Como a Ventil Verlag está a levar os seus processos internos a um novo nível

A Ventil Verlag necessita de uma ferramenta organizacional flexível para os seus processos de publicação interna. As diversas e pequenas tarefas organizacionais que não podem ser significativamente mapeadas em qualquer software padrão levaram a Ventil Verlag a SeaTable.

Nome
Editora de válvulas
Divisão
Editora de livros
Fundada em
1999
Localização
Mainz, Alemanha
Empregados
10-50 empregados

Os processos flexíveis requerem ferramentas flexíveis

Ventil Verlag é uma editora de nicho clássica, como centenas de outras na Alemanha. Há mais de 20 anos que produz e publica livros fora do mainstream, principalmente nos campos da nutrição pop e vegan. Entre as publicações de maior sucesso está o livro Vegan-Klischee ade! que foi publicado em Março de 2020 e se tornou um bestseller Spiegel.

Os desafios de uma pequena editora são múltiplos. Não existe uma organização enorme com funções e tarefas claras. Em vez disso, uma pequena equipa tem de reagir de forma flexível às tarefas em mãos e encontrar soluções para as enfrentar. A equipa central da Ventil Verlag é composta por apenas 6 pessoas que são apoiadas por fotógrafos externos, designers, editores, trabalhadores da imprensa ou outros freelancers. Não há processos fixos que sejam mapeados num software de publicação, mas é necessário um software flexível que se adapte aos requisitos e processos em mudança.

SeaTable é super fácil de compreender e foi imediatamente bem recebido pela nossa equipa. As pessoas compreenderam imediatamente como trabalhar com ele.Patrick Siegmund, Chefe da Divisão Vegan da Ventil Verlag

Manter uma visão geral é essencial

Não há muito tempo, a coordenação e o planeamento eram feitos por correio electrónico em anexo a toda a equipa. Todos estavam conscientes de que esta não podia ser a solução, mas as experiências com Google Sheets, Trello ou Asana simplesmente não trouxeram o sucesso desejado. Uma solução como Trello, embora auto-explicativa, não é adequada para o planeamento de livros numa editora, onde o objectivo é trazer autores, fotógrafos, ilustradores e editores sob o mesmo chapéu.

No SeaTable, por outro lado, isto é muito simples. Embora toda a informação sobre o livro, incluindo capa, gráficos e imagens, possa ser registada numa tabela, as etapas de trabalho necessárias até à publicação são coordenadas entre os participantes noutra tabela. Através da simples ligação de tabelas, a informação pode ser claramente estruturada e apresentada em SeaTable.

Além disso, todos os livros da editora são gravados em SeaTable. Nenhuma outra solução pode tão naturalmente registar as mais diversas informações como título, subtítulo, autor, categoria, edição do programa, gestão do projecto, estado do manuscrito, data de publicação, número de páginas, preço, número ISBN e URL na loja, e ao mesmo tempo ser fácil de editar. Além disso, o pessoal pode facilmente filtrar os títulos já publicados ou ordená-los por "projectos ainda em curso".

SeaTable oferece a flexibilidade necessária

A editora recebe exposições quase diariamente, que têm de ser peneiradas e avaliadas. Uma pequena editora não tem a capacidade de produzir tudo o que soa interessante. Em vez disso, é preciso desenvolver um sentimento pelo que interessa aos leitores e pelo que pode ser bem produzido. Entretanto, as exposições submetidas são geridas em SeaTable e recebem um estatuto que é visível para todos os membros da equipa. Se um texto for interessante, o autor é contactado e o trabalho começa. Se o guião não for adequado, é arquivado em conformidade e não é prosseguido.

Desde a introdução do SeaTable, a coordenação e comunicação na equipa melhorou significativamente. É necessária menos coordenação porque todos sabem onde encontrar a informação que é relevante para eles. Isto significa que cada membro da equipa pode concentrar-se mais nos seus próprios tópicos.

Resumo

"Costumávamos experimentar Trello e Google Sheets, mas simplesmente não cabia. Trello limitou-nos demasiado, e com o Google Sheets faltou-nos muitas vezes o contexto. Com SeaTable temos sempre a visão geral perfeita".
Patrick Siegmund, Chefe da Divisão Vegan da Ventil Verlag

  • A Ventil Verlag mantém sempre um registo do seu processo de livro através de tabelas ligadas. Toda a informação sobre o livro pode ser perfeitamente ligada aos próximos passos planeados.
  • As exposições podem ser idealmente capturadas e editadas com SeaTable, uma vez que os documentos de texto submetidos podem ser arquivados directamente em SeaTable e ser-lhes atribuído um estatuto significativo.
  • A Ventil Verlag utiliza a SeaTable para muitos outros processos, de modo que todos os membros da equipa trabalham agora com ela. A formação não foi necessária, uma vez que o SeaTable pode ser utilizado intuitivamente.
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Christoph Dyllick-Brenzinger
Christoph é o fundador e director técnico de gestão da SeaTable GmbH. É responsável por todas as TI internas na SeaTable e adora novos e excitantes desafios. No seu tempo livre, gosta de jogar ténis, explorar cidades estrangeiras com a sua família ou jogar ocasionalmente o jogo de computador.