Comment les musées et les galeries gèrent efficacement leurs expositions d'art

Il existe environ 55 000 musées dans le monde et d'innombrables autres galeries, expositions, théâtres et scènes artistiques. Tout le monde s'accorde à dire que l'art, sous ses différentes formes, joue un rôle important dans nos vies. À l'époque de Corona - mais même avant - la gestion et le fonctionnement d'une telle institution artistique sont incroyablement difficiles. Dépendant des fonds publics, en mode de justification constante et maintenant frappé par les fermetures liées à Corona, il y a certainement des tâches plus faciles que celles d'un directeur de musée.

Cet article décrit les défis de la gestion de l'art, aborde les différences entre la gestion d'une institution artistique publique et celle d'une entreprise, expose les problèmes liés aux solutions sectorielles rigides dans le domaine de la gestion de l'art et montre des moyens efficaces de résoudre ces défis.

Qu'est-ce que la gestion de l'art ou la tâche d'un musée d'ailleurs ?

Pour décrire la gestion de l'art, il faut d'abord comprendre la mission d'un musée et de son art. Mais aussi simple que cette tâche puisse paraître à première vue, même le conseil international des musées s'efforce depuis des décennies de trouver une définition adéquate et complète. L'impact de l'art sur notre société est trop complexe. À Kyoto en 2019, la description suivante a été convenue :

Museums are democratising, inclusive and polyphonic spaces for critical dialogue about the pasts and the futures. Acknowledging and addressing the conflicts and challenges of the present, they hold artefacts and specimens in trust for society, safeguard diverse memories for future generations and guarantee equal rights and equal access to heritage for all people.

Les musées publics, les expositions et les galeries ont donc pour mission d'être un havre de l'histoire. Ils ont pour mission de préserver les objets d'art et de les conserver pour les générations actuelles et futures. Les tâches essentielles comprennent donc "la collecte, la recherche, la conservation, l'exposition et la médiation".

La gestion de l'art consiste donc précisément à relever ce défi difficile et à trouver les moyens de remplir les tâches essentielles susmentionnées dans l'espace public.

La gestion des expositions d'art, des musées et des expositions exige de la souplesse de la part des personnes et des logiciels.

Les différences entre la gestion artistique et la gestion d'une entreprise

À première vue, la gestion d'une entreprise et celle d'une institution artistique semblent similaires. La grande différence, cependant, est que les expositions d'art et les musées sont publics et, dans la plupart des cas, moins capables d'agir de manière indépendante. Alors que les entreprises sont orientées vers le profit et peuvent décider elles-mêmes de la stratégie à suivre, les institutions artistiques sont largement financées par l'État, ne peuvent générer elles-mêmes qu'une petite partie de leurs coûts grâce à leurs visiteurs et il leur est généralement interdit de commercialiser leurs œuvres. Cela vous prive d'une source de revenus potentiellement importante et vous rend dépendant de votre bailleur de fonds - l'État.

En outre, les musées, les galeries et les expositions doivent non seulement fournir un travail de qualité constante en termes de contenu et d'organisation, mais aussi justifier en permanence leur propre existence et leur développement. Les directeurs de musée vivent dans un équilibre constant. On attend d'eux qu'ils répondent aux exigences élevées de l'art pour le grand public, alors qu'en même temps ils sont soumis à une critique publique constante et sont souvent limités dans leurs activités par des décisions des autorités publiques et des sponsors.

Un petit aperçu du problème a été donné par la démission d'Udo Kittelmann en 2019, qui a abandonné son poste à la tête de la Galerie nationale allemande, probablement l'exposition la plus importante et la plus renommée d'Allemagne. Trop peu de budget et trop peu de liberté, combinés au besoin permanent d'être représenté en politique, lui ont fait jeter l'éponge.

La gestion artistique diffère de la gestion d'une entreprise

Peu de musées ont un attrait comme le Louvre à Paris. La photo montre des visiteurs devant le tableau de la Mona Lisa.

Même avant Corona, les artistes, les musées, les galeries et les expositions ont connu des difficultés. Mais avec la pandémie, les problèmes se sont intensifiés. Les fermetures forcées ont éliminé une importante source de revenus sans réduire les coûts dans la même mesure. Même si les galeries et les musées sont financés par l'État, la pression pour justifier chacune de ces institutions est de plus en plus forte. Les musées de renommée mondiale, comme le Louvre, n'ont pas de mal à survivre à cette époque en raison de leur attrait. Mais où les petites expositions ou les projets d'artistes sont-ils censés développer ce charisme.

C'est pourquoi il est temps de penser à une gestion efficace de l'art et des expositions, surtout lorsque les revenus diminuent. L'argent qui n'est pas dépensé du côté des dépenses ne doit pas être collecté ou financé du côté des recettes. Cela réduit la pression à justifier et facilite la poursuite de l'existence de ces institutions publiques.

Les défis de la gestion de l'art

Outre les conditions cadres difficiles de la gestion de l'art, la gestion des expositions présente également des défis en termes de contenu. Le défi le plus difficile est certainement que l'art existe sous de nombreuses formes différentes et que chacune a des exigences différentes. Les œuvres d'art entraînent des coûts de suivi élevés et le plus souvent permanents grâce à un stockage et une restauration professionnels.

Souvent, les objets d'art n'appartiennent pas aux musées mais sont prêtés pour une certaine période. En raison de leur valeur généralement élevée, des polices d'assurance appropriées doivent être souscrites et contrôlées. Souvent, le bâtiment dans lequel se trouve un musée est déjà un atout pour l'histoire de l'art et doit être entretenu lui-même. Selon le type d'exposition, les informations nécessaires à recueillir sont diverses et peuvent même changer fondamentalement d'une exposition à l'autre.

C'est la tâche des personnes de faire face à cette complexité et c'est la tâche des logiciels de gestion de musée de faire face à cette complexité. Ces solutions doivent être en mesure de relever chacun de ces défis et ne pas coûter trop cher.

SeaTable, un logiciel flexible pour les musées

Un logiciel de gestion de musée doit être à la fois flexible et simple. Un défi insoluble pour les solutions habituelles de l'industrie

Pourquoi les solutions industrielles ne sont souvent pas adaptées

En tant qu'étranger au secteur, vous serez peut-être surpris du nombre de solutions industrielles de ce type qui existent dans le domaine de la gestion des expositions. Même une brève recherche permet de trouver une multitude de solutions possibles. Parmi les plus connus, citons : MuseumPlus, Axiell Collections Management, Artwork Archive, CatalogIt, PastPerfect, Argos Art Management, Versai Museum Management Software, Veevart et bien d'autres encore. Chacune de ces solutions a son propre objectif et peut souvent être divisée en deux catégories : l'une se concentre sur la création et la fourniture de catalogues, d'éléments visuels et d'informations sur les expositions, tandis que l'autre s'occupe du travail administratif en arrière-plan.

Le problème de toutes ces solutions spéciales est leur structure fixe, que presque toutes les solutions logicielles apportent avec elles. Il contraint vos utilisateurs à suivre un processus et une méthode de travail que le logiciel juge raisonnables. Pourtant, la seule façon de faire face aux nombreux défis de l'environnement artistique est la flexibilité. Ce n'est que si le logiciel de gestion peut s'adapter aux exigences et à la réalité qu'il facilitera réellement le travail des utilisateurs.

C'est pourquoi vous devriez jeter un coup d'œil à Seatable. Parce que SeaTable vous offre exactement la flexibilité dont vous avez besoin pour développer vos propres processus et flux de travail. Dans SeaTable, vous pouvez rassembler toutes vos informations, quel que soit leur type, dans votre propre base de données personnelle, les connecter et ainsi organiser votre travail quotidien plus efficacement. SeaTable est aussi facile et intuitif à utiliser qu'une feuille de calcul Excel.

Gérez et organisez les expositions, les collections, les contrats, les prêts, les tâches de restauration, les bases de clients et les informations de toute nature sur une seule et même plateforme intuitive. Concevez vos applications individuelles sur la base de vos informations. Des filtres, des tris et des regroupements puissants vous donnent la liberté de concevoir votre travail exactement comme vous le souhaitez. Reliez SeaTable à vos autres applications commerciales et automatisez vos flux de travail.

SeaTable n'est pas rigide, mais s'adapte avec souplesse aux besoins et aux exigences de la gestion de l'art et des objets. Les sections suivantes décrivent les tâches typiques de la gestion de l'art et comment vous pouvez les résoudre avec SeaTable. Ils sont destinés à vous donner une idée de la flexibilité que SeaTable peut vous offrir.

1. la gestion des collections

La gestion des collections assure l'enregistrement, le catalogage, l'indexation et la gestion fiables de tous les objets, y compris toutes les informations pertinentes. Selon l'objet, un autre type de capture d'information peut être pertinent, mais avec SeaTable, vous pouvez réagir de manière flexible. Pour un tableau, outre les données de base telles que le titre, l'artiste, la date et les dimensions, le matériau et l'origine peuvent également être pertinents. En même temps, cependant, les informations sur les restaurations ou les prêts prévus doivent également être enregistrées.

La force de SeaTable réside dans le fait que vous déterminez vous-même les informations que vous souhaitez enregistrer et que vous pouvez les développer comme vous le souhaitez. Dans le même temps, il est possible de créer des liens entre les différentes informations et, à l'aide de colonnes déroulantes, de transférer des informations d'une table à l'autre.

Notre modèle Art Gallery Management propose quelques exemples d'entrées pour vous montrer les possibilités. Les objets d'art individuels sont au centre de la gestion de la collection et sont liés aux artistes. En même temps, l'emplacement de l'œuvre d'art est enregistré et il existe un lien avec les restaurations prévues. Une extension pour inclure des références publiques, des périodes de création ou des catégories artistiques peut être ajoutée à tout moment.

Aperçu des objets du modèle de galerie d'art

Aperçu des objets du modèle de galerie d'art

Représentation visuelle des objets avec le plug-in galerie

L'affichage sous forme de tableau de SeaTable peut être adapté de manière flexible aux besoins de chaque collaborateur grâce à des vues individuelles. En plus de la présentation sous forme de tableau, SeaTable dispose d'autres possibilités d'affichage. Ainsi, pour les entrées contenant des images, il est possible d'utiliser le plug-in de galerie pour trouver rapidement l'entrée souhaitée. Il suffit de cliquer sur l'entrée pour passer à l'affichage détaillé et effectuer des modifications sur les données.

Les artistes présentés comme une galerie

Les artistes présentés comme une galerie

2. la gestion des expositions

L'organisation d'une exposition est complexe et exige une planification, une gestion et un contrôle minutieux de multiples activités. SeaTable vous soutient grâce à sa structure flexible et permet aux personnes et institutions impliquées de coordonner les lieux et les donateurs. Gérer les prêts ou surveiller le transport afin de garantir une traçabilité complète de tous les objets à tout moment. Par exemple, chaque mouvement dans et hors de l'enceinte du musée peut être enregistré et documenté via un journal des mouvements. Vous gardez le contrôle pour savoir si une pièce est actuellement dans l'exposition, dans l'atelier de restauration ou en transit. Grâce aux puissants filtres, regroupements et tris, vous ne perdrez aucun objet de vue.

Chaque musée doit gérer une multitude de contrats et d'accords relatifs aux expositions, aux prêts et aux objets. Dans SeaTable, vous pouvez enregistrer chaque type d'information de manière structurée et ainsi classer une documentation complète. Recevez un rappel automatique par e-mail avant l'expiration d'un délai ou surveillez les coûts mensuels à l'aide d'évaluations statistiques. Gérez vos documents avec les champs spécifiques au contrat dont vous avez besoin.

Évaluation des coûts mensuels par catégorie de dépenses

Évaluation des coûts mensuels par catégorie de dépenses

3. les clients et les partenaires contractuels

La gestion des clients et des contrats implique l'administration de toutes les personnes et entreprises avec lesquelles vous êtes en contact. Il peut s'agir d'employés, mais aussi d'artistes, de restaurateurs, de mécènes et de sponsors, d'éditeurs, de représentants de la presse, mais aussi de sociétés d'expédition et de compagnies d'assurance. C'est vous qui déterminez les informations que vous souhaitez enregistrer et la manière dont vous les associez à l'exposition.

Voulez-vous enregistrer la date de naissance de vos parrains en plus de l'adresse ? En quelques clics, vous pouvez ajouter une autre colonne de date à votre saisie de données et sauvegarder également cette information. Les possibilités sont presque illimitées et vous pourriez, par exemple, gérer des groupes d'adresses et des listes de distribution ainsi qu'un historique complet des contacts en plus des données de base telles que la salutation, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'e-mail.

Regroupez et filtrez vos contacts

Regroupez et filtrez vos contacts

4. restauration et entretien

L'entretien des œuvres d'art historiques est un grand défi. Outre le défi technique, la journalisation représente une grande partie du travail. Avec SeaTable, vous pouvez enregistrer à la fois la documentation entrante et les registres d'état avant et après la restauration en images, vidéos et descriptions.

Toutes les mesures peuvent être appelées pour chaque objet. Vous pouvez ainsi enregistrer des données sur le stockage, le transport ou l'état général directement sur l'objet et les avoir toujours à portée de main.

5. gestion des prêts, transport et logistique

Dans une exposition avec des objets prêtés, la coordination des personnes et des institutions impliquées est une tâche importante. Le site
ainsi que les prêteurs et les protocoles d'entrée et de sortie doivent être enregistrés. A tout moment, la traçabilité de chaque objet prêté doit être possible. Avec SeaTable, vous pouvez relever le défi avec facilité et garantir une traçabilité complète de tous les objets, qu'ils soient prêtés ou appartenant à la collection. Vous savez à tout moment si une pièce est actuellement dans les archives, dans l'atelier de restauration, dans l'exposition ou en transit.

6. archives et littérature

Que serait un objet d'art sans les informations de base nécessaires ? Quelles que soient les informations que vous souhaitez enregistrer en plus des objets, avec SeaTable vous avez la possibilité de le faire. Vous pouvez saisir des entrées bibliographiques de tout type ou créer des références bibliographiques à des objets. Par ailleurs, vous pouvez bien sûr relier des répertoires, des livres, des catalogues, des périodiques et des articles aux objets respectifs et créer ainsi la base de la documentation de l'exposition.

7. présence sur Internet

Chaque exposition, galerie et collection a besoin d'un site web pour fournir davantage d'informations aux amateurs d'art avant et après leur visite. Évitez la duplication des informations et utilisez simplement les informations stockées dans SeaTable pour créer un site Web attrayant. Grâce à l'api REST bien documentée, vous pouvez utiliser n'importe quel langage de programmation pour récupérer le contenu de SeaTable et l'afficher sur une page web.

Cela vous permet d'afficher vos expositions sur votre site web dans votre design d'entreprise, créant ainsi une présence en ligne appropriée. Une fois configuré, le site web se met automatiquement à jour lorsque vous personnalisez vos objets dans SeaTable ou que vous ajoutez des objets supplémentaires.

La section de code suivante est tout ce dont vous avez besoin pour mettre vos expositions sur un site web. Utilisez simplement la section du code comme source d'inspiration et expérimentez-la. Vous trouverez la documentation complète de l'API à l'adresse https://api.seatable.io.

Une plateforme pour les flux de travail et les processus individuels des musées, des galeries et des expositions.

L'administration et la gestion des musées, des galeries et des expositions d'art ou toute forme de gestion de l'art est certainement un grand défi. Il faut avoir du flair et se réinventer constamment. Utilisez une solution logicielle qui peut s'adapter à vos besoins particuliers et qui est aussi flexible que vous face aux nouveaux défis. Essayez SeaTable et vous serez étonné de la souplesse et de la flexibilité avec lesquelles vous pouvez l'utiliser pour développer vos propres processus et flux de travail.

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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph est le fondateur et le directeur technique de SeaTable GmbH. Il est responsable de toute l'informatique interne de SeaTable et adore les nouveaux défis passionnants. Pendant son temps libre, il aime jouer au tennis, explorer des villes étrangères avec sa famille ou jouer de temps en temps à un jeu vidéo.