1. Accueil
  2. Documents
  3. Manuel
  4. Utiliser SeaTable
  5. Formulaires web
Imprimer

Formulaires web

Les formulaires sont des moyens de choix pour permettre aux membres de l'équipe et aux tiers externes de saisir des données dans des tableaux et, le cas échéant, de les modifier. L'accès à un formulaire se fait par un lien et il n'est pas nécessaire de partager le tableau. Ainsi, les formulaires sont particulièrement adaptés à la saisie et à la modification de données par un grand nombre d'autres personnes.

Familiarisez-vous avec la fonction de formulaire de SeaTables pour collecter facilement des données via des formulaires web !

Types et fonctionnement des formulaires web

SeaTable connaît deux types de formulaires web :

  • Formulaire web classique : Le formulaire web classique est idéal pour les enquêtes et la saisie structurée de nouvelles données. Il n'est pas possible de modifier des données existantes avec un formulaire web classique. L'appel du lien vers le formulaire ne nécessite pas de compte utilisateur SeaTable.
  • Formulaire de collecte : Les formulaires collectifs permettent d'actualiser et d'étendre facilement les données créées en équipe. Dans la représentation tabulaire d'un formulaire collectif, l'utilisateur ne voit que les enregistrements qu'il a créés. Tous les autres enregistrements lui sont cachés. Un formulaire collectif ne peut être appelé que par un seul membre de l'équipe.

Dans chaque base, vous pouvez créer et enregistrer un nombre illimité de formulaires - formulaires web et formulaires collectifs.

La création et la gestion des formulaires se fait dans la gestion des formulaires. Tous les formulaires créés y sont enregistrés. Vous ouvrez la gestion des formulaires en cliquant sur le bouton Formulaires web en haut à droite de l'affichage du tableau.

Les formulaires affichés dans la gestion des formulaires se réfèrent toujours à une table dans la base ouverte. Lorsque vous travaillez sur des formulaires, vous devez donc toujours commencer par sélectionner la table et la vue concernées.

Formulaire classique

Créer un formulaire classique

Ouvrez la gestion des formulaires. La gestion des formulaires se présente sous la forme d'une liste vide si aucun formulaire n'a encore été créé dans la base. Sinon, les formulaires déjà existants sont affichés dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.

Vous créez un nouveau formulaire web en cliquant sur Créer un formulaire web en bas de la gestion des formulaires, puis en sélectionnant Formulaire classique.

Saisissez maintenant le nom du nouveau formulaire web. Ce nom sera également affiché dans la gestion des formulaires. Utilisez donc un nom court et concis afin de garder une vue d'ensemble en cas de nombreux formulaires. Vous pouvez bien sûr adapter le nom plus tard dans l'éditeur de formulaires.

L'éditeur de formulaires web s'ouvre alors avec une vue en deux parties : à gauche, le formulaire web est affiché en mode brouillon (c'est-à-dire avec des options d'édition) ; à droite se trouvent les paramètres du formulaire web. Comme vous le verrez, ces deux éléments permettent d'adapter rapidement et facilement le formulaire web à vos souhaits et besoins.

En mode brouillon, à gauche, vous pouvez définir pour chaque champ si

  • un champ est un champ obligatoire
  • un champ reçoit une indication de remplissage complémentaire,
  • l'affichage du champ dépend d'une condition.

Pour les champs de sélection simples et multiples, vous pouvez également définir si les valeurs doivent être affichées sous forme de liste ou de liste déroulante.

Les paramètres du formulaire web à droite vous permettent de prendre les décisions suivantes :

  • À quelle table le formulaire est-il lié ?
  • Quelles colonnes doivent être affichées dans le formulaire ?
  • Une notification doit-elle être envoyée lors de l'envoi du formulaire ?
  • Qui peut accéder au formulaire ?
  • Le formulaire contient-il une note d'introduction et/ou de conclusion ?
  • Quel message le participant reçoit-il après avoir soumis le formulaire ?
  • Sur quelle page web le participant est-il redirigé après avoir soumis le formulaire ?
  • Le formulaire a-t-il une date limite de dépôt ?

Les champs disponibles dans le formulaire dépendent de la table sélectionnée via les paramètres du formulaire web. Si vous modifiez le tableau concerné via le champ de sélection, les champs disponibles s'adaptent automatiquement dans le mode brouillon et dans les paramètres. Si vous désactivez une colonne à droite dans les paramètres, elle est immédiatement masquée à gauche dans la conception. Les noms et l'ordre des champs sont directement repris du tableau de base. Il n'est pas possible de les modifier dans l'éditeur de formulaires web. Cela doit se faire dans l'affichage du tableau.

Pour vérifier à quoi ressemble le formulaire en dehors du mode brouillon, cliquez sur le bouton Page du formulaire web en haut à droite. Le formulaire s'ouvre alors dans un nouvel onglet, tel qu'un participant le verrait.

Avant d'envoyer le formulaire ou de le mettre à disposition du public, vous devriez le tester de manière approfondie.

Vous pouvez obtenir le lien web pour le formulaire dans l'éditeur de formulaire web en cliquant sur le bouton Partager ou dans la gestion des formulaires en cliquant sur l'icône Partager. Envoyez maintenant le lien aux destinataires ou intégrez-le sur une page de renvoi. L'accès au lien est contrôlé par les droits d'accès définis dans les propriétés du formulaire.

Tester le formulaire

Des tests approfondis évitent toute frustration de la part des destinataires. Les problèmes peuvent être causés par des ambiguïtés ou des conflits dans le formulaire. Dans le pire des cas, un formulaire ne peut pas être envoyé parce qu'un champ obligatoire ne peut pas être rempli (par exemple, si aucune valeur n'est définie pour une sélection simple).

Ouvrez le formulaire web pour le tester. Depuis l'éditeur de formulaires web, vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Page du formulaire web. Depuis la vue tableau, appelez d'abord la gestion des formulaires et cliquez ensuite sur le nom du formulaire web. Dans les deux cas, le formulaire web s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur.

Les valeurs saisies dans le formulaire sont enregistrées dans le tableau lié. N'oubliez pas de supprimer les données de test du tableau pour l'évaluation.

Personnaliser le formulaire

Vous pouvez adapter les formulaires web à tout moment à l'aide de l'éditeur de formulaires web. Pour revenir à l'éditeur, accédez à la gestion des formulaires, placez le curseur de la souris sur le nom du formulaire et cliquez sur l'icône en forme de crayon à droite du nom.

Supprimer le formulaire

Vous pouvez à tout moment supprimer des formulaires web via la gestion des formulaires. Placez le curseur de la souris sur le nom du formulaire et cliquez ensuite à droite du nom sur l'icône de la corbeille.

Formulaire de collecte

Créer un formulaire de collecte

Ouvrez la gestion des formulaires. La gestion des formulaires se présente sous la forme d'une liste vide si aucun formulaire n'a encore été créé dans la base. Sinon, les formulaires déjà existants sont affichés dans la boîte de dialogue qui s'ouvre. Pour créer un nouveau formulaire collectif, cliquez sur Créer un formulaire web en bas de la gestion des formulaires et sélectionnez Formulaire collectif.

Saisissez maintenant le nom du nouveau formulaire web. Ce nom sera également affiché dans la gestion des formulaires. Utilisez donc un nom court et concis afin de garder une vue d'ensemble en cas de nombreux formulaires. Vous pouvez bien sûr adapter le nom plus tard dans l'éditeur de formulaires.

L'éditeur de formulaires génériques s'ouvre alors avec son affichage en deux parties : à gauche, le formulaire est affiché dans un aperçu, à droite se trouvent les paramètres du formulaire générique.

Via les paramètres du formulaire sur la droite, vous pouvez choisir pour chaque colonne si elle doit être affichée dans le formulaire collectif. (Les colonnes de type collaborateur, formule, lien, créateur, dernier collaborateur, heure de création et heure de traitement ne sont en principe pas affichées dans un formulaire collectif).

Pour vérifier à quoi ressemble le formulaire, cliquez en haut à droite sur le bouton Formulaire collectif. Le formulaire de collecte s'ouvre alors dans un nouvel onglet. Vous ne voyez que les entrées du tableau que vous avez créées, c'est-à-dire que vous voyez le tableau comme si quelqu'un vous avait envoyé le lien vers le formulaire.

Vous pouvez obtenir le lien web pour le formulaire dans l'éditeur de formulaires collectifs en cliquant sur le bouton Partager ou via la gestion des formulaires en cliquant sur l'icône Partager. Envoyez maintenant le lien aux destinataires.

Adapter le formulaire de collecte

Vous pouvez adapter les formulaires collectifs à tout moment à l'aide de l'éditeur de formulaires web. Pour revenir à l'éditeur, ouvrez l'administration des formulaires, placez le curseur de la souris sur le nom du formulaire et cliquez sur l'icône en forme de crayon à droite du nom.

Supprimer le formulaire de collecte

Vous pouvez à tout moment supprimer des formulaires collectifs via la gestion des formulaires. Placez le curseur de la souris sur le nom du formulaire et cliquez ensuite à droite du nom sur l'icône de la corbeille.