As reuniões de equipa são uma parte essencial da vida profissional quotidiana. Os projectos têm de ser coordenados, os textos aprovados e as decisões tomadas. Sem uma comunicação regular, nada avança. É por isso que as reuniões estão frequentemente presentes na agenda dos trabalhadores: Passam mais de 15 horas por mês em reuniões de todos os tipos - mas muitas vezes estas não são muito produtivas em termos de resultados. A falta de eficiência e, por conseguinte, o desperdício de tempo de trabalho valioso pode ser um enorme problema para as culturas de reunião.
Descubra neste artigo como pode organizar reuniões de equipa eficazes e contrariar o desperdício de capacidade.
Reuniões de equipa: Comedores do tempo necessário
As reuniões são importantes para garantir uma comunicação equilibrada e um fluxo de projeto estável que conduza a resultados bem sucedidos. A coordenação regular dentro da equipa é, por isso, essencial para um fluxo de trabalho e uma colaboração fluidos. Mas porque é que as reuniões são frequentemente tão improdutivas?
Há várias razões pelas quais as reuniões de equipa são ineficientes - para além da conversa fiada e das conversas de café. Aqui estão os 6 principais motivos da nossa lista:
- Ninguém sabe do que se trata.
- Ninguém estava preparado.
- Alguns participantes esqueceram-se da reunião ou chegaram atrasados.
- São discutidos temas que não têm lugar na reunião.
- Há uma pessoa que fala demasiado e faz monólogos.
- Durante a reunião não são definidas tarefas nem são tomadas decisões.
Provavelmente já experimentou um dos pontos aqui mencionados. Os pontos 4 a 6 são coisas que se podem regular com moderação. Para isso, uma pessoa deve assumir a liderança e intervir assim que a conversa deixar de se centrar no essencial.
No entanto, os pontos 1 a 3 são de natureza organizacional, pelo que é possível evitá-los perfeitamente com antecedência. Para garantir que todos sabem claramente o que vai ser discutido numa reunião, já deve ter definido os objectivos e a ordem de trabalhos da reunião de equipa quando os convidar para a reunião.
Só com uma ordem de trabalhos é que os participantes se podem preparar eficazmente para a reunião de equipa ou talvez perceber logo de início que não têm nada a contribuir para o tema em questão. Desta forma, evita-se a perda de tempo de todos os lados! Os objectivos e a ordem de trabalhos também ajudam a evitar que se desvie demasiado do tema e que se perca o famoso fio vermelho.
Planear e gerir reuniões de equipa com SeaTable
Com SeaTable tem a possibilidade de evitar este problema: O nosso software é tão flexível que se pode utilizá-lo para planear, conduzir e documentar reuniões de uma forma estruturada. Todos os compromissos, tópicos e participantes podem ser convocados de forma transparente e estruturada num único local. Isto torna as vossas reuniões eficientes e frutuosas.
A nossa solução de software começa com a agenda e permite uma gestão abrangente e estruturada de compromissos e dados. Também é utilizada para a documentação e o acompanhamento das reuniões. Em seguida, explicamos exatamente como utilizar o nosso modelo personalizado e quais as funcionalidades que o esperam.
Clique aqui para ir diretamente para o modelo de reunião de equipa
Nas reuniões, é importante planear o conteúdo a discutir com bastante antecedência. Sem preparar o conteúdo, a reunião é aleatória, caótica e também inútil, porque o objetivo das reuniões não é apenas chegar a um acordo mútuo, mas também fazer progressos nos projectos. Devem ser tomadas decisões que produzam resultados. Se isso não acontecer, então a reunião falhou completamente o seu objetivo.
Com SeaTable tem um lugar central onde todos os passos de planeamento podem ser completados. Aqui, datam as reuniões da equipa, convidam os participantes e criam uma agenda e quadros temáticos com antecedência. Posteriormente, a acta da reunião e outros documentos importantes são guardados directamente na mesa para que os colegas que não possam estar presentes possam informar-se sobre os resultados da reunião. O armazenamento de actas também serve para documentar passos de trabalho, ideias e acordos - para que nada se perca e se tenha tudo a preto e branco.
Mas agora desde o início: Começamos na tabela de síntese do modelo, onde as reuniões são listadas. Algumas informações importantes já foram introduzidas aqui. Introduza o nome da reunião na primeira coluna para que todos saibam exactamente do que se trata. Se for particularmente preciso aqui, muitas questões serão esclarecidas com antecedência.
1. trabalhar em colaboração sobre temas
Concebemos o nosso modelo para ser simples e direto. Numa tabela, encontrará todos os parâmetros importantes para o planeamento e a realização de reuniões. No primeiro passo, define um título conciso e significativo para a reunião, como "Brainstorming para a campanha de Natal de 2022". Desta forma, todos os participantes convidados já sabem do que se trata a reunião.
No passo seguinte, pode utilizar a coluna da data para determinar em que dia e a que horas a reunião deve começar e quando deve terminar. A coluna de fórmula seguinte calcula automaticamente a duração da reunião para que todos saibam rapidamente quanto tempo têm para planear. Na coluna "Colaboradores", indica todos os colaboradores que devem participar na reunião. Todos os empregados receberão então uma notificação automática, que explicamos em mais pormenor abaixo.
O passo seguinte é determinar a sala em que se realizará a reunião. As salas estão claramente separadas por cores, para que seja fácil ver onde se está a encontrar. A coluna seguinte mostra uma parte particularmente importante da preparação e acompanhamento: A agenda. Uma vez que SeaTable é também uma base de dados, todos os tópicos, ficheiros e minutos podem ser armazenados directamente no local e editados de forma síncrona. Cada utilizador autorizado pode trabalhar na Base com outros utilizadores ao mesmo tempo e, por exemplo, introduzir tópicos importantes.
Na coluna da agenda, todos os utilizadores podem introduzir os seus tópicos com antecedência e assim nomear pontos importantes a serem discutidos na reunião. Ao mesmo tempo, a agenda funciona também como uma ajuda protocolar ou mesmo como um protocolo no seu conjunto: Porque todas as alterações nele são imediatamente afixadas aos outros participantes nos seus computadores portáteis quando estes abriram a Base. Trabalhar em colaboração sem causar um emaranhado de versões de ficheiros é um enorme alívio no trabalho quotidiano e simplifica a complexidade, especialmente nos processos de coordenação.
A ordem de trabalhos também ajuda a preparar a reunião em conformidade. Basta uma rápida olhadela para saber sobre os tópicos e talvez procurar informações ou ficheiros que serão necessários mais tarde. Também ajuda no acompanhamento e na criação de minutos que podem ser carregados mais tarde na coluna do ficheiro. Isto é útil para todos aqueles que não puderam assistir à reunião ou que querem ler algo novamente.
A função de chat facilita a comunicação
A função de chat em cada linha, ou seja, em cada reunião de equipa individual, permite uma comunicação descomplicada e simplificada que torna supérfluos quaisquer e-mails. Quando se abre uma linha (clique nas pequenas setas azuis à esquerda da linha), abre-se uma visão global da reunião. À direita encontra-se o chat, onde pode facilmente adicionar membros do pessoal e escrever mensagens importantes, tais como o membro do pessoal Müller deve carregar a apresentação intercalar com a revisão anual.
O funcionário marcado recebe uma notificação automática por e-mail sobre a mensagem de chat e pode então simplesmente responder à mesma no próprio chat. Desta forma, as questões podem ser esclarecidas antecipadamente, os materiais recolhidos ou outras informações importantes trocadas. Tudo é recolhido de forma transparente e compreensível para que todos estejam a bordo e para que as responsabilidades sejam claramente delineadas.
Com SeaTable, pode mapear todas as reuniões da sua equipa num único local central.
2. visão de reunião pessoal para o pessoal
Criar pontos de vista diferentes é uma das vantagens práticas da SeaTable em relação a outras folhas de cálculo.
Crie quantos pontos de vista quiser e desenhe-os exactamente como precisa dos dados neste momento. As definições na vista original não mudam. Um conjunto de dados, mas centenas de opções de visualização: Isso é possível com o SeaTable.
No nosso exemplo, criámos uma visão separada para cada empregado e definimos com a regra do filtro que apenas são exibidas as nomeações em que, por exemplo, o Sr. Müller também aparece. Desta forma, ele sabe quais as reuniões que se aproximam e como tem de se preparar para elas. Ele próprio pode conceber, filtrar, agrupar e ordenar a vista da forma que lhe for mais conveniente.
As opiniões ainda são importantes para o plug-in do calendário e são necessárias imediatamente. Se criar uma vista para cada quarto, por exemplo
3. todas as reuniões de equipa num piscar de olhos: Com o plugin de calendário
O SeaTable está também equipado com um plug-in de calendário. Aqui, as nomeações de qualquer tipo podem ser integradas para manter uma boa visão geral. Para a visão da assembleia geral, pode simplesmente seleccionar esta visão no plugin do calendário e definir todos os parâmetros de acordo com as suas necessidades.
Por conseguinte, categorizámos as salas em colunas de seleção única, uma vez que podemos definir cores diferentes por sala. No plug-in do calendário, isto tem a vantagem de as diferentes reuniões de equipa poderem ser apresentadas exatamente com a mesma cor que o esquema de cores da sala. Por exemplo, se pretender criar outra reunião à mesma hora no dia 20.10, verá diretamente que esta não pode ter lugar na sala de reuniões azul.
As vistas criadas são agora utilizadas no plug-in. Para o fazer, basta seleccionar a vista do membro do pessoal ou a sala que deve ser exibida no calendário. Desta forma, cada membro do pessoal obtém também a sua própria visão de calendário, na qual todas as suas reuniões são inscritas. O mesmo se aplica à vista geral da sala: Com um filtro, a vista da sala EG R002 mostra apenas as reuniões que têm lugar nesta sala. Para encontrar uma sala livre ao planear uma reunião, pode ser criada uma marcação e reservada directamente através da vista.
Isto significa que não há mais marcações duplicadas e todos têm um ponto de contacto visual para as marcações.
4. Notificações automáticas directamente para a caixa de entrada
Como mencionado acima, as regras de notificação do SeaTable são uma solução ideal para simplificar a comunicação e reduzir o número de e-mails enviados. Isto poupa tempo e protege a caixa de correio electrónico já bem preenchida. Criámos duas regras de notificação: O primeiro informa todos os membros convidados de que foram acrescentados a uma reunião de equipa. Com um clique, podem então ir directamente à Base e informar-se sobre a reunião.
A segunda regra é uma notificação de lembrete definida com um prazo. Um dia antes do início da reunião de equipa (selecionável com a coluna "Início"), é enviada uma notificação a todos os membros convidados para que não se esqueçam da reunião. É enviada uma única notificação, mas também pode definir notificações de hora a hora, por exemplo. Isto recorda a todos a reunião que se aproxima e permite-lhes prepararem-se para todos os tópicos atempadamente.
Gerir todas as reuniões de equipa num único local com o SeaTable
Como se pode ver: Com o SeaTable, organizar e conduzir reuniões não é um truque de magia. A preparação óptima é conseguida através de regras de notificação, vistas personalizadas, função de chat e a agenda, enquanto a agenda convida ao trabalho colaborativo durante a execução. Para acompanhamento, todos os detalhes importantes são listados e guardados na Base, para que tudo possa ser rastreado e lido em qualquer altura. Nunca mais faltará a uma reunião!
Teste hoje o nosso modelo e registe-se completamente sem custos.
"*" indica campos obrigatórios
