Membro do pessoal senta-se em frente de 2 monitores que testam um novo organizador de férias.

Planeador de férias: Como planear as suas férias de forma inteligente

Para as empresas, é importante manter um registo das férias planeadas dos empregados. Mas como empregado, também quer ser capaz de planear a sua licença de forma sensata. Vários planeadores de férias ajudam a encontrar o fluxo de trabalho certo para si. Descubra aqui o que o Excel e outras cinco ferramentas oferecem e como o SeaTable facilita este processo.

O planeamento de férias é um processo que leva muito tempo e pode levar a desacordos dentro da equipa. É importante considerar todos os pedidos de forma atempada. A duplicação deve ser evitada e deve ser encontrada uma carga de trabalho adequada para a equipa. A lei dá direito a 20 dias de licença por ano para uma semana de trabalho de 5 dias. Isto deve ser coordenado com sucesso.

Como é que o planeamento de férias funciona com o Excel?

Com o Excel, pode criar o seu próprio horário de férias como uma mesa ou comprar um modelo pronto. Se quiser criar o seu próprio modelo para planeamento de férias, proceda da seguinte forma:

  • Introduzir o título "Nome" e os nomes dos empregados na primeira coluna abaixo um do outro.
  • Os dias do ano formam os títulos das colunas seguintes.
  • Para tal, basta introduzir uma data. A seguir, utilizar a cruz negra na extremidade inferior direita da célula para arrastar os dados para a direita.
  • Pode partilhar a tabela com a sua equipa para que cada empregado tenha uma visão geral das férias e possa introduzir os seus próprios pedidos de férias.
  • Os desejos de férias podem ser introduzidos através de marcações coloridas nos campos correspondentes.

Este sistema só é adequado se todos lidarem com a lista de forma responsável. Não há controlo automático. Além disso, os empregados devem verificar eles próprios se podem entrar de licença nesse momento ou se o período já está ocupado.

Usando o Excel como planeador de férias.

Planeador de férias © Araki Ilustrações / stock de adobe

Alternativamente, apenas o supervisor opera o planificador de férias Excel. Ele ou ela recebe os pedidos dos empregados por escrito. O ficheiro é apenas de leitura, mas visível para todos, para que todos saibam quando os colegas estarão ausentes.

A vantagem do Excel como ferramenta para o planeamento de férias é que é inicialmente fácil de utilizar. Se o programa já estiver a ser utilizado, não há necessidade de adquirir ferramentas adicionais. No entanto, existem planeadores de férias gratuitos ou de baixo custo que podem tornar o seu processo mais automático e livre de erros a partir de agora. Vejamos cinco dos organizadores de férias.

Que outros planificadores de férias, ferramentas e software existem?

O planeamento de férias é um processo que é prontamente automatizado por ferramentas, aplicações e programas. Isto poupa tempo, permite uma gestão eficiente da mão-de-obra e satisfaz os trabalhadores devido ao processamento rápido e sem erros.

Estes 5 programas podem ajudá-lo a planear o absentismo.

Uma pessoa planeia as suas férias utilizando um planeador de férias em papel.

Planeador de férias © tippapatt / adobe stock

Planeamento das férias de Fiori

A ferramenta Fiori é destinada a empresas que utilizam SAP. A gestão de faltas já está mapeada no SAP. Os departamentos de recursos humanos utilizam SAP PA (Administração de Pessoal) e os oficiais de tempo utilizam TMW (Time Manager Workplace). Para os empregados, permanece uma lacuna no planeamento de férias que tem de ser coberta com listas Excel. É aqui que pode dar uma vista de olhos ao Fiori. O add-on combina toda a informação necessária para gerir completamente o planeamento de férias no SAP a partir de agora.

Personalizador

Uma solução mais racionalizada é o Personizer. A empresa de 6 homens foi fundada como parte do grupo CRASH. O objectivo era fornecer um seguimento simples do tempo para as empresas. Aqui encontrará uma ferramenta com a qual poderá gerir perfeitamente o planeamento de férias e o absentismo. É feita uma distinção no licenciamento entre duas funções: o seguimento das horas de trabalho e a gestão das ausências.

TimeTac

O TimeTac oferece tanto uma solução baseada na web como uma aplicação. A aplicação para planeamento de férias tem actualmente classificações bastante baixas na loja Google Play. No entanto, a solução web promete uma função adicional interessante: o estatuto 3G ou 2G dos empregados pode ser registado. Na função TimeTac Health, as pessoas entram no seu estatuto. Posteriormente, as ausências podem ser enriquecidas com a informação.

fitas de tempo

A cassete de tempo anuncia uma série de empresas de média dimensão que já utilizam a ferramenta para o planeamento de férias. Os pedidos simples de férias podem ser geridos e criados aqui. Um processo de aprovação automatizado assegura a transparência necessária no planeamento de férias. Os empregados e os administradores podem ver tudo num relance na vista do calendário.

SeaTable

SeaTable é baseado na web e pode ser baseado na nuvem, auto-hospedado ou executado num servidor dedicado. Com o SeaTable como seu planeador de férias em linha, você recebe:

  • Um instrumento de gestão de pedidos de férias.
  • Notificações sobre novos pedidos de férias.
  • Um plug-in de calendário como uma visão geral.
  • Uma síntese interna dos dias de férias restantes.
  • Uma visão separada por empregado.

Os empregados submetem uma candidatura online através de um formulário web integrado. O supervisor recebe então uma mensagem sobre o novo pedido. Ele ou ela pode ver se existem quaisquer dados duplicados e aceitar ou rejeitar o pedido.

A alteração aparece então na visão individual do empregado e a pessoa é notificada.

Os pontos de vista pessoais asseguram que a protecção de dados é garantida no que respeita aos pedidos de licenças. Além disso, todos só vêem as funções no sistema de que realmente precisam.

A solução certa para a sua empresa

Há muitas ferramentas para o planeamento de férias. No entanto, a maioria ou é demasiado específica, com modelos únicos para descarregar, ou demasiado extensa.

É melhor confiar numa solução que permita o planeamento de férias, bem como outros casos de utilização.

Saiba mais sobre a SeaTable como planeadora de férias aqui. Adapte o modelo geral de planeamento de férias às suas circunstâncias.

Fonte da imagem Imagem Imagem da capa: © Andrey Popov/Adobe Stock

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Ralf Dyllick-Brenzinger
Ralf Dyllick-Brenzinger é o fundador e director-geral da SeaTable. Ele é o mestre estratégico da SeaTable e o mestre dos números. Adora as bolachas da sua noiva e um bom passeio de bicicleta.