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Notifications

Avec la multitude de sujets différents qui atterrissent chaque jour sur le bureau, il peut arriver que l'on perde un peu la vue d'ensemble : Un rendez-vous tombe dans l'oubli, une livraison de données par un collègue reste non traitée ou une modification importante est oubliée. La fonction de notification de SeaTable n'empêche pas d'oublier quelque chose, mais elle vous le rappelle avant que vous ne l'oubliiez.

Comment garder une trace de vos tâches grâce à la fonction de notification de SeaTable et comment l'utiliser, tel est le sujet de cet article.

Fonction de notification

La fonction de notification de SeaTable permet d'automatiser la surveillance des tableaux, des vues de tableaux ou de certaines colonnes. Une fois configurée, elle veille à ce qu'un groupe d'utilisateurs défini soit informé par notification lorsqu'un événement défini se produit. Si les notifications sont configurées de manière habile et prévoyante, la surveillance manuelle d'un tableau n'est plus du tout nécessaire.

Une notification peut être envoyée à une ou plusieurs personnes. Vous pouvez également configurer une notification qui informe un ou plusieurs autres utilisateurs, mais pas vous-même. La condition est toutefois que les utilisateurs notifiés aient au moins un accès en lecture au tableau surveillé.

Une notification est une information dans SeaTable. Les utilisateurs sont informés de l'existence d'une notification par l'icône en forme de cloche. Une notification n'est pas envoyée par e-mail à l'utilisateur, à moins que cela ne soit prévu dans les paramètres personnels.

Vous définissez ces quatre éléments dans une règle de notification : quel objet est surveillé, quelle est la contrainte de déclenchement pour une notification, quelle(s) personne(s) est/sont informée(s) et quel est le contenu de la notification. L'objet surveillé peut être une table ou une vue. La définition détaillée de la condition de déclenchement permet de focaliser la surveillance de manière encore plus précise sur certaines colonnes.

Créer une règle de notification

La création et la gestion des règles de notification s'effectuent via la gestion des notifications. Vous pouvez y accéder en cliquant sur l'icône à trois points en haut à droite dans la vue du tableau. Si aucune règle de notification n'a encore été créée dans une base, la gestion des notifications se présente sous la forme d'une liste vide. Vous pouvez créer une nouvelle règle en cliquant sur le bouton Ajouter une règle en bas de la gestion des notifications.

L'éditeur de règles se compose de trois blocs :

  • Réglages de base
  • Condition de déclenchement
  • Action

Dans les paramètres de base, vous définissez le tableau à surveiller ou la vue pertinente et déterminez le nom de la règle de notification. Utilisez des noms courts et concis afin de garder une vue d'ensemble en cas de nombreuses règles de notification.

Dans le bloc Conditions de déclenchement, vous spécifiez l'événement que SeaTable doit rechercher et qui, s'il se produit, déclenchera une notification. SeaTable connaît trois conditions de déclenchement :

  • Une date dans une colonne de dates se rapproche
  • Une modification est effectuée
  • Une modification conduisant à un résultat spécifique est effectuée

Pour les conditions de déclenchement relatives à la date et au résultat de la modification, vous disposez d'options supplémentaires pour préciser la condition de déclenchement.

Dans le bloc Action, vous sélectionnez d'une part les utilisateurs auxquels SeaTable enverra une notification et d'autre part le contenu de la notification envoyée. Vous pouvez définir les utilisateurs à notifier de manière statique en définissant les utilisateurs concernés dans le champ Utilisateurs. Vous pouvez définir dynamiquement les utilisateurs à notifier en utilisant le deuxième champ : Si vous avez une ou plusieurs colonnes de collaborateurs dans le tableau surveillé, vous pouvez les indiquer ici. Tous les utilisateurs mentionnés dans cette colonne recevront également une notification. Vous pouvez combiner ces deux champs. Mais un utilisateur ne reçoit toujours qu'une seule notification, même s'il est noté statiquement comme destinataire et informé dynamiquement via la colonne des collaborateurs. Dans le champ Texte du message, vous pouvez rédiger un texte individuel qui sera contenu dans la notification envoyée. Ce champ ne peut contenir que du texte et ne supporte pas le format HTML.

Si vous avez défini une règle, il vous suffit de cliquer en dehors de l'éditeur de règles pour revenir à la gestion des notifications.

Dans une base, vous pouvez créer un nombre illimité de règles.

Gérer les règles de notification

Vous pouvez à tout moment créer d'autres règles ainsi que modifier ou supprimer des règles existantes. Toutes ces actions se font via la gestion des notifications. Vous ouvrez la gestion des notifications en cliquant sur l'icône à trois points en haut à droite de l'affichage du tableau.

Vous pouvez modifier une règle existante en cliquant sur l'icône en forme de crayon à droite du nom de la notification. L'éditeur de la règle de notification s'ouvre alors à nouveau et vous pouvez modifier la notification.

La suppression d'une règle de notification est tout aussi simple : il suffit de cliquer sur l'icône de la poubelle pour supprimer une règle de notification. Attention : il n'y a pas de demande de sécurité.