Como funciona o registo de horas no Excel e que alternativas estão disponíveis? Em seguida, ficará a saber como implementar o registo de horas com o Excel ou com uma ferramenta alternativa. Ficará também a conhecer as vantagens e desvantagens das diferentes soluções. Qual delas se adequa à sua empresa?
Comecemos com as vantagens e desvantagens da popular ferramenta Excel.
Registo de horas em Excel: vantagens e desvantagens
O Excel já é utilizado para um caso de utilização ou outro em muitas empresas que utilizam o Microsoft Office.
Para o registo de horas no Excel, as vantagens são:
- Condicionalmente gratuito: Se já tiver uma licença de utilizador, não existem custos adicionais.
- Flexível: Pode adaptar de forma flexível as folhas de tempos dos empregados aos seus desejos. A formatação das células e a programação com VBA (Visual Basic for Applications) abrem muitas possibilidades.
- Universal: outros cenários para além do registo de horas podem ser mapeados com o Excel (por exemplo, o horário de turnos e de férias). Isto significa que os empregados só precisam de se familiarizar com uma ferramenta.
Gravação do tempo de trabalho Excel © PixieMe / adobe stock
Estas são as desvantagens do registo de horas no Excel:
- Conhecimentos necessários: Começar parece fácil, mas o Excel é complexo. Para personalizar um modelo de registo de horas para a sua empresa, é necessário estar familiarizado com o programa ou contratar um especialista.
- Longo início: Criar o modelo até um processo funcional de registo de horas com o Excel demora muito tempo.
- Espaço para erros: O programa é propenso a erros. Fórmulas ou números podem ser rapidamente apagados por engano.
- Desconfiança em relação a dados incorrectos: Ao transferir as folhas de horas individuais dos empregados para uma síntese, muitos passos são efectuados manualmente. Neste processo, podem perder-se dados e cálculos incorrectos podem conduzir a um mau ambiente de trabalho.
Vejamos, portanto, brevemente as alternativas ao registo do tempo com Excel. O que são e como diferem?
6 ferramentas alternativas para o registo de tempo no Excel
Saiba mais agora sobre seis ferramentas alternativas que o podem ajudar a mapear fácil e eficientemente o registo do tempo de trabalho. Começamos com duas aplicações e depois passamos para programas baseados no ambiente de trabalho e no browser.
A solução mais adequada para a sua empresa depende dos custos, do seu caso de utilização e dos dispositivos finais suportados.
#1 Relógio de ponto X ou XT
Se os seus empregados trabalham com dispositivos Apple, deve dar uma vista de olhos à aplicação Time Clock X. Com esta aplicação, os empregados podem registar o início e o fim das horas de trabalho. Mesmo as pausas variáveis ou um suplemento de horas de trabalho não são problema. O relógio de ponto X é gratuito.
Infelizmente, a folha de tempos não é muito clara. Pode exportar os dados para processamento posterior com outra ferramenta. Ou pode adquirir a versão melhor, Stechuhr XT, por 1,99 euros por licença.
#2 Relógio de ponto 2.1
E os utilizadores de Android? Eles podem familiarizar-se com a aplicação Stempeluhr 2.1. Aqui tem a opção de entrar tanto no horário de trabalho como no planeamento de férias. A aplicação não custa nada.
Uma exportação da folha de tempos em Excel ou PDF permite o processamento posterior dos dados para supervisores e análises.
#3 Relógio
Um programa que pode ser utilizado tanto em dispositivos Windows como Apple é o Clockodo. Para os trabalhadores independentes, o registo do tempo é gratuito; as empresas pagam até 11,40 euros por pessoa e por mês.
Com o Clockodo, tem a possibilidade de atribuir horas de trabalho a projectos. Pode gerir as ausências, bem como as férias, e introduzir os orçamentos dos projectos. Um CRM simplificado permite-lhe ligar os contactos de fornecedores e clientes.
#4 PlanMaker
Se gosta basicamente de registar o tempo com o Excel, mas procura uma alternativa para todas as plataformas, o PlanMaker é a escolha certa. A série de software Softmaker Office consiste nos programas TextMaker, PlanMaker e Presentations, semelhantes aos produtos Microsoft Office.
O PlanMaker permite-lhe criar e gerir folhas de tempos. Estão disponíveis funções para processar e analisar os dados, tal como no Excel. Assim que o seu modelo estiver a funcionar (o que demora algum tempo), está pronto para começar. O Softmaker Office custa a partir de 29,90 euros por ano ou 79,95 euros de uma só vez (sem actualizações).
#5 Google Sheets
A seguir, vale a pena dar uma vista de olhos à ferramenta baseada na web Google Sheets. Aqui encontrará funções para trabalhar em equipa. Um processo completo de gestão do tempo de trabalho pode assim ser facilmente realizado.
Em termos de processamento de dados e de funções disponíveis, as folhas de cálculo do Google não são de modo algum inferiores às folhas de cálculo do Excel. No que respeita às visualizações, as opções são mais reduzidas. As funções adicionais podem ser adquiridas através de add-ons no Google Marketplace. O Google Workspace custa a partir de 9,36 euros por utilizador e por mês.
Controlo de tempo com o Excel ou o Google Sheets? © sharafmaksumov / adobe stock
#6 SeaTable
O SeaTable é uma ferramenta baseada no browser que facilita muito o controlo do tempo em comparação com o Excel. Para além da introdução e processamento de dados, é possível anexar ficheiros e imagens às entradas. Os vários formulários e vistas da Web permitem que os supervisores e os empregados trabalhem em conjunto sem problemas.
Um plug-in de calendário ajuda na síntese das horas. As interfaces e as funções de exportação simplificam o processamento posterior dos dados para a contabilidade. Pode utilizar o SeaTable na versão gratuita por um período de tempo ilimitado. As funções alargadas estão disponíveis a partir de 7 euros por utilizador e por mês.
Mas como é o registo do tempo de trabalho em termos concretos? Agora que já conhece as diferentes alternativas, vamos analisar em pormenor o caso de utilização.
Como se cria uma folha de tempos em Excel?
O registo de horas no Excel começa com a criação de uma nova tabela. Abre-se uma folha de cálculo vazia. Na primeira linha, introduza os títulos Data, Início, Fim, Pausa e Horas.
Escreva a primeira data na linha seguinte. Formatar a visualização (por exemplo, DD.MM.YYYYY) clicando com o botão direito do rato em "Formatar células".
Depois de voltar à síntese, clicar na célula com a data. Mover o cursor para a extremidade inferior direita da célula. Aparece um sinal de mais preto. Arrastar o sinal de mais preto para baixo até obter a lista de dias úteis desejada.
Agora, clique na primeira célula sob o título Horas (E2). No campo das fórmulas, introduza "=C2-B2-D2" (fim-início-quebra). De seguida, arraste a célula para baixo utilizando a pequena cruz preta. A sua primeira folha de tempos está pronta.
Para tornar a folha de tempos mais fácil de trabalhar, pode também
- Código de cores aos fins-de-semana com uma regra de formatação.
- Converter as horas em números decimais se forem possíveis tempos negativos. O Excel só pode exibir horas positivas.
- Mostrar o número total de horas através da fórmula da soma.
Naturalmente, é também necessário coordenar a forma como as folhas de tempos Excel são posteriormente enviadas aos supervisores. Uma macro auto-programada poderia compilar os dados de diferentes empregados para obter uma visão geral por departamento.
Vamos agora analisar a gravação do tempo de trabalho com uma alternativa.
Como funciona o registo do tempo de trabalho com SeaTable
Os seus empregados registam as horas de trabalho com apenas alguns cliques num formulário Web. Introduzem o início e o fim do seu horário de trabalho, bem como a duração das pausas.
Em seguida, os responsáveis podem visualizar os tempos de trabalho na folha de horas. Aqui podem agrupar e filtrar de acordo com empregados individuais ou períodos de tempo.
É particularmente fácil começar com um modelo gratuito que pode ser utilizado imediatamente após o registo gratuito. Pode obter mais informações sobre o registo do tempo de trabalho no SeaTable aqui.
Conclusão: Alternativas ao registo de horas no Excel
Existem muitas alternativas ao registo de horas no Excel. Embora o Excel seja frequentemente utilizado, não é a opção mais simples e dificulta o registo das horas de trabalho de todos os empregados. As ferramentas baseadas na Web, como o SeaTable, que reúnem todos os dados num único local e mapeiam todo o processo de registo do tempo de trabalho, são mais adequadas.
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