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Notifications

Avec la multitude de sujets différents qui atterrissent sur votre bureau tous les jours, il peut arriver que vous perdiez la trace de tout : Une date limite est oubliée, une livraison de données par un collègue reste non traitée ou un changement important est négligé. La fonction de notification de SeaTable ne vous empêche pas d'ignorer quelque chose, mais vous en serez averti avant de le faire.

Le sujet de ce billet est de savoir comment garder une trace de vos tâches grâce à la fonction de notification de SeaTable et comment l'utiliser.

Fonction de notification

La fonction de notification de SeaTable vous permet de surveiller automatiquement des tableaux, des vues de tableaux ou simplement des colonnes individuelles. Une fois mis en place, il garantit qu'un groupe d'utilisateurs défini est informé par une notification lorsqu'un événement défini se produit. Grâce à une configuration intelligente et prospective des notifications, la surveillance manuelle d'un tableau n'est plus nécessaire.

Une notification peut être envoyée à une ou plusieurs personnes. Vous pouvez également mettre en place une notification qui informe un ou plusieurs autres utilisateurs, mais pas vous-même. Toutefois, la condition préalable est que les utilisateurs notifiés aient au moins un accès en lecture au tableau surveillé.

Une notification est une indication au sein de SeaTable. Les utilisateurs sont informés de la présence d'une notification par l'icône de la cloche. Une notification ne sera pas envoyée à l'utilisateur par courrier électronique, sauf si cela est spécifié dans les paramètres personnels.

Dans une règle de notification, vous définissez l'objet surveillé, le déclencheur obligatoire d'une notification, la ou les personnes informées et le contenu de la notification. L'objet surveillé peut être un tableau ou une vue. Vous pouvez utiliser la définition détaillée de la condition de déclenchement pour cibler encore plus précisément la surveillance sur des colonnes individuelles.

Créer une règle de notification

Les règles de notification sont créées et gérées via la gestion des notifications. Vous pouvez y accéder en cliquant sur l'icône à trois points en haut à droite de la vue du tableau. Si aucune règle de notification n'a encore été créée dans une base, la gestion des notifications se présente comme une liste vide. Utilisez le bouton Ajouter une règle en bas de la gestion des notifications pour créer une nouvelle règle.

L'éditeur de règles se compose de trois blocs :

  • Paramètres de base
  • Condition de déclenchement
  • Action

Dans les paramètres de base, vous définissez le tableau à surveiller ou la vue correspondante et vous indiquez le nom de la règle de notification. Utilisez des noms courts et concis pour suivre les nombreuses règles de notification.

Dans le bloc Conditions de déclenchement, vous indiquez l'événement que SeaTable doit rechercher et qui, lorsqu'il se produit, déclenchera une notification. SeaTable connaît trois conditions de déclenchement :

  • Une date dans une colonne de date approche
  • Un changement est effectué
  • Un changement qui mène à un certain résultat est effectué

Pour les conditions de déclenchement concernant la date et le résultat de la modification, vous disposez d'autres options pour spécifier la condition de déclenchement.

Dans le bloc Actions, vous sélectionnez les utilisateurs à qui SeaTable envoie une notification d'une part, et le contenu de la notification envoyée d'autre part. Vous pouvez définir les utilisateurs notifiés de manière statique en spécifiant les utilisateurs concernés dans le champ Utilisateurs. Vous pouvez définir dynamiquement les utilisateurs à notifier en utilisant le deuxième champ : Si vous avez une ou plusieurs colonnes d'employés dans le tableau de suivi, vous pouvez les spécifier ici. Tous les utilisateurs mentionnés dans cette colonne recevront également une notification. Vous pouvez combiner ces deux domaines. Cependant, un utilisateur ne reçoit toujours qu'une seule notification, même s'il est noté statiquement comme destinataire et qu'il est notifié dynamiquement à l'aide de la colonne des employés. Dans le champ Texte du message, vous pouvez saisir un texte individuel qui est contenu dans la notification envoyée. Le champ ne peut contenir que du texte et ne supporte pas le HTML.

Une fois que vous avez défini une règle, il vous suffit de cliquer en dehors de l'éditeur de règles et vous reviendrez à la gestion des notifications.

Vous pouvez créer un nombre illimité de règles dans une base.

Gérer les règles de notification

Vous pouvez créer des règles supplémentaires et modifier ou supprimer des règles existantes à tout moment. Toutes ces actions sont effectuées via la gestion des notifications. Vous ouvrez la gestion des notifications en cliquant sur l'icône à trois points dans le coin supérieur droit de la vue du tableau.

Vous pouvez modifier une règle existante en cliquant sur l'icône représentant un crayon à droite du nom de la notification. L'éditeur de la règle de notification s'ouvrira alors à nouveau et vous pourrez modifier la notification.

La suppression d'une règle de notification est tout aussi simple : en cliquant sur l'icône de la poubelle, vous supprimez une règle de notification. Attention : il n'y a pas de message de sécurité.

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