Os pagamentos recebidos têm de ser verificados, os clientes têm de ser lembrados dos pagamentos e, por vezes, há mesmo a parte que cada empresa quer evitar: o processo de cobrança. Isto pode tornar-se um verdadeiro desafio para muitas empresas. Perde-se rapidamente no seu próprio caos e ninguém na sua empresa ainda sabe quando e se uma factura foi sequer paga. No final, a liquidez da sua própria empresa acaba por sofrer. No entanto, não deve deixá-lo chegar tão longe!
Com o SeaTable tem finalmente todas as facturas ou créditos devidos pelos seus clientes num relance e sabe exactamente sobre cada estatuto individual. SeaTable permite ao seu departamento de contas a receber gerir de forma óptima e eficiente os seus créditos. Além disso, as informações podem ser facilmente trocadas entre os departamentos individuais da sua empresa. Para que todos possam trabalhar com a mesma e correcta informação e o senhor, como empresário, possa dormir de novo mais tranquilamente.
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O que é a Contabilidade de Clientes?
A contabilidade das contas a receber faz parte da contabilidade financeira. Na contabilidade das contas a receber, todas as transacções comerciais relativas aos próprios clientes da empresa são registadas. Em princípio, todos os créditos de clientes são aqui registados e geridos. Estes resultam normalmente da venda de bens e serviços da própria empresa. Os devedores são sempre, portanto, devedores que têm de liquidar contas a receber de entregas e serviços. Para ser franco, os devedores mostram quanto dinheiro os seus clientes ainda lhe devem e certificam-se de que essas dívidas são pagas. No final, o devedor individual deverá ser capaz de registar uma entrada de pagamento positiva.
O que faz realmente a contabilidade das contas a receber?
A contabilidade das contas a receber tem quatro importantes campos de actividade. Nestes, tratam extensivamente da reserva de créditos e notas de crédito de entregas e serviços, do controlo dos pagamentos individuais recebidos, da cobrança e da solvabilidade real de cada cliente na sua empresa. Isto também é frequentemente referido como pontuação de devedor. A contabilidade das contas a receber assegura que tudo, desde a facturação efectiva até à recepção do pagamento, é acompanhado ou documentado e desencadeia o processo de cobrança ou cobrança de dívidas em caso de não pagamento.
Gestão de contas a receber
Se um cliente comprar um produto à sua empresa, receberá uma factura. Isto é enviado ao cliente pelo departamento de contas a receber. O cliente tem agora a opção de pagar o montante da factura à sua empresa dentro de um determinado período de pagamento pré-definido, por exemplo por débito directo ou transferência bancária. A factura para o cliente é também frequentemente referida como um crédito (gestão de créditos). Os créditos em aberto são verificados diariamente. Isto também serve como trabalho preparatório para o processo de cobrança.
Cobrança
No processo de cobrança, é feita uma distinção entre cobrança extrajudicial e judicial. No procedimento de cobrança extrajudicial, o próprio devedor (cliente) tenta primeiro cobrar o montante da factura que ainda lhe é devido. Isto é normalmente feito com os chamados níveis de cobrança. A cada nível de cobrança, o cliente é novamente lembrado de liquidar o pagamento pendente. Cada empresa decide por si própria quantos níveis de cobrança existem até ao processo de cobrança judicial.
Na melhor das hipóteses, o cliente recebe um lembrete de pagamento amigável antes do início do processo de cobrança extraordinária. O objectivo aqui é, em particular, não enfraquecer a relação comercial existente e resolver o conflito o mais "a nível pessoal" possível.
No caso do procedimento de cobrança judicial, o procedimento de cobrança extraordinária, infelizmente, não funcionou e o pagamento pendente ainda não foi liquidado pelo devedor (cliente). Neste caso, é considerado um lembrete judicial. Isto é feito por advogados ou agências de cobrança de dívidas, mas também pode ser feito pelo seu próprio departamento de contas a receber, se tiver os conhecimentos necessários. É importante estar familiarizado com os processos dos tribunais e oficiais de justiça.
Pontuação do devedor
No entanto, a chamada pontuação de devedor é também particularmente importante na empresa. Isto deverá fornecer informações importantes sobre a vontade real dos seus clientes de pagar. Podem ser feitas declarações explícitas sobre o histórico de pagamento de cada cliente individual, por exemplo, sobre a fiabilidade do pagamento ou incumprimentos individuais. Desta forma, as insolvências dos clientes podem ser reconhecidas numa fase inicial e os danos financeiros reais podem ser reduzidos ao mínimo. Neste caso, o cliente é simplesmente bloqueado e não é mais fornecido com produtos ou serviços até novo aviso.
Gestão da informação
Para além de todos os pontos já mencionados, é também particularmente importante transmitir informações sobre pagamentos pendentes. A partir disto, as decisões podem ser tomadas em pouco tempo sobre possíveis investimentos futuros e sobre a sua própria liquidez. Se cada vez mais pagamentos falharem, a sua empresa poderá não ser capaz de iniciar novos investimentos. Se, por outro lado, a maioria dos seus créditos tiver sido liquidada, a sua empresa será líquida e nada impedirá a realização de mais investimentos. A liquidez de uma empresa depende sempre, portanto, dos créditos pendentes ou liquidados.
Qual é o risco do devedor e como pode ser combatido?
Nem todos os clientes pagam sempre a tempo ou alguns clientes não pagam deliberadamente as suas facturas. Contudo, o seu departamento de contas a receber deve ser capaz de lidar da melhor forma possível com este chamado risco do devedor e de avaliar as opções de pagamento, que diferem em atraso de pagamento, incapacidade de pagamento e falta de vontade de pagar, da forma mais precisa possível.
Em caso de atraso de pagamento, o cliente (devedor) não paga a sua factura no prazo de pagamento já acordado. Em caso de insolvência, já estamos a falar de insolvência. Neste caso, o cliente já não pode cumprir as suas obrigações de pagamento. Em caso de falta de vontade de pagar, por outro lado, o cliente recusa-se a pagar e age intencionalmente. Isto só pode ser contrariado através de uma pontuação adequada.
A pontuação é um exame detalhado do cliente. Os pagamentos passados são listados em detalhe na conta devedora real de cada cliente individual e estão incluídos na classificação de crédito. Se houver problemas com pagamentos que tenham de ser liquidados no passado, a pontuação do cliente será reduzida. Isto também pode levar ao bloqueio efectivo ou à não entrega do devedor. Isto pode ser corrigido, por exemplo, através do pagamento adiantado. Se, por outro lado, o cliente tiver sempre pago todas as suas facturas a tempo, deverá ter a melhor pontuação possível na sua contabilidade de contas a receber.
Como gerir eficazmente as suas contas a receber no SeaTable
No nosso último artigo,"CRM: Da Entrada do Cliente à Cotação", mostramos-lhe como pode criar o seu próprio sistema de CRM no SeaTable em pouco tempo. Neste artigo ou modelo, seguimos agora o artigo que acaba de ser mencionado e mostramos-lhe como pode mapear eficazmente as suas contas a receber no SeaTable. Até agora, tudo tem girado em torno da base de clientes, da carteira de produtos e da criação de cotações. Agora passamos da citação para a facturação. Assim, para além das folhas de cálculo "Dados do cliente", "Equipa de vendas", "Ofertas" e "Catálogo de produtos", encontrará também a nova folha de cálculo "Facturas" no próprio modelo.
Desde a oferta até à encomenda da factura
A folha de cálculo "Ofertas" foi agora alargada com as três novas colunas "Departamento de contabilidade", "Estado de pagamento" e "Facturas". Se o seu cliente aceitou a sua oferta e pretende comprar os bens ou serviços, tem agora a opção de informar o departamento de contabilidade para faturar o cliente com apenas um clique no botão "Please create Invoice". Todos os dados importantes da oferta aceite são transferidos diretamente como uma nova linha para a folha de cálculo "Facturas". Para este efeito, é executado um script em segundo plano que escreve os dados diretamente na tabela "Facturas" e assegura uma ligação com as folhas de cálculo "Facturas", "Ofertas" e "Dados do cliente".
Visão geral da página de ofertas em SeaTable
Poderá então ver convenientemente o estado de pagamento real na coluna "Estado de Pagamento". Todas as facturas estão também ligadas à folha de cálculo "Facturas" e podem, evidentemente, ser visualizadas na coluna "Facturas". Isto significa que, como empresário e a sua equipa de vendas, tem sempre todas as informações importantes num relance e, se necessário, pode acompanhar pessoalmente o cliente se um pagamento não for efectuado a tempo.
Criação de facturas em apenas alguns segundos
Como já mencionado, todas as informações importantes sobre a oferta aceite pelo cliente são transferidas directamente para a folha de cálculo "Facturas". Assim, todos os dados tais como número da oferta, nome do cliente, número do cliente, pessoa de contacto, rua e número da casa, código postal, cidade, país e toda a informação do produto com nome do produto, preço unitário, quantidade e montante total são automaticamente transferidos. Tudo o que o seu departamento de contabilidade tem de fazer agora é premir o botão "Criar factura" na coluna "Factura".
Todas as exigências num relance
O "Page Design" plug-in abre-se automaticamente e preenche toda a informação importante. Pode então guardar facilmente a factura como ficheiro PDF e armazená-la na coluna "Ficheiros" ou imprimi-la e enviá-la ao seu cliente por e-mail ou carta. Naturalmente, pode adaptar ou acrescentar ao modelo de desenho de página predefinido, de acordo com os seus desejos, em apenas alguns minutos.
A sua factura final no plug-in de design da página
Manter um olho no estado de pagamento
Para garantir que todas as pessoas relevantes na sua empresa, para além do departamento de contas a receber, saibam se um cliente paga ou não as suas facturas, a coluna "Estado de pagamento" está disponível. Se uma oferta for aceite pelo cliente e for gerada uma fatura, o estado do pagamento é automaticamente alterado para "Pendente". Assim que um pagamento é efectuado, o seu departamento de contas a receber pode alterar a coluna "Estado do pagamento" do Single Select para "Pago" e introduzir a data do pagamento em "Data de pagamento". Com a função de agrupamento e as diferentes vistas por "Estado de pagamento", obtém a melhor vista possível de todos os estados de pagamento actuais. Além disso, agora também encontrará o "Estado da fatura" no plug-in Kanban, para que não possa perder de vista qualquer estado de pagamento.
Os diferentes estados de pagamento
A vantagem adicional sobre o estado de pagamento: cada estado também afecta o seu verdadeiro mestre de clientes sob a ficha de trabalho "Dados do cliente". Isto significa: Se um cliente paga todas as suas facturas ou está "Pendente", a fila real é marcada a verde. Se o cliente não tiver pago a sua factura por qualquer razão, a cor da linha muda para vermelho e cada empregado sabe que este cliente está actualmente em processo de cobrança e não deve ser fornecido com produtos ou serviços até novo aviso.
Comunique o estado de pagamento aos seus clientes com apenas um clique
Para que o seu departamento de contas a receber possa também informar os seus clientes sobre a recepção do pagamento ou um atraso no pagamento, os dois botões "Recibo de Pagamento" e "Informação de Cobrança" estão disponíveis no SeaTable. Com apenas um clique no respectivo botão, é automaticamente enviado um e-mail para o endereço de e-mail de contacto sob a coluna "Endereço de e-mail". Neste e-mail, informações tais como o número da factura ou o montante são automaticamente acrescentadas. Naturalmente, pode facilmente personalizar a mensagem aos seus clientes sobre os respectivos estados de pagamento, como desejar.
Envie informações de pagamento aos seus clientes directamente da SeaTable
Sempre todos os números em vista
Para garantir que tem sempre uma visão geral dos números mais importantes, o modelo foi complementado com três estatísticas adicionais relevantes. Em "Volume de negócios de todos os produtos" encontrará agora o volume de negócios total que gerou através de serviços ou bens na sua empresa. Em "Estado das facturas em percentagem" pode ver exactamente quantas facturas foram registadas no total e como estas são divididas em percentagem de acordo com os três diferentes estados de pagamento "Pago", "Pendente" e "Cobrança". Para que saiba sempre exactamente o que isto significa em termos de volume de negócios, a estatística "Estado de Pagamento (Volume de Negócios)" também foi integrada. Isto reflecte exactamente o volume de negócios dos diferentes estados de pagamento dos seus clientes.
Com SeaTable você e o seu departamento de contas a receber podem dormir descansados
Assim, nem sempre tem de acabar com software de contabilidade caro como o Lexware, Lexoffice, sevDesk, orgaMax ou Billie, por exemplo, que pode até mergulhar a sua empresa em enormes despesas gerais. Pode definitivamente poupar o dinheiro.
Graças à sua enorme flexibilidade, a SeaTable também pode fazer com que o seu departamento de contas a receber funcione perfeitamente. A vantagem clara que o SeaTable traz consigo é a diversidade em que o próprio produto pode ser utilizado. Para além das contas a receber, outros casos importantes de utilização na sua empresa também podem ser cobertos. Pode encontrar mais sobre isto no nosso blog ou directamente nos nossos modelos. Convença-se da folha de cálculo mais poderosa e inovadora e comece hoje mesmo a fazer a sua contabilidade de contas a receber.
Para o modelo "Contas a Receber de CRM
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