Administration de l'association

Comment SeaTable facilite la gestion des associations

Les solutions de gestion d'association se comptent sur les doigts d'une main. Toutes les solutions logicielles que nous avons testées promettent d'être rapides, simples et intuitives. Mais nous pensons qu'il manque à toutes ces solutions une caractéristique essentielle. La flexibilité nécessaire pour s'adapter aux défis et à la situation individuelle de chaque club. Les logiciels de gestion d'association tels que ClubDesk, easyVerein, SEWOBE ou MTH, par exemple, spécifient exactement à quoi doivent ressembler les processus et les procédures. Les masques et les textes de saisie sont rigides et ne peuvent être adaptés que dans les cas les plus rares.

Il est donc grand temps de jeter un coup d'œil à SeaTable et aux possibilités de nos modèles prédéfinis pour la gestion des associations. Bien que de nombreux processus et procédures soient déjà prédéfinis dans ce modèle, ils peuvent être adaptés individuellement à vos besoins. Gérez votre association confortablement via un navigateur et définissez exactement quelle personne de votre équipe a accès à quel contenu. Vous serez étonné de voir à quel point c'est facile.

Dans cet article, nous allons vous montrer ce qui fait une administration d'association efficace et comment vous pouvez optimiser les processus de votre association avec l'aide de SeaTable. Vous apprendrez à réduire la charge de travail pour les tâches de routine récurrentes afin d'accomplir toutes les tâches rapidement et efficacement. SeaTable vous offre, à vous et à votre équipe, de nombreux moyens de le faire.

Toutes les données du club en un seul endroit

Les logiciels de gestion d'association remplissent une série de tâches. Il devrait ...

  • ... regrouper toutes les données de votre association en un seul endroit.
  • ... fournir un accès rapide à toutes les données.
  • ... assurer une saisie et une collecte efficaces des données.
  • ... soutenir ou même automatiser les flux de travail et les processus internes.
  • ... disponible partout et à tout moment.
  • ... réagir avec souplesse aux nouvelles exigences.
  • ... et répondent aux exigences des directives allemandes en matière de protection des données.

Le premier point en particulier est souvent sous-estimé. Normalement, les petites et les grandes associations ne diffèrent pas dans la nécessité de collecter des données. Pour les grandes associations, il s'agit en outre d'une question de complexité de la quantité, mais les informations à enregistrer sont généralement les mêmes : Les membres doivent être enregistrés et gérés, l'offre de votre association doit être maintenue, les factures doivent être émises et les paiements entrants doivent être enregistrés.

Un bon logiciel peut contenir toutes ces informations et devient ainsi l'outil central pour toutes les informations concernant votre association. La saisie et le traitement des données doivent être aussi rapides et efficaces que possible. À cette fin, tous les processus de travail doivent se dérouler de manière aussi fluide que possible, de l'entrée des nouveaux membres dans le système à la gestion des factures. Idéalement, le logiciel devrait toujours vous fournir un aperçu exact de toutes vos données et être disponible pour vous et votre équipe à tout moment et en tout lieu. Vous êtes peut-être un club de sport canin et vous souhaitez enregistrer les races de chiens de vos membres ? Aucune solution que nous avons testée n'offrait le Possibilité de masque de membre pour ajouter une race de chien. Avec SeaTable, cette flexibilité est incluse dansla boîte. Avec SeaTable, vous pouvez vraiment gérer toutes les informations de manière centralisée et pratique.

Accélérer les processus et les tâches de routine

Outre la saisie des données, les travaux de routine réguliers constituent un autre défi majeur. Les membres doivent recevoir leurs factures à temps. Les paiements entrants doivent être contrôlés. Les certificats fiscaux doivent être créés et envoyés sous forme de lettre type. Dans la mesure du possible, le logiciel d'administration doit prendre en charge, voire automatiser, ces étapes de travail. Recevez un rappel par e-mail des prochains renouvellements de contrat ou créez votre site web avec le contenu de SeaTable. SeaTable offre une variété de possibilités pour cartographier de tels automatismes. Tous ne figurent pas dans le modèle suivant, mais la créativité n'a pas de limites.

Cliquez ici pour accéder directement au modèle pour l'administration de votre association.

Optimisez la gestion de votre club avec SeaTable

Notre modèle, composé de six tableaux que nous considérons comme essentiels pour l'administration d'une association, est à votre disposition pour que vous puissiez gérer de manière optimale l'administration de votre association. Bien entendu, vous pouvez adapter les tables en fonction de vos souhaits ou en ajouter d'autres.

Administration de l'association

Notre modèle pour l'administration de votre association

Les tableaux "Membres" et "Personnel" permettent de gérer les membres de l'association et toutes les personnes impliquées dans l'organisation de votre association. Vous pouvez y conserver la trace de leurs données personnelles, de leurs activités au sein de l'association et de leurs factures. Grâce à notre formulaire web "Nouveau membre", les nouveaux membres peuvent s'inscrire dans votre association. Les données saisies dans le formulaire sont automatiquement ajoutées à l'endroit approprié dans votre tableau SeaTable, de sorte qu'il n'est plus nécessaire de les saisir manuellement.

Administration du club_Formulaire web

Comment enregistrer facilement de nouveaux membres via un formulaire web

Le plug-in carte permet de visualiser les lieux de résidence des membres de votre association sur une carte du monde. Un "effet mouseover" sur le pin vous permet d'obtenir des informations supplémentaires sur le membre concerné. Vous pouvez également utiliser le plug-in, par exemple, pour afficher graphiquement les emplacements des sponsors de votre club.

Gestion des clubs_carte

Affichage de la carte de vos membres dans SeaTable

Un aperçu de toutes les activités des membres et des employés de votre association est divisé en trois tableaux différents. Le tableau "Cours" permet d'organiser les cours proposés par votre association, le tableau "Organisation" sert à coordonner tous les projets d'organisation de l'équipe et le tableau "Événements" permet de planifier tous les autres événements, comme la prochaine fête de Noël ou les excursions d'une journée.

Gestion des associations_Organisation

Représentation de "Organization" dans SeaTable

Le plug-in calendrier vous offre la possibilité d'avoir toujours sous les yeux vos événements, cours ou autres manifestations importantes. Grâce à l'affectation explicite des couleurs, vous pouvez profiter pleinement d'un affichage optimal du calendrier. De cette façon, vous êtes sûr de ne pas manquer un seul événement du club.

Gestion du club_calendrier

Avec le calendrier SeaTable, vous avez toujours vos cours à portée de main.

Le tableau "Paiements" contient toutes vos factures. Vous pouvez y voir à tout moment à quel membre de l'association appartient une certaine facture, quelles factures sont encore ouvertes, ainsi que d'autres détails pertinents pour vous. Par ailleurs, si une facture a le statut "En retard", l'administrateur sera directement informé de ce statut par une règle de notification. Pour que vous puissiez toujours garder un œil sur tout.

Paiements_Association

Gardez toujours une vue d'ensemble du statut de la facture

Pour une facturation optimale, le plug-in Page Design est à votre disposition. En un seul clic, vous pouvez générer automatiquement une facture pour chaque membre de l'association et ses réservations à partir du modèle de facture déjà créé. Cela vous permet de gagner beaucoup de temps et, surtout, d'économiser vos nerfs. Bien entendu, vous pouvez adapter ce modèle de facture à vos propres idées et souhaits si nécessaire. Ensuite, vous pouvez même envoyer vos factures directement à vos membres sous forme de fichier PDF ou les enregistrer dans SeaTable, afin de réduire au maximum vos coûts de papier et d'impression.

Gestion du club_conception de la page

Générer automatiquement des factures à vos membres dans SeaTable

Le plug-in Kanban affiche toutes les données - dans notre exemple, les événements, les projets organisationnels et les factures - dans des tuiles compactes et groupées que vous pouvez facilement partager avec vos collègues comme un petit bloc-notes. Chacun de vos employés a toujours un aperçu de l'état des factures, des organisations et des événements grâce à la vue Kanban et peut ainsi réagir de manière plus souple et plus rapide à tout problème.

Gestion des associations_Kanban

Votre vue Kanban dans SeaTable

Sous les statistiques, vous trouverez six affichages différents, qui devraient toujours vous aider à obtenir une vue d'ensemble optimale de toutes vos données, afin que vous puissiez également prendre une décision rapide et ne pas perdre de temps. Vous y trouverez, entre autres, l'état des factures, la répartition de vos membres par localité ou ville et le pourcentage de participation aux cours que vous proposez.

Administration du club_Statistiques

Des statistiques importantes dans SeaTable pour une gestion optimale du club

D'autres statistiques peuvent facilement être ajoutées pour établir vos évaluations individuelles.

Il suffit de s'inscrire et de l'essayer

Comme vous pouvez le constater, SeaTable vous offre la possibilité de gérer votre association de manière optimale et de façon très intuitive. Cela ne doit pas toujours aboutir à un logiciel d'association complexe qui peut rapidement vous faire perdre le fil ou presque vous submerger de fonctions supplémentaires. Avec le modèle prédéfini de SeaTable, vous avez plus de temps pour vous occuper de toute la vie de votre association, vous pouvez cartographier efficacement les processus de votre association et avoir toujours toutes les informations pertinentes en un coup d'œil.

Grâce à notre offre de cloud gratuit, vous pouvez commencer immédiatement en quelques minutes seulement. Il suffit de s'inscrire, puis d'importer dans SeaTable le modèle "Gestion des associations" de l'espace "Vie quotidienne". Vous pouvez commencer tout de suite.

Vers le modèle d'administration de votre association