Wie Sie schneller und einfacher neue Mitarbeiter finden

Verbessern Sie Ihre Bewerbungsprozesse

Vielen Personalabteilung fehlt ein geeignetes Tool, um Ihre Bewerbungsgespräche effizient zu verwalten. Dabei liegen die Anforderungen klar auf der Hand. Das wichtigste ist die lückenlose Aufzeichnung sämtlicher Informationen über den Bewerber inkl. der Erfassung von sämtlichen Dokumenten wie dem Lebenslauf oder dem Bewerbungsschreiben. Auch die Organisation der jeweiligen Bewerbergespräche inklusive der Notizen des Interviewpartners sollten zu einem Wettbewerber erfasst werden. Und zu guter Letzt müssen alle Prozessbeteiligten jederzeit Zugriff auf alle Informationen bekommen. Nur so kann die Bewertung und Evaluierung der Kandidaten sowie die Nachverfolgung des Interviews zuverlässig gewährleistet werden.

Vor allem in der Zusammenarbeit von mehreren Gesprächspartnern ist ein kollaborativ genutztes Tool die Voraussetzung für ein effizientes HR-Management. Welche Vorteile Ihnen unser SeaTable Bewerbermanagement-Template gegenüber einem herkömmlichen Excel Sheet oder teuren und unflexiblen Branchenlösungen wie Recruitee bietet? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Von der Bewerbung bis zur Einstellung

Jedes aufstrebende Unternehmen braucht neue Mitarbeiter und muss diese dafür finden, kennenlernen und dann von sich überzeugen. Zu jedem Bewerbungsprozess gehören somit immer die folgenden Schritte. Diese Schritte sind notwendig, unabhängig davon, wie klein oder große das Unternehmen ist.

• Veröffentlichung der freien Stelle
• Bewerbung eines Kandidaten
• Ein oder mehrere Interviews mit dem Bewerber
• Dokumentation und Bewertung dieser Interviews
• Entscheidung über die Einstellung
• Folgeaktivitäten wie Arbeitsvertrag und Onboarding

Unser Template HR Recruiting unterstützt alle diese Prozessschritte und hilft Ihnen, einen strukturierten und gleichzeitig flexiblen Bewerbungsprozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

Alles beginnt mit der Stellenbeschreibung



Erfassen Sie alle Ihre aktuellen Stellenbeschreibungen

In der Tabelle Job Positions erfassen Sie Ihre offene Stellen. Unser Template beinhaltet bereits Spalten für die Art des Jobs, den Einsatzort, die Arbeitsstunden, eine Beschreibung der Tätigkeiten sowie welches Vorwissen notwendig ist. Diese Tabelle kann von Ihnen um beliebige weitere Spalten ergänzt werden, wenn Sie weitere Informationen zu Ihrer Stellenbeschreibung erfassen wollen. Um nun die Jobbeschreibungen aus dieser Tabelle auf Ihre Webseite zu bringen, stehen Ihnen viele Möglichkeiten offen. Neben dem offensichtlichen Anlegen eigener Job-Seiten können Sie auch die SeaTable API verwenden, um die Jobseiten dynamisch zu erzeugen. Die Jobs-Seite von SeaTable wird mit nur wenigen Zeilen PHP-Code dynamisch aus der Ansicht published job positions erzeugt. Alternativ können Sie auch mithilfe eines Automatisierungsdienstes wie Zapier, Integromat oder n8n Ihre Stellenbeschreibungen auf Facebook oder anderen Social Media Kanälen veröffentlichen.

Mit den erweiterten Berechtigungen von SeaTable Plus und Enterprise kann man sogar genau festlegen, welcher Mitarbeiter welche Änderungen vornehmen darf. So können Sie z.B. festlegen, dass nur Mitarbeiter aus der Personalabteilung neue Jobpositionen veröffentlichen dürfen oder die Stellenbeschreibung anpassen darf.



PHP-Code zum Erzeugen der Webseite mit den Stellenbeschreibungen

Auf der Suche nach Bewerbern



Formular für Bewerber

Die Tabelle Applicants umfasst alle Ihre Bewerber. Diese müssen nicht manuell eingegeben werden, sondern die Bewerbung erfolgt über ein von SeaTable erzeugtes Webformular. Dieses verlinken Sie direkt von Ihrer Webseite oder Veröffentlichen es auf Ihren Social Media Kanälen. Obwohl der Link zum Bewerbungsformular immer der Gleiche ist, können sich Bewerber immer nur auf die aktuell ausgeschriebenen Positionen bewerben. Möglich wird dies durch eine Verknüpfung des Webformulars mit einer gefilterten Ansicht aus Job Positions. Sobald ein Bewerber seine Daten eingegeben hat, erscheinen diese sofort in Ihrer Tabelle. Gleichzeitig kann ein Mitarbeiter aus Ihrer Personalabteilung per E-Mail über die neue Bewerbung informiert werden. Dieser benennt dann einen Verantwortlichen und die Interviewtermine können geplant werden.



Tabelle mit allen Bewerbern

Die Tabelle ist gruppiert nach der aktuellen Phase der Bewerber und beinhaltet alle Information rund um den Bewerber. Sie sehen, wann bereits Interviews stattgefunden haben und welche Bewertung der Kandidat erhalten hat. Mit dieser Tabelle und dem Kanban-Board behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre laufenden Bewerber. Sie möchten die Liste auf einzelne Jobs eingrenzen? Legen Sie einfach eine neue Ansicht mit einem entsprechenden Filter an, um nur Bewerber für eine einzelne Stelle zu sehen.



Kanban-Darstellung aller Bewerber

Durch Interviews zum perfekten Kandidaten

Bei der Planung der Interviews hilft Ihnen die Kalenderansicht in SeaTable. Auf diesem können Sie genau sehen, an welchen Tagen bereits Interviews geplant sind. Die Terminvereinbarung können Sie per Telefon oder E-Mail erledigen. Wenn Sie Ihren Prozess weiter automatisieren wollen, wäre der Einsatz von Calendly und Zapier eine Überlegung wert. Über Calendly kann der Bewerber sich selbst einen Interviewtermin aussuchen und Zapier legt automatisch einen neuen Eintrag in dieser Tabelle an und informiert die Gesprächspartner über den geplanten Termin.



Geplante und durchgeführte Interviews

Die Gesprächsnotizen zu den einzelnen Terminen können entweder direkt über die Tabellenansicht oder auch mithilfe eines Webformulars eingegeben werden. So haben Sie alle Informationen für jeden im Team immer griffbereit. In unserem Template ist bisher nur ein Freitextfeld zur Dokumentation des Gesprächs enthalten. Wenn Sie hier strukturierter vorgehen wollen, lassen sich beliebige weitere Spalten hinzufügen.

Eine feste Struktur für ein optimales Recruiting

Nach den Interviews folgt die Bewertungsphase, bei der Sie mit Ihren Kollegen zu einer Entscheidung über den Kandidaten kommen müssen. Auch hier werden sämtliche Notizen und Diskussionen im Team über SeaTable abgebildet, um alle Informationen zentral beim Bewerber gesammelt. Dies kann entweder über die Kommentarfunktion in der Detaildarstellung des Bewerbers erfolgen oder über das Freitext-Feld Tasks. Am Ende steht die Entscheidung fest und Sie wollen den Bewerber entweder einstellen oder ihm eine Absage erteilen. Egal für was Sie sich entscheiden, Sie können jederzeit nachvollziehen, wie es zu dieser Entscheidung gekommen ist und wann sich wer bei Ihnen im Unternehmen beworben hat.

Effizientes Bewerbermanagement mit unserem SeaTable Bewerbermanagement-Template

Im Gegensatz zu Excel bietet unser SeaTable Bewerbermanagement-Template flexible Möglichkeiten, Ihren Bewerbungsprozess effizienter und kollaborativer zu gestalten. Hierbei ist es egal, ob sie ein kleines Unternehmen sind und Ihr Team erweitern möchten oder ob sie einen Bewerbungsprozess mit mehreren Hundert Bewerbern durchführen. Mit SeaTable wird Ihnen ein leistungsstarkes HR-Management-Tool an die Hand gegeben, welches ganz einfach auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann.

Sie haben erfolgreich neue Mitarbeiter eingestellt? Schauen Sie sich doch auch einmal unser Template für ein erfolgreiches Onboarding Ihrer neu gewonnenen Mitarbeiter an!