A Ventil Verlag necessita de uma ferramenta organizacional flexível para os seus processos de publicação interna. As diversas e pequenas tarefas organizacionais que não podem ser significativamente mapeadas em qualquer software padrão levaram a Ventil Verlag a SeaTable.
- Nome
- Editora de válvulas
- Divisão
- Editora de livros
- Fundada em
- 1999
- Localização
- Mainz, Alemanha
- Empregados
- 10-50 empregados
Os processos flexíveis requerem ferramentas flexíveis
A Ventil Verlag é uma editora clássica de nicho, como centenas de outras na Alemanha. Há mais de 20 anos que produz e publica livros fora do mainstream, principalmente nas secções de nutrição pop e vegan. Uma das publicações de maior sucesso é o livro Vegan-Klischee ade! publicado em março de 2020 e que se tornou um bestseller do Spiegel.
Os desafios de uma pequena editora são múltiplos. Não existe uma grande organização com funções e tarefas bem definidas. Em vez disso, uma pequena equipa tem de reagir de forma flexível às tarefas em mãos e encontrar soluções. A equipa principal da Ventil Verlag é constituída por apenas 6 pessoas, apoiadas por fotógrafos, designers, editores, trabalhadores da imprensa ou outros freelancers externos. Não existem processos fixos que sejam mapeados num software de publicação, mas é necessário um software flexível que se adapte a requisitos e processos em mudança.
SeaTable é super fácil de compreender e foi imediatamente bem recebido pela nossa equipa. As pessoas compreenderam imediatamente como trabalhar com ele.
Patrick Siegmund, Chefe da Divisão Vegan da Ventil Verlag
Manter uma visão geral é essencial na publicação
Não há muito tempo, a coordenação e o planeamento eram feitos através de um anexo de e-mail para toda a equipa. Toda a gente sabia que esta não podia ser a solução, mas as experiências com o Google Sheets, o Trello ou o Asana simplesmente não trouxeram o sucesso desejado. Uma solução como o Trello é auto-explicativa, mas não é adequada para o planeamento de livros numa editora, onde o objetivo é reunir autores, fotógrafos, ilustradores e editores sob o mesmo teto.
No SeaTable, por outro lado, isto é muito simples. Embora toda a informação sobre o livro, incluindo capa, gráficos e imagens, possa ser registada numa tabela, as etapas de trabalho necessárias até à publicação são coordenadas entre os participantes noutra tabela. Através da simples ligação de tabelas, a informação pode ser claramente estruturada e apresentada em SeaTable.
Além disso, todos os livros da editora são registados no SeaTable. Nenhuma outra solução consegue registar de forma tão natural uma grande variedade de informações, como o título, o autor, a categoria, a edição do programa, a gestão do projeto, o estado do manuscrito, a data de publicação, o número de páginas, o preço, o número ISBN e o URL na loja, e ao mesmo tempo ser fácil de editar. Além disso, o pessoal pode facilmente filtrar os títulos que já foram publicados ou ordená-los de acordo com os projectos que ainda estão em curso.
O SeaTable oferece a flexibilidade necessária para o editor
A editora recebe exposições quase diariamente, que têm de ser peneiradas e avaliadas. Uma pequena editora não tem capacidade para produzir tudo o que parece interessante. Em vez disso, é preciso desenvolver um sentimento em relação ao que interessa aos leitores e ao que pode ser bem produzido. Entretanto, as exposições submetidas são geridas no SeaTable e recebem um estatuto que é visível para todos os membros da equipa. Se um texto for interessante, o autor é contactado e o trabalho começa. Se o guião não for adequado, é arquivado em conformidade e não é prosseguido.
Desde a introdução do SeaTable, a coordenação e comunicação na equipa melhorou significativamente. É necessária menos coordenação porque todos sabem onde encontrar a informação que é relevante para eles. Isto significa que cada membro da equipa pode concentrar-se mais nos seus próprios tópicos.
Costumávamos experimentar o Trello e o Google Sheets, mas simplesmente não se adequava. O Trello limitava-nos demasiado e com o Google Sheets faltava-nos muitas vezes o contexto. Com o SeaTable temos sempre a visão geral perfeita.
Patrick Siegmund, Chefe da Divisão Vegan da Ventil Verlag
Resumo
- A Ventil Verlag mantém sempre um registo do seu processo de livro através de tabelas ligadas. Toda a informação sobre o livro pode ser perfeitamente ligada aos próximos passos planeados.
- As exposições podem ser captadas e editadas de forma ideal com o SeaTable, uma vez que os documentos de texto apresentados podem ser arquivados diretamente no SeaTable e ser-lhes atribuído um estatuto significativo.
- A Ventil Verlag utiliza o SeaTable para muitos outros processos, pelo que todos os membros da equipa trabalham agora com ele. Não foi necessária formação, uma vez que o SeaTable pode ser utilizado intuitivamente.
