Un employé du personnel est assis devant deux écrans et teste un nouveau planificateur de vacances.

Planificateur de vacances : comment planifier intelligemment vos vacances

Pour les entreprises, il est important d'avoir une vue d'ensemble des jours de congé prévus pour les collaborateurs. Mais en tant qu'employé, vous souhaitez également pouvoir planifier vos vacances de manière judicieuse. Différents planificateurs de vacances vous aident à trouver le flux de travail qui vous convient. Découvrez ici ce qu'Excel et cinq autres outils offrent et comment SeaTable facilite ce processus.

La planification des congés est un processus qui peut prendre beaucoup de temps et entraîner des désaccords au sein de l'équipe. Il faut prendre en compte toutes les demandes en temps voulu. Il faut éviter les doublons et trouver une charge de travail appropriée pour l'équipe. Légalement, une semaine de 5 jours de travail donne droit à 20 jours de congé par an. Il s'agit de les coordonner avec succès.

Comment fonctionne la planification des vacances avec Excel ?

Avec Excel, vous pouvez créer vous-même votre propre plan de vacances sous forme de tableau ou acheter un modèle préétabli. Si vous souhaitez créer votre propre modèle de planning de vacances, procédez comme suit :

  • Dans la première colonne, inscrivez l'un sous l'autre l'intitulé "Nom" et les noms des collaborateurs.
  • Les jours de l'année constituent les titres des colonnes suivantes.
  • Il suffit pour cela de saisir une date. Ensuite, faites glisser les dates vers la droite à l'aide de la croix noire en bas à droite de la cellule.
  • Vous pouvez partager le tableau avec votre équipe, de sorte que chaque collaborateur dispose d'un aperçu de ses congés et puisse y ajouter ses propres souhaits de vacances.
  • Les souhaits de vacances peuvent être inscrits par des marques de couleur dans les champs correspondants.

Ce système ne convient que si tout le monde utilise la liste de manière responsable. Il n'y a pas de contrôle automatique. En outre, les collaborateurs doivent vérifier eux-mêmes s'ils peuvent poser des congés à ce moment-là ou si la période est déjà occupée.

L'utilisation d'Excel comme planificateur de vacances.

Planificateur de vacances © Araki Illustrations / adobe stock

Alternativement, seul le supérieur hiérarchique utilise le planificateur de congés Excel. Il ou elle reçoit les demandes des collaborateurs sous forme écrite. Le fichier est protégé en écriture, mais tout le monde peut le consulter, afin que chacun sache quand les collègues seront absents.

L'avantage d'Excel comme outil de planification des vacances réside dans sa simplicité d'utilisation initiale. Si le programme est déjà utilisé, il n'est pas nécessaire d'acheter des outils supplémentaires. Il existe toutefois des planificateurs de vacances gratuits ou bon marché qui peuvent dès à présent rendre votre processus automatique et sans erreur. Jetons un coup d'œil à cinq de ces planificateurs de vacances.

Quels sont les autres planificateurs de vacances, outils et logiciels disponibles ?

La planification des congés est un processus qui est volontiers automatisé par des outils, des applications et des programmes. Cela permet de gagner du temps, de gérer efficacement la main-d'œuvre et de satisfaire les employés grâce à un traitement rapide et sans erreur.

Ces 5 programmes peuvent vous aider à planifier les absences.

Une personne planifie ses vacances à l'aide d'un planificateur de vacances sur papier.

Planificateur de vacances © tippapatt / adobe stock

Fiori Planification des vacances

L'outil Fiori s'adresse aux entreprises qui utilisent SAP. La gestion des absences est déjà représentée dans SAP. Les services du personnel utilisent SAP PA (Personnel Administration) et les gestionnaires de temps utilisent TMW (Time Manager Workplace). Pour les employés, il reste une lacune dans la planification des congés, qui doit être comblée par des listes Excel. C'est là que vous pouvez jeter un coup d'œil à Fiori. Cet add-on réunit toutes les informations nécessaires pour que la planification des congés soit dorénavant entièrement gérée dans SAP.

Personizer

Personizer est une solution plus légère. Cette entreprise de six personnes a été créée dans le cadre du CRASH group. L'objectif était de permettre une saisie simple des temps pour les entreprises. Vous trouverez ici un outil qui vous permettra de gérer parfaitement la planification des congés et les absences. On distingue deux fonctions dans la licence : le suivi des heures de travail et la gestion des absences.

TimeTac

TimeTac propose à la fois une solution basée sur le web et une application. L'application pour la planification des congés a actuellement des évaluations plutôt mauvaises dans le Google Play Store. La solution web promet toutefois une fonction supplémentaire intéressante : le statut 3G ou 2G des collaborateurs peut être enregistré. Dans la fonction TimeTac Health, les personnes saisissent leur statut. Il est ensuite possible d'enrichir les temps d'absence avec les informations.

timetape

timetape fait la promotion d'un certain nombre de moyennes entreprises qui utilisent déjà l'outil pour la planification des congés. Il est possible d'y gérer et d'y créer des demandes de congé simples. Un processus de validation automatisé assure la transparence nécessaire dans la planification des congés. Les employés et les gestionnaires de demandes peuvent tout voir en un coup d'œil dans la vue du calendrier.

SeaTable

SeaTable est basé sur le web et peut être utilisé dans le cloud, auto-hébergé ou sur un serveur dédié. Avec SeaTable comme planificateur de vacances en ligne, vous obtenez :

  • Un outil de gestion des demandes de congé.
  • Notifications de nouvelles demandes de vacances.
  • Un plugin de calendrier comme aperçu.
  • un aperçu interne des jours de congé restants
  • Une vue distincte par employé.

Les collaborateurs soumettent une demande en ligne via un formulaire web intégré. Le supérieur hiérarchique reçoit ensuite un message concernant la nouvelle demande. Il ou elle peut voir s'il y a des doublons de données et accepter ou refuser la demande.

La modification apparaît ensuite dans la vue individuelle du collaborateur et la personne est informée.

Les vues personnelles garantissent la protection des données concernant les demandes de congé. De plus, chacun ne voit dans le système que les fonctions dont il a réellement besoin.

La solution adaptée à votre entreprise

Il existe de nombreux outils de planification des vacances. La plupart d'entre eux sont toutefois soit trop spécifiques, avec des modèles individuels à télécharger, soit trop volumineux.

Il vaut mieux miser sur une solution qui permette de planifier les congés ainsi que d'autres cas d'utilisation.

En savoir plus sur SeaTable en tant que planificateur de vacances. Adaptez le modèle général de planification des vacances à votre situation.

Source de l'image de couverture : © Andrey Popov/Adobe Stock

Photo de l
Ralf Dyllick-Brenzinger
Ralf Dyllick-Brenzinger est le fondateur et le directeur général de SeaTable. Il est le cerveau stratégique de SeaTable et le maître des chiffres. Il adore les biscuits de sa fiancée et une bonne promenade à vélo.