La formation continue est aujourd'hui l'une des choses les plus importantes dans le monde du travail lorsqu'il s'agit de développement personnel et de qualifications professionnelles. En tant qu'employeur, il est important d'encourager ses collaborateurs par le biais d'ateliers et de leur proposer des offres de perfectionnement, car cela fait aujourd'hui partie d'un emploi attrayant pour de nombreux travailleurs. Mais la gestion des ateliers est parfois une tâche colossale qui demande beaucoup d'organisation. SeaTable est là pour vous aider.
Pourquoi les ateliers internes sont-ils importants ?
Les collaborateurs étant souvent l'une des ressources les plus importantes pour les entreprises, il est dans l'intérêt des entreprises de promouvoir ces ressources et de les rendre ainsi encore plus précieuses. Les formations continues peuvent donc être considérées comme des investissements durables dans l'entreprise. En effet, les nouvelles connaissances que vos collaborateurs acquièrent ne profitent pas seulement à eux, mais aussi à toute l'entreprise.
Les formations continues contribuent également à la gestion du changement et des processus, soit par le biais de séminaires ciblés sur le Lean Management, soit de manière générale, lorsque les flux de travail sont améliorés et rendus plus efficaces grâce à l'utilisation de différents ateliers. Lorsque des changements structurels importants sont prévus, ces mesures peuvent aider à les faire comprendre petit à petit aux collaborateurs. Pour ce faire, vous pouvez soit organiser des ateliers en interne, soit faire appel à des experts externes. Des institutions de formation continue connues sont par exemple la Haufe Akademie ou l'Académie internationale du DAAD, qui proposent toutes deux des séminaires de formation continue de grande qualité.
Améliorer les ressources de l'entreprise
Bien sûr, le risque existe que les employés postulent dans d'autres entreprises après avoir acquis des qualifications et que la formation continue ne soit plus utile à l'employeur initial. Toutefois, la formation continue et la possibilité d'en bénéficier contribuent à augmenter la satisfaction de vos collaborateurs.
Ils se sentent pris au sérieux et considèrent comme un signal positif le fait que l'employeur prenne au sérieux leurs besoins et leurs souhaits et leur offre la possibilité de se former. Cela renforce l'attachement des employés à l'entreprise et, à long terme, cela a également pour conséquence de réduire le taux de rotation du personnel et de diminuer le nombre de nouveaux employés à embaucher.
Les ateliers de travail : Un must-have pour les employeurs attractifs
Pour les employés, les formations continues présentent bien sûr aussi quelques avantages. D'une part, les employés élargissent ainsi leur profil de qualification et acquièrent de nouvelles compétences importantes qu'ils peuvent utiliser dans leur travail quotidien. Cela les valorise en tant que ressource et fait d'eux un membre précieux de l'entreprise, qui devient indispensable au patron dans sa position individuelle.
D'autre part, les collaborateurs développent ainsi de meilleures chances de promotion au sein de l'entreprise, car de nouvelles compétences peuvent élargir le champ des tâches. Cela augmente également les chances d'obtenir un salaire plus élevé, car plus les qualifications sont élevées, plus il est facile d'atteindre un niveau de salaire plus attractif. Enfin, les formations continues constituent également un défi passionnant pour les salariés, notamment lorsqu'aucune nouvelle voie ou option ne s'offre à eux sur le plan professionnel.
Dans les grandes structures d'entreprise, la planification, l'organisation et la gestion d'ateliers peuvent vite devenir confuses. Il faut collecter et gérer une quantité de données différentes. Pour cela, il est judicieux d'investir dans de bonnes solutions qui peuvent réduire le travail à un minimum d'efforts. C'est là qu'intervient SeaTable : En tant que logiciel performant doté de fonctions très flexibles et pratiques, SeaTable est un outil idéal pour l'organisation et la gestion d'ateliers.
Gérer des ateliers : un jeu d'enfant avec SeaTable
Avec SeaTable, vous avez toujours une vue d'ensemble de vos ateliers et de vos activités de formation continue et vous disposez de toutes les informations en un seul point de collecte de données. Vous gérez non seulement vos ateliers, mais aussi les coachs et les participants ainsi que le feed-back sur les différentes activités de formation. SeaTable permet une gestion globale de la formation continue de vos collaborateurs dans une base de données centrale et offre les meilleures conditions pour une préparation structurée des données.
Le modèle que nous avons construit comprend différents points importants de collecte de données, qui forment un système de gestion d'atelier rond. Avec quatre tableaux différents, les domaines les plus importants sont couverts dans une base.
1) La base : des ateliers avec toutes les informations
Dans la première base, tous les ateliers qui ont lieu dans votre entreprise sont rassemblés et enregistrés avec toutes les informations importantes. Le lien avec d'autres tableaux permet une attribution directe à un coach. Les données peuvent être triées selon les besoins grâce à différentes catégorisations dans le domaine thématique et les qualifications pouvant être acquises.
Les dates des cours peuvent être représentées visuellement avec le plugin Calendar et permettent un aperçu rapide et clair des dates dans la vue mensuelle. L'affichage hebdomadaire, journalier et de l'agenda est plus détaillé et permet un examen plus précis avec plus d'informations. Autre avantage : le plug-in Map reconnaît automatiquement les adresses dans les champs de texte et les affiche sur une carte. Les participants savent ainsi directement où un atelier aura lieu et si un trajet plus long sera nécessaire.
Les documents de cours peuvent être téléchargés directement dans la base. Comme SeaTable est aussi une base de données, cette fonction de colonne intelligente élimine complètement le partage manuel des documents de cours par e-mail ou par dépôt de dossier. Mieux encore : il n'existe qu'une seule variante officielle, qui est mise à disposition dans la base et actualisée en permanence.
2) Gérer et informer les coachs
Le tableau Coaches contient toutes les informations sur les formateurs qui organisent les ateliers avec vos collaborateurs. Toutes les données de contact, les portraits, les diplômes et les spécifications particulières des coachs y sont enregistrés. Une colonne liée permet d'afficher les ateliers correspondants et les collaborateurs qui y participent.
La collecte d'informations n'est pas seulement importante pour le personnel. Grâce à la fonction de partage, des vues individuelles peuvent être mises à disposition des différents formateurs, qui ne contiennent que les informations qu'ils doivent voir. Si une personne ne fait pas partie de votre entreprise, il est possible de partager une vue spéciale avec une personne au moyen d'un partage de lien externe. Par exemple, un coach peut voir les participants à ses ateliers, mais en masquant délibérément le feedback, cette colonne n'apparaît pas.
Les autorisations accordées manuellement vous permettent de déterminer qui peut modifier ou supprimer des entrées dans la base et d'éviter ainsi que des personnes non autorisées ne manipulent les données. Avec le Plugin de conception de page il est également possible de créer un profil de formateur avec les données contenues dans le tableau et de le sauvegarder au format PDF. En quelques clics, vous disposez ainsi d'une feuille d'information pour vos collaborateurs.
3) S'inscrire avec le formulaire web intégré
Le tableau Participants rassemble toutes les inscriptions de vos collaborateurs. Pour cela, un Formulaire web qui peut être créé dans SeaTable avec les colonnes saisies dans le tableau. Le formulaire web est un outil très puissant qui permet de collecter et d'évaluer des données facilement et sans effort. Nous avons déjà créé ici un formulaire qui contient toutes les informations nécessaires à l'inscription. Vos collaborateurs peuvent ainsi s'inscrire de manière autonome aux ateliers et sont déjà enregistrés comme participants dans le système directement après la transmission du formulaire. Pratique : la colonne liée Ateliers provient du 1er tableau Ateliers et transfère ainsi simultanément les participants dans le 1er tableau.
4) Créer automatiquement des actes et des certificats
Beaucoup d'efforts sont en outre consacrés à la Plugin de conception de page lors de la création de certificats de participation. Le plugin travaille avec les informations inscrites dans le tableau et peut être utilisé avec elles et des informations supplémentaires insérées de manière tout à fait individuelle pour la création de fichiers. Dans notre cas, nous avons créé un certificat de participation qui atteste de l'atelier et des compétences acquises par les participants. Grâce au plugin Page Design, il est ainsi possible de créer des documents personnalisés de manière presque entièrement automatique, qui peuvent être enregistrés au format PDF. Il en résulte de nombreuses possibilités d'utiliser les informations inscrites non seulement pour sa propre exploitation, mais aussi pour concevoir des fiches d'information accessibles au public.
5) Recueillir le feedback après coup
Que seraient les formations continues sans un feedback approprié pour évaluer les cours ? Pour cela, nous avons créé une quatrième base qui concerne la demande de feedback. Ici aussi, nous travaillons avec un formulaire web dans lequel les participants peuvent évaluer leur atelier et leur coach avec un système d'étoiles et des champs de texte libre. Le feedback est collecté dans ce tableau et peut être utilisé pour le développement des ateliers.
Si un cours présente des anomalies, il est possible d'en modifier la structure ou de remplacer un formateur. Comme les mesures de formation continue concernent vos collaborateurs, il est d'autant plus important de les écouter. Si vous recevez souvent des commentaires indiquant qu'il manque des thèmes ou des astuces, cela pourrait vous inciter à mettre en place un nouvel atelier qui se concentrerait précisément sur ces sujets et comblerait ainsi les besoins de votre personnel.
Avec SeaTable, vous pouvez donc représenter et gérer de manière judicieuse chaque processus lié à la planification d'un atelier. L'objectif principal est toujours d'être le plus efficace possible pour vous, vos collaborateurs et les autres parties prenantes. D'autres tableaux et entrées sont également envisageables, en fonction de l'état de votre entreprise. Si vous êtes encore en train de planifier des mesures de formation continue et que vous souhaitez connaître les besoins et les intérêts de vos collaborateurs, vous pouvez également utiliser le formulaire web sous la forme d'un recueil d'idées.
D'autres tâches liées à la planification, telles que l'organisation des lieux, la commande de matériel ou l'obtention de moyens de transport, peuvent également être intégrées sans problème dans cette base avec SeaTable. Les possibilités sont quasiment illimitées grâce aux fonctions des types de colonnes de SeaTable.
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