4 passos para reuniões de equipa mais eficientes

As reuniões de equipa são uma parte essencial da vida profissional diária. Os projectos têm de ser coordenados, os textos aprovados e as decisões tomadas. Como vê: Sem uma comunicação regular e boa, nada avança. É por isso que as reuniões estão frequentemente nos calendários dos trabalhadores. Passam mais de 15 horas por mês em reuniões de todos os tipos, e muitas vezes as reuniões não são muito produtivas. A falta de eficiência e, portanto, o desperdício de tempo de trabalho valioso é um enorme problema de reuniões. Mas como contrariar isto?

Com SeaTable tem a possibilidade de evitar este problema: O nosso software é tão flexível que se pode utilizá-lo para planear, conduzir e documentar reuniões de uma forma estruturada. Todos os compromissos, tópicos e participantes podem ser convocados de forma transparente e estruturada num único local. Isto torna as vossas reuniões eficientes e frutuosas.

Reuniões de equipa: Comedores do tempo necessário

As reuniões são simplesmente importantes para assegurar uma comunicação equilibrada e, portanto, um fluxo constante de projectos, do qual se seguem resultados bem sucedidos. A coordenação constante é, portanto, virtualmente obrigatória para completar projectos e atingir objectivos, pois, caso contrário, simplesmente não é possível trabalhar em conjunto. Mas porque é que as reuniões são tão frequentemente improdutivas?

Há algumas razões pelas quais as reuniões de equipa são ineficientes - para além de pequenas conversas e conversas de café:

  1. Ninguém sabe do que se trata
  2. Ninguém preparou
  3. São discutidos tópicos que não têm lugar na reunião.
  4. Há a única pessoa que fala sempre demais
  5. Alguém está atrasado
  6. Não há a fazer e não são tomadas decisões

Certamente já experimentou pessoalmente um dos pontos aqui mencionados. Os pontos 4 - 6 são antes coisas que poderiam ser reguladas por moderação. Aqui, uma pessoa deve assumir a liderança e intervir assim que a conversa já não gira em torno do essencial.

No entanto, os pontos 1 - 3 são de uma estrutura organizacional que pode ser perfeitamente prevenida com antecedência. É aqui que entra a nossa solução de software SeaTable e permite uma gestão abrangente e estruturada de compromissos e dados. É também utilizado para documentar e acompanhar reuniões. A seguir, explicar-lhe-emos exactamente como utilizar o nosso modelo auto-criado e que características estão à sua espera.

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Planear e gerir reuniões de equipa com SeaTable

Nas reuniões, é importante planear a agenda e o conteúdo a ser discutido com bastante antecedência. Sem preparar o conteúdo, a reunião é aleatória, caótica e também inútil, porque o objectivo das reuniões não é apenas chegar a um acordo mútuo, mas também fazer progressos nos projectos. Deverão ser tomadas decisões que alcancem resultados. Se isto não acontecer, então a reunião falhou completamente o seu objectivo.

Com SeaTable tem um lugar central onde todos os passos de planeamento podem ser completados. Aqui, datam as reuniões da equipa, convidam os participantes e criam uma agenda e quadros temáticos com antecedência. Posteriormente, a acta da reunião e outros documentos importantes são guardados directamente na mesa para que os colegas que não possam estar presentes possam informar-se sobre os resultados da reunião. O armazenamento de actas também serve para documentar passos de trabalho, ideias e acordos - para que nada se perca e se tenha tudo a preto e branco.

Mas agora desde o início: Começamos na tabela de síntese do modelo, onde as reuniões são listadas. Algumas informações importantes já foram introduzidas aqui. Introduza o nome da reunião na primeira coluna para que todos saibam exactamente do que se trata. Se for particularmente preciso aqui, muitas questões serão esclarecidas com antecedência.

1. trabalhar em colaboração sobre temas

Concebemos o nosso modelo para ser simples e directo. Numa tabela encontrará todos os parâmetros importantes que são importantes para o planeamento e realização de reuniões. No primeiro passo, define-se um título conciso e significativo para a reunião, tal como "Brainstorming for the 2022 Christmas campaign". Desta forma, todos os participantes convidados já sabem do que se trata a reunião.

No passo seguinte, pode utilizar a coluna de datas para determinar em que dia e a que horas a reunião deve começar e quando deve terminar. A seguinte coluna de fórmula calcula automaticamente a duração da reunião para que todos saibam num relance quanto tempo têm de planear. Na coluna "Empregados", especifica todos os empregados que devem participar na reunião. Todos os empregados receberão então uma notificação automática, que explicamos em mais pormenor abaixo.

Gerir reuniões de equipa com SeaTable

O passo seguinte é determinar a sala em que se realizará a reunião. As salas estão claramente separadas por cores, para que seja fácil ver onde se está a encontrar. A coluna seguinte mostra uma parte particularmente importante da preparação e acompanhamento: A agenda. Uma vez que SeaTable é também uma base de dados, todos os tópicos, ficheiros e minutos podem ser armazenados directamente no local e editados de forma síncrona. Cada utilizador autorizado pode trabalhar na Base com outros utilizadores ao mesmo tempo e, por exemplo, introduzir tópicos importantes.

Na coluna da agenda, todos os utilizadores podem introduzir os seus tópicos com antecedência e assim nomear pontos importantes a serem discutidos na reunião. Ao mesmo tempo, a agenda funciona também como uma ajuda protocolar ou mesmo como um protocolo no seu conjunto: Porque todas as alterações nele são imediatamente afixadas aos outros participantes nos seus computadores portáteis quando estes abriram a Base. Trabalhar em colaboração sem causar um emaranhado de versões de ficheiros é um enorme alívio no trabalho quotidiano e simplifica a complexidade, especialmente nos processos de coordenação.

A ordem de trabalhos também ajuda a preparar a reunião em conformidade. Basta uma rápida olhadela para saber sobre os tópicos e talvez procurar informações ou ficheiros que serão necessários mais tarde. Também ajuda no acompanhamento e na criação de minutos que podem ser carregados mais tarde na coluna do ficheiro. Isto é útil para todos aqueles que não puderam assistir à reunião ou que querem ler algo novamente.

A função de chat facilita a comunicação

A função de chat torna os e-mails supérfluos

A função de chat em cada linha, ou seja, em cada reunião de equipa individual, permite uma comunicação descomplicada e simplificada que torna supérfluos quaisquer e-mails. Quando se abre uma linha (clique nas pequenas setas azuis à esquerda da linha), abre-se uma visão global da reunião. À direita encontra-se o chat, onde pode facilmente adicionar membros do pessoal e escrever mensagens importantes, tais como o membro do pessoal Müller deve carregar a apresentação intercalar com a revisão anual.

O funcionário marcado recebe uma notificação automática por e-mail sobre a mensagem de chat e pode então simplesmente responder à mesma no próprio chat. Desta forma, as questões podem ser esclarecidas antecipadamente, os materiais recolhidos ou outras informações importantes trocadas. Tudo é recolhido de forma transparente e compreensível para que todos estejam a bordo e para que as responsabilidades sejam claramente delineadas.

Com SeaTable, pode mapear todas as reuniões da sua equipa num único local central.

2. visão de reunião pessoal para o pessoal

Criar pontos de vista diferentes é uma das vantagens práticas da SeaTable em relação a outras folhas de cálculo.

Opiniões próprias permitem mais ordem

Crie quantos pontos de vista quiser e desenhe-os exactamente como precisa dos dados neste momento. As definições na vista original não mudam. Um conjunto de dados, mas centenas de opções de visualização: Isso é possível com o SeaTable.

No nosso exemplo, criámos uma visão separada para cada empregado e definimos com a regra do filtro que apenas são exibidas as nomeações em que, por exemplo, o Sr. Müller também aparece. Desta forma, ele sabe quais as reuniões que se aproximam e como tem de se preparar para elas. Ele próprio pode conceber, filtrar, agrupar e ordenar a vista da forma que lhe for mais conveniente.

As opiniões ainda são importantes para o plug-in do calendário e são necessárias imediatamente. Se criar uma vista para cada quarto, por exemplo

3. todas as reuniões com um relance: Com o plugin do calendário

O SeaTable está também equipado com um plug-in de calendário. Aqui, as nomeações de qualquer tipo podem ser integradas para manter uma boa visão geral. Para a visão da assembleia geral, pode simplesmente seleccionar esta visão no plugin do calendário e definir todos os parâmetros de acordo com as suas necessidades.

No calendário pode ver todas as reuniões

Por conseguinte, classificámos as salas em colunas de selecção única, uma vez que aqui podemos definir cores diferentes por sala. No plug-in do calendário, isto tem a vantagem de os diferentes compromissos poderem ser exibidos em cores exactamente de acordo com o esquema de cores da sala. Por exemplo, se quiser criar outra reunião ao mesmo tempo em 20.10., verá directamente que pode não ter lugar na sala de reuniões azul.

Vistas do calendário

As vistas criadas são agora utilizadas no plug-in. Para o fazer, basta seleccionar a vista do membro do pessoal ou a sala que deve ser exibida no calendário. Desta forma, cada membro do pessoal obtém também a sua própria visão de calendário, na qual todas as suas reuniões são inscritas. O mesmo se aplica à vista geral da sala: Com um filtro, a vista da sala EG R002 mostra apenas as reuniões que têm lugar nesta sala. Para encontrar uma sala livre ao planear uma reunião, pode ser criada uma marcação e reservada directamente através da vista.

Isto significa que não há mais marcações duplicadas e todos têm um ponto de contacto visual para as marcações.

4. Notificações automáticas directamente para a caixa de entrada

Como mencionado acima, as regras de notificação do SeaTable são uma solução ideal para simplificar a comunicação e reduzir o número de e-mails enviados. Isto poupa tempo e protege a caixa de correio electrónico já bem preenchida. Criámos duas regras de notificação: O primeiro informa todos os membros convidados de que foram acrescentados a uma reunião de equipa. Com um clique, podem então ir directamente à Base e informar-se sobre a reunião.

A segunda regra é uma notificação de lembrete estabelecida com um prazo. Um dia antes do início da reunião (seleccionável com a coluna "Start"), é enviada uma notificação a todos os membros convidados, para que não se esqueçam da reunião. É enviada uma única notificação, mas também se pode definir notificações de hora a hora, por exemplo. Desta forma, todos são lembrados da próxima reunião e podem preparar-se para todos os tópicos a tempo.

Gerir todas as reuniões num só local com SeaTable

Como se pode ver: Com o SeaTable, organizar e conduzir reuniões não é um truque de magia. A preparação óptima é conseguida através de regras de notificação, vistas personalizadas, função de chat e a agenda, enquanto a agenda convida ao trabalho colaborativo durante a execução. Para acompanhamento, todos os detalhes importantes são listados e guardados na Base, para que tudo possa ser rastreado e lido em qualquer altura. Nunca mais faltará a uma reunião!

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Tanja Ott
Tanja é uma estudante trabalhadora da SeaTable no departamento de marketing. Como nenhuma outra, ela sabe escrever textos apelativos e criar imagens na sua cabeça. Ela adora bom café e é apaixonada por música.