Den eigenen Fuhrpark mit smarter Vorlage managen

Einen Fuhrpark zu verwalten, ist für Unternehmen und Selbstständige eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe. Mit einer Vorlage für Ihre Fuhrparkverwaltung können Fahrzeuge und ihr Einsatz genau geplant werden. Im Folgenden erklären wir, wie Sie Buchungen, Rückgaben, Reparaturen und Inspektionstermine ganz bequem und unkompliziert verwalten können.

Was genau ist Fuhrparkmanagement?

Jedes Unternehmen, das firmeneigene Fahrzeuge besitzt, sollte ein gutes System zur Verwaltung haben – dabei spielt es keine Rolle, ob die Fahrzeuge zum Transport von Waren gebraucht werden, oder ob die Fahrzeuge zum Personentransport für Geschäftsreisen gedacht sind. Fuhrparkmanagement umfasst die komplette Organisation der eigenen Fahrzeugflotte in Unternehmen, jedoch auch die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit beim Warentransport oder der Personenbeförderung.

Fuhrparkmanagement ermöglicht die Sicherstellung und Aufrechterhaltung des Betriebs. Dazu müssen bestehende Fahrzeuge Instand gehalten, repariert und gepflegt werden. Dazu muss der Fuhrpark effizient verwaltet werden, was Kosten anbelangt. Für Kurzstrecken etwa können auch Elektrofahrzeuge genutzt werden, um Ressourcen und die Umwelt zu schonen.

Aufgaben des Fuhrparkmanagements

Fuhrparkmanagement kann in seiner Größe und Intensität verschieden ausfallen. Das hängt ganz davon ab, zu welchem Zweck die Fahrzeuge in das Unternehmen eingebunden sind. Transportunternehmen, oder Unternehmen, die im täglichen Arbeitsgeschäft auf Fahrzeuge angewiesen sind, werden ihre Flottenplanung sicher etwas anders gestalten als Unternehmen, die ihren Fuhrpark nur für ihre Mitarbeiter und Geschäftsreisen benötigen.

Das Fuhrparkmanagement hat zur Aufgabe, alle Prozesse, in denen Fahrzeuge involviert sind, so effizient und kostengünstig wie möglich zu gestalten. Das betrifft die Anschaffungskosten, die Betriebskosten, aber auch Wartungsarbeiten und Reparaturen. Einsparungen hier können sinnvoll an anderen Stellen genutzt werden.

Wichtig ist bei der Flottenplanung auch Umwelt und Nachhaltigkeit im Blick zu behalten. Für Unternehmen sind diese Themen so wichtig wie nie zuvor. E-Mobilität und die Reduzierung von CO₂-Emissionen sind Punkte, die in der Öffentlichkeit durch gesellschaftliche und auch politische Diskurse einen hohen Stellenwert haben und eine Erwartungshaltung bei Kunden erzeugen. Elektrische Fahrzeuge mit in den Fuhrpark einzuplanen, ist also in Anbetracht der Mobilitätswende nicht nur ein finanzieller Aspekt, sondern auch ein strategischer.

Allerdings ist auch die problemlose und unkomplizierte Vergabe und zur Verfügungsstellung von Fahrzeugen eine wichtige Aufgabe. Dafür können etwa digitale Buchungssysteme genutzt werden, um die Buchung zu erleichtern und den Prozess lückenlos zu dokumentieren.

Wichtige Aspekte des Fuhrparkmanagements

• Übergabe von Fahrzeugen
• Buchung und Verteilung von Fahrzeugen
• Beauftragen und Beobachtung von Reparaturen und Inspektionen
• Verwaltung und Bedarfsprüfung der Fahrzeuge
• Strategischen Leitlinien folgen

Systeme für Fuhrparkmanagement

Um einen Fuhrpark managen zu können, gibt es einige verschiedene Lösungen. Die Softwarelösung sollte dabei verschiedene Anforderungen erfüllen: Zum einen sollte sie flexibel sein und damit anwendbar auf verschiedenste Szenarien. Außerdem sollte sie unterschiedliche Arten von Daten erfassen können, während die Bedienbarkeit einfach bleibt.

Je nach Unternehmensgröße sind die Anforderungen an eine solche Software anders – hierbei ist gerade die Flexibilität der Software wichtig, damit sich diese an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kann. Große Unternehmen können etwa auf dezidierte Branchenlösungen zurückgreifen, die aber oft kostspielig sind. Kleinere Betriebe und Traditionsunternehmen, die nur einen kleinen Fuhrpark haben, müssen sich jedoch nicht in Unkosten für ein teures Fuhrparkmanagement-System stürzen.

SeaTable eignet sich bestens für die Verwaltung und Organisation kleiner Flotten, wie bei Handwerksbetrieben oder kleinen Firmen, die Mitarbeiter im Außendienst haben. Wir erklären im Folgenden, wie Sie unsere SeaTable-Vorlage für Ihr Fuhrparkmanagement effizient nutzen können!

Managen Sie Ihren Fuhrpark mit SeaTable

Behalten Sie den Überblick über Ihre ganze Flotte. Mit unserer Vorlage für Fuhrparkmanagement können Sie Ihre Fahrzeuge katalogisieren und Ihren Mitarbeitern zur Buchung bereitstellen. Dokumentieren Sie Übergaben und Rückgaben sowie Reparaturen und Termine für Ihre Fahrzeuge.

Stellen Sie im ersten Schritt eine Übersicht Ihrer Flotte zusammen: Dabei können Sie jede Information hinterlegen, die für Sie wichtig ist. Mit verschiedenen Spaltenarten können Sie sich einen ganz eigenen Blick auf Ihren Fuhrpark bilden. Dafür haben wir Bilder hinterlegt, die im Galerie-Plugin direkt angezeigt werden. Fügen Sie weitere Daten hinzu, um Ihre Fahrzeuge zu beschreiben, wie Marke, Farbe, Antrieb und Kilometerstand.

Setzen Sie hier alle Informationen fest, die Sie im täglichen Geschäft benötigen und kreieren Sie sich damit einen eigenen Katalog.

Buchungen und Vermietungen verwalten

Verwalten Sie alle Buchungen Ihrer Fahrzeuge in einer Tabelle. Für die Buchung nutzen Interessierte und Mitarbeiter ein Webformular, das auf den Spalten dieser Tabelle basiert. Dort werden Kontaktdaten eingetragen, das gewünschte Fahrzeug ausgewählt und die Miet- bzw. Nutzungsdauer festgelegt – nach dem Absenden erscheint die Anfrage sofort in Ihrer Tabelle und Sie können diese verarbeiten.

Es sind mehrere Tabellen mit der Tabelle „Rentals“ verknüpft, um Daten wiederzugeben. Jede Anfrage kann einem bestehenden Mitarbeiter und dem gewünschten Fahrzeug zugewiesen werden. Anschließend prüfen Sie, ob das Fahrzeug zur gewünschten Zeit genutzt werden kann oder ob es in dem Zeitraum bereits vergeben ist.

Nutzen Sie dafür das Timeline-Plugin: Hier werden alle Anfragen mit dem gewünschten Zeitraum angezeigt. Sollte es Doppelbuchungen geben, wie in unserem Bildbeispiel, können Sie die später eingetroffene Anfrage ablehnen.

Nach der Prüfung kann der Status des Antrags mit einem simplen Klick verändert werden. SeaTable ermöglicht mit der Button-Spalte id Möglichkeit, bestimmte Abläufe zu automatisieren und diese mit nur einem Klick anzustoßen. Damit können Sie Anträge ganz einfach weiter verarbeiten.

Die Ablehnung oder Bestätigung einer Fahrzeugbuchung läuft ebenfalls völlig automatisiert mit nur einem Klick. In unserer Fuhrparkmanagement-Vorlage können Sie Anträge entweder bestätigen, wenn es keine Doppelbuchung gab, oder ablehnen. Eine voreingestellte E-Mail wird dann an den Antragsteller mit der jeweiligen Information gesendet.

Instandhaltung im Blick behalten

Da der Zustand aller Fahrzeuge bei der Übergabe stets streng protokolliert werden muss, sind Übergabeprotokolle essenziell. Schäden oder andere Verschleißspuren können direkt festgehalten werden. Dafür wird wieder ein Webformular genutzt, das nach Absenden direkt in der Tabelle erscheint. Fallen Reparaturarbeiten an, so kann in der Tabelle „Repairs“ der Reparaturfortschritt dokumentiert werden.

Um alle Fahrzeuge fahrbereit zu halten, müssen Termine wie Inspektionen und Reifenwechsel regelmäßig eingehalten werden. Auch die Hauptuntersuchung, die alle zwei Jahre anfällt, ist obligatorisch, damit die Fahrzeuge Ihres Fuhrparks weiterhin sicher am Verkehr teilnehmen können.

Wichtige Termine sind in der Tabelle bereits vorgemerkt. Durch Benachrichtigungsregeln, die durch eine Regel automatisch ausgelöst werden, werden beteiligte Verantwortliche rechtzeitig über anstehende Termine informiert. So müssen Sie nicht jeden Tag einen Blick in den Kalender werfen – SeaTable schickt Ihnen automatisch alles Wichtige zur richtigen Zeit zu.

Nutzen Sie SeaTable für Ihre Flotte

SeaTable bietet eine einfache und intuitive Handhabung Ihres Fuhrparks und eintreffenden Buchungsanfragen. Damit haben Sie immer im Blick, welche Fahrzeuge zu welcher Zeit verfügbar sind und wie es um den Zustand Ihres Fuhrparks steht. Probieren Sie SeaTable und unsere Vorlage für Fuhrparkmanagement noch heute aus und lernen Sie SeaTable mit seiner flexiblen Anwendbarkeit kennen!