Comment Ventil Verlag fait passer ses processus internes à un niveau supérieur

Ventil Verlag a besoin d'un outil organisationnel flexible pour ses processus de publication internes. Les diverses et petites tâches organisationnelles qui ne peuvent pas être cartographiées de manière significative dans un logiciel standard ont conduit Ventil Verlag à SeaTable.

Nom
Editeur de valves
Division
Editeur de livres
Fondée
1999
Localisation
Mainz, Allemagne
Employés
10 à 50 employés

Des processus flexibles nécessitent des outils flexibles

Ventil Verlag est un éditeur de niche classique, comme des centaines d'autres en Allemagne. Depuis plus de 20 ans, elle produit et publie des livres hors des sentiers battus, principalement dans les domaines de la nutrition pop et végétalienne. Parmi ses publications les plus réussies figure le livre Vegan-Klischee ade ! qui a été publié en mars 2020 et est devenu un best-seller du Spiegel.

Les défis d'une petite maison d'édition sont multiples. Il n'y a pas de grande organisation avec des rôles et des tâches bien définis. Au contraire, une petite équipe doit réagir avec souplesse aux tâches à accomplir et trouver des solutions pour y faire face. L'équipe centrale de Ventil Verlag se compose de six personnes qui sont épaulées par des photographes, des concepteurs, des rédacteurs, des attachés de presse ou d'autres indépendants. Il n'y a pas de processus fixes qui sont cartographiés dans un logiciel d'édition, mais il faut un logiciel flexible qui s'adapte à l'évolution des exigences et des processus.

SeaTable est super facile à comprendre et a été immédiatement bien accueilli par notre équipe. Les gens ont immédiatement compris comment travailler avec elle.Patrick Siegmund, chef de la division végane chez Ventil Verlag

Garder une vue d'ensemble est essentiel

Il n'y a pas si longtemps, la coordination et la planification se faisaient par pièce jointe d'un courriel à l'ensemble de l'équipe. Tout le monde était conscient que cela ne pouvait pas être la solution, mais les expériences avec Google Sheets, Trello ou Asana n'ont tout simplement pas apporté le succès escompté. Une solution comme Trello, bien qu'explicite, n'est pas adaptée à la planification d'un livre dans une maison d'édition, où l'objectif est de réunir auteurs, photographes, illustrateurs et éditeurs sous un même chapeau.

Dans SeaTable, par contre, c'est très simple. Alors que toutes les informations concernant le livre, y compris la couverture, les graphiques et les images, peuvent être enregistrées dans un tableau, les étapes de travail nécessaires jusqu'à la publication sont coordonnées entre les participants dans un autre tableau. Grâce à la simple liaison des tableaux, les informations peuvent être clairement structurées et présentées dans SeaTable.

En outre, tous les livres de l'éditeur sont enregistrés dans SeaTable. Aucune autre solution ne peut enregistrer aussi naturellement les informations les plus diverses telles que le titre, le sous-titre, l'auteur, la catégorie, l'édition du programme, la gestion du projet, le statut du manuscrit, la date de publication, le nombre de pages, le prix, le numéro ISBN et l'URL dans la boutique, tout en étant facile à modifier. En outre, le personnel peut facilement filtrer les titres qui ont déjà été publiés ou les trier par "projets encore en cours".

SeaTable offre la flexibilité nécessaire

L'éditeur reçoit presque quotidiennement des exposés qu'il doit passer au crible et évaluer. Une petite maison d'édition n'a pas la capacité de produire tout ce qui semble intéressant. Il faut plutôt développer un sens de ce qui intéresse les lecteurs et de ce qui peut être bien produit. Pendant ce temps, les exposés soumis sont gérés dans SeaTable et reçoivent un statut visible par tous les membres de l'équipe. Si un texte est intéressant, l'auteur est contacté et le travail commence. Si le scénario ne convient pas, il est archivé en conséquence et n'est pas poursuivi.

Depuis l'introduction de SeaTable, la coordination et la communication au sein de l'équipe se sont considérablement améliorées. Moins de coordination est nécessaire car chacun sait où trouver les informations qui lui sont utiles. Cela signifie que chaque membre de l'équipe peut se concentrer davantage sur ses propres sujets.

Résumé

"Nous avions l'habitude d'essayer Trello et Google Sheets, mais ça ne collait pas. Trello nous limitait trop, et avec Google Sheets, nous manquions souvent de contexte. Avec SeaTable, nous avons toujours une vue d'ensemble parfaite".
Patrick Siegmund, chef de la division végane chez Ventil Verlag

  • Ventil Verlag suit toujours le processus de ses livres par le biais de tableaux liés. Toutes les informations sur le livre peuvent être parfaitement liées aux prochaines étapes prévues.
  • Les expositions peuvent être idéalement saisies et éditées avec SeaTable, car les documents textuels soumis peuvent être classés directement dans SeaTable et se voir attribuer un statut significatif.
  • Ventil Verlag utilise SeaTable pour de nombreux autres processus, de sorte que tout le monde dans l'équipe travaille maintenant avec lui. Une formation n'a pas été nécessaire, car SeaTable peut être utilisé de manière intuitive.
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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph est le fondateur et le directeur technique de SeaTable GmbH. Il est responsable de toute l'informatique interne de SeaTable et adore les nouveaux défis passionnants. Pendant son temps libre, il aime jouer au tennis, explorer des villes étrangères avec sa famille ou jouer de temps en temps à un jeu vidéo.