No dia a dia da vida empresarial, nem sempre é fácil tomar as decisões correctas. É preciso considerar muitos aspectos e factores e, muitas vezes, avaliar o efeito de certas medidas sem quaisquer valores empíricos. O sucesso da sua empresa depende de uma coisa em particular: a base sobre a qual as suas decisões são tomadas. É bom que possa colocar as suas decisões numa base sólida com uma análise custo-benefício.
Com o modelo certo, pode criar rapidamente uma análise deste tipo para verificar e melhorar a rentabilidade dos seus investimentos. Neste artigo, pode descobrir por que razão isto faz sentido e como pode facilmente criar um modelo e efetuar uma análise custo-benefício.
O que é uma análise custo-benefício?
Uma análise custo-benefício, ou ACB, é uma análise de rentabilidade. Compara a relação entre custos e benefícios, a fim de criar uma base de avaliação para as decisões empresariais. A ACB é utilizada para examinar as vantagens e desvantagens dos investimentos e avaliar os riscos financeiros, avaliar as medidas e analisar a sustentabilidade dos investimentos. Para obter uma visão global óptima, é aconselhável realizar a análise custo-benefício utilizando um modelo.
A vantagem aqui é que é possível agrupar todos os factores e efeitos associados a um investimento numa única base de dados, para que não se perca a visão geral. Especialmente no caso de grandes projectos, há um grande número de critérios objectivos e subjectivos que afectam a ACB de formas muito diferentes. Um modelo ajuda-o a ter em conta todos estes aspectos.
Beneficiar de uma análise custo-benefício. Direitos de imagem: amazing studio / Adobe Stock
Onde é utilizada a análise custo-benefício?
Quanto maior é um projeto, maior é normalmente o montante do seu investimento. Enquanto os custos de um investimento são geralmente bastante fáceis de determinar, os benefícios específicos são muito mais difíceis de identificar. A razão para tal é que nem o sucesso nem o impacto de uma medida podem ser previstos e quantificados antecipadamente de forma fiável. Além disso, os benefícios de um investimento estão frequentemente sujeitos a uma avaliação subjectiva por parte dos decisores.
Uma ACB ajuda a documentar claramente todos os factores possíveis que têm impacto numa decisão empresarial e a avaliá-los de forma objetiva e neutra em todos os departamentos. É vantajoso utilizar uma base de dados para o efeito. Afinal, se criar a sua análise custo-benefício utilizando um modelo, todos os envolvidos podem trabalhar na mesma base. Isto significa que não se perdem dados, que os aspectos importantes não são esquecidos e que os factores adicionais que outros departamentos consideram relevantes podem ser facilmente acrescentados.
Casos de utilização de uma ACB
Basicamente, uma análise custo-benefício é sempre adequada quando se planeiam grandes investimentos financeiros. É particularmente adequada se, por exemplo
- pretende modernizar o seu equipamento informático
- Planear medidas de conversão para o seu negócio
- Oferecer programas de formação e de aperfeiçoamento profissional aos seus empregados
- querem implementar novos processos de fabrico
- Introduzir novos processos empresariais
- pretende aumentar a sua frota de veículos
Um funcionário efectua uma análise custo-benefício. Direitos de imagem: Andrey Popov / Adobe Stock
Uma análise custo-benefício oferece-lhe as seguintes vantagens
Em geral, é necessário distinguir dois tipos de benefícios: Isto porque os benefícios de um investimento podem ser tanto tangíveis como intangíveis. Por exemplo, para além do aumento do volume de negócios e do lucro, o aumento da satisfação dos empregados, a melhoria da qualidade do serviço ou a redução das horas extraordinárias também fazem parte dos pontos positivos que podem ser alcançados com um investimento. E é exatamente isto que pode ser documentado com uma análise custo-benefício baseada num modelo.
Isto significa que, se se basear na avaliação de decisões empresariais com uma análise custo-benefício, tem todos os factores que influenciam a sua decisão disponíveis num relance. Isto significa que mesmo pequenos ajustes podem ser utilizados de forma óptima para identificar medidas desnecessárias e fazer os investimentos certos.
Esta análise deve incluir uma análise custo-benefício
Os aspectos que acabam por ser incluídos no modelo para as análises custo-benefício dependem sempre do sector em que é utilizado. Isto porque, consoante a empresa, existem diferentes parâmetros que afectam os custos e os benefícios de cada medida. Por conseguinte, não existe um modelo que possa ser aplicado a todos os casos. Em vez disso, há factores muito individuais que diferem de projeto para projeto.
No entanto, o que se aplica a qualquer análise custo-benefício são cinco pontos básicos que deve esclarecer antes de preencher o seu modelo:
- A implementação - quem pode efetuar a análise de forma neutra e objetiva?
- O poder de decisão - quem decide, em última análise, quais as medidas a utilizar?
- A definição dos factores - que factores são relevantes para a análise custo-benefício?
- A duração - durante que período pretende considerar os custos e benefícios do investimento?
- Os objectivos - o que pretende alcançar com o investimento?
Uma vez esclarecidos estes cinco pontos, pode criar o modelo para a sua análise.
Exemplo: CBA na qualificação do pessoal
O exemplo seguinte mostra como pode ser uma análise custo-benefício no sector do pessoal e quais os factores que um modelo deve conter neste caso:
A loja de mobiliário "Gemütlich Wohnen" emprega um total de dez consultores de clientes e pessoal de serviço para as suas lojas físicas e para a sua loja online, que abriu recentemente. Para melhorar o serviço e a satisfação dos clientes, os proprietários pretendem enviar os seus dez empregados para um programa de formação em comunicação de dois dias. Em termos simples, isto significa que a loja de mobiliário tem de fechar durante dois dias e os empregados não podem efetuar vendas durante dois dias, mas incorrem em custos adicionais.
Por outro lado, há o lucro que este programa de formação complementar pode trazer. Os empresários conhecem os custos exactos da formação, ou seja, as propinas do curso, o alojamento, as deslocações e a perda de rendimentos. Também definiram um valor para o benefício esperado sob a forma de melhoria dos processos de trabalho e aumento do volume de negócios. Para poderem avaliar se este investimento vale a pena, os empresários preparam a seguinte análise custo-benefício:
| Factor de esforço | Custos | Factor de benefício | Benefício esperado |
|---|---|---|---|
| Taxa do curso | 2.500 € | fluxo de trabalho melhorado | 3.300 € |
| Despesas de viagem | 1.500 € | aumento das vendas | 16.000 € |
| Estadia nocturna | 1.650 € | ||
| Perda de rendimentos | 2.200 € | ||
| Custos totais | Benefícios totais | ||
| 7.850 € | 19.300 € |
A ACB permite aos empresários comparar os custos totais de 7.850 euros com o benefício total esperado de mais de 19.000 euros. Isto mostra-lhes que o investimento planeado valerá a pena a longo prazo.
Formas especiais de ACB
Para além da clássica análise custo-benefício, existem outras formas e métodos para quantificar a rentabilidade dos projectos e garantir uma utilização eficiente dos recursos financeiros.
- Estudos de minimização de custos / Estudos de minimização de custos:
Neste caso, avaliam-se os custos de diferentes métodos (por exemplo, tratamentos de saúde) e comparam-se entre si. Cada método deve atingir um resultado comparável (por exemplo, a recuperação total). Ganha o método mais favorável. - Análise custo-eficácia:
Trata-se de um instrumento para avaliar a relação custo-eficácia dos projectos cujos benefícios não podem ser medidos em termos monetários (por exemplo, vidas salvas, clientes satisfeitos, melhoria da qualidade ambiental). O resultado é um quociente entre os custos ou unidades monetárias divididos pelos benefícios ou unidades de resultados. - Análise custo-utilidade:
Esta análise é um dos métodos qualitativos e não monetários da teoria da decisão. Também é possível avaliar questões complexas e minimizar o risco de decisões erradas, incluindo factores não mensuráveis monetariamente, como o aumento da qualidade.
Pode encontrar um modelo adequado aqui
Também pode efetuar a sua análise custo-benefício manualmente utilizando tabelas simples, mas é mais conveniente utilizar uma base de dados inteligente que calcule automaticamente os valores desejados utilizando fórmulas e ligações.
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