As automatizações são uma característica poderosa do SeaTable que lhe permite automatizar processos. Ao automatizar passos, não só poupa tempo, como também minimiza o erro humano ao trabalhar com dados.
Informação básica
- As automatizações são sempre criadas individualmente para uma mesa e uma vista. Trabalham, portanto, apenas na vista da tabela seleccionada.
- Os dois componentes mais importantes de uma automatização são o evento de disparo e a (s) acção(ões) automatizada (s).
Eventos de desencadeamento
O chamado gatilho é um evento que actua como um gatilho para a automatização. Define-se este evento individualmente para cada regra de automatização. Um gatilho pode ser a adição de entradas numa vista de tabela ou o cumprimento de certas condições após a edição. Do mesmo modo, um disparo periódico, ou seja, um determinado momento num intervalo fixo (diário, semanal ou mensal), pode desencadear uma automatização.
Para certos eventos, tais como a adição de entradas, também é possível fazer outras configurações. Por exemplo, pode determinar se todas as colunas da vista de tabela ou apenas as colunas seleccionadas devem ser monitorizadas para a ocorrência do evento de disparo. Se seleccionar colunas individuais neste contexto, a automatização só é accionada se o evento ocorrer nas colunas seleccionadas.
Além disso, é possível limitar as condições do evento de disparo para que a automatização só seja disparada se determinados dados forem encontrados em determinadas colunas. Por exemplo, é possível definir valores exactos que devem estar presentes numa coluna seleccionada após adicionar ou alterar uma entrada para que a automatização seja accionada.
Pode descobrir tudo o resto no artigo Automation Trigger.
Acções automatizadas
As acções automatizadas são aquelas acções que são desencadeadas pela ocorrência do evento de desencadeamento especificado. As acções automatizadas são portanto sempre uma sequência de eventos de desencadeamento e só ocorrem quando esses eventos ocorrem sob as condições especificadas.
Dependendo do evento seleccionado, pode escolher entre diferentes acções, tais como enviar um e-mail ou notificação a um ou mais utilizadores ou acrescentar, alterar ou bloquear uma entrada.
Para certas acções, pode também acrescentar mais Definições para fazer alterações. Por exemplo, ao acrescentar e alterar uma entrada, pode especificar que valor deve ser acrescentado em que coluna da tabela ou a que valor pretende alterar um valor já existente, logo que ocorra um determinado caso.
Se quiser saber mais sobre acções automatizadas, leia o artigo Acções de Automatização.
Funcionalidade das automatizações
O Funcionalidade das automatizações é explicado em mais detalhe abaixo, com a ajuda de um exemplo.
Poderá utilizar o quadro de exemplo apresentado na figura no departamento de recursos humanos de uma empresa para registar, para além dos nomes dos empregados, o seu estatuto profissional, bem como o estatuto dos seus pagamentos salariais.
Para a vista de tabela, cria-se uma automatização que deve automatizar uma etapa de trabalho. Especificamente, pretende automatizar que, no caso da rescisão de um empregado (e a alteração associada da entrada na coluna do estado de emprego de "empregado" para "rescindido"), a entrada na coluna do pagamento do salário seja ajustada de "ativo" para "descontinuado".
Para automatizar esta etapa do processo, definir primeiro o evento "A entrada satisfaz determinadas condições após a modificação" como um acionador. Especificar a coluna "status de emprego" como a coluna a ser verificada. Como condição concreta para acionar a automatização, definir que a entrada na coluna correspondente deve ser alterada para "rescindido".
Como ação automática, selecionar a opção Processar entrada. Especificamente, depois de o evento de acionamento ter sido acionado, a entrada na coluna "Pagamento do salário" deve ser alterada de "ativo" para "definido".
Depois de ter criado a automatização, a alteração efectuada manualmente na coluna "Situação profissional" conduz automaticamente ao ajustamento desejado da entrada na coluna "Pagamento do salário".
