aplicaciones.
SeaTable es una alternativa rentable a otros programas, precisamente porque SeaTable es muy flexible y puede adaptarse a cualquier necesidad. No sólo cubre el registro del tiempo de trabajo, sino que también puede utilizarse en muchos otros ámbitos. Así, no sólo tiene una solución para el registro del tiempo de trabajo, sino también para el marketing, la gestión de proyectos, las ventas o incluso los recursos humanos. Las funciones de SeaTable garantizan siempre una documentación y un almacenamiento seguros de los datos y permiten también el análisis de los mismos, así como una liberación sin complicaciones para los usuarios internos y externos.
Pruebe hoy mismo nuestra plantilla para registrar las horas de trabajo de sus empleados. Sólo tienes que registrarte gratuitamente y probar tú mismo las funciones prácticas. También puede utilizar SeaTable para muchas otras aplicaciones.
