Gérez facilement les demandes de congés avec SeaTable

Une vue d'ensemble parfaite des demandes de congé de vos employés

Dans le domaine des ressources humaines, la planification des congés est un élément important qui doit être bien organisé. Il faut absolument éviter les pénuries de personnel dues à des demandes de congé approuvées deux fois, afin de ne pas déséquilibrer l'entreprise. Avec SeaTable, vous organisez et gérez les demandes de congé de vos employés, de la demande à l'approbation, en quelques étapes seulement.

Les congés sont régis par la loi

Il existe des règles légales concernant les congés des travailleurs. En général, chaque travailleur a un droit légal aux vacances, mais il n'est pas certain que celles-ci puissent être prises et autorisées exactement comme il le souhaite. En outre, les souhaits en matière de congés sont soumis à des impératifs d'entreprise. Il s'agit par exemple de pénuries de personnel dues à des périodes saisonnières, à des licenciements ou à la maladie, mais les inventaires et les congés d'un autre employé peuvent également être une raison de refus de congé.

Dans de nombreuses entreprises, il y a en outre des vacances d'entreprise fixes pendant lesquelles toute l'entreprise est arrêtée pendant plusieurs jours. Cela se passe généralement entre Noël et le Nouvel An, car plusieurs jours fériés sont alors réunis et paralysent de toute façon l'entreprise. Lorsqu'une entreprise annonce des congés d'entreprise, les travailleurs doivent obligatoirement prendre des congés pendant ces périodes. La manière dont ces jours sont comptabilisés varie d'un employeur à l'autre.

Comme le congé d'entreprise doit être déduit du droit au congé annuel des salariés, ces derniers ne disposent pas de la totalité des jours de congé. D'ailleurs, selon la loi fédérale sur les congés, cela représente au moins 24 jours ouvrables par an pour une semaine de 6 jours. En conséquence, pour 5 jours de travail, le droit légal aux congés est de 20 jours au total. Bien entendu, chaque employeur peut en principe fixer davantage de jours de congé dans le contrat de travail.

Planification des vacances

Les travailleurs doivent donc souvent planifier leurs vacances longtemps à l'avance, afin qu'il ne reste pas trop de vacances à la fin de l'année et qu'une bonne répartition des vacances des travailleurs puisse déjà être atteinte pendant l'année. Le premier arrivé, premier servi ne s'applique pas nécessairement aux demandes de congé. Lorsque les demandes de congé sont faites en même temps, il faut tenir compte de certaines circonstances pour savoir lequel des salariés a la priorité. Il s'agit par exemple d'enfants scolarisés ou des règles de congé des années précédentes. Dans de tels cas, c'est l'employeur qui décide quel salarié obtient le congé.

À partir de quand le congé est-il considéré comme accepté ? Dans le cas d'accords oraux, un accord oral est déjà considéré comme un accord. Il est toutefois préférable de demander une réponse écrite afin de pouvoir fournir une preuve en cas de besoin. L'employeur dispose d'un délai d'environ 10 jours pour répondre à la demande de congé ; si cela prend beaucoup plus de temps, l'employé a même le droit de retirer sa demande.

L'employé ne peut supprimer son congé après coup que pour des raisons très particulières et dans des cas tout à fait exceptionnels, par exemple si l'entreprise est fortement menacée ou en cas de problèmes imprévus. Dans la pratique, cela n'arrive que très rarement. Bien entendu, les congés doivent alors être récupérés à un autre moment, afin que tous les jours de congé soient utilisés à la fin de l'année. En effet, la loi ne prévoit pas que les salariés puissent simplement reporter leurs congés sur l'année suivante. Si l'employeur a pris des dispositions particulières à ce sujet, le report est certes possible, mais les jours de congé doivent être utilisés au plus tard fin mars.

SeaTable comme outil de gestion des demandes de congé

Il y a donc des choses à prendre en compte dans la gestion des congés de vos employés. Les doublons doivent être évités autant que possible, le droit légal aux congés et les jours de congé restants doivent également être gardés en vue à tout moment. Pour les entreprises qui planifient encore leurs congés à la main ou avec des tableaux Excel, SeaTable offre une solution simple et flexible qui s'occupe de tout ce qui concerne la planification des congés.

Cliquez ici pour accéder directement à notre modèle pour la gestion des congés de vos collaborateurs !

Demandes de congé facilitées avec SeaTable

votre propre aperçu des demandes de congé de vos collaborateurs

Dans notre cas d'utilisation suivant, nous expliquons comment vous pouvez utiliser SeaTable pour planifier les congés de vos employés et éliminer ainsi tous les problèmes et difficultés. Avec SeaTable, vous disposez d'un formulaire web de demande simple, d'un calendrier structuré qui indique les doublons et, en même temps, d'un moyen conforme à la législation sur la protection des données qui permet à vos collaborateurs de voir directement où en sont leurs demandes de congé.

Introduire des demandes de congé via le formulaire web

Dans les petites entreprises ou les start-ups, il est peut-être encore standard de remplir les demandes de congé à la main, par exemple sur une fiche de congé ou dans un tableau Excel. Cela présente des inconvénients pour plusieurs raisons. D'une part, les fiches papier remplies à la main doivent généralement être converties en format numérique, c'est-à-dire scannées. D'autre part, dans les deux cas, les employeurs doivent examiner chaque demande individuellement et ne disposent pas d'une vue d'ensemble.

SeaTable peut résoudre ces problèmes directement tous en même temps : Grâce à un formulaire web, les employés soumettent leurs demandes de congé en ligne, et celles-ci atterrissent automatiquement dans un tableau et sont presque parfaitement préparées pour vous. Les demandes apparaissent ensuite automatiquement dans le calendrier pour donner un aperçu des souhaits de vacances. Vous décidez vous-même des informations qui doivent être demandées.

Propre demande de congé avec le formulaire web de SeaTable

Vos collaborateurs utilisent ce formulaire web pour demander leurs congés.

Après l'envoi du formulaire web, les informations sont immédiatement transférées dans la base et une nouvelle entrée est créée. Grâce au regroupement par collaborateur, vous avez également une liste des demandes par demandeur dans votre tableau et vous connaissez directement toutes les demandes de congé reçues jusqu'à présent. Comme la base n'appartient qu'à vous en tant que créateur, aucune autre personne n'y a accès.

Notification de nouvelles demandes de congé

Il est donc important d'être informé d'une nouvelle entrée. Pour cela, SeaTable offre la possibilité, grâce aux règles de notification, de se faire informer ou d'informer les personnes impliquées dans la base de tout type de changement. Nous avons créé deux règles qui minimisent la communication en dehors de la base concernant les demandes.

D'une part, nous avons créé une règle qui envoie aux responsables une notification sur les nouvelles demandes. La règle est très simple : la condition de déclenchement est la modification de lignes, ce qui inclut également l'ajout de lignes. Ensuite, il suffit de sélectionner comme destinataire la personne responsable. Il peut s'agir d'un utilisateur d'une ligne, par exemple le dernier responsable, ou bien un ou plusieurs utilisateurs individuels sont sélectionnés pour recevoir cette notification.

La deuxième règle envoie une notification aux demandeurs dès que leur demande est soit approuvée, soit refusée. Cela fonctionne avec la condition de déclenchement "Le statut n'est pas ouvert". Pour ce faire, vous sélectionnez la colonne dont doit dépendre la notification, c'est-à-dire la colonne de statut, et définissez à l'étape suivante ce qu'est exactement la condition. Vous pouvez encore ajouter d'autres conditions de filtrage. Ici, les utilisateurs de la colonne Employee sont alors sélectionnés comme destinataires des messages.

Ces règles automatiques simplifient énormément les processus, car elles évitent une communication séparée. Pour que les collaborateurs puissent consulter leurs demandes de congé, nous expliquerons plus tard les vues individuelles que vous pouvez partager avec chacun d'entre eux.

Plugin de calendrier à l'aperçu

Pour que vous ne perdiez pas la vue d'ensemble, le plug-in de calendrier mis en place fait partie de notre modèle. Avec la bonne sélection, toutes les périodes de vacances prévues de vos employés apparaissent dans le calendrier et vous pouvez voir immédiatement les doublons. En fonction de la taille de l'équipe, les doublons devraient également être pris en compte en ce qui concerne le sous-effectif, de sorte que même en cas de forte charge de travail, il y ait encore suffisamment de collaborateurs sur place.

Toutes les demandes de congé en un coup d'œil grâce au plug-in calendrier

Le plug-in calendrier vous permet d'avoir une vue d'ensemble de toutes les demandes de congé

En cliquant sur une entrée de congé dans le calendrier, la demande de congé correspondante s'ouvre avec toutes les informations y afférentes. Vous pouvez déjà modifier le statut ici si vous voyez que les périodes ne correspondent pas à vos plans d'entreprise. Si vous intégrez dans votre formulaire une colonne de texte pour des notes ou des remarques, les collaborateurs peuvent en outre indiquer si leurs congés ont déjà été convenus avec quelqu'un et sont donc plus faciles à évaluer. S'il y a des doublons, le cas décrit ci-dessus se présente : C'est alors à l'employeur de décider qui obtient finalement le congé.

Gestion facile avec le plugin Kanban

Pour simplifier la gestion des demandes de congé, vous pouvez utiliser le plug-in Kanban intégré. Vous organisez le tableau Kanban comme vous le souhaitez, par exemple en fonction du statut des demandes. Lorsque vous avez pris une décision concernant une demande, il vous suffit de glisser-déposer la petite carte correspondante sur le statut "approved" ou "denied" pour que le statut de cette demande soit définitivement modifié. Ensuite, vous cochez encore la case dans la colonne des cases à cocher - et la demande de congé est terminée.

Aperçu interne des jours de congé restants

Pour ne pas perdre de vue le nombre de demandes que chaque collaborateur a déjà déposées et surtout le nombre de jours de congé qu'il lui reste sur son droit légal, un aperçu interne des collaborateurs est très utile. Dans le deuxième tableau, on trouve une ligne par collaborateur qui sert à cet aperçu. Ce tableau est lié au premier et peut donc restituer des informations de ce dernier.

C'est très pratique, car vous pouvez ainsi calculer les jours de congé restants à l'aide de colonnes de formules très simples. Après avoir attribué les demandes de congé avec la personne correspondante dans l'autre tableau, les colonnes de formule et une formule appropriée permettent de calculer et d'afficher les jours de congé déjà pris et ceux qui restent à prendre pour toutes les demandes approuvées et ouvertes. Vous gardez ainsi toujours une vue d'ensemble des jours de congé encore ouverts de chaque collaborateur. Pour que ce calcul fonctionne, vous devez attribuer les demandes de congé refusées à la ligne "DENIED".

Des vues personnalisées pour chaque employé

Comme la base n'appartient qu'à vous, personne d'autre n'a accès aux données qu'elle contient - sauf si vous les libérez de manière ciblée. Vous disposez ainsi d'une sécurité des données extrêmement élevée, qui est en outre assurée par le stockage des serveurs dans l'espace européen. Pour que vous ne deviez pas informer individuellement vos collaborateurs du résultat de leur demande de congé, nous avons déjà créé des règles de notification dans une étape précédente. Maintenant, vos collaborateurs doivent également avoir accès à vos demandes de congé.

Cela fonctionne très facilement dans SeaTable avec des vues personnalisées qui peuvent ensuite être partagées avec des personnes individuelles (uniquement pour les clients des versions Enterprise et Plus). Pour ce faire, créez une nouvelle vue et filtrez sur un seul employé. Vous le faites maintenant pour chaque collaborateur qui vous soumet des demandes. En quelques étapes, vous avez ainsi créé une vue pour chacun.

Dans un deuxième temps, les vues sont partagées individuellement pour chaque personne. Cette fonction n'est disponible que pour les clients Plus ou Enterprise. Elle garantit que les données ne sont lues et vues que par les personnes auxquelles elles sont destinées. Dans le masque de saisie, vous sélectionnez ensuite le collaborateur dans la vue duquel vous vous trouvez actuellement et choisissez le mode de lecture dans lequel aucune information ne peut être modifiée.

Les employés peuvent voir leurs demandes de congé grâce à des vues individuelles

Vous créez ainsi des vues et des validations individuelles pour les demandes de congé de vos collaborateurs.

L'utilisateur reçoit alors un lien personnel pour la vue partagée et peut à tout moment y consulter ses demandes de congé envoyées ainsi que leur statut. Dès que les collaborateurs reçoivent une notification indiquant que le statut d'une demande a changé, ils peuvent vérifier dans leur propre vue si la demande a été approuvée ou non.

La planification des vacances sous contrôle

Grâce aux fonctionnalités de notre modèle, vous contrôlez entièrement la planification des congés de vos employés et vous savez toujours à quelles périodes cela convient le mieux. Avec SeaTable, la demande est très facilement couverte par le formulaire web et la coordination et la gestion des demandes se font ensuite directement dans la base. Grâce aux règles de notification et aux validations individuelles, vous avez une représentation complète du traitement ultérieur jusqu'à la finalisation.

Quand allez-vous commencer ? Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui et essayez simplement nos templates !

 

Photo de l
Tanja Ott
Tanja est étudiante salariée dans le domaine du marketing chez SeaTable. Elle sait comme personne écrire des textes attrayants et faire naître des images dans la tête. Elle aime le bon café et se passionne pour la musique.