L'équipe teste pour la planification du personnel une alternative au modèle Excel gratuit.

Planifier le personnel sans modèles Excel gratuits ? Voici comment faire !

La planification du personnel ? Là, je prends un modèle Excel. Gratuit, de préférence. Il suffit de le télécharger sur Internet et c'est tout. C'est ainsi que de nombreux services RH continuent de voir les choses, ce qui est loin d'être judicieux pour une planification optimale du personnel, des équipes et des congés. Car même si la planification du personnel avec Excel est très répandue, elle est en même temps extrêmement compliquée et sujette aux erreurs. Mais comment réussir la planification du personnel sans modèle Excel, qui plus est gratuit?

La bonne nouvelle, c'est qu'il existe de nombreux outils en ligne qui sont parfaits pour la planification du personnel, même sans modèle Excel. Ils sont gratuits, simples et intuitifs. Dans le texte suivant, vous apprendrez tout sur les avantages qui vous attendent.

Les défis de la planification des ressources humaines

Plus l'entreprise est grande, plus la planification du personnel est compliquée. En effet, outre l'organisation des congés, des jours d'horaires variables et des congés spéciaux, il faut également tenir compte de la planification des services ou des équipes, de la gestion des candidatures et du recours à des stagiaires, des stagiaires d'observation ou des étudiants salariés. Cela coûte non seulement du temps et de l'argent, mais parfois aussi des nerfs. La planification du personnel sans modèle Excel, disponible idéalement gratuitement, semble donc à première vue inimaginable pour beaucoup.

Saisie des présences, planification des congés, planification des besoins en personnel - les responsabilités dans le domaine des RH sont multiples. Les modèles de planification du personnel doivent être tout aussi polyvalents. En effet, pour chaque planification, différents aspects doivent être pris en compte. Il n'est donc pas recommandé d'utiliser un seul modèle pour tout. Mais miser sur des dizaines de listes Excel n'est pas non plus la meilleure solution. Et pourtant, la plupart des responsables RH continuent à travailler avec un modèle Excel qu'ils téléchargent gratuitement quelque part pour leur planification du personnel.

Comment créer un tableau de service dans Excel

En général, la planification du personnel avec des modèles Excel (gratuits ou payants) n'est pas exclusivement mauvaise. L'avantage est que les modèles Excel gratuits disponibles sur Internet peuvent être utilisés sans grand effort. Tout ce dont un utilisateur a besoin, c'est de Microsoft Office, Open Office ou d'un compte Google pour pouvoir accéder à Google Sheets. Qu'il s'agisse d'un tableau de service, d'un plan d'équipe ou d'une planification des collaborateurs, il suffit de saisir le mot-clé correspondant sur Google pour que le monde des modèles Excel gratuits s'ouvre à vous.

Le collaborateur utilise pour la planification du personnel le modèle Excel gratuit.

Planification du personnel modèle Excel gratuit © monticellllo / adobe stock

Selon le secteur dans lequel vous travaillez, vous définissez après le téléchargement les attributs pertinents pour votre entreprise : collaborateurs, dates, heures, semaines calendaires, filiales, modèles de travail, heures de travail, etc. L'important pour votre planification du personnel avec un modèle Excel que vous utilisez gratuitement, c'est que le plan contienne toutes les données essentielles, tout en restant clair pour tous les collaborateurs. Il est tout aussi important de se limiter à l'essentiel que d'avoir une présentation visuellement attrayante. C'est la seule façon de s'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent l'utilité du planning des services, du planning des équipes, du planning des collaborateurs, etc.

Une fois que vous avez défini toutes les données pertinentes, vous devez les inscrire correctement dans l'en-tête et la ligne de page de la liste Excel, formater les colonnes de temps en conséquence, attribuer les cellules appropriées aux collaborateurs et remplir le tableau avec les bonnes formules. Car chaque cellule, chaque ligne et chaque colonne a besoin de ses propres formules et formatages. Et c'est au plus tard à ce moment-là que les choses deviennent inconfortables.

Encombrant, inflexible, peu pratique - pourquoi aborder la planification du personnel sans modèle Excel gratuit ?

Le grand problème d'Excel est son manque de flexibilité. Qu'il s'agisse de la planification du personnel, des tableaux de service ou de la répartition des équipes, de la gestion des candidatures ou d'autres processus RH, l'utilisation de chiffres et de lettres ne suffit pas. Les fichiers, les images ou les cases à cocher jouent également un rôle. Et dès qu'ils entrent en jeu, Excel atteint ses limites. Ce qui est super pour les formules s'avère très limitant à d'autres endroits. Et voilà que l'avantage d'une planification du personnel avec un modèle Excel se limite au fait qu'elle est gratuite.

A cela s'ajoute le facteur du travail en équipe. La collaboration en équipe n'est pas du tout possible avec Excel. En effet, les fichiers ne peuvent être traités que par une seule personne, qui les envoie ensuite par e-mail, Dropbox ou WeTransfer. Ce faisant, on perd non seulement beaucoup de temps, mais aussi souvent l'une ou l'autre information (importante). Le temps de s'en rendre compte et de trouver l'endroit où le flux d'informations s'est bloqué, le service du personnel a perdu tellement de temps qu'il est difficile de le rattraper.

Bye bye les mangeurs de temps, bienvenue à une planification efficace du personnel

Vous voyez : la planification du personnel avec un modèle Excel a un potentiel d'optimisation - gratuit ou non. Si vous souhaitez vraiment organiser vos collaborateurs de manière judicieuse et établir des tableaux de service en toute simplicité, vous devriez miser sur des outils en ligne pour la planification du personnel. En effet, ceux-ci présentent en général trois avantages très clairs :

  • Gain de temps: Entièrement automatisée, la planification du personnel sans modèle Excel, mais avec un outil en ligne, garantit que toutes les données essentielles sont toujours à jour et permet de réduire considérablement le taux d'erreur par rapport aux données saisies manuellement.
  • Se concentrer sur les compétences clés: les outils en ligne vous permettent de vous concentrer sur les activités qui vous font gagner de l'argent. Au lieu d'investir une grande partie de votre temps dans la planification, vous pouvez vous consacrer à votre activité principale.
  • Satisfaction des collaborateurs: plus un plan de service ou de vacances est clair, mieux c'est. Grâce aux outils en ligne, vous pouvez facilement impliquer vos collaborateurs dans les processus de planification, tenir compte de leurs souhaits et créer ainsi plus de transparence. Cela favorise la satisfaction de tous les membres de l'équipe.

La manière la plus simple de planifier le personnel avec des outils en ligne

Un autre avantage décisif de la planification du personnel sans modèle Excel gratuit est l'extrême flexibilité qu'apportent les outils en ligne. Les services RH peuvent facilement partager leurs tableaux avec leurs employés, qui peuvent ainsi saisir leurs équipes, leurs services et leurs congés en toute autonomie.

Non seulement tout le monde est toujours au même niveau d'information, mais l'effort d'organisation est réduit de manière significative. Et cela ne fait aucune différence si vous dirigez une petite, moyenne ou grande entreprise, un café ou un commerce automobile. Avec l'outil en ligne approprié, il existe un plan d'équipe ou une saisie du temps de travail optimale pour chaque exigence.

Modèle Excel de planification du personnel gratuit © SeaTable

Il en va de même pour la gestion des candidatures d'une entreprise et l'onboarding des nouveaux collaborateurs. Les outils en ligne permettent de garder une vue d'ensemble de tous les postes vacants, de planifier les entretiens d'embauche et de toujours garder un œil sur le calendrier - ajustements en temps réel inclus. Qu'il s'agisse de recrutement, d'entretiens d'embauche ou d'intégration, l'outil en ligne adéquat vous permet de couvrir facilement tous les domaines de la planification du personnel. Et ce, même sans modèle Excel gratuit.

Source de l'image de couverture : © Proxima Studio/Adobe Stock

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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph est le fondateur et le directeur technique de SeaTable GmbH. Il est responsable de toute l'informatique interne de SeaTable et adore les nouveaux défis passionnants. Pendant son temps libre, il aime jouer au tennis, explorer des villes étrangères avec sa famille ou jouer de temps en temps à un jeu vidéo.