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Bases

Bases dans SeaTable

Les bases sont essentielles pour la saisie et la gestion des données dans SeaTable. Chaque fois que vous saisissez, évaluez ou partagez des données dans SeaTable, une Base est impliquée.

À première vue, une base n'est qu'un conteneur pour un ou plusieurs tableaux. D'un point de vue pratique, il est donc logique de comparer une base à un classeur Excel. Mais cette comparaison ne rend pas justice à une base. Les bases sont supérieures aux classeurs, tels qu'on les connaît dans les tableurs traditionnels, et ce pour plusieurs raisons :

  • Support de divers formats de données (par ex. cases à cocher, fichiers, sélection multiple, texte formaté)
  • Prise en charge des fonctions de base de données relationnelles
  • Diverses possibilités de partage pour faciliter l'échange de données
  • Collaboration en temps réel (c.-à-d. transmission en temps réel de toutes les modifications apportées aux bases à d'autres collaborateurs)
  • Fonction de commentaire interactive pour chaque enregistrement
  • Versionnage complet de toutes les modifications et de tous les snapshots
  • Fonction de formulaire web intégrée et éditeur de formulaire graphique
  • Possibilités d'intégration simples grâce à l'API REST

Les bases sont donc bien plus que des classeurs sur le web. Vous apprécierez très vite ces avantages - et vous ne pourrez plus vous en passer !

Propriété des bases

Chaque base a un (et un seul) propriétaire. Il est toutefois possible de transférer la propriété d'une base d'un utilisateur à un autre.

Le propriétaire d'une base est soit un utilisateur, soit un groupe. Si un utilisateur est propriétaire d'une base, il est le seul à avoir les pleins pouvoirs sur la base. Si la base appartient à un groupe, les administrateurs du groupe ont un accès complet à la base.

Transférer la base

Le transfert direct de la propriété d'un utilisateur à un autre utilisateur ou à un groupe n'est actuellement pas possible (état : 20.3.2021). Cette fonction sera ajoutée prochainement. Donnez encore un peu de temps au jeune projet SeaTable.

Vous pouvez effectuer un changement de propriétaire de manière indirecte, en faisant exporter une base par l'ancien propriétaire et en la faisant importer par le nouveau propriétaire. (Vous trouverez plus d'informations sur l'exportation et l'importation de bases dans l'article Importation et exportation de données de cette section).

Création de bases

Vous créez des bases dans la bibliothèque des bases. Vous vous trouvez dans cette bibliothèque lorsque vous vous connectez. Si vous êtes à l'intérieur d'une base, vous pouvez revenir à la bibliothèque des bases en cliquant sur l'icône de la base en haut à gauche.

Dans la section Mes bases ainsi que dans chaque groupe auquel vous appartenez, vous trouverez un bouton Ajouter une base. En cliquant sur ce bouton, vous créez une nouvelle base dans le groupe dans lequel vous avez cliqué sur le bouton.

Lors de la création d'une nouvelle base, vous avez trois options :

  • Créer une base vide
  • Importer une base à partir d'un fichier
  • Créer une base à partir d'un modèle

Lors de la création d'une base vide, vous devez saisir un nom pour la nouvelle base. Le nom peut contenir des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux, mais il ne doit pas dépasser 248 caractères. Avec la confirmation, la base est créée et déposée dans la bibliothèque des bases. Lors de l'importation, vous devez sélectionner le fichier à importer via le gestionnaire de fichiers (p. ex. Windows Explorer, Mac Finder). Vous pouvez importer à partir de fichiers au format DTABLE, XLSX et CSV ; le nom du fichier sélectionné devient le nom de la nouvelle base. Lors de la création d'une base à partir d'un modèle, vous pouvez choisir parmi les nombreux modèles proposés. En choisissant l'option de menu Créer une base à partir d'un modèle, le menu des modèles s'ouvre. Parcourez les différents modèles et choisissez celui qui vous convient le mieux.

Gestion des bases

Vous gérez les bases via leurs menus contextuels. Si vous déplacez le curseur de la souris sur l'une de vos bases, une icône en forme de crayon apparaît à droite du nom et l'icône à trois points pour les fonctions avancées. Vous aurez régulièrement besoin de ces dernières pour la gestion de vos bases.

Vous ne pouvez pas gérer les bases que vous avez partagées. Dans les fonctions avancées de ces bases, vous ne disposez que de deux options : Quitter la base partagée et Copier.

Renommer la base

Vous pouvez renommer les bases dont vous êtes le propriétaire ou l'administrateur. Placez le curseur de la souris sur le nom de la base à renommer, puis cliquez sur l'icône en forme de crayon à droite du nom.

Changer l'icône et la couleur de la base

Vous pouvez modifier les icônes et les couleurs des bases dont vous êtes le propriétaire ou l'administrateur. Plus de 10 couleurs et plus de 20 icônes sont disponibles. Placez le curseur de la souris sur le nom de la base, puis cliquez sur l'icône en forme de crayon à droite du nom.

Libérer la base

Vous pouvez partager des bases dont vous êtes le propriétaire ou l'administrateur avec d'autres utilisateurs et personnes et leur accorder ainsi l'accès. Les partages s'effectuent avec différentes autorisations, ce qui vous permet de contrôler les modifications apportées à vos bases. Vous pouvez configurer un partage sur une base via les fonctions avancées des bases. Placez le curseur de la souris sur le nom de la base et cliquez sur l'icône à trois points à droite du nom. Dans la boîte de dialogue de partage qui s'ouvre après avoir sélectionné l'option de menu Partager, vous pouvez définir le type de partage. (Vous trouverez plus d'informations sur le partage des bases dans la section Collaboration).

Supprimer la base

Vous pouvez supprimer des bases dont vous êtes le propriétaire ou l'administrateur. Placez le curseur de la souris sur la base à supprimer, puis cliquez sur l'icône à trois points à droite du nom et sélectionnez Supprimer dans le menu qui s'ouvre. Pour supprimer définitivement la base et toutes les données qu'elle contient, confirmez la demande de sécurité.

Copier la base

Vous pouvez copier toutes les bases auxquelles vous avez accès. Placez le curseur de la souris sur la base à copier, cliquez ensuite sur l'icône à trois points à droite du nom et sélectionnez l'élément de menu Copier. Sélectionnez maintenant l'endroit où la base doit être copiée. Elle peut être copiée soit dans vos propres bases, soit dans un de vos groupes.

Exporter la base

Pour la sauvegarde des données, le transfert à un autre utilisateur ou le transfert vers un autre serveur SeaTable, les bases peuvent être exportées par leurs propriétaires et administrateurs. Placez le curseur de la souris sur la base que vous souhaitez exporter et sélectionnez Exporter dans le menu derrière l'icône à trois points. L'exportation peut prendre un certain temps selon la taille de la base. En principe, l'exportation se fait dans un fichier de type .dtable. Le nom du fichier d'exportation est le nom de la base. (Vous trouverez plus d'informations sur l'exportation des bases dans l'article Importation et exportation de données de cette section). Si l'option d'exportation n'est pas affichée, cela signifie que vous ne disposez pas des autorisations suffisantes.

Restaurer un instantané de la base

Vous pouvez afficher et restaurer les snapshots des bases dont vous êtes le propriétaire ou l'administrateur. Placez le curseur de la souris sur la base, puis cliquez sur l'icône à trois points à droite du nom et sélectionnez Snapshots dans le menu qui s'ouvre pour afficher les snapshots disponibles. En cliquant sur Afficher, vous ouvrez le snapshot sélectionné dans un nouvel onglet du navigateur. En cliquant sur Restaurer, vous copiez le snapshot sélectionné dans une nouvelle base dont vous devez saisir le nom. (Vous trouverez plus d'informations sur les snapshots dans l'article Versionnement & snapshots de cette section).