6 альтернативных решений для учета рабочего времени в Excel

Как работает учет рабочего времени в Excel и какие альтернативы у вас есть? Далее вы узнаете, как создать учет рабочего времени в Excel или альтернативном инструменте. Вы также узнаете о преимуществах и недостатках различных решений. Какой из них подходит вашей компании?

Начнем с преимуществ и недостатков популярного инструмента Excel.

Учет рабочего времени в Excel: преимущества и недостатки

Excel уже используется во многих компаниях для тех или иных целей.

Для почасового учета в Excel преимущества следующие:

• Бесплатно: Если у вас есть пользовательская лицензия, дополнительных расходов не требуется.
• Гибкость: Вы можете гибко адаптировать табели учета рабочего времени сотрудников к своим пожеланиям. Форматирование ячеек и программирование с помощью VBA (Visual Basic for Applications) открывают множество возможностей.
• Универсально: С помощью Excel можно отобразить и другие сценарии, помимо почасового учета (например, график сменности и отпусков). Это означает, что сотрудникам необходимо ознакомиться только с одним инструментом.

Таковы недостатки учета рабочего времени в электронной таблице Excel:

• Необходимое ноу-хау: Начать работу кажется простым, но Excel - сложная программа. Чтобы адаптировать табель учета рабочего времени для вашей компании, необходимо хорошо знать программу или нанять специалиста.
• Долгий старт: Создание табеля учета рабочего времени до функционирующего процесса учета рабочего времени требует времени при работе с Excel.
• Место для ошибок: Программа подвержена ошибкам. Формулы или числа могут быть быстро удалены по ошибке.
• Недоверие к правильности: При передаче отдельных табелей учета рабочего времени от сотрудников в общий обзор многие шаги выполняются вручную. Необходимо доверять тем, кто этим занимается. Неправильные расчеты могут привести к плохой рабочей атмосфере.

Поэтому давайте кратко рассмотрим альтернативы учету времени в Excel. Что это такое и чем они отличаются?

6 альтернативных инструментов для учета рабочего времени (помимо Excel)

Узнайте сейчас о шести альтернативных инструментах, которые помогут вам легко и эффективно вести учет рабочего времени. Мы начнем с двух приложений, а затем перейдем к программам для настольных компьютеров и браузера.

Какое решение лучше всего подходит для вашей компании, зависит от затрат, вашего сценария использования и поддерживаемых конечных устройств.

#1 Часы времени X или XT

Если ваши сотрудники работают с устройствами Apple, вам стоит обратить внимание на приложение Time Clock X. С его помощью сотрудники могут фиксировать начало и конец рабочего времени. Даже переменные перерывы или дополнение рабочего времени - не проблема. Часы времени X предоставляются бесплатно.

К сожалению, табель учета рабочего времени не очень понятен. Вы можете либо экспортировать данные для дальнейшей обработки с помощью другого инструмента. Или вы можете приобрести более совершенную версию, Stechuhr XT, за 1,99 € за лицензию.

#2 Часы времени 2.1

А как насчет пользователей Android? Они могут ознакомиться с приложением Stempeluhr 2.1. Здесь у вас есть возможность ввести как рабочее время, так и планирование отпусков. Приложение ничего не стоит.

Экспорт табеля учета рабочего времени в формат Excel или PDF позволяет проводить дальнейшую обработку данных для руководителей и анализ.

#3 Clocko:do

Программа, которую можно использовать как для Windows, так и для устройств Apple, - Clocko:do. Для самозанятых учет рабочего времени предоставляется бесплатно; компании платят до 11,40 евро на человека в месяц.

С помощью Clocko:do у вас есть возможность распределять рабочее время по проектам. Вы можете управлять отсутствием на рабочем месте, а также отпусками и вводить бюджеты проектов. Бережливая CRM позволяет связать контакты поставщиков и клиентов.

#4 PlanMaker

Если вам в принципе нравится учет рабочего времени в Excel, но вы ищете альтернативу для всех платформ, PlanMaker - правильный выбор. Серия программного обеспечения Softmaker Office состоит из программ TextMaker, PlanMaker и Presentations, аналогичных продуктам Windows Office.

PlanMaker позволяет создавать и управлять табелями учета рабочего времени. Функции для обработки и анализа данных доступны, как и в Excel. Как только ваш шаблон будет запущен (что занимает некоторое время), вы будете готовы к работе. Softmaker Office стоит от 29,90 евро в год или единовременно 79,95 евро (без обновлений).

#5 Google Sheets

Далее стоит взглянуть на веб-инструмент Google Sheets. Здесь вы найдете функции для совместной работы в команде. Таким образом, можно легко реализовать полный процесс управления рабочим временем.

С точки зрения обработки данных и доступных функций, Sheets ни в чем не уступает Excel. У вас меньше вариантов, когда дело доходит до визуализации. Дополнительные функции можно приобрести через дополнения в Google Marketplace. Стоимость Google Workspace составляет 9,36 € за пользователя и месяц.

#6 SeaTable

SeaTable - это инструмент на основе браузера, который очень упрощает учет рабочего времени. Помимо ввода и обработки данных, вы можете прикреплять к записям файлы и изображения. Различные веб-формы и представления позволяют руководителям и сотрудникам слаженно работать вместе.

Плагин календаря помогает в обзоре часов. Интерфейсы и функции экспорта упрощают дальнейшую обработку данных для бухгалтерского учета. Вы можете тестировать SeaTable в бесплатной версии в течение неограниченного периода времени. Расширенные функции доступны по цене от 7 евро за пользователя и месяц.

Но как конкретно выглядит захват работы? Теперь, когда вы знаете различные альтернативы, давайте внимательно рассмотрим пример использования.

Как создать временную таблицу в Excel?

Учет часов в Excel начинается с создания новой таблицы. Вы открываете пустую электронную таблицу. В первой строке введите заголовки Дата, Начало, Конец, Перерыв и Часы.

Введите первую дату в следующей строке. Отформатируйте отображение (например, ДД.ММ.ГГГГ), нажав правой кнопкой мыши на "Форматировать ячейки".

Вернувшись к обзору, щелкните ячейку с датой. Переместите курсор в правый нижний конец ячейки. Появляется черный плюс. Перетаскивайте черный плюс вниз, пока не достигнете нужного списка рабочих дней.

Теперь щелкните по первой ячейке под заголовком Часы (E2). В поле для формул введите "=C2-B2-D2" (конец-начало-разрыв). Затем перетащите ячейку вниз с помощью маленького черного крестика. Ваш первый табель учета рабочего времени готов.

Чтобы сделать первый табель рабочего времени более удобным для работы, вы можете дополнительно:

• Выделите выходные дни цветом с помощью правила форматирования.
• Переведите часы в десятичные числа, если возможно использование отрицательного времени. Excel может отображать только положительные часы.
• Отображение общего количества часов с помощью формулы суммы.

Конечно, необходимо также согласовать, как табели учета рабочего времени в формате Excel впоследствии будут отправлены руководителям. Самопрограммируемый макрос может объединить данные различных сотрудников, чтобы получить обзор по каждому отделу.

Давайте теперь рассмотрим учет рабочего времени с альтернативой.

Как учет рабочего времени работает в SeaTable

Сотрудники регистрируют свои часы несколькими щелчками мыши в веб-форме. Они вводят начало и конец своего рабочего времени, а также количество и продолжительность перерывов.

После этого ответственные лица просматривают рабочее время в табеле учета рабочего времени. Здесь они могут группироваться по отдельным сотрудникам или периодам времени.

Особенно легко начать работу с бесплатным шаблоном, который можно использовать сразу после бесплатной регистрации.

Если вы хотите создать собственную веб-форму, просто нажмите на "Веб-форма" и "Создать новую форму" в правом верхнем углу SeaTable. Здесь у вас есть возможность скрыть неактуальные колонки, добавить тексты подсказок или пометить вводимые данные как обязательные для заполнения поля.

Заключение: 6 альтернатив учету рабочего времени в Excel

Существует множество альтернативных вариантов учета рабочего времени. Excel часто используется, но это не самый простой способ ведения учета для компаний. Лучше всего подходят веб-инструменты, сопровождающие весь процесс учета рабочего времени.

Источник изображения Изображение на обложке: © Quality Stock Arts/Adobe Stock