Регистрация времени с помощью SeaTable

Как оптимизировать учет рабочего времени и увеличить доходы

Многие поставщики услуг знают об этом и боятся этого: Отслеживание времени. Учет времени непопулярен и в большинстве случаев ведется не так скрупулезно, как, возможно, следовало бы. И все же девиз здесь: "Время - деньги"! Дизайнеры, архитекторы и агентства знают об этой проблеме и иногда затрудняются найти решение.

Учет рабочего времени: где он висит?

Вы можете знать об этом, рабочий день закончился, а вы не записали ни одного проектного времени. Затем вы просто оцениваете снова - по пальцам, для каждого проекта и клиента. Однако зачастую это происходит спустя несколько дней, что значительно искажает реальные сроки. В результате теряется драгоценное время, а значит, и деньги, которые компания могла бы реально заработать.

Существуют определенные виды деятельности, которые очень часто вообще не включаются в учет рабочего времени. Вот что выяснило исследование, проведенное в США. В соответствии с этим, следующие пункты требуют больших затрат времени, но обычно даже не оплачиваются заказчиком:

1) Электронные письма
Исследование показало, что электронные письма отслеживаются слабо или не отслеживаются вовсе. При этом сотрудник тратит около 2,5 часов в день на чтение и ответы на электронные письма, связанные с клиентами. Это означает, что при почасовой ставке в 100 евро ежегодно теряется около 35 000 евро.

2) Собрания
При проведении встреч учет времени гораздо более последователен, чем при работе с электронной почтой. Здесь выгодно то, что встречи часто отмечаются в собственном ежедневнике и, таким образом, можно оценить время после них. Тем не менее, есть еще около 20%, которые не фиксируют это время, и здесь может быть потеряна сумма около 21 000 евро.

3) Мозговой штурм

Только мыслительные и умственные усилия фактически засчитываются как время, потраченное на активную работу для клиента. Однако этим часто пренебрегают, хотя мозговой штурм и мозговая атака также могут составлять часть времени в творческих проектах. Поэтому важно также отслеживать это время; даже если иногда на искрометную идею уходит немного больше времени.

Оценка времени постфактум не является точной и крайне неточной. Постарайтесь вспомнить, над какими проектами и как долго вы работали 6 дней назад. Вы заметите, что очень трудно приблизительно отразить время в одиночку.

Но почему именно хронометраж так непопулярен?

Большинство людей находят учет времени очень раздражающим, потому что он часто прерывает рабочий процесс. Переключение между различными задачами также затрудняет учет времени, поскольку в этом случае время придется останавливать, а затем возобновлять для каждого письма, на которое отвечают в промежутке, или для каждого запроса от коллеги. Это громоздко и требует дополнительных затрат времени.
Именно поэтому многие люди вообще не ведут учет своего времени, а оценивают его только в конце дня. Времена, которые больше не могут быть четко назначены, часто бронируются для "Внутренних", хотя на самом деле они могут быть назначены клиенту. Учет рабочего времени является важным источником денег для поставщиков услуг, и его всегда следует проводить, несмотря на низкую мотивацию.

Почему учет рабочего времени так важен - даже если это раздражает

Потому что дело в деньгах. Конечно, учет времени иногда мешает, тормозит процесс творческой работы и слишком редко делается так, как нужно. Но каждая минута работы на клиента может и должна быть учтена, потому что это время, которое каждый сотрудник перерабатывает для проекта и клиента. Как поставщик услуг, зависимость от клиента огромна - а вы бы отдали кому-то услугу дешевле, даже если бы сами упорно трудились ради нее? Это так, если ваш учет рабочего времени неполный и нестабильный. Денежные средства могут быть потеряны из-за некачественного учета рабочего времени (как упоминалось выше: до 35 000 евро, и это на одного сотрудника!) Поэтому вам следует еще раз призвать своих сотрудников добросовестно и постоянно отслеживать свое время.

Какие существуют варианты учета рабочего времени?

Вариант 1: Ручной
Конечно, можно вести учет времени вручную классическим способом. Лучше всего для этого подходит блокнот или органайзер, в котором все записывается очень структурированно - время, клиент, проект. Это может показаться немного громоздким из-за перехода с экрана на бумагу, но считайте, что это приятное изменение - снова пользоваться ручкой и бумагой. Один недостаток: время нужно рассчитывать вручную.

Вариант 2: Специальное программное обеспечение для отслеживания
Для агентств существуют комплексные программные решения, в которых также можно отслеживать время. Часто в фоновом режиме работает своеобразный секундомер, который останавливается и перезапускается при каждом изменении активности.

Вариант 3: Учет времени с помощью Excel и Co.
Вероятно, самым распространенным методом является учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для электронных таблиц. С хорошей электронной таблицей расчет рабочего времени проекта больше не требует больших усилий. Проект, клиент, рабочее время и область деятельности вводятся в различные колонки.

Именно здесь на помощь приходит программа SeaTable, которая, будучи очень функциональным программным обеспечением, предлагает ценные функции, позволяющие оценивать не только учет рабочего времени. Как вести учет общего ежедневного рабочего времени сотрудников с помощью формы SeaTable, мы рассказали в этой заметке.

Учет рабочего времени с помощью SeaTable

Учет рабочего времени становится самой простой задачей дня с помощью SeaTable. Ведь с нашим шаблоном для учета рабочего времени вы не только всегда будете иметь под рукой правильное рабочее время, но и сможете назначать его непосредственно клиентам, отмечать действия и отображать время по каждому клиенту или проекту. Это обеспечивает ясность в отношении вашей работы и проектов.

Структурируйте учет рабочего времени в соответствии с вашими пожеланиями

Различные обзоры учета рабочего времени

Стать более эффективными

Учет рабочего времени полезен не только для составления правильного платежного ведомости в конце месяца. Постоянный учет рабочего времени также дает информацию о том, как долго вы работаете над какими проектами и что особенно отнимает много времени. Например, это клиент, который всегда требует долгих телефонных разговоров? Или проекты проходят через слишком много рук, что отнимает много времени на координацию? Используйте представление проекта, чтобы определить, что дается вам легко, а на какие задачи уходит много времени. Таким образом, вы сможете работать над конкретными моментами и сделать свою ежедневную рабочую рутину более эффективной.

Более простое выставление счетов в конце месяца

Различные представления в SeaTable имеют преимущество в том, что можно напрямую создавать несколько представлений в одной таблице и всегда иметь их под рукой. С помощью представления клиента можно сразу увидеть, сколько времени было затрачено на клиента в течение месяца. Затем это время может быть легко выставлено в счет с соответствующими деталями проекта. Больше не нужно собирать и складывать время - SeaTable делает все это полностью автоматически и тем самым облегчает вашу ежедневную работу.

Благодаря представлению учета рабочего времени на основе клиента в конце месяца у вас есть все время на виду

Представление клиента об учете рабочего времени - собранное и компактное

Учет рабочего времени не только дает информацию о распорядке дня собственных сотрудников. Учет времени также может помочь вам оценить время, необходимое для выполнения определенных задач при подготовке предложений для клиентов. Например, в течение нескольких месяцев вы заметили, что планирование и реализация маркетинговых стратегий занимает значительно больше времени, чем вы предполагали ранее. Вы можете включить это в планирование ваших предложений на будущее и сделать клиентам прозрачное предложение, основанное на ценности опыта, которое может быть реалистично спланировано для обеих сторон.

Начните с нашего шаблона SeaTable для учета рабочего времени и структурируйте время проекта в несколько шагов. Таким образом, вы больше ничего не упустите, и ваши рабочие процессы будут постоянно совершенствоваться!