Как музеи и галереи эффективно управляют своими художественными выставками

В мире насчитывается около 55 000 музеев и бесчисленное множество других галерей, выставок, театров и художественных площадок. Каждый согласится с тем, что искусство в его различных формах играет важную роль в нашей жизни. Во времена Короны - да и раньше - управлять и руководить таким учреждением искусства невероятно сложно. Зависимость от государственных средств, постоянный режим обоснования, а теперь еще и закрытие, связанное с короной, - все это, безусловно, более легкие задачи, чем у директора музея.

В данной статье описаны оба вызова арт-менеджмента, рассмотрены различия в управлении учреждением общественного искусства в отличие от компании, обозначены проблемы негибких отраслевых решений в области арт-менеджмента и показаны эффективные способы решения этих вызовов.

Что такое арт-менеджмент или задача музея?

Для того чтобы описать арт-менеджмент, необходимо сначала понять задачу музея и его искусства. Но какой бы простой ни казалась эта задача на первый взгляд, даже международный совет музеев на протяжении десятилетий пытался найти подходящее и всеобъемлющее определение. Влияние искусства на наше общество слишком сложно. В Киото в 2019 году было согласовано следующее описание:

Museums are democratising, inclusive and polyphonic spaces for critical dialogue about the pasts and the futures. Acknowledging and addressing the conflicts and challenges of the present, they hold artefacts and specimens in trust for society, safeguard diverse memories for future generations and guarantee equal rights and equal access to heritage for all people.

Таким образом, задача общественных музеев, выставок и галерей - быть прибежищем истории. Они призваны сохранять предметы искусства и беречь их для нынешнего и будущих поколений. Таким образом, основные задачи включают "сбор, исследование, сохранение, экспонирование и посредничество".

Таким образом, арт-менеджмент - это принятие именно этого сложного вызова и поиск путей и средств для выполнения вышеупомянутых основных задач в общественном пространстве.

Управление художественными выставками, музеями и экспозициями требует гибкости от людей и программного обеспечения.

Различия между художественным менеджментом и менеджментом компании

На первый взгляд, управление бизнесом и художественным учреждением кажется похожим. Однако существенная разница заключается в том, что художественные выставки и музеи являются публичными и в большинстве случаев менее способны действовать самостоятельно. В то время как компании ориентированы на получение прибыли и могут сами решать, какой стратегии им придерживаться, художественные учреждения в основном финансируются государством, могут самостоятельно покрывать лишь небольшую часть своих расходов за счет посетителей и, как правило, им запрещено торговать своим искусством. Это лишает вас потенциально важного источника дохода и делает вас зависимым от вашего финансового покровителя - государства.

Кроме того, музеи, галереи и выставки должны не только постоянно хорошо работать с точки зрения содержания и организации, но и постоянно оправдывать свое существование и дальнейшее развитие. Директора музеев находятся в состоянии постоянного балансирования. От них ждут, что они будут отвечать высоким требованиям искусства для широкой публики, и в то же время они подвергаются постоянной общественной критике и часто ограничены в своей деятельности решениями государственных органов и спонсоров.

Небольшое представление об этой проблеме дала отставка Удо Киттельмана в 2019 г. Киттельман отказался от должности главы Немецкой национальной галереи, вероятно, самой важной и известной выставки в Германии. Слишком маленький бюджет и слишком мало свободы в сочетании с постоянной потребностью в представительстве в политике заставили его выбросить полотенце.

Арт-менеджмент отличается от менеджмента компании

Немногие музеи обладают такой притягательностью, как Лувр в Париже. На фотографии изображены посетители у картины "Мона Лиза".

Еще до появления Короны художникам, музеям, галереям и выставкам приходилось нелегко. Но после пандемии проблемы обострились. Вынужденное закрытие предприятий привело к ликвидации важного источника дохода без снижения затрат в той же степени. Даже если галереи и музеи финансируются государством, давление, направленное на оправдание каждого из этих учреждений, возрастает. Всемирно известным музеям, таким как Лувр, не трудно пережить эти времена благодаря своей привлекательности. Но где небольшие выставки или проекты художников должны развивать эту харизму?

Поэтому самое время подумать об эффективном управлении искусством и выставками, особенно когда доходы падают. Деньги, которые не тратятся на стороне расходов, не нужно собирать или финансировать на стороне доходов. Это снижает давление на оправдание и способствует дальнейшему существованию таких государственных учреждений.

Проблемы управления искусством

Однако, помимо сложных рамочных условий управления искусством, в управлении выставками существуют также проблемы с точки зрения содержания. Самой сложной задачей, безусловно, является то, что искусство существует во многих различных формах, и каждая из них имеет свои требования. Произведения искусства вызывают большие и в основном постоянные последующие расходы, связанные с профессиональным хранением и реставрацией.

Предметы искусства часто не принадлежат музеям, а передаются во временное пользование на определенный срок. Из-за обычно высокой стоимости необходимо заключить соответствующие страховые полисы и следить за их соблюдением. Часто здание, в котором располагается музей, уже является художественно-историческим достоянием, и его необходимо поддерживать в надлежащем состоянии. В зависимости от типа выставки, необходимая информация, которую нужно собрать, разнообразна и может даже кардинально меняться от выставки к выставке.

Задача людей - справиться с этой сложностью, а задача программного обеспечения для управления музеями - справиться с этой сложностью. Эти решения должны быть способны справиться с каждой из этих проблем и при этом не стоить слишком дорого.

SeaTable как гибкое программное обеспечение для музеев

Программное обеспечение для управления музеем должно быть гибким и простым одновременно. Неразрешимая задача для обычных отраслевых решений

Почему промышленные решения часто не подходят

Будучи сторонним наблюдателем, вы можете удивиться тому, как много подобных отраслевых решений существует в сфере управления выставками. Даже беглый поиск дает множество возможных решений. Среди наиболее известных из них: MuseumPlus, Axiell Collections Management, Artwork Archive, CatalogIt, PastPerfect, Argos Art Management, Versai Museum Management Software, Veevart и многие другие. Каждое из этих решений имеет свою индивидуальную направленность и часто может быть разделено на две категории: одна категория сосредоточена на создании и предоставлении каталогов, визуальных элементов и выставочной информации, в то время как другая категория заботится об административной работе в фоновом режиме.

Проблема всех этих специальных решений заключается в их фиксированной структуре, которую приносит с собой почти каждое программное решение. Она заставляет ваших пользователей придерживаться процесса и способа работы, который программное обеспечение считает полезным. И все же единственный способ справиться с многочисленными проблемами в среде искусства - это гибкость. Только если программное обеспечение для управления может адаптироваться к требованиям и реальности, оно действительно облегчит работу пользователей.

По этой причине вам стоит обратить внимание на Seatable. Потому что SeaTable предлагает вам именно ту гибкость, которая необходима для разработки собственных процессов и рабочих процессов. В SeaTable вы можете собрать всю вашу информацию, независимо от ее вида, в вашей собственной персональной базе данных, связать ее и таким образом организовать вашу повседневную работу более эффективно. SeaTable так же проста и интуитивно понятна в использовании, как электронная таблица Excel.

Управление и организация выставок, коллекций, контрактов, займов, задач по реставрации, клиентских баз и информации любого рода на единой интуитивно понятной платформе. Разработайте индивидуальные приложения на основе вашей информации. Мощные фильтры, сортировка и группировка дают вам свободу в оформлении работы именно так, как вам нужно. Свяжите SeaTable с другими бизнес-приложениями и автоматизируйте рабочие процессы.

SeaTable не является жестким, а гибко адаптируется к нуждам и требованиям управления искусством и предметами. В следующих разделах описаны типичные задачи в области управления искусством и то, как вы можете решить их с помощью SeaTable. Они предназначены для того, чтобы дать вам представление о гибкости, которую может предложить вам SeaTable.

1. управление коллекциями

Управление коллекциями обеспечивает надежную регистрацию, каталогизацию, индексирование и управление всеми объектами, включая всю соответствующую информацию. В зависимости от объекта может быть уместен другой тип сбора информации, но с помощью SeaTable вы можете гибко реагировать на ситуацию. Для картины, в дополнение к основным данным, таким как название, художник, датировка и размеры, могут быть важны также материал и происхождение. В то же время, однако, информация о запланированных реставрациях или кредитах также должна быть зарегистрирована.

Сила SeaTable заключается в том, что вы сами определяете, какую информацию хотите записывать, и можете расширять ее по своему усмотрению. В то же время между различной информацией можно создавать любые связи, а с помощью сворачиваемых столбцов информацию можно переносить из одной таблицы в другую.

Наш шаблон Art Gallery Management есть несколько примеров записей, чтобы показать вам возможности. Отдельные предметы искусства находятся в центре управления коллекцией и связаны с художниками. В то же время фиксируется местонахождение произведений искусства и имеется связь с запланированными реставрациями. В любое время может быть добавлено расширение для включения общественных ссылок, творческих периодов или категорий искусства.

Обзор объектов шаблона художественной галереи

Обзор объектов шаблона художественной галереи

Визуальное представление объектов с помощью плагина галереи

Табличный вид SeaTable можно гибко адаптировать к потребностям отдельных сотрудников с помощью индивидуальных представлений. Кроме того, SeaTable имеет другие варианты отображения, помимо табличного. Например, для записей с фотографиями имеет смысл использовать плагин галереи, чтобы быстро найти нужную запись. Достаточно щелкнуть по записи, чтобы перейти к детальному просмотру и внести коррективы в данные.

Художники, представленные в виде галереи

Художники, представленные в виде галереи

2. управление выставками

Организация выставки сложна и требует тщательного планирования, управления и контроля многочисленных мероприятий. SeaTable поддерживает вас благодаря своей гибкой структуре и позволяет вовлеченным людям и учреждениям координировать места проведения и доноров. Управление кредитами или контроль транспортировки для обеспечения полной прослеживаемости всех объектов в любое время. Например, каждое движение на территории музея и за его пределами может быть зарегистрировано и задокументировано с помощью журнала движения. Вы контролируете, находится ли экспонат в данный момент на выставке, в реставрационной мастерской или в пути. Благодаря мощным фильтрам, группировкам и сортировкам вы не потеряете из виду ни один объект.

Каждый музей должен управлять множеством контрактов и соглашений, касающихся выставок, займов и предметов. В SeaTable вы можете записать любой тип информации в структурированном виде и таким образом оформить полную документацию. Получайте автоматическое напоминание по электронной почте до истечения срока или контролируйте ежемесячные расходы с помощью статистических оценок. Управляйте документами с помощью необходимых вам полей, относящихся к конкретному договору.

Оценка ежемесячных затрат по категориям расходов

Оценка ежемесячных затрат по категориям расходов

3. клиенты и договорные партнеры

Управление клиентами и контрактами включает в себя администрирование всех лиц и компаний, с которыми вы контактируете. Это могут быть как сотрудники, так и художники, реставраторы, меценаты и спонсоры, редакторы, представители прессы, а также экспедиторские компании и страховые компании. Вы сами определяете, какую информацию вы хотите записать и как связать эту информацию с выставкой.

Хотите ли вы сохранить дату рождения ваших спонсоров в дополнение к адресу? Всего несколькими щелчками мыши вы можете добавить еще одну колонку с датами к вводимым данным и сохранить эту информацию. Возможности практически безграничны, и вы можете, например, вести группы адресов и списки рассылки, а также полную историю контактов в дополнение к основным данным, таким как приветствие, имя, адрес, номер телефона и электронная почта.

Группируйте и фильтруйте контакты

Группируйте и фильтруйте контакты

4. восстановление и обслуживание

Уход за историческими произведениями искусства представляет собой большую проблему. Помимо технической задачи, большую часть работы составляет лесозаготовка. С помощью SeaTable вы можете регистрировать как входящую документацию, так и журналы состояния до и после восстановления в виде изображений, видео и описаний.

Все меры могут быть вызваны для каждого объекта. Таким образом, вы можете записывать данные о хранении, транспортировке или общем состоянии непосредственно на объекте и всегда иметь их под рукой.

5. управление кредитами, транспорт и логистика

При проведении выставки с предметами, взятыми во временное пользование, важной задачей является координация действий заинтересованных лиц и учреждений. Сайт
места, а также кредиторов, и протоколы входа и выхода должны быть записаны. В любой момент времени должна быть обеспечена возможность отслеживания каждого переданного во временное пользование экспоната. С помощью SeaTable вы с легкостью преодолеете трудности и сможете гарантировать полную отслеживаемость всех объектов, независимо от того, находятся ли они во временном пользовании или принадлежат коллекции. Вы всегда знаете, находится ли экспонат в данный момент в архиве, в реставрационной мастерской, на выставке или в пути.

6. архив и литература

Чем был бы предмет искусства без необходимой справочной информации. Независимо от того, какую информацию вы хотите записать в дополнение к объектам, с помощью SeaTable у вас есть такая возможность. Вы можете вводить библиографические записи любого вида или создавать литературные ссылки на объекты. В качестве альтернативы вы, конечно, можете связать справочники, книги, каталоги, периодические издания и статьи с соответствующими объектами и таким образом создать основу для выставочной документации.

7. присутствие в Интернете

Каждая выставка, галерея и коллекция нуждается в веб-сайте, чтобы предоставить больше информации любителям искусства до и после их посещения. Избегайте дублирования информации и просто используйте информацию, хранящуюся в SeaTable, для создания привлекательного веб-сайта. Благодаря хорошо документированному REST api, вы можете использовать любой язык программирования для получения содержимого SeaTable и отображения его на веб-странице.

Это позволит вам разместить экспонаты на своем сайте в фирменном дизайне, создав достойное присутствие в Интернете. После настройки веб-сайт автоматически обновляется, когда вы настраиваете свои объекты в SeaTable или добавляете новые объекты.

Следующий раздел кода - это все, что вам нужно, чтобы разместить ваши экспонаты на сайте. Просто используйте раздел кода как источник вдохновения и экспериментируйте с ним. Полную документацию по API можно найти на сайте https://api.seatable.io.

Платформа для индивидуальных рабочих процессов и процессов музеев, галерей и выставок

Администрирование и управление музеями, галереями и художественными выставками или любой формой управления искусством, безусловно, является большой проблемой. Для этого нужно обладать талантом и постоянно менять себя. Используйте программное решение, которое может адаптироваться к вашим конкретным потребностям и которое так же гибко реагирует на новые вызовы, как и вы. Попробуйте SeaTable, и вы будете поражены тем, насколько универсально и гибко вы можете использовать его для разработки своих собственных процессов и рабочих процессов.

Аватар фото
Кристоф Диллик-Бренцингер
Кристоф является основателем и техническим управляющим директором компании SeaTable GmbH. Он отвечает за все внутренние ИТ в SeaTable и любит новые и интересные задачи. В свободное время он любит играть в теннис, исследовать с семьей зарубежные города или иногда играть в компьютерные игры.