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Dicas e modelos para a criação de uma estrutura de trabalho eficaz

Saiba para que é adequado o PEP e utilize estas dicas para criar um modelo eficaz para a sua estrutura de decomposição do trabalho. Estruture e organize o seu projecto com sucesso. Encontre a ferramenta certa para a sua empresa.

Comecemos com a definição da estrutura de repartição do trabalho.

O que é uma estrutura de repartição de trabalho (WBS)?

Uma estrutura de repartição do trabalho, ou PEP, é um elemento central do planeamento do projecto e ilustra os subprojectos, responsabilidades e inter-relações dentro de um projecto.

A criação de uma estrutura de trabalho de ruptura está no início de um projecto e fornece uma visão geral para todos os envolvidos.

Uma equipa de projecto desenvolve uma estrutura de trabalho de decomposição com base num modelo.

Modelo de estrutura de repartição de trabalho © Johnstocker / adobe stock

Para que é adequada a estrutura de avaria do trabalho?

A estrutura de repartição do trabalho é adequada como modelo para todos os outros planos de planeamento de custos, o processo, o planeamento de recursos e a gestão de riscos. Por conseguinte, é frequentemente referido como o "plano de planos".

Quais são as vantagens de uma PSP?

A estrutura do trabalho pode ser simplesmente utilizada como modelo para o planeamento de projectos de brainstorming. No nível um, tem os subitens importantes. Pode fazer um brainstorming sobre cada um deles até estar completamente coberto.

Com o PSP, pode facilmente planear um projecto e estruturá-lo claramente. Pode utilizá-lo como base para estimar os esforços, estabelecer prazos e determinar os próximos passos.

Quais são os tipos de visualização PSP?

A representação clássica do SBC é um diagrama em árvore. Também é possível exibi-lo como um mapa mental, uma lista ou dentro de um texto contínuo indentado.

Em todas as formas, a codificação dos elementos é normalmente feita, com o chamado código WBS. Um possível modelo de codificação para a estrutura de repartição do trabalho é, por exemplo, um número para o nível seguido da numeração consecutiva para o elemento do nível (por exemplo 3.1 para o primeiro elemento do terceiro nível).

Como é estruturada a estrutura de repartição do trabalho?

Numa estrutura em árvore, começa-se com o objectivo do projecto como o nó principal. No primeiro nível, segue-se um esboço de acordo com os vários

  • Requisitos,
  • Fases
  • ou resultados parciais do projecto.

Muitas vezes são escolhidos esboços PSP que são adequados para a elaboração de relatórios de primeiro nível. O cumprimento de requisitos especiais é importante, de uma fase concluída ou devem ser apresentados resultados parciais? A conclusão dos elementos deste nível de projecto deve representar marcos importantes no seu projecto.

A isto se seguem, no nível dois, os respectivos pacotes de trabalho, incluindo custos, tempo e recursos necessários. Quanto mais detalhado estiver aqui, mais fácil é estimar o esforço.

Se um pacote de trabalho for formulado de forma demasiado vaga, vale portanto a pena dividi-lo ainda mais num terceiro nível. Consoante a complexidade, são concebíveis outros níveis.

Os 7 passos para a estrutura de repartição do trabalho

Já falámos sobre as vantagens e benefícios do SPE. Agora é tempo de a implementação concreta fazer uma utilização eficiente dos modelos de uma estrutura de trabalho de ruptura.

Definir o(s) objectivo(s) do projecto

Num workshop de lançamento com todos os participantes do projecto, definem-se os objectivos do projecto de acordo com os critérios SMART (específicos, mensuráveis, atraentes, realistas, programados). Ou há um único objectivo para todo o projecto ou este tem de ser dividido em subprojectos.

A definição dos objectivos do projecto faz parte de um modelo de estrutura de repartição do trabalho.

Modelo de estrutura de repartição de trabalho © WinWin / adobe stock

Como podem os objectivos ser alcançados?

O passo seguinte é considerar como os objectivos devem ser alcançados. Uma possibilidade é ordenar este nível por fases. Por exemplo, escolher a inicialização, planeamento, implementação, controlo e conclusão como nós PEP.

Outra opção é escolher os requisitos dos resultados do projecto como pontos de bala. Também é concebível estruturar o esboço de acordo com resultados parciais.

Definir os pacotes de trabalho

Na etapa seguinte, definir os pacotes de trabalho para cada um destes pontos. Enumerar todas as tarefas e agrupá-las em áreas temáticas.

Atribuição das embalagens

A seguir, os pacotes são atribuídos aos níveis apropriados e aos respectivos nós PEP. Neste momento, também tem a possibilidade de entrar pessoas responsáveis pelas tarefas.

As datas de início e fim são definidas se não se escolher outro método de programação (por exemplo, um calendário do projecto), para além do PEP.

Revisão da estrutura de repartição do trabalho

Em regra, já reconhecerá até 90% de todos os pacotes de trabalho durante a criação inicial da estrutura de repartição do trabalho. Volte a percorrer o SBS acabado com todos os participantes.

Revisão e ajuste renovados

Para cobrir os aspectos em falta, deverá seguir-se outra reunião após uma ou duas semanas. Aqui, outros pontos podem ser incluídos na PSP.

Planeamento detalhado das etapas de trabalho

Finalmente, inicia-se o planeamento detalhado das etapas de trabalho. Aqui definem-se as doses de betão. Se apenas estas etapas definidas forem cumpridas, poderá o projecto ser implementado com sucesso? Ou faltam tarefas que ainda não foram mostradas na estrutura de avaria do trabalho? Se assim for, adicione-os.

Estrutura de avaria do trabalho: Modelo e ferramentas para a criação

Em termos concretos, é claro que pode criar a estrutura de decomposição do trabalho sem quaisquer modelos ou ferramentas. Basta usar cartões de índice e prendê-los à placa de identificação durante a reunião de lançamento. No entanto, isto torna-se incómodo quando o plano é necessário mais tarde para referência. É aqui que entram em jogo os vários modelos e programas PSP disponíveis.

Quais são os modelos de estrutura de repartição de trabalho disponíveis?

Escolha entre ferramentas de diagramação, mapeamento mental ou lista. Duas ferramentas de diagramação bem conhecidas que também são adequadas para a criação de uma estrutura de trabalho de avaria são Gliffi e Lucidchart. Com estes pode, por exemplo, criar a estrutura de decomposição do trabalho como um diagrama clássico em árvore. Se quiser criar um mapa mental, pode obter um modelo de estrutura de decomposição de trabalho do MindManager aqui. Para um pouco mais de estrutura e listas fáceis de processar, o SeaTable é também adequado. Pode encontrar aqui os modelos apropriados.

Opiniões simplificadas

Em geral, vale a pena utilizar uma ferramenta ou modelo para a criação do PEP para simplificar as vistas. Uma estrutura de avaria da obra é complexa porque tem de mostrar tudo num relance. Com uma ferramenta pode definir filtros para esconder certos pacotes de tarefas ou níveis.

Digamos que quer ver um PSP por empregado. Não há problema. Basta filtrar pelos responsáveis e obter listas de afazeres individuais.

Notificações automáticas

As notificações automáticas para trabalho colaborativo em tarefas também são úteis. Se algo for marcado como concluído, comentado ou se forem feitas alterações, isto pode ser visto imediatamente. As pessoas envolvidas são informadas por e-mail ou notificação push.

Tudo num relance em todos os momentos

Um modelo WBS também lhe permite acompanhar o projecto. Não existem versões diferentes do plano nos computadores dos participantes. Em vez disso, a actual estrutura de avaria do trabalho pode ser acedida num local central em qualquer altura.

Conclusão

O conceito de criação de uma estrutura de trabalho de ruptura parece simples, mas pode rapidamente tornar-se complexo e confuso. Um modelo de estrutura ou ferramenta de estrutura de trabalho de ruptura irá ajudá-lo a implementar o seu projecto da forma mais eficiente e clara possível.

Comece o seu próximo projecto com sucesso e beneficie dos modelos SeaTable.

Fonte da imagem Imagem Imagem da capa: © A Stefanovska /Adobe Stock

Planeador de férias: Como planear as suas férias de forma inteligente

Para as empresas, é importante manter um registo das férias planeadas dos empregados. Mas como empregado, também quer ser capaz de planear a sua licença de forma sensata. Vários planeadores de férias ajudam a encontrar o fluxo de trabalho certo para si. Descubra aqui o que o Excel e outras cinco ferramentas oferecem e como o SeaTable facilita este processo.

O planeamento de férias é um processo que leva muito tempo e pode levar a desacordos dentro da equipa. É importante considerar todos os pedidos de forma atempada. A duplicação deve ser evitada e deve ser encontrada uma carga de trabalho adequada para a equipa. A lei dá direito a 20 dias de licença por ano para uma semana de trabalho de 5 dias. Isto deve ser coordenado com sucesso.

Como é que o planeamento de férias funciona com o Excel?

Com o Excel, pode criar o seu próprio horário de férias como uma mesa ou comprar um modelo pronto. Se quiser criar o seu próprio modelo para planeamento de férias, proceda da seguinte forma:

  • Introduzir o título "Nome" e os nomes dos empregados na primeira coluna abaixo um do outro.
  • Os dias do ano formam os títulos das colunas seguintes.
  • Para tal, basta introduzir uma data. A seguir, utilizar a cruz negra na extremidade inferior direita da célula para arrastar os dados para a direita.
  • Pode partilhar a tabela com a sua equipa para que cada empregado tenha uma visão geral das férias e possa introduzir os seus próprios pedidos de férias.
  • Os desejos de férias podem ser introduzidos através de marcações coloridas nos campos correspondentes.

Este sistema só é adequado se todos lidarem com a lista de forma responsável. Não há controlo automático. Além disso, os empregados devem verificar eles próprios se podem entrar de licença nesse momento ou se o período já está ocupado.

Usando o Excel como planeador de férias.

Planeador de férias © Araki Ilustrações / stock de adobe

Alternativamente, apenas o supervisor opera o planificador de férias Excel. Ele ou ela recebe os pedidos dos empregados por escrito. O ficheiro é apenas de leitura, mas visível para todos, para que todos saibam quando os colegas estarão ausentes.

A vantagem do Excel como ferramenta para o planeamento de férias é que é inicialmente fácil de utilizar. Se o programa já estiver a ser utilizado, não há necessidade de adquirir ferramentas adicionais. No entanto, existem planeadores de férias gratuitos ou de baixo custo que podem tornar o seu processo mais automático e livre de erros a partir de agora. Vejamos cinco dos organizadores de férias.

Que outros planificadores de férias, ferramentas e software existem?

O planeamento de férias é um processo que é prontamente automatizado por ferramentas, aplicações e programas. Isto poupa tempo, permite uma gestão eficiente da mão-de-obra e satisfaz os trabalhadores devido ao processamento rápido e sem erros.

Estes 5 programas podem ajudá-lo a planear o absentismo.

Uma pessoa planeia as suas férias utilizando um planeador de férias em papel.

Planeador de férias © tippapatt / adobe stock

Planeamento das férias de Fiori

A ferramenta Fiori é destinada a empresas que utilizam SAP. A gestão de faltas já está mapeada no SAP. Os departamentos de recursos humanos utilizam SAP PA (Administração de Pessoal) e os oficiais de tempo utilizam TMW (Time Manager Workplace). Para os empregados, permanece uma lacuna no planeamento de férias que tem de ser coberta com listas Excel. É aqui que pode dar uma vista de olhos ao Fiori. O add-on combina toda a informação necessária para gerir completamente o planeamento de férias no SAP a partir de agora.

Personalizador

Uma solução mais racionalizada é o Personizer. A empresa de 6 homens foi fundada como parte do grupo CRASH. O objectivo era fornecer um seguimento simples do tempo para as empresas. Aqui encontrará uma ferramenta com a qual poderá gerir perfeitamente o planeamento de férias e o absentismo. É feita uma distinção no licenciamento entre duas funções: o seguimento das horas de trabalho e a gestão das ausências.

TimeTac

O TimeTac oferece tanto uma solução baseada na web como uma aplicação. A aplicação para planeamento de férias tem actualmente classificações bastante baixas na loja Google Play. No entanto, a solução web promete uma função adicional interessante: o estatuto 3G ou 2G dos empregados pode ser registado. Na função TimeTac Health, as pessoas entram no seu estatuto. Posteriormente, as ausências podem ser enriquecidas com a informação.

fitas de tempo

A cassete de tempo anuncia uma série de empresas de média dimensão que já utilizam a ferramenta para o planeamento de férias. Os pedidos simples de férias podem ser geridos e criados aqui. Um processo de aprovação automatizado assegura a transparência necessária no planeamento de férias. Os empregados e os administradores podem ver tudo num relance na vista do calendário.

SeaTable

SeaTable é baseado na web e pode ser baseado na nuvem, auto-hospedado ou executado num servidor dedicado. Com o SeaTable como seu planeador de férias em linha, você recebe:

  • Um instrumento de gestão de pedidos de férias.
  • Notificações sobre novos pedidos de férias.
  • Um plug-in de calendário como uma visão geral.
  • Uma síntese interna dos dias de férias restantes.
  • Uma visão separada por empregado.

Os empregados submetem uma candidatura online através de um formulário web integrado. O supervisor recebe então uma mensagem sobre o novo pedido. Ele ou ela pode ver se existem quaisquer dados duplicados e aceitar ou rejeitar o pedido.

A alteração aparece então na visão individual do empregado e a pessoa é notificada.

Os pontos de vista pessoais asseguram que a protecção de dados é garantida no que respeita aos pedidos de licenças. Além disso, todos só vêem as funções no sistema de que realmente precisam.

A solução certa para a sua empresa

Há muitas ferramentas para o planeamento de férias. No entanto, a maioria ou é demasiado específica, com modelos únicos para descarregar, ou demasiado extensa.

É melhor confiar numa solução que permita o planeamento de férias, bem como outros casos de utilização.

Saiba mais sobre a SeaTable como planeadora de férias aqui. Adapte o modelo geral de planeamento de férias às suas circunstâncias.

Fonte da imagem Imagem Imagem da capa: © Andrey Popov/Adobe Stock