Les solutions de gestion des associations sont légion. Toutes les solutions logicielles que nous avons testées promettent d'être rapides, simples et intuitives. Mais nous pensons qu'il manque à toutes ces solutions une caractéristique centrale. La flexibilité de s'adapter aux défis et à la situation individuelle de chaque association. Les logiciels de gestion d'associations comme ClubDesk, easyVerein, SEWOBE ou MTH, par exemple, prescrivent exactement à quoi doivent ressembler les processus et les procédures. Les masques de saisie et les textes sont inflexibles et ne peuvent que très rarement être adaptés.
Il est donc grand temps que vous découvriez SeaTable et les possibilités offertes par notre modèle de gestion des associations. Bien que de nombreux processus et procédures soient déjà prédéfinis dans ce modèle, vous pouvez les adapter à vos besoins. Gérez votre association en toute simplicité via votre navigateur et déterminez exactement quelle personne de votre équipe a accès à quel contenu. Vous serez ravi de voir à quel point c'est simple.
Dans cet article, nous allons vous montrer ce qu'est une administration efficace d'une association et comment vous pouvez optimiser les processus de votre association à l'aide de SeaTable. Vous découvrirez des moyens de réduire la charge de travail pour les tâches de routine répétitives, afin que vous puissiez accomplir toutes les tâches rapidement et efficacement. SeaTable offre de nombreuses possibilités à vous et à votre équipe.
Toute l'administration de l'association en un seul endroit
Un logiciel de gestion d'association remplit de nombreuses tâches. Il devrait ...
- ... regrouper toutes les données de votre association en un seul endroit.
- ... donner un accès rapide à toutes les données.
- ... offrir une saisie et un enregistrement efficaces des données.
- ... soutenir, voire automatiser les procédures et processus internes.
- ... disponibles partout et à tout moment.
- ... réagir de manière flexible aux nouvelles exigences.
- ... et répondre aux exigences des directives allemandes en matière de protection des données.
Le premier point en particulier est souvent sous-estimé. Normalement, les petites et les grandes associations ne se distinguent pas par la nécessité de collecter des données. Pour les grandes associations, il s'agit en plus de la complexité de la quantité, mais les informations à saisir sont généralement les mêmes : Les membres doivent être enregistrés et gérés, l'offre de votre association doit être mise à jour et les factures doivent être établies et les entrées de paiement saisies.
Un bon logiciel peut accueillir toutes ces informations et devient ainsi l'outil central pour toutes les informations relatives à votre association. La saisie et le traitement des données doivent être aussi rapides et efficaces que possible. Pour cela, tous les processus de travail, de la saisie des nouveaux membres dans le système à la gestion des factures, doivent être aussi fluides que possible. Dans l'idéal, le logiciel devrait toujours vous fournir un aperçu précis de toutes vos données et être à votre disposition, ainsi qu'à celle de votre équipe, à tout moment et en tout lieu. En tant que club de sport canin, vous souhaitez peut-être enregistrer la race des chiens de vos membres ? Aucune des solutions que nous avons testées n'offrait le Possibilité d'ajouter masque de membre pour ajouter une race de chien. Avec SeaTable, cette flexibilité est intégrée dès le départ. Avec SeaTable, vous pouvez vraiment gérer toutes les informations de manière centralisée et pratique.
Réaliser plus rapidement les procédures et les travaux de routine
Outre la saisie des données, les travaux de routine réguliers constituent un autre défi de taille. Les membres doivent recevoir leurs factures à temps. Les paiements entrants doivent être contrôlés. Les attestations fiscales doivent être établies et envoyées sous forme de lettres en série. Dans la mesure du possible, un logiciel de gestion devrait soutenir ces étapes de travail ou même les automatiser. Faites-vous rappeler par e-mail les renouvellements de contrat à venir ou créez votre site web avec du contenu provenant de SeaTable. SeaTable offre une multitude de possibilités pour représenter de telles automatisations. Toutes ne sont pas reprises dans le modèle ci-dessous, mais la créativité n'a pas de limites.
Cliquez ici pour accéder directement au modèle pour l'administration de votre association
Optimiser la gestion des associations avec SeaTable
Pour vous aider à gérer de manière optimale l'administration de votre association, notre modèle est à votre disposition. Le modèle contient six tableaux qui vous aident dans les tâches administratives essentielles d'une association. Bien entendu, vous pouvez adapter les tableaux prédéfinis à vos besoins ou en ajouter d'autres.
Les tableaux "Members" et "Staff" servent à gérer les membres de l'association et tous ceux qui participent à l'organisation de votre association. Ici, vous gardez un aperçu de leurs données personnelles, de leurs activités au sein de l'association et de leurs factures. Notre formulaire web "New member" permet aux nouveaux membres de s'inscrire dans votre association. Les données indiquées dans le formulaire sont automatiquement ajoutées à l'endroit approprié dans votre tableau SeaTable, de sorte qu'elles ne doivent plus être saisies manuellement.
Le plug-in de carte visualise sur une carte du monde les lieux de résidence des membres de votre association. En passant la souris sur l'épingle, vous obtenez des informations supplémentaires sur le membre en question. Vous pouvez également utiliser le plug-in pour représenter graphiquement les emplacements des sponsors de votre association, par exemple.
Un aperçu de toutes les activités des membres et des employés de votre association est réparti en trois tableaux différents. Le tableau "Courses" vous aide à organiser les cours proposés par votre association, le tableau "Organization" sert à coordonner tous les projets organisationnels au sein de l'équipe et le tableau "Events" vous aide à planifier tous les autres événements, comme par exemple la fête de Noël à venir ou les excursions d'une journée.
Le plug-in de calendrier vous permet de garder un œil sur vos événements, cours ou autres manifestations importantes. Grâce à des attributions de couleurs explicites, vous profitez pleinement d'une représentation optimale du calendrier. Ainsi, vous ne manquerez plus jamais un seul rendez-vous de l'association.
Le tableau "Payments" contient toutes les factures que vous avez émises. Vous pouvez y voir à tout moment à quel membre de l'association appartient une certaine facture, quelles factures sont encore ouvertes ainsi que d'autres détails importants pour vous. D'ailleurs, si une facture a le statut "Overdue", l'administrateur est directement informé du statut par une règle de notification. Pour que vous puissiez toujours garder un œil sur tout.
Pour une facturation optimale, le plug-in Page Design est à votre disposition. En un seul clic, vous pouvez générer automatiquement une facture automatique pour chaque membre de l'association et ses écritures à partir du modèle de facture déjà créé. Cela vous permet d'économiser beaucoup de temps et surtout d'énervement dans la gestion de l'association. Bien entendu, vous pouvez adapter ce modèle de facture à vos besoins et à vos souhaits. Vous avez ensuite la possibilité d'envoyer vos factures directement à vos membres sous forme de fichier PDF ou de les enregistrer dans SeaTable, ce qui vous permet de réduire au minimum vos frais de papier ou d'impression.
Le plug-in Kanban vous présente n'importe quelles données, dans notre exemple les événements, les projets organisationnels et les factures, sous forme de tuiles compactes et groupées que vous pouvez facilement partager avec vos collègues comme un petit bloc-notes. Grâce à la vue Kanban, chacun de vos collaborateurs a toujours un aperçu du statut des factures, des organisations et des événements et peut ainsi réagir de manière plus flexible et plus rapide aux éventuels problèmes.
Sous les statistiques, vous trouverez six représentations différentes qui vous permettront d'avoir un aperçu optimal de toutes vos données, afin que vous puissiez prendre une décision rapide et ne pas perdre de temps. Vous y trouverez entre autres le statut de facturation, la répartition de vos membres par localité ou par ville et le pourcentage de participation aux cours que vous proposez.
D'autres statistiques peuvent être facilement ajoutées afin de représenter vos évaluations individuelles.
Il suffit de s'inscrire et d'essayer l'administration de l'association
Comme vous pouvez le constater, SeaTable vous offre la possibilité de gérer de manière très intuitive l'administration de votre association. Il n'est donc pas toujours nécessaire d'utiliser un logiciel complexe pour associations, dans lequel on perd rapidement la vue d'ensemble ou qui nous assomme de fonctions supplémentaires. Avec le modèle prédéfini de SeaTable, vous avez à nouveau plus de temps pour vous occuper de l'ensemble de la vie de l'association, vous pouvez reproduire efficacement vos processus associatifs et vous avez toujours toutes les informations pertinentes en un coup d'œil.
Grâce à notre offre gratuite de cloud, vous pouvez vous lancer directement en quelques minutes seulement. Il suffit de s'inscrire, puis d'importer dans SeaTable le modèle "Administration de l'association" de la section "Vie quotidienne". Vous êtes déjà prêt à commencer.