L'enregistrement des heures de travail est un jeu d'enfant avec le formulaire web SeaTable

6 Avantages du suivi du temps avec SeaTable

L'enregistrement des heures de travail des employés est l'un des processus standard des ressources humaines dans les entreprises et est souvent effectué de différentes manières. Vous connaissez sans doute le célèbre système de pointeuse, qui a été remplacé par le système de timbre numérique avec carte à puce. Il arrive également que le temps soit encore enregistré manuellement, par exemple au moyen de feuilles de temps, bien que cette méthode soit dépassée et prenne beaucoup de temps par rapport aux possibilités actuelles.

En passant à un système numérique, non seulement vous gagnez du temps, mais vous minimisez également les efforts administratifs liés à la saisie et au contrôle manuels des données. Cela présente l'avantage de réduire les erreurs de saisie et, en même temps, d'utiliser les données comme une source précieuse pour les analyses et les évaluations. Et la plupart du temps, les listes manuscrites doivent de toute façon être transférées vers un système numérique. Avec l'enregistrement numérique du temps, vous faites donc d'une pierre plusieurs coups.

Économisez de l'argent et du temps grâce à l'enregistrement du temps

Tous les enregistrements de temps ne sont pas identiques, car avec le bon outil, vous pouvez tirer plusieurs avantages de ces données à la fois. SeaTable offre non seulement la saisie des temps de travail via un formulaire web, mais fonctionne également comme une base de données et un outil d'analyse en même temps. Cela signifie que vous obtenez tous les temps de travail de vos employés en un coup d'œil, que vous pouvez les visualiser et les évaluer statistiquement et que vous créez en même temps une base idéale pour la comptabilité. Dans cet article, nous expliquons chaque fonctionnalité de notre modèle et nous vous montrons à quel point il est facile d'utiliser SeaTable et quels avantages l'intégration dans votre système apporte.

Cliquez ici pour accéder directement au modèle d'enregistrement du temps de travail de vos employés.

 

La base de l'enregistrement du temps de travail est la Base

Avantage 1 : Enregistrement numérique du temps où vous n'avez plus rien à faire

Il est généralement assez fastidieux de transférer des feuilles de temps manuscrites dans une feuille de calcul Excel ou des systèmes comptables numériques. Parfois, l'écriture est à peine lisible, parfois la facture contient une petite erreur de chiffre et la facture ne s'additionne pas au final. Mais cela pourrait être si facile si vos employés veillaient à ce que leurs heures de travail soient correctement et méthodiquement saisies dans un système numérique.

SeaTable offre ici la solution optimale : à l'aide d'un formulaire web parfaitement adapté à vos besoins, les employés saisissent leurs heures de travail à la fin de la journée de travail et transfèrent ainsi toutes les données à la base SeaTable associée, où vous collectez de manière centralisée les heures de vos employés. Vous n'avez rien à faire, si ce n'est concevoir le formulaire web une fois et créer toutes les colonnes importantes, telles que la date, le début et la fin du travail, la durée des pauses et les sujets traités pendant la journée.

Optimisez l'enregistrement du temps de travail de vos employés avec SeaTable.

Efficace et rapide : le formulaire web pour l'enregistrement du temps de travail

Le reste est fait par vos employés et les fonctions intelligentes de SeaTable. Cela minimise la charge de travail et élimine la nécessité de collecter manuellement les temps et de les transférer aux systèmes.

Avantage 2 : Evaluations et analyses avec des statistiques

Étant donné que toutes les données de tous les employés sont stockées dans un endroit central grâce à l'enregistrement du temps, des statistiques précieuses peuvent être créées à partir de ces données. SeaTable offre diverses options d'affichage et permet un calcul très individualisé des statistiques. Par exemple, vous pouvez calculer le temps de travail moyen de vos employés, créer des diagrammes circulaires sur les sujets traités ou ajouter vous-même d'autres valeurs utiles, comme le fait de savoir si le travail a été effectué dans le bureau à domicile ou dans le bureau local.

Avec la création de différentes vues, vous avez également la possibilité de créer une vue individuelle pour chaque employé et de la trier et l'évaluer selon vos souhaits. Dans le cas des étudiants qui travaillent, des employés à temps partiel ou des aides-étudiants à 450€, par exemple, il est important de ne pas dépasser un certain taux horaire par mois. Cela peut être facilement vérifié en utilisant la fonction de somme de chaque colonne de chiffres.

Exploiter efficacement les données de votre enregistrement du temps de travail

Concevez vos statistiques comme vous l'entendez. Ici, les heures de travail par semaine civile ont été affichées visuellement.

Même le contrôle hebdomadaire ne pose aucun problème avec la colonne de formule de SeaTable : Avec une formule de semaine calendaire (#isoweeknum), vous pouvez faire afficher la semaine calendaire (tout à fait classiquement : semaine 1, semaine 2, ...) dans une colonne pour la date correspondante. Grâce à un regroupement sur la colonne des semaines civiles, vous pouvez voir d'un coup d'œil combien d'heures un employé a travaillé par semaine. Si la valeur est régulièrement inférieure aux 40 heures convenues dans le contrat, vous devez discuter avec votre employé pour augmenter ses heures ou adapter le contrat.

Vous voyez : La collecte des heures de travail dans SeaTable facilite non seulement la gestion des heures de travail elles-mêmes, mais permet également aux interfaces organisationnelles de garder une vue d'ensemble et de détecter les anomalies.

Avantage 3 : Des vues plus précises avec des regroupements imbriqués

La version 2.2 de SeaTable ajoute un nouvel outil d'analyse extrêmement puissant : les groupes imbriqués. Auparavant, il n'était possible d'aligner le regroupement qu'en fonction d'une seule colonne. Avec la nouvelle mise à jour, le regroupement par plusieurs colonnes est désormais possible afin de pouvoir créer des sous-groupes. Vous pouvez déjà le constater dans l'image ci-dessus, où deux regroupements ont été effectués dans notre modèle de saisie des temps : Une fois par les employés, et la seconde fois par la date pour représenter les mois.

Vous pouvez bien sûr regrouper les colonnes les plus diverses, ce qui rend les possibilités offertes par SeaTable presque illimitées. Dans un autre exemple, nous avons utilisé des vues pour créer un profil de temps de travail individuel pour chaque employé, dans lequel les données de chaque employé sont soigneusement répertoriées. Ceci est également utile pour la préparation ultérieure de la comptabilité.

Les groupes imbriqués permettent des regroupements multiples pour une évaluation plus précise.

Les groupes imbriqués permettent des regroupements multiples pour une évaluation plus précise.

Dans le profil de temps de travail, la première étape a été de regrouper selon la colonne "Paie" afin de rendre les temps de travail pertinents pour ce mois directement visibles pour le service comptable. Dans un deuxième temps, et c'est particulièrement important pour les étudiants qui travaillent et les employés à 450€, le regroupement a été fait en fonction de la semaine calendaire (colonne CW), qui est maintenant toujours utilisée pour regrouper en fonction de la semaine calendaire dans le mois de paie.

L'avantage est que les totaux des différentes semaines de travail sont immédiatement affichés en un coup d'œil et que vous pouvez voir combien un employé a travaillé par semaine. Ceci est utile pour les limites d'heures hebdomadaires, comme pour les étudiants qui travaillent. Les heures supplémentaires hebdomadaires sont également directement visibles. De cette façon, vous obtenez encore plus d'informations précieuses à partir de votre enregistrement du temps.

Avantage 4 : Préparation et provision pour la comptabilité

Bien entendu, les données doivent également être transmises au service comptable à la fin, afin que les salaires puissent être préparés et payés à temps. Dans les grandes entreprises, le service de comptabilité fait partie de l'entreprise et prend complètement en charge le processus de tenue des comptes et de paie. Les petites entreprises, quant à elles, externalisent souvent ces tâches, car la gestion des salaires requiert un grand savoir-faire et un logiciel souvent coûteux.

Lorsque les bureaux des impôts sont mandatés, la transmission des données relatives au temps de travail se fait souvent manuellement par courrier électronique ou par partage de fichiers. Il s'agit généralement de remplir des tableaux et de les alimenter en données, qui doivent ensuite être sauvegardées et classées individuellement pour chaque mois. Au bout d'un certain temps, cela donne lieu à un grand nombre de fichiers locaux, ce qui n'est pas pratique si les horaires de travail de chaque mois doivent être ouverts individuellement.

Il existe plusieurs façons de partager votre base avec les autres.

Avec le lien d'invitation externe, les utilisateurs anonymes peuvent voir votre tableau en mode lecture seule.

SeaTable vous évite cette étape : il suffit de partager la base avec votre bureau des impôts ou votre service comptable via un lien externe. Vous pouvez choisir d'accorder un accès en lecture à l'ensemble de la base ou de créer une vue distincte pour le service comptable. Si vous optez pour une vue séparée, le service comptable n'a accès qu'à cette vue validée - le reste de la base ne lui est pas visible. (Le partage des vues individuelles est réservé aux abonnements payants de SeaTable. Avec SeaTable Free, seules des bases entières peuvent être partagées avec d'autres personnes).

Ainsi, le service comptable peut accéder directement aux données sans trop de détour et les utiliser pour la préparation des états et la transmission au bureau des impôts. Il n'est plus nécessaire d'enregistrer et d'ouvrir des fichiers, un simple coup d'œil à la base SeaTable suffit pour connaître les heures de travail des employés !

Avantage 5 : Le plug-in Calendrier permet d'avoir une vue d'ensemble.

Ce type d'enregistrement du temps permet de créer un aperçu calendaire des heures de travail de vos employés. Rétrospectivement, vous pouvez utiliser le plug-in calendrier pour afficher quand tel employé a travaillé et à quelles heures le bureau est plutôt mal utilisé (par exemple, tôt le matin ou tard le soir).

Le calendrier offre également aux employés une fonction de contrôle rétrospectif de leurs propres heures de travail grâce à la visualisation. Vous pouvez passer d'une vue à l'autre, comme la vue mensuelle pour le mois entier ou une vue hebdomadaire ou quotidienne pour plus de détails. Le plug-in vous aide, ainsi que vos employés et le service comptable, à conserver une vue d'ensemble. Les jours manquants pour cause de maladie ou de vacances sont immédiatement signalés.

Rapidement en vue : Qui était là quand ? L'aperçu du calendrier complète l'enregistrement du temps de travail

L'aperçu mensuel donne un aperçu rapide des heures travaillées.

Avantage 6 : être informé en cas de dépassement de la réglementation

Les employés doivent prendre suffisamment de pauses pendant leur journée de travail - la loi l'exige même. S'ils ne le font pas, ils peuvent avoir de gros problèmes. Des amendes sévères sont prévues pour les employeurs et d'autres mesures sont prises par l'inspection si les employés ne respectent pas les temps de repos et de pause réglementés. L'employeur est tenu de le vérifier et doit le faire dans tous les cas pour éviter les conséquences juridiques.

Les heures supplémentaires sont également monnaie courante dans les relations de travail d'aujourd'hui. Cela n'est pas forcément apprécié des employés, car les heures supplémentaires sont souvent synonymes de plus de stress et donc d'une charge psychologique plus importante dans la vie quotidienne. Même s'il n'en tenait qu'aux employeurs, les heures supplémentaires ne seraient pas nécessaires dans le meilleur des cas, car chaque heure supplémentaire doit être soit payée, soit réduite par l'employé sous forme d'horaire flexible ou de congé. Pour une entreprise, cela signifie que les employés ont plus de temps libre que ce qui est prévu par le droit légal aux vacances.

Grâce à un enregistrement numérique du temps de travail avec SeaTable, vous pouvez être averti par une règle de notification si les heures travaillées par un employé dépassent les heures spécifiées dans le contrat et s'il n'a pas pris les pauses requises. La règle s'exécute de manière entièrement automatique dès que les valeurs saisies dans Base ne correspondent plus aux valeurs spécifiées dans la règle, par exemple une pause minimale de 30 minutes sur 6 heures de travail.

Définissez des règles de notification pour rester toujours à jour.

Avec cette règle de notification, les pauses de moins de 30 minutes pour un temps de travail de 6 à 9 heures sont signalées au superviseur.

L'importance de l'enregistrement du temps de travail est souvent sous-estimée.

En Allemagne, les employeurs sont tenus de fournir à leurs employés un moyen d'enregistrer le temps de travail ; depuis 2019, des discussions ont lieu à l'échelle nationale sur l'enregistrement du temps de travail et les obligations qui en découlent pour les employeurs. Il est donc conseillé de commencer à envisager un système sûr et fiable d'enregistrement du temps de travail dès maintenant, plutôt que d'attendre la législation nationale.

Avec SeaTable, vous utilisez un système dont vous pouvez également héberger vous-même le serveur, ce qui vous permet de conserver une sécurité et un pouvoir absolus sur vos données. Mais même avec l'offre de cloud de SeaTable, tous les fichiers sont stockés dans des centres de données allemands et chez le fournisseur suisse Exoscale. SeaTable s'est fixé pour objectif de n'utiliser que des fournisseurs allemands ou européens pour les services en ligne. Nous avons récemment parlé du passage d'AWS à Excoscale et de l'importance de cette étape pour SeaTable et la protection des données.

Flexibilité garantie avec SeaTable

Bien entendu, il existe déjà des solutions logicielles personnalisées telles que SAP, Clockodo ou TimeTac, qui proposent également l'enregistrement des heures de travail et des temps de projet. Cependant, l'utilisation de ces programmes en combinaison avec de nombreuses autres applications peut être assez coûteuse, car il faut utiliser différents programmes pour différentes applications.

SeaTable est une alternative rentable aux autres programmes, précisément parce que SeaTable est très flexible et peut être adapté à n'importe quelle exigence. Il ne couvre pas seulement l'enregistrement du temps de travail, mais peut également être utilisé dans de nombreux autres domaines. Ainsi, vous disposez d'une solution non seulement pour l'enregistrement du temps de travail, mais aussi pour le marketing, la gestion de projet, les ventes ou même les ressources humaines. Les fonctions de SeaTable garantissent toujours une documentation et un stockage sécurisés des données et permettent également l'analyse des données ainsi qu'une diffusion simple pour les utilisateurs internes et externes.

Essayez dès aujourd'hui notre modèle pour enregistrer les heures de travail de vos employés. Il vous suffit de vous inscrire gratuitement et de tester vous-même les fonctions pratiques. Vous pouvez également utiliser SeaTable pour de nombreuses autres applications !