Muitos prestadores de serviços conhecem-no e temem-no: o controlo do tempo dos projectos. O controlo do tempo é impopular e, na maioria dos casos, não é efectuado com a meticulosidade que talvez devesse. No entanto, o lema aqui é "tempo é dinheiro"! Designers, arquitectos e agências conhecem este problema e, por vezes, têm dificuldade em encontrar uma solução.
Problemas com o registo do tempo do projeto
Talvez o saiba, o dia de trabalho acabou e ainda não registou um único tempo de projecto. Depois volta a estimar - pi por polegar, por projecto e cliente. No entanto, isto é feito frequentemente dias mais tarde, o que distorce muito o tempo realmente necessário. Como resultado, perde-se um tempo valioso, e com ele dinheiro que a empresa ganharia de facto.
Há certas actividades que muitas vezes não são incluídas no registo do tempo do projeto. Foi o que constatou um estudo realizado nos EUA. De acordo com o estudo, os seguintes pontos são muito intensivos em termos de tempo, mas normalmente nem sequer são calculados pelos clientes:
1) Emails
O estudo descobriu que os e-mails são pouco ou nada seguidos. No entanto, um empregado passa cerca de 2,5 horas por dia a ler e responder a e-mails relacionados com clientes. Isto significa que a uma taxa horária de 100 euros, cerca de 35.000 euros são perdidos anualmente.
2) Reuniões
O registo do tempo do projeto é muito mais consistente para as reuniões do que para as mensagens de correio eletrónico. O facto de as reuniões serem muitas vezes anotadas na própria agenda e de se poder fazer uma estimativa do tempo gasto posteriormente é uma vantagem neste caso. No entanto, ainda há cerca de 20% que não registam este tempo, podendo perder-se aqui um montante de cerca de 21 000 euros.
3) Geração de ideias
O pensamento e o esforço mental, por si só, contam como tempo de trabalho ativo para um cliente. No entanto, este aspeto é frequentemente ignorado, embora o brainstorming e a geração de ideias também possam representar uma parte do tempo em projectos criativos. Por conseguinte, é importante registar esse tempo, mesmo que, por vezes, demore um pouco mais a chegar a uma ideia brilhante.
A estimativa do tempo após o facto não é exacta e altamente imprecisa. Tente lembrar-se em que projectos trabalhou e por quanto tempo há 6 dias. Notará que é extremamente difícil reflectir os tempos de forma aproximada e isolada.
Mas porque é que o registo do tempo do projecto é tão impopular?
A maioria das pessoas acha o seguimento do tempo muito irritante, porque muitas vezes interrompe o fluxo de trabalho. A alternância entre diferentes tarefas também dificulta o seguimento do tempo, porque aqui o tempo teria de ser parado e depois retomado para cada e-mail que é respondido no meio ou para cada inquérito de um colega. Isto é incómodo - e custa tempo adicional.
É por isso que muitos não registam de todo o seu tempo, mas apenas o estimam no final do dia. Os tempos que já não podem ser claramente atribuídos são então também muitas vezes reservados para "internos", embora possam na realidade ser atribuídos a um cliente. O registo do tempo é uma importante fonte de dinheiro para os prestadores de serviços e deve ser sempre feito apesar da baixa motivação.
Porque é tão importante o registo do tempo do projecto - mesmo que seja aborrecido
Porque se trata de dinheiro. É claro que o registo do tempo do projecto é por vezes um obstáculo, inibe o processo de trabalho criativo e é muito raramente feito como deveria ser. Mas cada minuto trabalhado para um cliente pode e deve ser contabilizado, porque esse é o tempo que cada funcionário utiliza para o projecto e para o cliente. Como prestador de serviços, a dependência do cliente é enorme - e daria a alguém um serviço mais barato, mesmo que trabalhasse arduamente por ele? Faz-se se o registo de tempo estiver incompleto e não estiver completo. O dinheiro pode ser perdido devido a um registo de tempo inadequado (como mencionado acima: até 35.000 euros, e isso por empregado!). Por conseguinte, deve instar uma vez mais os seus empregados a acompanharem os seus tempos de forma consciente e contínua.
Quais são as opções para o registo de horas?
Opção 1: Manualmente
A forma clássica é, evidentemente, de registar o tempo à mão. Um caderno ou organizador é mais adequado para isto, em que tudo é registado de uma forma muito estruturada - tempo, cliente, projecto. Isto pode parecer um pouco complicado devido à mudança do ecrã para o papel, mas veja-o como uma mudança bem-vinda para usar novamente caneta e papel. Um inconveniente: o tempo tem de ser calculado manualmente.
Opção 2: Software especial de localização
Para as agências, existem soluções abrangentes de software para agências em que o tempo também pode ser rastreado. Muitas vezes, uma espécie de cronómetro funciona em segundo plano, que é parado e reiniciado com cada mudança de actividade.
Opção 3: Registo de tempo com Excel e Co.
Provavelmente o método mais difundido poderia ser a gravação de tempo com software de folha de cálculo. Com um bom software de folha de cálculo, calcular o tempo de trabalho do projecto já não é um grande esforço. O projecto, cliente, tempo de trabalho e campo de actividade são introduzidos em várias colunas.
É também aqui que entra o SeaTable e, como um software muito funcional, oferece funções valiosas, para além do registo das horas de trabalho, que permitem a avaliação para além disso. Como registar o tempo de trabalho diário total dos seus empregados com um formulário SeaTable é explicado neste artigo.
Gravação do tempo do projecto com SeaTable
Com SeaTable, registar os tempos do seu projecto torna-se a tarefa mais fácil do dia. Porque com o nosso modelo de registo de tempo, não só tem sempre o tempo de trabalho correcto num relance, como também pode atribuí-lo directamente aos clientes, anotar as actividades e exibir os tempos por cliente ou projecto. Isto proporciona clareza sobre o seu trabalho e projectos.
Tornar-se mais eficiente no registo do tempo do projeto
O registo do tempo de projeto não é apenas útil para criar uma fatura correcta no final do mês. O registo contínuo do tempo de projeto também fornece informações sobre quanto tempo trabalha em cada projeto e o que lhe consome mais tempo. É um cliente, por exemplo, que exige sempre longas chamadas telefónicas? Ou será que os projectos passam por demasiadas mãos, o que consome muito tempo em termos de coordenação? Utilize a vista do projeto para identificar o que é fácil para si e quais as tarefas que lhe tomam muito tempo. Desta forma, pode trabalhar em pontos específicos e tornar o seu trabalho diário mais eficiente.
Basta faturar os tempos de projeto no final do mês
As diferentes vistas no SeaTable têm a vantagem de criar directamente várias vistas dentro de uma mesa e de as ter sempre à mão. Com a visão do cliente, é possível ver directamente num relance quanto tempo foi necessário para um cliente durante o mês. Este tempo pode então ser facilmente contabilizado com os detalhes do projecto correspondente. Acabou-se a recolha e soma de tempos incómoda - SeaTable faz tudo isto de forma totalmente automática e, assim, facilita o seu trabalho diário.
O registo do tempo do projecto não fornece apenas informações sobre a rotina de trabalho diário dos seus próprios empregados. O registo do tempo também pode ajudar a estimar o tempo necessário para certas tarefas ao preparar ofertas para os clientes. Por exemplo, observa ao longo de vários meses que o planeamento e implementação de estratégias de marketing demora significativamente mais tempo do que anteriormente supunha. Pode incluir isto no planeamento da sua oferta para o futuro e fazer dos clientes uma oferta transparente baseada na experiência que pode ser realisticamente planeada para ambas as partes.
Comece com o nosso modelo SeaTable para registar o tempo do projecto e estruturar o seu tempo de projecto em apenas algumas etapas. Desta forma, não perderá mais nada e os seus fluxos de trabalho podem melhorar constantemente!
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