Probablemente ya haya oído hablar de ello en los medios de comunicación: El Ministerio Federal de Trabajo está planeando una reforma de la Ley de Horarios Laborales para 2023. Pero, ¿qué cambiará esto para usted y su empresa? ¿Tiene que adquirir costosos sistemas de registro horario o le basta con un software gratuito? En este artículo, le mostraremos cómo implementar el registro de tiempos para sus empleados con un mínimo esfuerzo administrativo y cumpliendo al mismo tiempo con la legislación aplicable.
Situación jurídica actual del registro de tiempos en las empresas
Después de que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) ya dictaminara en mayo de 2019 que las empresas de la UE deben registrar el tiempo de trabajo de sus empleados, los políticos de Alemania se tomaron primero su tiempo con la implementación en la legislación nacional. El primer borrador para la reforma de la Ley del Tiempo de Trabajo fue presentado por el Ministerio Federal de Trabajo en abril de 2023. Según esta ley, el comienzo, el final y la duración del tiempo de trabajo diario deben registrarse electrónicamente y, por lo general, el mismo día.
El Tribunal Federal de Trabajo ya había creado hechos con su sentencia de 13 de septiembre de 2022: Confirmó en su sentencia que los empresarios alemanes están obligados a registrar el tiempo en sus empresas. La idea subyacente es proteger a los empleados de jornadas laborales demasiado largas, pocas pausas y periodos de descanso demasiado cortos.
Porque según la actual Ley de Horarios Laborales, los empresarios ya deben garantizar que
- el tiempo de trabajo regular no supere una media de 8 horas por jornada laboral o 48 horas por semana.
- Los empleados trabajan un máximo de 10 horas al día o un máximo de 60 horas a la semana.
- que los empleados hagan al menos una pausa de 30 minutos durante una jornada de 8 horas.
- los trabajadores observen un período de descanso de al menos 11 horas tras la finalización del tiempo de trabajo diario hasta que comiencen a trabajar de nuevo.
Para que se advierta una infracción de estas normas, el empresario debe registrar primero el tiempo de trabajo de sus empleados.
¿Se ha anunciado el fin del tiempo de trabajo basado en la confianza?
En muchas empresas -quizá también en la suya- existe el llamado horario de trabajo de confianza. En este caso, el empresario se abstiene por completo de definir el comienzo y el final del trabajo. En su lugar, confía en que sus empleados realicen sus tareas sin que el jefe les eche el aliento en la nuca y vigilando ellos mismos sus horas de trabajo. El valor del trabajo se mide por los resultados y no por el mero tiempo de trabajo, que por ley no es un obstáculo.
Sin embargo, lo que ofrece a los trabajadores una gran flexibilidad y autodeterminación parece contrastar con el registro obligatorio de las horas. Se supone que esto hace visibles las horas de trabajo que se desvían de la ley y, especialmente, las horas extraordinarias. Esto se basa en el supuesto de que las personas con un horario de trabajo basado en la confianza suelen sobreestimar o subestimar su tiempo de trabajo real y, a veces, desconocen por completo la normativa legal.
Por lo tanto, sin un registro del tiempo de los empleados, es imposible reconocer de forma fiable un número de horas permanentemente demasiado alto o demasiado bajo. Con el tiempo de trabajo basado en la confianza no se puede descartar la explotación de los empleados sobremotivados por parte de los empresarios. Por lo que muchos no lo saben: Nadie está obligado a hacer horas extraordinarias y, si el empresario lo ordena, debe compensarlas con dinero o tiempo libre. Si el contrato de trabajo establece que las horas extraordinarias se compensan como una suma global con el salario fijo, esto no es válido.
En la mayoría de los casos, sin embargo, el tiempo de trabajo basado en la confianza es deseado por ambas partes, ya que fomenta la relación de confianza entre el empleado y el empresario, un activo valioso que no debería verse dañado por los controles del tiempo de trabajo. Si así es como lo ha gestionado hasta ahora en su empresa, la solución puede ser la siguiente: Los empleados registran sus horas de trabajo en un sistema que permite al jefe respectivo comprobar el cumplimiento de la normativa sobre el tiempo de trabajo, pero ellos siguen organizando sus horarios de trabajo libremente y bajo su propia responsabilidad (en el marco de la Ley sobre el tiempo de trabajo).
Puede aprovechar la siguiente circunstancia: En principio, el empresario es responsable del registro adecuado y correcto del tiempo, pero también puede delegar esta tarea en sus empleados. En ese caso, está en sus manos determinar por sí mismos el inicio, el fin y las pausas del trabajo y documentarlas concienzudamente.
Cómo implantar técnicamente el registro de tiempos
La sentencia del TJCE exige un "sistema objetivo, fiable y accesible" con el que se pueda medir el número de horas trabajadas al día. Pero, ¿qué significa esto exactamente?
Desde la crisis de Corona, ha quedado claro que las oficinas en casa se han vuelto indispensables en muchas empresas y que el trabajo híbrido en distintos lugares es ya la norma. Mientras los relojes de fichar permanecían parados y las hojas de horas acumulaban polvo, las soluciones digitales se abrieron paso en el mundo laboral: sencillamente, no había otra forma de registrar el tiempo de los empleados. Y también de cara al futuro, esto significa que los relojes de fichar atados a las oficinas no son un sistema accesible si los empleados no pueden conectarse a distancia.
Muchas empresas han pasado a introducir las horas en hojas de cálculo digitales en lugar de en papel. Pero esta tampoco es una buena solución: para los empleados, introducir las horas en hojas de cálculo de Excel o Google Sheets, por ejemplo, lleva mucho tiempo y es propenso a errores: es fácil cometer un error tipográfico inadvertido o deslizar la fila o la columna al introducir los datos. Además, todos los empleados mantienen sus propias hojas de cálculo en diferentes lugares de almacenamiento, lo que dificulta a los gestores y al departamento de RR.HH. fusionar regularmente los datos y vigilarlos: A finales de mes, como muy tarde, se ven desbordados por una masa de hojas de horas digitales.
Registro óptimo del tiempo de sus empleados con SeaTable
Entonces, ¿cómo registrar las horas de trabajo de los empleados de forma rápida, sencilla y conforme a la ley? Con una plantilla de SeaTable especialmente adaptada a este caso de uso.
Como con cualquier plantilla SeaTable, se trata de una base de datos con diferentes tablas que puede personalizar según sus necesidades específicas. En la primera tabla, hemos creado una vista de administración general para usted, en la que fluyen todas las horas de trabajo de sus empleados, las solicitudes de vacaciones y las notificaciones de enfermedad. Como gestor, tendrá una visión completa de las asistencias y ausencias de todos los empleados de su equipo.
Vista administrativa del horario de trabajo
A través de vistas personalizadas filtradas con el ID de usuario, puede controlar exactamente quién puede ver qué datos y crear así la cuenta horaria de cada empleado con los datos relevantes para él. Puedes obtener más información al respecto en nuestro vídeo explicativo en YouTube.
Para que tanto sus empleados como usted mismo puedan controlar en todo momento el cumplimiento de la normativa sobre el tiempo de trabajo, SeaTable calcula el número de horas trabajadas, así como las horas extraordinarias o insuficientes en relación con el tiempo de trabajo diario normal. Mediante un código de colores en las filas, usted y los miembros de su equipo pueden ver directamente si el balance horario de un día está en el menos (rojo) o en el más (verde).
En una aplicación para empleados creada con SeaTable, puede hacer que la introducción de datos sea intuitiva y fácil de usar haciendo que sus empleados introduzcan las horas de trabajo, las solicitudes de vacaciones y las bajas por enfermedad en formularios web. Al hacerlo, puede proporcionar a los campos de entrada instrucciones específicas para guiar a quienes los rellenen de forma segura a través del proceso. Un formulario web cumplimentado corresponde a una jornada laboral, una solicitud de vacaciones o una baja por enfermedad.
App del empleado para horarios de trabajo, solicitud de vacaciones y notificación de enfermedad
Cuando sus empleados envían los formularios, SeaTable añade nuevas entradas a las tablas correspondientes, que usted, como gestor, puede aprobar o rechazar en la aplicación de gestión. En su tablero de mandos, puede incluir estadísticas para realizar un seguimiento de todas las horas extraordinarias, vacaciones y bajas por enfermedad de sus empleados. El calendario también le permite visualizar los datos en una vista general del calendario.
Aplicación de gestión con panel de control
Recordatorio: Esta es sólo una plantilla de ejemplo que hemos creado para usted. Todas las funciones básicas están incluidas en una suscripción gratuita, pero para la gama completa de funciones incluyendo automatizaciones necesita una suscripción Enterprise. Por supuesto, puede utilizar muchas más funciones de SeaTable para desarrollar su propia aplicación para el seguimiento del tiempo en su empresa según sus deseos.
Descubra aquí todo sobre nuestra plantilla, que revolucionará su registro del tiempo de trabajo.
Conclusión: Por qué SeaTable le merece la pena
Por último, puede asignar todos los procesos necesarios en SeaTable para registrar las horas de trabajo de sus empleados de acuerdo con la situación legal vigente y con el mínimo esfuerzo administrativo. Para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo, siempre puede obtener una imagen completa de las horas trabajadas en el equipo y evaluar los datos de cada empleado con la ayuda de una app de gestión.
En SeaTable, usted y sus empleados documentan el registro de horas, las solicitudes de vacaciones y los días de baja por enfermedad en un lugar centralizado, en lugar de mantener muchas hojas de horas dispersas (por ejemplo, en Excel o Google Sheets). Todo lo que necesita es un navegador de Internet y una dirección de correo electrónico.
Sin embargo, el control del tiempo es sólo un caso de uso de las casi infinitas posibilidades que SeaTable le ofrece. Descubra en nuestras plantillas qué impresionantes soluciones de software puede crear con SeaTable y empiece ahora mismo con una cuenta gratuita.
