Avec SeaTable pour une comptabilisation optimale des comptes débiteurs

Il faut vérifier les paiements entrants, rappeler les paiements aux clients et, parfois, il y a même la partie que toute entreprise veut éviter : le processus de relance. Cela peut devenir un véritable défi pour de nombreuses entreprises. Vous vous perdez rapidement dans votre propre chaos et personne dans votre entreprise ne sait toujours quand et si une facture a même été payée. Au final, c'est la liquidité de votre propre entreprise qui en pâtit. Cependant, il ne faut pas que cela aille aussi loin !

Avec SeaTable, vous avez enfin toutes les factures ou créances dues par vos clients en un coup d'œil et vous connaissez exactement le statut de chacune d'entre elles. SeaTable permet à votre service des comptes débiteurs de gérer les créances de manière optimale et efficace. En outre, les informations peuvent être facilement échangées entre les différents départements de votre entreprise. Ainsi, tout le monde peut travailler avec des informations identiques et correctes et vous, en tant qu'entrepreneur, pouvez à nouveau dormir plus tranquillement.

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Qu'est-ce que la comptabilité des comptes clients ?

La comptabilité des comptes clients fait partie de la comptabilité financière. Dans la comptabilité des débiteurs, toutes les transactions commerciales concernant les propres clients de l'entreprise sont enregistrées. En principe, toutes les créances sur les clients sont enregistrées et gérées ici. Ils résultent normalement de la vente de biens et de services par l'entreprise elle-même. Les débiteurs sont donc toujours des débiteurs qui doivent régler des créances résultant de livraisons et de prestations. En d'autres termes, les débiteurs vous indiquent combien d'argent vos clients vous doivent encore et veillent à ce que ces dettes soient payées. Au final, le débiteur individuel devrait pouvoir enregistrer un encaissement positif.

Que fait réellement la comptabilité des comptes clients ?

La comptabilité clients comporte quatre domaines d'activité importants. Ils traitent en détail de la comptabilisation des créances et des notes de crédit résultant de livraisons et de services, du suivi des encaissements individuels, de la relance et du recouvrement ainsi que de la solvabilité réelle de chaque client de votre entreprise. On parle aussi souvent de "debtor scoring". La comptabilité clients garantit que tout, de la facturation à la réception du paiement, est suivi ou documenté et déclenche le processus de relance ou de recouvrement en cas de non-paiement.

Gestion des créances

Si un client achète un produit de votre entreprise, il reçoit une facture. Ce document est envoyé au client par le service des comptes clients. Le client a maintenant la possibilité de payer le montant de la facture à votre entreprise dans un certain délai de paiement prédéfini, par exemple par prélèvement automatique ou par virement bancaire. La facture adressée au client est aussi souvent appelée créance (gestion des créances). Les créances ouvertes sont vérifiées quotidiennement. Cela sert également de travail préparatoire pour le processus de relance.

Dunning

Dans le processus de relance, on distingue la relance extrajudiciaire et la relance judiciaire. Dans le cadre de la procédure de relance extrajudiciaire, vous essayez d'abord de recouvrer vous-même le montant de la facture que vous doit encore le débiteur (client). Cela se fait généralement avec des niveaux de relance. À chaque niveau de relance, le client reçoit un nouveau rappel pour régler l'impayé. Chaque entreprise décide elle-même du nombre de niveaux de relance jusqu'à la procédure de relance judiciaire.

Dans le meilleur des cas, le client reçoit un rappel de paiement amical avant que le processus de relance extraordinaire ne commence. L'objectif est notamment de ne pas affaiblir la relation commerciale existante et de régler le conflit sur un plan aussi "personnel" que possible.

Dans le cas du processus de relance judiciaire, le processus de relance extraordinaire n'a donc malheureusement pas fonctionné et le paiement en souffrance n'a toujours pas été réglé par le débiteur (client). Dans ce cas, un rappel judiciaire est envisagé. Ce sont des avocats ou des agences de recouvrement qui s'en chargent, mais cela peut aussi être fait par votre propre service des comptes clients si vous avez les connaissances nécessaires. Il est important de se familiariser avec les procédures des tribunaux et des huissiers.

Cotation du débiteur

Cependant, le scoring dit du débiteur est également particulièrement important dans l'entreprise. Cela devrait fournir des informations importantes sur la volonté réelle de payer de vos clients. Des déclarations explicites peuvent être faites sur l'historique de paiement de chaque client, par exemple sur la fiabilité des paiements ou les défauts de paiement individuels. De cette façon, les insolvabilités des clients peuvent être reconnues à un stade précoce et le préjudice financier réel peut être réduit au minimum. Dans ce cas, le client est simplement bloqué et ne reçoit plus de produits ou de services jusqu'à nouvel ordre.

Gestion de l'information

En plus de tous les points déjà mentionnés, il est également particulièrement important de transmettre des informations sur les paiements en souffrance. À partir de ces informations, des décisions peuvent être prises en un rien de temps concernant les éventuels investissements à venir et vos propres liquidités. Si de plus en plus de paiements ne sont pas effectués, votre entreprise risque de ne pas être en mesure de lancer de nouveaux investissements. Si, au contraire, la majorité de vos créances ont été payées, votre entreprise est liquide et rien ne s'oppose à de nouveaux investissements. La liquidité d'une entreprise dépend donc toujours des créances en cours ou réglées.

Quel est le risque lié au débiteur et comment le contrer ?

Tous les clients ne paient pas toujours à temps ou certains clients ne paient délibérément pas leurs factures. Toutefois, votre service des comptes clients doit être en mesure de gérer au mieux ce "risque débiteur" et d'évaluer le plus précisément possible les possibilités de paiement, qui se différencient par le retard de paiement, l'incapacité de payer et le refus de payer.

En cas de retard de paiement, le client (débiteur) ne paie pas sa facture dans le délai de paiement déjà convenu. Dans le cas de l'insolvabilité, on parle déjà d'insolvabilité. Dans ce cas, le client ne peut plus faire face à ses obligations de paiement. Dans le cas du refus de payer, en revanche, le client refuse de payer et agit intentionnellement. Cela ne peut être contrecarré que par une notation appropriée.

Le scoring est un examen détaillé du client. Les paiements passés sont répertoriés en détail dans le compte débiteur réel de chaque client individuel et sont inclus dans la notation de crédit. S'il y a des problèmes avec des paiements qui doivent être réglés dans le passé, le score du client sera abaissé. Cela peut également conduire au blocage ou à la non-livraison effective du débiteur. Il est possible d'y remédier en effectuant un paiement anticipé, par exemple. Si, en revanche, le client a toujours payé toutes ses factures dans les délais, il devrait avoir le meilleur score possible dans votre comptabilité clients.

Comment gérer efficacement vos comptes débiteurs dans SeaTable

Dans notre dernier article,"CRM : de l'entrée du client au devis", nous vous avons montré comment vous pouvez créer votre propre système CRM dans SeaTable en un rien de temps. Dans cet article ou modèle, nous faisons suite à l'article mentionné ci-dessus et vous montrons comment cartographier efficacement vos comptes clients dans SeaTable. Jusqu'à présent, tout tournait autour de la base de clients, du portefeuille de produits et de la création de devis. Nous passons maintenant du devis à la facturation. Ainsi, en plus des feuilles de calcul "Données clients", "Équipe de vente", "Offres" et "Catalogue de produits", vous trouverez également la nouvelle feuille de calcul "Factures" dans le modèle actuel.

De l'offre à la commande de la facture

La feuille de calcul "Offres" a été enrichie de trois nouvelles colonnes: "Service comptable", "État des paiements" et "Factures". Si votre client a accepté votre offre et souhaite acheter les biens ou les services, vous avez maintenant la possibilité d'informer le service comptable pour facturer le client en un seul clic sur le bouton "Veuillez créer une facture". Toutes les données importantes relatives à l'offre acceptée sont transférées directement, sous la forme d'une nouvelle ligne, dans la feuille de calcul "Factures". A cet effet, un script est exécuté en arrière-plan qui écrit les données directement dans la table "Factures" et assure un lien avec les feuilles de table "Factures", "Offres" et "Données clients".

Comptes débiteurs - Offre

Aperçu de la page d'offre dans SeaTable

Vous pouvez ensuite consulter l'état réel du paiement dans la colonne "État du paiement". Toutes les factures sont également liées à la feuille de calcul "Factures" et peuvent bien sûr être consultées dans la colonne "Factures". De cette manière, vous, en tant qu'entrepreneur, et votre équipe de vente, disposez toujours de toutes les informations importantes en un coup d'œil et, si nécessaire, vous pouvez également assurer un suivi personnel auprès du client si un paiement ne doit pas être effectué à temps.

Création de factures en quelques secondes

Comme nous l'avons déjà mentionné, toutes les informations importantes concernant l'offre acceptée par le client sont transférées directement dans la feuille de calcul "Factures". Ainsi, toutes les données telles que le numéro de l'offre, le nom du client, le numéro de client, la personne de contact, la rue et le numéro de maison, le code postal, la ville, le pays et toutes les informations sur les produits avec le nom du produit, le prix unitaire, la quantité et le montant total sont automatiquement transférées. Il ne reste plus à votre service comptable qu'à appuyer sur le bouton "Créer une facture" dans la colonne "Facture".

Comptes clients - Factures

Toutes les demandes en un coup d'œil

Le plug-in "Conception de la page" s'ouvre automatiquement et remplit toutes les informations importantes. Vous pouvez ensuite facilement enregistrer la facture sous forme de fichier PDF et la stocker dans la colonne "Fichiers" ou l'imprimer et l'envoyer à votre client par courrier électronique ou par lettre. Bien entendu, vous pouvez adapter ou compléter le modèle de page prédéfini selon vos souhaits en quelques minutes seulement.

Comptes débiteurs - Facture

Votre facture terminée dans le plug-in de conception de pages

Garder un œil sur l'état des paiements

Pour que toutes les personnes concernées dans votre entreprise, en plus du service des comptes clients, sachent si un client paie ses factures ou non, la colonne "Statut de paiement" est disponible. Si une offre est acceptée par le client et qu'une facture est générée, le statut du paiement est automatiquement changé en "En attente". Dès qu'un encaissement a lieu, votre service de comptabilité débiteurs peut changer la colonne Single Select "Statut du paiement" en "Payé" et saisir la date de l'encaissement sous "Date du paiement". Grâce à la fonction de regroupement et aux différentes vues par "statut de paiement", vous obtenez la meilleure vue possible de tous les statuts de paiement actuels. En outre, vous trouverez désormais le "Statut de la facture" dans le plug-in Kanban, de sorte que vous ne pouvez vraiment pas perdre de vue l'état des paiements.

Comptes débiteurs - Paiements

Les différents statuts de paiement

L'autre avantage de l'état des paiements est que chaque état affecte également la fiche de votre client actuel dans la feuille de calcul "Données client". Cela signifie que si un client paie toutes ses factures ou est "en attente", la ligne en question est marquée en vert. Si le client n'a pas payé sa facture pour quelque raison que ce soit, la couleur de la ligne passe au rouge et chaque employé sait que ce client est en cours de relance et qu'il ne doit pas recevoir de produits ou de services jusqu'à nouvel ordre.

Communiquez le statut du paiement à vos clients en un seul clic.

Pour que votre service de comptabilité clients puisse également informer vos clients de la réception d'un paiement ou d'un retard de paiement, les deux boutons "Réception du paiement" et "Info relance" sont disponibles dans SeaTable. En un seul clic sur le bouton correspondant, un courriel est automatiquement envoyé à l'adresse électronique de contact figurant dans la colonne "Adresse électronique". Dans cet e-mail, des informations telles que le numéro de la facture ou le montant sont automatiquement ajoutées. Bien entendu, vous pouvez facilement personnaliser le message adressé à vos clients sur les statuts de paiement respectifs comme vous le souhaitez.

Comptes clients - Informations sur les clients

Envoyez les informations de paiement à vos clients directement depuis SeaTable

Toujours tous les chiffres en vue

Pour que vous ayez toujours sous les yeux les chiffres les plus importants, le modèle a été complété par trois autres statistiques pertinentes. Sous "Chiffre d'affaires de tous les produits", vous trouverez maintenant le chiffre d'affaires total que vous avez généré par des services ou des biens dans votre entreprise. Sous "Statut de la facture en pourcentage", vous pouvez voir exactement combien de factures ont été enregistrées au total et comment elles sont réparties en pourcentage selon les trois différents statuts de paiement "Payé", "En attente" et "Relance". Pour que vous sachiez toujours exactement ce que cela signifie en termes de chiffre d'affaires, la statistique "État des paiements (chiffre d'affaires)" a également été intégrée. Cela reflète fidèlement le chiffre d'affaires des différents statuts de paiement de vos clients.

Avec SeaTable, vous et votre département des comptes clients pouvez dormir sur vos deux oreilles.

Il n'est donc pas toujours nécessaire d'opter pour des logiciels de comptabilité onéreux tels que Lexware, Lexoffice, sevDesk, orgaMax ou Billie, par exemple, qui peuvent même plonger votre entreprise dans des frais généraux énormes. Vous pouvez certainement économiser de l'argent.

Grâce à son énorme flexibilité, SeaTable peut également faire fonctionner parfaitement votre département des comptes clients. L'avantage évident que présente SeaTable est la diversité des utilisations possibles du produit lui-même. Outre les comptes clients, d'autres cas d'utilisation importants dans votre entreprise peuvent également être couverts. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet sur notre blog ou directement dans nos modèles. Convainquez-vous de la feuille de calcul la plus puissante et la plus innovante et lancez-vous dès aujourd'hui dans la comptabilité des comptes clients.

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