Vous l'avez probablement déjà appris par les médias : Le ministère fédéral du Travail prévoit une réforme de la loi sur le temps de travail pour 2023. Mais qu'est-ce que cela va changer pour vous et votre entreprise ? Devez-vous acquérir des systèmes de saisie du temps de travail coûteux ou un logiciel gratuit suffit-il ? Dans cet article, nous vous montrons comment mettre en œuvre la saisie des temps de vos collaborateurs avec un minimum de frais administratifs tout en respectant la législation en vigueur.
La situation juridique actuelle concernant la saisie des temps dans les entreprises
Après que la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) ait décidé dès mai 2019 que les entreprises de l'UE devaient enregistrer le temps de travail de leurs employés, les politiques en Allemagne ont d'abord pris leur temps pour transposer cette décision dans le droit national. Le ministère fédéral du Travail a présenté le premier projet de réforme de la loi sur le temps de travail en avril 2023. Selon ce projet, le début, la fin et la durée du temps de travail quotidien doivent être enregistrés - et ce, par voie électronique et, en règle générale, le jour même.
La Cour fédérale du travail avait auparavant établi les faits dans sa décision du 13 septembre 2022: Elle a confirmé dans son jugement que les employeurs allemands sont tenus d'enregistrer le temps de travail dans leurs entreprises. L'idée est de protéger les employés contre des horaires de travail trop longs, des pauses trop rares et des temps de repos trop courts.
En effet, selon la loi sur le temps de travail en vigueur, les employeurs doivent déjà s'assurer que
- le temps de travail régulier ne dépasse pas une moyenne de 8 heures par jour ouvrable ou de 48 heures par semaine.
- les employés travaillent au maximum 10 heures par jour ou au maximum 60 heures par semaine.
- les employés prennent au moins 30 minutes de pause pour une journée de travail de 8 heures.
- les employés respectent au moins une période de repos de 11 heures après la fin de la journée de travail jusqu'à la reprise du travail.
Pour qu'une infraction à ces règles puisse être remarquée, un employeur doit d'abord enregistrer le temps de travail de ses employés.
La fin du temps de travail fondé sur la confiance a-t-elle sonné ?
Dans de nombreuses entreprises - peut-être la vôtre aussi - il existe jusqu'à présent ce que l'on appelle l'horaire de travail fondé sur la confiance. Dans ce cas, l'employeur renonce totalement à définir le début et la fin du travail. Il mise plutôt sur le fait que ses collaborateurs accomplissent leurs tâches sans patron sur le dos et qu'ils gardent eux-mêmes un œil sur leurs horaires de travail. La valeur du travail se mesure alors aux résultats et non au temps de présence, ce que la loi n'interdit pas.
Ce qui offre aux collaborateurs une grande flexibilité et une grande autodétermination est cependant apparemment en contradiction flagrante avec la saisie obligatoire du temps. Celle-ci doit rendre visibles les heures de travail qui s'écartent de la loi et surtout les heures supplémentaires. L'hypothèse de base est que les personnes travaillant dans le cadre d'un horaire de confiance surestiment ou sous-estiment souvent leur temps de travail réel et ne connaissent parfois pas du tout les dispositions légales.
Sans enregistrement du temps des employés, il est donc impossible de reconnaître avec certitude un nombre d'heures durablement trop élevé ou trop faible. L'exploitation par les employeurs de collaborateurs trop motivés n'est pas non plus à exclure en cas d'horaires de travail basés sur la confiance. Car ce que beaucoup ne savent pas : Personne n'est obligé de faire des heures supplémentaires - et si les employeurs les ordonnent, ils doivent compenser les heures supplémentaires par de l'argent ou du temps libre. Si le contrat de travail stipule que les heures supplémentaires sont compensées de manière forfaitaire avec le salaire fixe, cela n'est pas valable.
Dans la plupart des cas, l'horaire de travail basé sur la confiance est néanmoins souhaité par les deux parties, car il favorise la relation de confiance entre l'employé et l'employeur - un bien précieux qui ne doit pas être endommagé par le contrôle du temps de travail. Si vous avez procédé de la sorte jusqu'à présent dans votre entreprise, la solution peut être la suivante : Les salariés enregistrent leurs heures de travail dans un système qui permet au cadre de vérifier le respect des règles relatives au temps de travail, mais ils continuent à organiser leur travail librement et sous leur propre responsabilité (dans le cadre de la loi sur le temps de travail).
Vous pouvez tirer parti de la situation suivante : En principe, c'est l'employeur qui est responsable de l'enregistrement correct des heures de travail, mais il peut aussi déléguer cette tâche à ses collaborateurs. C'est alors à eux de déterminer eux-mêmes le début et la fin de leur travail ainsi que leur(s) pause(s) et de les documenter consciencieusement.
Comment mettre en œuvre techniquement la saisie des temps
L'arrêt de la CJCE exige un "système objectif, fiable et accessible" qui vous permette de mesurer le temps de travail quotidien. Mais de quoi s'agit-il exactement ?
Depuis la crise de Corona, il est clair que le home-office est devenu incontournable dans de nombreuses entreprises et que le travail hybride à différents endroits est déjà la norme. Alors que les pointeuses s'arrêtaient et que les feuilles de présence prenaient la poussière, les solutions numériques ont fait leur entrée dans le monde du travail - il n'était tout simplement plus possible de saisir le temps des collaborateurs autrement. Et pour l'avenir, cela signifie que les horloges de pointage liées aux bureaux ne constituent pas un système accessible si les employés ne peuvent pas se connecter à distance.
De nombreuses entreprises ont pris l'habitude de noter les heures dans des tableaux numériques plutôt que sur papier. Mais ce n'est pas non plus une bonne solution : pour les collaborateurs, la saisie des heures dans des tableaux Excel ou Google Sheets, par exemple, prend beaucoup de temps et est sujette à des erreurs : il est vite arrivé que l'on fasse une faute de frappe sans s'en rendre compte ou que l'on glisse dans la ligne ou la colonne lors de la saisie. De plus, tous les collaborateurs gèrent leurs propres tableaux à différents endroits, ce qui rend difficile pour les cadres et le service du personnel de rassembler régulièrement les données et de les garder en vue : Au plus tard à la fin du mois, ils sont à chaque fois submergés par une masse de tableaux d'heures numériques.
Une gestion optimale du temps de vos employés avec SeaTable
Alors comment saisir le temps de travail des employés rapidement, facilement et conformément à la loi ? Grâce à un modèle de SeaTable spécialement conçu pour ce cas d'application !
Comme pour tout modèle SeaTable, il s'agit d'une base de données avec différents tableaux que vous pouvez adapter à vos propres besoins spécifiques. Dans le premier tableau, nous avons créé pour vous une vue d'administration globale dans laquelle sont intégrés tous les horaires de travail, les demandes de congé et les arrêts maladie de vos collaborateurs. En tant que responsable, vous avez une vue d'ensemble complète sur les présences et les absences de tous les collaborateurs de votre équipe.
Vue admin du tableau des heures de travail
Grâce à des vues personnalisées et filtrées par l'ID utilisateur, vous pouvez contrôler exactement qui peut voir quelles données et créer ainsi pour chaque collaborateur son propre compte d'heures avec les données qui le concernent. Pour en savoir plus, visionnez notre vidéo explicative sur YouTube.
Pour que vos collaborateurs et vous-même puissiez contrôler à tout moment le respect des règles relatives au temps de travail, SeaTable calcule le nombre d'heures travaillées ainsi que les heures supplémentaires ou les heures en moins par rapport au temps de travail quotidien normal. Grâce au marquage des lignes en couleur, vous et les membres de votre équipe voyez directement si le solde d'heures d'un jour est négatif (rouge) ou positif (vert).
Dans une application pour employés construite avec SeaTable, vous pouvez rendre la saisie des données intuitive et conviviale en demandant à vos employés de saisir les heures de travail, les demandes de congé et les congés maladie dans des formulaires web. Vous pouvez ajouter des instructions concrètes aux champs de saisie afin de guider les personnes qui les remplissent à travers le processus. Un formulaire web rempli correspond à un jour ouvrable, à une demande de congé ou à un arrêt maladie.
Application pour les employés pour les horaires de travail, les demandes de congé et les congés maladie
Lorsque vos employés envoient les formulaires, SeaTable ajoute de nouvelles entrées dans les tableaux correspondants, que vous pouvez ensuite, en tant que responsable, valider ou rejeter dans l'application de gestion. Sur votre tableau de bord, vous pouvez intégrer des statistiques qui vous permettent de garder un œil sur toutes les heures supplémentaires, les congés et les arrêts maladie de vos collaborateurs. Le calendrier permet en outre de présenter les données sous forme d'aperçu calendaire.
Application de gestion avec tableau de bord
Rappel : il ne s'agit ici que d'un modèle exemplaire que nous avons créé pour vous. Toutes les fonctions de base sont incluses dans un abonnement gratuit à Free, mais pour bénéficier de toutes les fonctions, y compris les automatisations, il vous faut un abonnement à Enterprise. Bien entendu, vous pouvez utiliser de nombreuses autres fonctionnalités de SeaTable pour développer votre propre application de gestion du temps dans votre entreprise, selon vos besoins.
Découvrez ici tout ce que vous devez savoir sur notre modèle qui va révolutionner votre saisie du temps de travail.
Conclusion : pourquoi SeaTable vaut-il la peine pour vous ?
Enfin, SeaTable vous permet de mettre en place tous les processus nécessaires pour enregistrer les heures de travail de vos employés conformément à la législation en vigueur et avec un minimum d'efforts administratifs. Pour garantir le respect des règles en matière de temps de travail, vous pouvez toujours avoir une image complète des heures travaillées par l'équipe et, à l'aide d'une application de gestion, analyser les données pour chaque employé.
Dans SeaTable, vous et vos employés documentez les feuilles de temps, les demandes de congé et les jours de maladie en un seul endroit, au lieu de gérer de nombreux tableaux d'heures éparpillés (par exemple dans Excel ou Google Sheets). Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un navigateur Internet et d'une adresse e-mail.
Pourtant, la gestion du temps n'est qu'une application parmi les possibilités infinies offertes par SeaTable. Découvrez dans nos modèles les solutions logicielles impressionnantes que vous pouvez construire avec SeaTable et commencez dès maintenant avec un compte gratuit.
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